Упаковка документов для архива

Документы в архиве, как правило, хранятся в специальных картонных коробах. Они имеют жесткий каркас, изготавливаются из обычного или микро гофрокартона, бумвинила и пластика. Преимуществами хранения дел и документов архивных коробах являются надежность, порядок, удобство и экономия.

Что это значит

• надежность – прочная конструкция защищает содержимое от промокания, выгорания или механических повреждений (как текст на бумаге, так и штампы);
• порядок – все дела отсортированы хронологически или тематически и хранятся в одном месте;
• удобство – легко доставать нужные документы, а сами короба – транспортировать;
• экономия – документация занимает меньше места на стеллажах, не тратится время на ее поиск.

Виды упаковки для архива

Упаковка документов в архиве производится в 3 типа коробов в зависимости от размера и объема содержимого, а также частоты его последующего использования. Горизонтальные подходят как для бумаг, так и для канцелярских принадлежностей, оснащены съемной крышкой. Вертикальные компактны, идеально подходят для хранения бумаг формата А4. Их удобно снимать со стеллажа и ставить обратно и обычно имеют откидную крышку. И наконец тубусы. Это коробка, имеющая круглое сечение, в которой могут храниться эскизы, чертежи и прочая крупноформатная бумажная продукция. Каждый архивный короб оснащен откидной или съемной крышкой, а также креплением на тканевые завязки, магнитную застежку, кнопку, липучку или резинку.

Как упаковать документы в архив

На документы составляется опись и заполняется лист-заверитель (кол-во листов в деле, их состояние). Тома с делами можно просто хранить на стеллажах, но эффективнее и безопаснее – поместить в короб. Он может вмещать от одного до нескольких томов в зависимости от размера. Упаковка документов в архиве производится следующим образом. Короб собирается с соблюдением линий сгиба, углов в 90° и последовательности. На него наклеивается ярлык с указанием названия и номера архивного фонда, а также номеров описи и всех документов. Все надписи должны быть выполняться печатным способом, тушью или чернилами, устойчивыми к воде. Документы и дела складываются в короб с соблюдением хронологии и порядковых номеров. Крышка и все клапаны плотно закрываются, крепления – фиксируются. Упакованный короб готов к передаче в архив.