Услуги по вводу информации в базы данных

Зачастую с созданием электронного архива и ввода в него всех наличных документов, которыми оперирует компания, архивная работа начинает стопориться. И причина этому – недостаток квалификации сотрудников компании (нехватка времени, отсутствие нужного оборудования и умений) для грамотного ввода информации в архив новых документов. Вложенные в создание архива деньги в результате попадают в разряд лишних трат, а организация так и продолжат вести дела с использованием бумажных документов (испытывая, таким образом, те же трудности, что и до создания архива или базы данных). 

Меж тем, для того чтобы организовать ввод информации в базу данных – регулярный или экстренный, по мере накопления бумаг – требуется не так уж много.

Услуги по вводу информации в базы данных 

Располагая штатом опытных специалистов, уже не один год работающих с архивами и базами данных самых разных структур и всем необходимым оборудованием, понимая принципы работы баз данных и зная о том, насколько эффективным может быть их использование, компания ООО «Архивный Сервис» в числе прочего оказывает услуги по вводу информации в базы данных. Силами сотрудников компании ежедневно пополняются десятки электронных архивов – от самых простых до масштабных, со значительным количеством категорий и разделов.

Как производится ввод информации в базу данных

Новые документы, призванные пополнить собой архив или базу, проходят через те же этапы обработки, что и первичный массив бумаг, составляющий основу базы данных:

• документы тщательно сортируются;
• осуществляется оцифровка;
• производится категоризация и маркировка;
• документы встраиваются в соответствующий раздел базы данных.

Ключевыми моментами в работе по вводу информации в базу данных является:

Определение её места в архиве (раздела, связей – перекрестных ссылок – с другими документами) и качество оцифровки. Последнее предполагает, что в документе не будет неясностей, нечитаемых участков, если это графика – то она будет легко воспроизводимой на печатном оборудовании.

И именно с этими моментами у организации, пытающейся самостоятельно вести пополнение базы данных, чаще всего возникают сложности.

Мы не испытываем трудностей ни с квалифицированным персоналом, ни с оборудование. Прекрасно разбираясь в принципах ввода данных в базы любого типа, любых организаций, сотрудники компании в максимально сжатые сроки справятся с пополнением базы данных необходимым объемом информации.

Как оказывается данная услуга

Услуга может оказываться как на постоянной основе, так и инцидентно, по мере накопления в организации определенного объема не оцифрованной информации.

Мы рекомендуем обратить внимание именно на формат ввода информации в базу данных на постоянной основе – в этом случае работа с ней не сотрудников организации-заказчика услуги может продолжаться в любое время, поскольку актуальность данных будет максимальна.


смотрите также:

Сканирование документов в программу 1С

Передача документов архива

Депозитарное хранение документов

Составление описи архивных дел

Когда нужно сканирование и распознавание текста

Наши клиенты