Утилизация бухгалтерских документов

Каждая организация располагает информацией, которая требует утилизации документов, эту информацию содержащих. Редко какое-то предприятие имеет возможность отказаться от конфиденциальных данных. Клиентские списки, прайс-листы, статистика продаж, проекты, предложения и деловая переписка, и даже служебные записки, содержащие информацию о деятельности – все это может интересовать конкурентов. Часто предприятию вверена информация, которая не должна быть разглашена. Сотрудники же этого предприятия и его клиенты имеют законное право требовать, чтобы эта информация была защищена.

Утилизация документов

Без надлежащей процедуры уничтожения документов эта информация попадает в мусор, где становится легко и на законных основаниях доступна кому угодно. Не редко именно мусор используется в бизнес-шпионаже как наиболее доступный источник частной информации и данных о конкурентах. Более того, любое учреждение, которое избавляется от информации, не прибегая к утилизации документов, подвергает себя риску гражданского и уголовного преследования, не говоря уже о больших убытках в бизнесе. 

Накопленные документы должны подвергаться процедуре утилизации регулярно.

Период времени, в течение которого должны храниться бумаги, определяется их ценностью для бизнеса, а также действующим законодательством. По истечении этого срока, и не позже, должна производиться утилизация документов. При невыполнении условия регулярного уничтожения документов компания может быть заподозрена в неправомерных действиях, что будет негативно истолковано в случае судебного разбирательства или аудита.

Уничтожение данных разумная и адекватная мера предосторожности.

С точки зрения управления рисками, единственным приемлемым способом отказаться от хранения документов, которые не предполагается больше использовать, является утилизация документов. Запротоколированные точные данные о том, что данные уничтожены, - это наиболее разумная и адекватная с правовой точки зрения мера предосторожности.

Проблемы неправильной утилизации

Бумаги, ежедневно накапливающиеся и выбрасываемые сотрудниками компании, должны быть надежно защищены. Без утилизации этих документов конкуренты без труда получат подробную информацию о текущей деятельности предприятия. Во многих фирмах опасаются, что некоторые их деловые записи могут быть позже использованы им во вред. Таким образом, сбор и утилизация документов – единственный возможный способ минимизировать подобные риски.

Ненужные документы из бухгалтерии ни в коем случае нельзя просто выкинуть в мусорную корзину. Оттуда они могут легко попасть в руки конкурентов, ведь финансовая информация имеет огромную ценность независимо от возраста.
Утилизация бухгалтерских документов из архива, отслужившие документы из архива необходимо уничтожать, как только истекает срок их хранения: они не только занимают лишнее место на архивных полках, но и являются предметом внимания проверяющих органов.

Лучше всего доверить уничтожение бухгалтерских документов профессиональной архивной компании - специалисты организуют процесс конфиденциального уничтожения любого объема бумажных документов, аккуратно соблюдая все правила и требования архивного законодательства.

Утилизация текущих бухгалтерских документов  

Конфиденциальному уничтожению подлежат не только папки из архива, но и текущие документы, скапливающиеся в бухгалтерии: черновики, ошибочные первичные документы, лишние копии платежных поручений и множество других бумаг, которые и хранить не нужно, и открыто выкинуть просто нельзя.

Чтобы облегчить процесс утилизации таких документов, некоторые организации устанавливают в офисе специальные закрытые контейнеры, в которые в течение всего периода сбрасывают такие бумаги. Эти контейнеры регулярно вывозит на уничтожение архивная компания, тем самым обеспечивая конфиденциальность вашего документооборота на всех стадиях. 

Правила конфиденциальной утилизации бухгалтерских документов 

Конфиденциальную утилизацию бухгалтерских документов можно разбить на несколько этапов:

  1. Экспертиза ценности. Оценивается практическая ценность документов. Без такой экспертизы какую-либо документацию уничтожать запрещено. 
  2. Определение документов с истекшим сроком хранения. Бухгалтерские документы имеют разный срок хранения, поэтому на данном этапе необходимо консультироваться с нормативными документами. 
  3. Составление акта о выделение дел на уничтожение. Документ заверяется подписями и печатями. 
  4. Подготовка дел к утилизации. Формируются связки дел и документов для транспортировки и утилизации. 
  5. Вывоз и уничтожение. Вывоз до станции уничтожения должен также гарантировать конфиденциальность и безопасность документов. После уничтожения составляется двустронний акт, свидетельствующий о том, что документы физически уничтожены и больше не являются носителями информации. 

Что показывает практика?

Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.  

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.


смотрите также:

Программы для оцифровки документов

Составной переплет

Управление и ведение архива

Аутсорсинг архива

Срок хранения договоров и их утилизация

Наши клиенты