Утилизация документов. Актуальные вопросы.

Каждая организация располагает информацией, которая требует утилизации документов, эту информацию содержащих. Редко какое-то предприятие имеет возможность отказаться от конфиденциальных данных. Клиентские списки, прайс-листы, статистика продаж, проекты, предложения и деловая переписка, и даже служебные записки, содержащие информацию о деятельности – все это может интересовать конкурентов. Часто предприятию вверена информация, которая не должна быть разглашена. Сотрудники же этого предприятия и его клиенты имеют законное право требовать, чтобы эта информация была защищена.

Проблемы при неправильном уничтожении документов 

Без надлежащей процедуры уничтожения документов эта информация попадает в мусор, где становится легко и на законных основаниях доступна кому угодно. Не редко именно мусор используется в бизнес-шпионаже как наиболее доступный источник частной информации и данных о конкурентах. Более того, любое учреждение, которое избавляется от информации, не прибегая к утилизации документов, подвергает себя риску гражданского и уголовного преследования, не говоря уже о больших убытках в бизнесе.

Накопленные бумаги должны подвергаться процедуре утилизации документов регулярно. 

  Период времени, в течение которого должны храниться бумаги, определяется их ценностью для бизнеса, а также действующим законодательством. По истечении этого срока, и не позже, должна производиться утилизация документов. При невыполнении условия регулярного уничтожения документов компания может быть заподозрена в неправомерных действиях, что будет негативно истолковано в случае судебного разбирательства или аудита.

Приемлемый способ отказаться от хранения документов 

С точки зрения управления рисками, единственным приемлемым способом отказаться от хранения документов, которые не предполагается больше использовать, является утилизация документов. Запротоколированные точные данные о том, что данные уничтожены, - это наиболее разумная и адекватная с правовой точки зрения мера предосторожности.

Утилизация документов как защита конфиденциальности

Бумаги, ежедневно накапливающиеся и выбрасываемые сотрудниками компании, должны быть надежно защищены. Без утилизации этих документов конкуренты без труда получат подробную информацию о текущей деятельности предприятия. Во многих фирмах опасаются, что некоторые их деловые записи могут быть позже использованы им во вред. Таким образом, сбор и утилизация документов – единственный возможный способ минимизировать подобные риски.

 


смотрите также:

Переплет бухгалтерских документов

Хранение и уничтожение архивных дел на магнитных носителях

Инвентаризация архивов

Проблемы долговременного хранения документов

Оперативное хранение документов

Наши клиенты