Утверждение описей и актов в архиве

Если вы являетесь руководителем государственного или же частного предприятия или организации, то, наверняка, вам приходилось сталкиваться с таким понятием, как утверждение описи в архиве и другими архивными процессами. Давайте более подробно коснемся данного вопроса.

В соответствии с действующим российским законодательством, как государственные, так общественные, коммерческие и другие независимые учреждения должны после истечения сроков хранения документов, сдавать их в муниципальные и государственные архивы.

И данный процесс часто влечет за собой ряд проблем.

Потому как здесь нужно подготавливать не просто документацию, но и различные приложения, грамотно оформленные описи, акты, в последствии играющие роль так называемого "путеводителя". 

Без утверждение описей и актов никуда

Последний шаг таких процедур - это завершающее утверждение описи в архиве.
Как опись, так и документы требуются в огромном количестве согласований. А при необходимости каких-либо изменений, это должно происходить еще до того момента, когда они окажутся за пределами учреждения или организации. 

Ответственные сотрудники составляют опись, а руководитель утверждает ее. Для того чтобы осуществить утверждение описи в архиве, понадобится утверждение не только руководителя организации, но и архивной комиссии.

Помимо описей существуют акты о выделении документов и их уничтожении.

Такие документы формируются в результате оценки документации экспертами и отбора уничтожаемых дел. Помимо списка разновидностей этих дел, указывают их количество, номера статей, нормативную документацию. По этим статьям определяют сколько времени хранилась та или иная документация. Также в обязательном порядке указывают и года, за которые отбирались документы в акты на выделение и их уничтожение.

Проблемы при проверке документов

Нельзя произвести утверждение актов в архиве, если при проверке документов возникают заниженные, завышенные или вовсе опущенные позиции в количестве документации. А также если срок хранения еще не истек. Это будет являться незаконным уничтожением документов, что может обратиться в серьезные последствия (уголовная, а также административная ответственность).

К таким актам прилагаются акты, о уже проведенном уничтожении документации, указывают общее количество всех документов и их веса.

Как видите, утверждение актов и описи в архиве- процесс очень нелегкий, а ошибки могут вовлечь руководителей предприятия в большие неприятности.

Доверяйте утверждение описей и утверждение актов специалистов

Сотрудники нашей компании с большим удовольствием помогут вам грамотно оформить все документы. Составление, утверждение актов в архиве, а также описей, вы можете доверить нашим профессионалам, которые хорошо разбираются в данной структуре. Тем самым, вы сэкономите огромное количество времени работы ваших работников, которые к тому же не являются знатоками архивных дел, и могут допустить серьезные ошибки из-за отсутствия практики в составлении таких документов.

Наши специалисты имеют колоссальный опыт и оказывают услуги по качественному хранению, а также быстрому уничтожению документации, в соответствии со всеми правилами и нормами законодательства.


У нас вы всегда можете получить необходимую консультацию или заказать выполнение архивных работ качественно, доступно и в срок!


смотрите также:

Несанкционированное уничтожение документов

Передача документов в государственный архив

Архивариус, для чего нужны услуги архивариуса?

Федеральные архивы России

Для чего нужна сшивка документов?

Наши клиенты