В чем отличие копирования документов от сканирования

Сканирование – это перевод бумажного документа в цифровой формат с чтением и запоминанием. Документ сохраняется в электронном виде, с помощью e-mail и различных файлообменников сканированную копию документа можно при необходимости практически мгновенно передать человеку, находящемуся за сотни километров. Если сравнить два вида форматов сохранения документов, то копирование – это точная копия оригинального документа на бумажном носителе, а сканирование – сохранение информации в файле на электронном носителе.

Копирование документов

Копирование, сканирование документов технологически во многом схожи друг с другом. При копировании документа его текстовая часть и изображения в оригинальном виде сохраняются на бумаге. Для большого количества копий требуется повторное копирование, при «копировании копий» качество каждого нового экземпляра уменьшается. Для большого количества копирования документов желательно иметь качественную технику. Стандартный копировальный аппарат выдает не более12-13 копий в минуту, если необходимо сделать большое количество копий документов, то работа займет много времени.
Когда времени не достаточно, то можно переложить это задание на плечи профессионалов.

Профессиональные архивисты:

  •     систематизируют документы;
  •     копии сделают на высокопроизводительной технике;
  •     проследят за качеством копий;
  •     по желанию заказчика сделают переплет документов.

Сканирование документов

Штучное сканирование небольшого количества документов для размещения в электронном архиве не занимает много времени и с этой задачей справится любой человек. Проблемы начинаются, когда требуется преобразование большого количества информации с бумажных носителя в электронную базу данных (ретроспективная конверсия).
Для оцифровки и размещения в ЭА большого количества информации требуются соблюдение ряда условий:

  •     Подготовительные работы (разброшюровка, внедрение листов разделителей и т. д.)
  •     Профессиональные сканеры (до 120 страниц в минуту)
  •     Программное обеспечение, для распознавания скан-образа (распознавание, верификация (проверка), атрибутирование).

Обращайтесь к профессионалам

Довериться в подобных случаях лучше специалистам, которые проводят работы в своих центрах и на территории заказчика. Копирование или сканирование документов: какой способ лучше для архивирования? При выборе архивирования документов следует ориентироваться на свои потребности. Кому-то выгодно, собрать всю информацию в отдельные файлы на электронном носителе, а кто-то предпочитает все необходимые копии документов иметь под рукой в бумажной версии.


смотрите также:

Брошюровка архива

Сложности при создании электронного архива

Для чего делают ревизию архива?

Какие документы передаются в архив

Хранение первичных бухгалтерских документов

Наши клиенты