Ведение архивного делопроизводства: задачи, этапы, результат

Архивное делопроизводство — часть единой системы делопроизводства любой организации. 

Его задача состоит в том, чтобы каждый документ:

• Своевременно поступил на хранение.
• Занял место в нужном деле и папке.
• Был доступен в течение всего времени хранения.
• По истечении срока хранения — был уничтожен или сдан в соответствующую организацию.

При организации делопроизводства с нуля предполагается и разработка образцов документов для каждого отдела и каждой операции, создание номенклатуры, описей дел и их оформление. Кроме того, задачей ответственного за делопроизводство станет и создание должностных инструкций для источников документов (отделов, департаментов, сотрудников)

Архивное делопроизводство

Идеальная работа архива, а значит и правильно организованное делопроизводство, предполагает, что каждый документ, появившийся в результате деятельности организации:

• Анализируется с точки зрения ценности — по итогам экспертизы он отправляется в архив или уничтожается.
• Снабжается реквизитами, с помощью которых упрощается распределение по делам и поиск.
• Подшивается в дело — дела формируются как по источнику документа (отделу, департаменту), так и по дате и срокам хранения.
• Вносится в опись.

В результате, даже если в организации бумажный архив, на поиск любых документов не уходит много времени, места не архивных полках не занимают малоценные и просто ненужные бумаги, а любая информация о нем, в том числе краткое содержание, доступна даже в случае, если он утрачен (например, уничтожен по истечении срока хранения).

Электронный архив

Правильное ведение архивного делопроизводства в разы ускоряет и упрощает перевод архива организации в электронный вид. Достаточно скопировать готовую структуру, оцифровать документы и разместить их в соответствующих делах и разделах электронного хранилища. При этом этап экспертизы, отбраковки поврежденных документов или проверки правильности размещения документа в том или ином деле практически не нужен. То есть перевод в электронный вид сводится к чисто техническим операциям, которые выполняются в поточном режиме.