Ведение архива договоров

Деятельность любой компании предполагает заключение договоров, каждый из которых несет определенную юридическую силу даже после завершения партнерских отношений, сотрудничества с наемными работниками или клиентами. Поэтому архивация подобной документации должна вестись в обязательном порядке. Именно в архивах хранится основное правовое оружие, которое защищает ваш бизнес от незаконных нападок со стороны третьих лиц.

Каково основное предназначение архива договоров?

Ведение архива на предприятии подразумевает сохранность договоров различного характера, которые могут понадобиться в будущем:

  • контракты;
  • договора с поставщиками;
  • сведенья о заключении договора с наемными работниками;
  • расходные бумаги.

Инструкция по ведению архива

Любые вопросы со стороны других юридических, физических лиц или государства могут быть решены, если предоставить соответствующие документы, поэтому любой предприниматель старается «подшить в папку» абсолютно все, что может понадобиться. Инструкция по ведению архива обязывает вести строгую очередность, учитывать даты, важность, объем договора. Вот почему выполнение такой работы налаживает определенную ответственность на исполнителя, обязует его соблюдать строгий порядок ведения архива договоров.

Кому доверить такую работу?

Чтобы ведение архива договоров осуществлялось правильно, эту функцию должен выполнять опытный специалист, но на практике подобную деятельность доверяют малоквалифицированным специалистам, что влечет за собой неприятные последствия. Ведение архива на предприятии – это не то, на чем можно нарабатывать опыт. Такая работа требует усердия, внимания и квалификации, но самое главное – знания законов и отслеживания любых изменений в законодательстве.

Новый сотрудник

К тому же, каждый новый сотрудник обязывает предприятие открывать новую штатную единицу, предоставлять отпуска и пособия, оплачивать налоги. Именно поэтому все больше владельцев компаний прибегают к помощи профессиональных аутсорсеров. Они знают порядок ведения архива договоров от "А" до "Я", делают это быстро и качественно.

Наша компания предоставляет полный пакет услуг:

  • инструкция по ведению архива;
  • экспертиза;
  • утилизация бумаг, у которых истек срок хранения;
  • систематизация;
  • стеллажирование;
  • преобразование в электронный формат и т.д.

Наши особенности и преимущества:

Мы соблюдаем строгий порядок ведения архива договоров. Сотрудничество с нами выгодно по ряду причин:

  1. вам не нужно нанимать нового сотрудника, платить за него в пенсионный фонд 34% и тратить лишние деньги на социальную поддержку, выделять ему рабочее место на территории компании;
  2. вы освобождаетесь от обязанности регулярно контролировать ведение архива на предприятии;
  3. мы легко можем перевести всю документацию в электронный вид, если компания планирует модернизироваться и сделать поиск более практичным, быстрым;
  4. если требуется, проводится инструкция по ведению архива.

Правильно ведите архив договоров

Договора являются основой коммерческой деятельности, и их сохранность во многом определяет судьбу предприятий. Поэтому ведение архива договоров является одним из ключевых моментов успешного функционирования компаний, независимо от объемов производства и количества заключенных договоров.


смотрите также:

Программы для оцифровки документов

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Порядок сдачи приказов и договоров в архив (в электронной и бумажной форме)

Уничтожение документации, как правильно это сделать?

Архивариус, для чего нужны услуги архивариуса?

Наши клиенты