Верификация отсканированных документов: важность процедуры, этапы

Если кратко, верификация документов — это проверка содержимого созданных документов на точность, актуальность и правильность в ходе сравнения с изначальными образцами.

Процедура верификации может быть востребована в разных случаях. Например, в рамках перевода бумажного документооборота в электронный. В этом случае осуществляется верификация отсканированных документов, в ходе которой специалист выявляет ошибки, оценивает, насколько грамотным и точным был анализ страницы при оцифровке, проверяет, символы, неуверенно распознанные при сканировании. При индексировании документов также необходима верификация. Часто процедура проводится, чтобы подтвердить актуальность и правильность документов, уже внесенных в базу — как правило, такая необходимость возникает, если компания меняет форму собственности, ликвидируется, сливается с другой организацией, и нужно подтвердить, что все документы в базе актуальны и точны.

Самые популярные вопросы о верификации документов

1. Обязательно ли проводить верификацию отсканированных документов? Если вы хотите быть уверены, что содержимое отсканированных документов полностью совпадает с данными бумажных носителей, процедура верификации необходима. Даже самые современные сканы и системы распознавания пока не способны обеспечить 100% точность, верификация решает эту проблему.
2. Что включает в себя верификация документов? Это комплексный процесс, при котором специалист проверяет соответствие содержимого полученного документа изначальному. Также на этом этапе могут создаваться учетные карточки документов, заполняться атрибуты карточек, вручную или автоматически.
3. Что делают с ошибками, обнаруженными во время верификации документов? Все найденные проблемные места при проверке специалист помечает с помощью маркировок. Во время этапа коррекции эти ошибки исправляются. Если ошибок слишком много, имеет смысл после корректировки снова провести верификацию.

Кому доверить верификацию документов? Специалисты компании предлагают широкий спектр услуг по архивной обработке документов, их оцифровке. Также у нас вы можете заказать верификацию документов — как в составе услуги цифровизации архива, так и отдельно, например, чтобы выявить ошибки в документах, уже внесенных в базу. В любом случае качеством, точностью и скоростью нашей работы вы останетесь довольны, ждем ваших обращений.