Восстановление утраченных документов в организации перед проверками

Налоговые, бухгалтерские и кадровые документы — то есть те, что нужно хранить не один год — чаще всего и теряются. Обнаруживается утеря, как правило, перед очередной проверкой о стороны налоговых органов, аудиторов или трудовой инспекции. За их утерю компания получит штрафы (до нескольких десятков тысяч рублей), и пристальное внимание проверяющих органов. Восстановление утраченных документов в компании — сложное и долгое дело. Справиться с ним можно двумя путями. И лучше, если этим займется профессиональная компания, которая специализируется на работе с документами.

Способы восстановления документов

Лучший способ лечения — профилактика. Поэтому гораздо проще правильно, в соответствии с методическими указаниями, вести архив организации, чтобы сохранить документы или иметь возможность, в случае форс-мажора, легко их восстановить. Один из вариантов восстановления — это профилактический. Надо поддерживать актуальность как бумажного, так и электронного архива. Если оказались повреждены бумажные оригиналы, их восстанавливают именно с электронных носителей. А проверить сохранность массива документов можно через реестр, описи и номенклатуру дел, которые существуют в электронном виде.

Запросы в инстанции

Второй способ — долгий, потребует усилий. Он заключается в восстановлении через запросы в банки, налоговую, контрагентам. На основании ответов банков о финансовых операциях можно восстановить финансовые и бухгалтерские документы, налоговая поделится документами, связанными с обязательными платежами, а контрагенты, с помощью актов сверки — подтвердят движения ТМЦ и оплат за них. Проще и правильней — иметь электронную копию каждого документа в деле. Если ее нет, придется восстанавливать все составляющие личного дела через бывших сотрудников, что не всегда возможно.

Восстановление документов от профессионалов

Наша компания проводит все виды архивных работ. В том числе — проверку целостности архивов и восстановление документов в организациях перед проверками или в целях упорядочивания архивов. Специалисты компании быстро разбираются структуре архива, выявляют нехватку дел и документов, составляют детальные планы по восстановлению. Заказ услуги восстановления — это не только возможность избежать штрафов и судов, но и упорядоченный архив, в котором ничего не потеряется.