Выемка документов в архиве: правила, особенности

Работа с архивными документами подчиняется строгому регламенту. Нарушения правил оформления, хранения, уничтожения, выемки архива чреваты серьезными последствиями, начиная от штрафов и заканчивая потерей или порчей важных документов. Поэтому сотрудники многих компаний часто прибегают к услугам архивариусов — во-первых, доверяя работы специалистам, заказчики могут сосредоточиться на решении приоритетных для них задач, во-вторых, появляется уверенность, что все архивные работы будут проведены в соответствии с законодательством РФ м строго в оговоренные сроки.

Как проводится выемка документов

Архив организации обязан вести учет выемки документов в архиве, выписок, копий документов, архивных справок. Выемка документов в архиве внутри фирмы должна в обязательном порядке регистрироваться в книге выдачи дел. Оформляется на основании служебной записки, запроса. Если речь идет о выдаче архивных документов сторонним организациями, выемка архива может проводиться только на основании официального запроса. Оформление проводится актом о выемке дел во временное пользование. Копии документов либо выдаются клиенту под роспись, либо пересылаются на адрес фирмы, по запросу которой они изготавливались.

Копирование и выемка документов

Копирование и выемка документов архива по заявке может осуществляться только после получения разрешения руководителя фирмы или уполномоченного должностного лица. Можно изымать из архивных дел и выдавать подлинные личные документы о гражданском состоянии, трудовые книжки, документы об образовании, если они не были получены владельцем документов в свое время. Выемка документов в архиве в этом случае может проводиться при получении письменного обращения после предъявления паспорта (если документ получают родственники заявителя, требуется доверенность).

Выемка архива органами правопорядка

В этом случае на место документа, изъятого из архива, вкладывается справка о выдаче, а также копия, снятая с выданных документов. В архивных учетных данных необходимо сделать отметку о выемке документа, указать название документа, его номер, дату. Также требуется приложить основание для изъятия, расписку получателя документа. Если у вас еще остались вопросы по поводу грамотного оформления процедуры выемки документов в архиве, обращайтесь к специалистам «Архивного сервиса» — получите полноценную консультацию и возможность передоверить решение сложных задач профессионалам в своей области.

смотрите также:

Организация хранения документов

Составление заголовков дел управленческой документации и личному составу

Утилизация бухгалтерских документов

Вопрос соблюдения конфиденциальности при архивной обработке документов

Составление актов перечней на недостающие документы

Наши клиенты