Выверка документов
Архив организации нужно обязательно проверять хотя бы раз в пять лет. Если архив переезжает, если в помещениях, где он хранится, случилась коммунальная авария, пожар или есть подозрения на кражу — нужна внеочередная проверка. Выверка — главная стадия проверки архива. По ее итогам делается вывод о точности ведения архива, сохранности документов и необходимости восполнить архивный фонд, если обнаружены утраты. Наша компания проводит плановые и инцидентные проверки архивов по заказу организаций: специалисты компании проводят весь комплекс работ для проверки комплектности архива, составляют отчеты и рекомендации по его ведению, восстанавливают утраченные документы.
Виды выверки документов:
- проверка состава дел — насколько их нумерация соответствует указанной в номенклатуре и реестрах, насколько точно дела распределяются по классификационным признакам и номерам;
- проверка документов на предмет ошибок, неточностей;
- проверка ошибок в оформлении титульных листов, листов-заверителей, внутренних описей;
- оценка состояния документов — есть ли на них повреждения, подходят ли они для снятия копий.
Завершается выверка документов созданием отчета, в котором указываются обнаруженные недочеты и описываются пути решения проблем, выявленных в ведении архива.
Когда нужна выверка документов
Выверка проводится не только при плановой или срочной проверке архива, но и перед налоговыми проверками, а также если баланс организации не сходится. Проводят выверку и в ходе реорганизации юридических лиц, перед и после их переездов, для сбора доказательной базы в судах по искам контрагентов или налоговых органов. Процедуры выверки позволяют не просто выявить ошибки в ведении архива, но и составить планы для улучшения архивной деятельности организации.
Обращайтесь к профессионалам
Мы беремся выполнить выверку документов для организаций — как в рамках плановых проверочных мероприятий, так и срочно. Компания гарантирует не только конфиденциальность результатов работ (отчета), но и высокую достоверность оценки состояния архива и дел, наличие в отчете подробных инструкций по повышению точности ведения архива. В дополнение к выверке организации могут заказать разработку рекомендаций по ведению архива или перепоручить архивные работу профессионалам.