Закрытие архива: где искать документы?
Ликвидация компании и закрытие архива требуют соблюдения некоторых процедур по передаче имеющейся документации в муниципальный архив — особенно это касается кадровых бумаг. При закрытии или реорганизации ведомственного архивного учреждения документы также передаются в муниципальный архив или же возвращаются компании-правопреемнику. Итак, если происходит закрытие архива, то документы лучше сразу искать в государственном архиве или у правопреемника.
Какие документы передаются в муниципальный архив?
Ответы на этот вопрос можно найти в Федеральном Законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Если коротко, то в муниципальный архив передаются:
- документы постоянного срока хранения;
- документация по личному составу (срок хранения до 75 лет);
- бумаги временного срока хранения (до 10 лет) с не истекшим сроком.
Документы при закрытии архива подготавливаются для передачи в государственный архив: проводится экспертиза ценности, оформляются дела, составляются описи. Под формированием дел понимаются работы по прошивке, нумерации страниц, созданию переплета и пр. Также составляется научно-справочный аппарат к бумагам.
Какие документы можно найти у правопреемника?
Если в государственном архиве нужных документов нет, можно их поискать у правопреемника. Ему, как правило, передается документация, которая подпадала под категорию обязательного хранения. Закрытие архива подразумевает передачу компании-правопреемнику:
- правоустанавливающих документов;
- кадровой документации;
- бухгалтерских бумаг.
Договора и бухгалтерские документы правопреемник получает в объеме действующих договоров. Особое внимание уделяется бухгалтерским бумагам, которые могут потребоваться при проведении выездной налоговой проверки.
Документы по личному составу
Среди документации по личному составу отдельно выделяются личные дела и карточки работников, трудовые договоры, списки сотрудников, заявления работников, свидетельства, трудовые книжки, удостоверения, аттестаты. При закрытии архива правопреемнику также передаются документы по личному составу временного срока хранения. Речь идет о докладных записках, протоколах, заявлениях, справках, табелях, журналах учета рабочего времени, документах по трудовому стажу сотрудников компании. Есть ряд документов, срок хранения которых истек. Они подвергаются уничтожению, и их уже нельзя будет найти ни в муниципальном архиве, ни у правопреемника.
Часто задаваемые вопросы
Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость
Да, мы даем гарантию 1 год
До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.
Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.