Закрытие архива: где искать документы?

Ликвидация компании и закрытие архива требуют соблюдения некоторых процедур по передаче имеющейся документации в муниципальный архив — особенно это касается кадровых бумаг. При закрытии или реорганизации ведомственного архивного учреждения документы также передаются в муниципальный архив или же возвращаются компании-правопреемнику. Итак, если происходит закрытие архива, то документы лучше сразу искать в государственном архиве или у правопреемника.

Какие документы передаются в муниципальный архив?

Ответы на этот вопрос можно найти в Федеральном Законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Если коротко, то в муниципальный архив передаются:

• документы постоянного срока хранения;
• документация по личному составу (срок хранения до 75 лет);
• бумаги временного срока хранения (до 10 лет) с не истекшим сроком.

Документы при закрытии архива подготавливаются для передачи в государственный архив: проводится экспертиза ценности, оформляются дела, составляются описи. Под формированием дел понимаются работы по прошивке, нумерации страниц, созданию переплета и пр. Также составляется научно-справочный аппарат к бумагам.

Какие документы можно найти у правопреемника?

Если в государственном архиве нужных документов нет, можно их поискать у правопреемника. Ему, как правило, передается документация, которая подпадала под категорию обязательного хранения. Закрытие архива подразумевает передачу компании-правопреемнику:

• правоустанавливающих документов;
• кадровой документации;
• бухгалтерских бумаг.

Договора и бухгалтерские документы правопреемник получает в объеме действующих договоров. Особое внимание уделяется бухгалтерским бумагам, которые могут потребоваться при проведении выездной налоговой проверки. 

Документы по личному составу

Среди документации по личному составу отдельно выделяются личные дела и карточки работников, трудовые договоры, списки сотрудников, заявления работников, свидетельства, трудовые книжки, удостоверения, аттестаты. При закрытии архива правопреемнику также передаются документы по личному составу временного срока хранения. Речь идет о докладных записках, протоколах, заявлениях, справках, табелях, журналах учета рабочего времени, документах по трудовому стажу сотрудников компании. Есть ряд документов, срок хранения которых истек. Они подвергаются уничтожению, и их уже нельзя будет найти ни в муниципальном архиве, ни у правопреемника.