Автор: konst_archiv_s

Ведение архива — процесс непростой и трудоёмкий, он требует не только знания нормативно-правовых актов, но и компетентного подхода, особых навыков. И они есть у наших специалистов.

Профессиональное управление архивом

Профессиональное управление архивом позволяет навести полный порядок в документации, а значит — расставить приоритеты на будущее и определить наиболее значимые участки текущей работы. Доверяя управление архивом нам, вы можете быть уверены, что необходимые меры по обеспечению сохранности документов будут предприняты своевременно, и доступ к ним для сотрудников компании будет простым.

Заказав услуги по управлению и ведению архива, вы:

• обеспечиваете систематизацию всех документов;
• предупреждаете нарушения в хранении;
• своевременно избавляетесь от утративших значение бумаг.

Команда наших сотрудников в сжатые сроки проведёт систематизацию всех дел, обеспечит правильное хранение архивных документов в соответствии с нормативными актами.

Создание базы с электронными копиями

Наши специалисты умело применят современные цифровые технологии, создадут базу с электронными копиями:

• отсканируют уже имеющиеся документы
• внедрят программное обеспечение
• для тех сотрудников вашей компании, которым будет необходим оперативный доступ к электронной базе, проведут обучающий семинар.

Звоните. Менеджер-консультант ответит на интересующие вас вопросы, подробно расскажет об услугах, поможет сформулировать область задач. Мы ждём вашего звонка.

С развитием новых технологий и компьютеризацией делопроизводства использование электронных документов становится неотъемлемой частью рабочего процесса. Их создание позволяет обеспечить высокую сохранность информации и значительно облегчить труд сотрудников организации.

Порядок учета и комплектования архива электронными документами.

Порядок учета и комплектования архивов электронными документами определяется регламентом отраслевого законодательства и требует грамотного подхода на всех этапах данной процедуры. Выполнить столь трудоемкую работу способны только профессионалы своего дела, какими являются наши специалисты. В чем заключается процедура комплектования архивов электронными документами? Цель комплектования архивов электронными документами состоит в полной концентрации в хранилищах профильной документации, которая образуется в процессе деятельности компаний и предприятий.

Процедура проводится согласно российским стандартам и включает в себя несколько этапов:

• Экспертиза ценности электронных документов с учетом их содержания, степени сохранности, происхождения, а также возможности длительного хранения.
• Сохранение информации в специальном формате архивного хранения и резервное копирование на оптические диски.
• Проверка и составление сопроводительной документации.
• Передача в архив.

Преимущества сотрудничества с нашей компанией:

Процесс комплектования архивов электронными документами – задача не из легких. Он требует от работника не только внимания и повышенной ответственности, но и глубоких знаний архивного законодательства РФ. Попытка некоторых руководителей возложить эту процедуру на плечи собственных сотрудников нередко приводит к необоснованным трудозатратам и не всегда заканчивается достижением конечной цели. Хотите избежать простоев на работе и исключить вероятность финансовых убытков? Добро пожаловать к нам! Профессиональные услуги по проведению архивных работ Наша компания предлагает профессиональные услуги по проведению архивных работ и гарантирует индивидуальный подход к каждому клиенту. Наши специалисты обладают богатым опытом в работе с документацией, хорошо знакомы с нормативно-правовыми актами и рекомендациями по комплектованию архивов электронными документами. Все этапы данной процедуры будут реализованы нами в короткие сроки и с безупречным качеством. Заинтересованы? Тогда звоните уже сейчас!

Передача договоров в архив, равно как и приказов производится в соответствии с архивным законодательством. Регулируют такие процедуры как сдача приказов в архив Федеральный Закон 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а также ряд подзаконных нормативных актов.

Сдача в архивную службу договоров и приказов

На первый взгляд сдача договоров в архив или других документов – приказов, например – не является сложной процедурой. При наличии четкой и ясной номенклатуры дел и выделенного под архив помещения достаточно просто ввести график сдачи документов из отделов и структурных подразделений в корпоративный архив. Но – на практике многие организации испытывают трудности со сдачей в архивную службу договоров и приказов.

Хуже всего то, что последствия ошибок при организации передачи договоров и приказов в архив проявляют себя далеко не сразу.

Сдача приказов в архив и типовые ошибки

Перечень типовых ошибок, возникающих, когда организуется передача приказов в архив, возглавляет неправильное оформление передачи документов. Опись, обязательная к составлению при организации передачи, заполняется некорректно. Кроме того неправильно формируются дела, оформляются подшивки с документами. неправильно рассчитываются сроки хранения документов в отделах (в результате, как правило, нет проведенной экспертизы ценности документов). Аналогичны и ошибки, которые возникают, если в организации своими силами проводится передача договоров в архив.

Последствия ошибок

Мы уже говорили, что последствия ошибок неправильно организованной передачи договоров и приказов в архив проявляются далеко не сразу. И тем не менее они весьма критичны:

• затрудняется поиск нужных документов;
• договоры и приказы, которые должны находиться в архиве отделов и подразделений, пропадают;
• теряется часть документов из-за неправильно оформленной описи.

Передача договоров и приказов в архив

Передача приказов и договоров в архив в электронной форме оказывается процедурой более простой – в том смысле, что нет нужды выделять время на организацию движения документов от отделов в архив. Но проблемы при организации передачи остаются: по-прежнему не проведенная экспертиза ценности или неверное распределение документов по тематикам, отсутствие выходных данных и индексирования приводят к ошибкам.

Как избежать ошибок

Оптимальный вариант, который позволит избежать сложностей в организации передачи приказов в архив, а также договоров и иных документов – заключение договора на архивные услуги со специализированной компанией. Такой как наша компания.

Мы поможем любой организации

Мы поможем любой организации – независимо от формы собственности и рода деятельности – в обеспечении передачи договоров в архив, приказов и иной документации, проведем экспертизу ценности документов, установим сроки хранения приказов и договоров и составим опись в полном соответствии с архивным законодательством РФ.

Одним из «узких» мест в технологии создания электронного архива является процесс перевода бумажных документов в цифровой формат путем сканирования. Обычные офисные сканеры абсолютно не пригодны для работы с архивами.

Профессиональное оборудование

Для обработки большого количества единиц хранения необходим надежный высокопроизводительный сканер с рядом специальных возможностей. Только профессиональное сканирующее устройство способно массово и безотказно «переработать» тысячи, а порой десятки и сотни тысяч листов, обеспечив хорошее качество финальных файлов даже с плохочитаемых бумажных носителей.

Подготовка к сканированию и обратная комплектация

Предварительная подготовка бумажных документов к сканированию так же требует профессионального подхода. От специалиста, ответственного за создание электронного архива требуется максимум ответственности и аккуратности при разделении технологических листов без нарушения целостности, особенно если они скреплены скобами в блоки, папки и т.п. Особое внимание уделяется слипшимся, надорванным, выцветшим, разноразмерным, утратившим четкость изображения, документам. Документы сканируются в строгой последовательности, соответствующей их размещению в бумажном архиве. После обработки документации, выполняется обратная комплектация листов в их исходное состояние.

Размещение

Размещение бумажных листов в сканере осуществляется в соответствии с форматом каждого документа, особенностями сшивки листов и рядом других особенностей. Полученные файлы распределяются в памяти сканера или компьютера по отдельным директориям, каждая из которых представляет собой виртуальную папку, соответствующую реальной папке бумажного архива. В зависимости от массива документации, папки в свою очередь могут быть сгруппированы по партиям с маркировкой, соответствующим коробам хранения бумажного архива.

Процесс

В процессе сканирования сотрудник обязан следить за качеством финальных файлов, контролировать, чтобы не сглаживалась глубина оттенков, не смазывались детали, а напротив, настраивать сканер таким образом, чтобы изображения в файле были максимально четкими, контрастными. Каждый сканированный электронный документ должен оцениваться на наличие дефектов, на отличия от оригинала, и в случае обнаружения несоответствий или погрешностей, необходимо выполнить повторное сканирование. В целом, сканирование документов для архива, дело очень трудоемкое, требующее особых навыков, опыта и знаний, поэтому экономить на привлечении специалиста для этой работы, нецелесообразно.

Постоянно растущее число архивных печатных документов делает их обработку трудоемкой. Долгий поиск необходимых данных в огромном массиве бумаг приводит к снижению эффективности работы. Комплексный перевод архива в электронный вид позволит решить проблему эффективного хранения финансовой, юридической, корпоративной информации.

Цифровой архив – шаг в будущее

Компьютерные данные значительно проще структурировать, систематизировать. Организовать их учет с контролем регламентированных сроков хранения можно также эффективнее. Перевод архива в электронный вид позволит избежать потерь рабочего времени сотрудниками в результате нерационального длительного поиска сведений.

Преимущества цифрового архива:

• простота обработки данных – быстрый ввод, оперативный доступ;
• удобство систематизации документации – сортировка по выбранным критериям, легкость категоризации материалов;
• обеспечение целостности бумаг – нивелирование факторов, влияющих на их сохранность (грызуны, затопление, пожар, кража);
• уменьшение нагрузки на персонал – повышение эффективности труда;
• контроль доступа к информации сотрудников.

Перевод архива в электронный вид открывает широкие возможности оперативной обработки значительных объемов материалов, повышает безопасность их хранения.

Что предполагает процедура

Для комплексного перевода документации организации в электронный вид мы предлагаем поэтапную реализацию процесса внедрения цифрового архивного хранилища:

• поиск оптимальной структуры для удобного доступа к хранимой информации;
• внедрение и настройка программного, аппаратного обеспечения;
• подготовка дел к оцифровке;
• сканирование документации с последующим размещением в базе данных;
• контроль работы системы.

Перевод архива в электронный вид мы производим оперативно, гарантируя конфиденциальность. Осуществляем обучение сотрудников, что облегчает процесс интеграции нововведения.

Благодаря созданию цифровой архивной базы удастся уменьшить количество бумаг, рационализировать документооборот, избежать утраты важных бланков. С нашей помощью вы оптимизируете деятельность каждого сотрудника компании, что увеличит производительность труда и окажет положительное воздействие на динамику развития предприятия.

Электронный архив – это корпоративная система хранения информационных материалов (документов), размещенных на материальном носителе в электронно формате PDF/A, PDF, SGML, XML или TXT. Единица хранения электронного архива —  электронный файл. Один файл может содержать в себе как несколько документов в виде сканированных и сохраненных изображений с бумажных носителей, так и сам по себе представлять какой-либо документ.

Как формируется электронный архив

Формирование электронного архива осуществляется путем последовательного сканирования и перевода в цифровой формат бумажного архива организации. Путем сканирования, с каждого бумажного документа снимается его цифровая копия для архива. Бумажные документы после создания электронного архива могут быть использованы организацией по своему усмотрению, как правило, затем они хранятся по дальше от офиса компании Это позволяет сэкономить значительные суммы на содержания документов.

Где хранится электронный архив?

Полученные в результате сканирования цифровые финальные версии каждого документа могут размещаться: 

• на серверах;
• в облаке;
• в компьютере;
• на сьемных носителях.

Для обеспечения гарантированной сохранности документов, вне зависимости от срока их хранения и исключения риска порчи, морального или физического старения носителя, создаются резервные копии архива.

Как просматривать и читать

Для воспроизведения электронных файлов используется специальное программное обеспечение, обладающее возможностью управлять цифровым контентом архива. В качестве аппаратного обеспечения для просмотра материалов электронного архива, выступает компьютер с монитором, на который выводится изображение документов для их чтения.

Особенности и преимущества

Все файлы в электронном архиве хранятся в структурированном виде, что позволяет администратору выполнять мгновенный и удобный поиск документов, вести их учет, описание, контролировать историю использования. Система защиты архива не допускает несанкционированного доступа к базе данных, а так же изменения и удаления документов.

Оптимизация ресурсов 

Мы имеем большой практический опыт работы по сканированию документов и созданию электронных архивов различных видов, предлагая клиентам доступные цены и гибкие условия оплаты. Всю подробную информацию можно узнать по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Для успешной интеграции компьютерного делопроизводства и удобства работы персонала важно предусмотреть правильную структуру данных. Необходимо определить, какие информационные системы ведения электронных архивов организации соответствуют масштабам объемов хранимых файлов, смогут обеспечить комплексное решение широкого перечня задач.

Зачем использовать информационную систему

Хранение компьютерных данных в сформированной базе решает проблему упорядочивания документов частично. Перевод материалов в цифровой вид позволяет организовать простой доступ к ним любого сотрудника. Однако нужно предоставить работникам удобную оболочку, способствующую простому оперативному решению повседневных задач. Современные информационные системы ведения электронных архивов организации разрабатывают с учетом специфики ее деятельности.

Цели использования:

• повышение удобства доступа к бланкам;
• обеспечение простоты выполнения повседневных задач: поиск, сортировка по критериям, выборка, формирование отчетов;
• защита информации от случайной утраты;
• систематизация документооборота, упорядочивание документации архива.

Ведение компьютерной документной базы способствует повышению эффективности труда сотрудников.

Почему важно правильно выбрать программную систему

Внедрение в организации цифровой базы архивных материалов – трудоемкий процесс. Неправильный выбор структуры хранения приведет к тому, что созданное информационное программное обеспечение не будет удовлетворять потребностям предприятия. Принципы работы сложной модели могут быть непонятны персоналу, что затруднит ее использование.

Сотрудничайте с профессионалами

Наши специалисты успешно разрабатывают и внедряют информационные системы ведения электронных архивов организации, обеспечивающие простоту, удобство поиска, систематизации документации. Своими силами данную работу лучше не выполнять, а обратиться к профессионалам.

Мы предлагаем клиентам полный комплекс услуг:

• анализ особенностей деятельности предприятия для разработки эффективной структуры хранения данных;
• подбор программного обеспечения, адаптированного согласно потребностям персонала компании;
• настройка параметров модуля;
• обучение сотрудников.

Мы оперативно переведем бумажный архив в цифровой вид и обеспечим удобство последующей работы с электронной документацией.

Если у вас появились вопросы, обращайтесь к нашим профессионалам по телефону +7 (495) 227-04-94 или по адресу info@archiv-s.ru