Автор: konst_archiv_s

В условиях развития рыночных отношений мы становимся свидетелями появления новых услуг. Среди таких можно назвать и архивные услуги. Как правило, архивные услуги представляют собой комплекс услуг по обработке документов, их дальнейшее распределение на хранение, переплет и последующее уничтожение.

Сегодня ваша компания может воспользоваться следующими архивными услугами:

• комплексное обследование и анализ состояния архива организаций;
• анализ научной и практической значимости документа;
• установление сроков хранения документов;
• списание и уничтожение документов;
• утилизация бумаг в шредере;
• составление описи дел;
• переплет документов;
• сопутствующие погрузочно-разгрузочные работы;
• внеофисное хранение документов;
• создание электронного архива и сканирование документов.

Популярным среди архивных услуг является создание электронного архива. Такое способ оказания архивных услуг и ведения архива является наиболее современным и эффективным. Электронный архив разрабатывается как единая информационная система, которая позволяет получать мгновенный доступ к любому документу, установить своевременные сроки уничтожения документов и частично заменить огромный по площади бумажный архив.

Архивные услуги на рынке России

Информация о личных сведениях клиентов банков, которая по всем пунктам закона должна быть закрытой, все чаще становится предметом огласки. Недавно на одной из подмосковных свалок бомжами были обнаружены коробки с анкетами заемщиков одного из госбанков страны. По непонятным причинам уничтожение документов не было совершено, как того требует законодательство 

По мнению некоторых экспертов, в стране можно свободно приобрести информацию о миллионах клиентах банков или других кредитных учреждений. Такие сведения имеются в продаже на специализированных рынках типа «горбушки». Также информация продается в интернете. Примечательно, что чаще всего информация попадает на рынок не только в результате того, что хранение и уничтожение документов происходит не по регламенту, а сотрудники финансовых компаний сами «сливают» ее.  На сегодняшний день защита персональных сведений о заемщиках регулируется некоторыми статьями Гражданского и Арбитражного кодексов, а также федеральными законами «О банковской тайне» и «О персональных данных». 

Но данные законодательные акты содержат много правовых пробелов. Более того, в арбитражной практике нет единого мнения о том, какая информация является банковской тайной, а какая лишь с ограниченным доступом. Поэтому банки на сегодняшний день самостоятельно решают вопросы об уничтожении документов.

28 декабря 2009 года органы государственной власти Воронежской области рассмотрели на ежегодной оперативном совещании вопрос об оказании государственных услуг в электронном виде. Первые попытки электронной информатизации государственных услуг в области были сделаны уже в прошлом году, когда местные налоговые органы принимали заявки от населения на выдачу справок в электронном виде. Тогда процесс хранения документов и выдачи справок в электронном виде не был до конца разработан и ни один человек так и не получил ни одной электронной справки.

Процесс формирования, хранения документов в электронном виде с последующем выдачей их населению является важных этапом информатизации общества. Так заметил Губернатор Воронежской области, который возглавит специальный рабочий орган, функциями которого будет контроль при создании системы оказания электронных государственных услуг в области.

Правительство России высоко оценивает потенциал регион а и считает, что Воронежская область имеет все перспективы высокого развития подобной системы и формирования электронного общества. Электронное хранение документов будет реализовано как первый этап становления новой системы.

С 1 июля 2009 года в федеральный закон об обществах с ограниченной ответственностью (далее ООО) вступили изменения.

 Новые правила касаются приведения Уставов ООО в соответствии с нормами Гражданского кодекса, а также регламент хранения документов. В соответствии с новшествами в законе, всем без исключения ООО придется пройти перерегистрацию. В соответствии с первоначальной редакцией закона об изменениях, перерегистрация должна была закончиться 31 декабря 2009 года. Однако, впоследствии законодатели пересмотрели сроки и предельная дата была отменена. Но само требование о приведении устава ООО в соответствии с нормами гражданского права сохранилось. Однако, данную процедуру можно выполнить при ближайшем внесении изменений в устав общества. 

Изменения также и коснулись хранения документов ООО. Теперь, при нарушении порядка хранения документов ООО могут быть применены нормы КоАП. Так, за отсутствие в Обществе документов, которые предусмотрены законодательством об ООО, могут оштрафовать как должностных лиц, так и юридических лиц. Это касается не только уставов ООО, но также и документов, предусмотренных новым законодательством, например, списком участников ООО.

Почему сегодня архивное хранение документов за пределами вашего офиса так популярно? Преимущества такого рода организации архивов налицо. Во-первых, это экономия офисного пространства. Это особенно актуально для тех предприятий, которые арендуют офисные помещения. Во-вторых, это быстрый и удобный доступ к документам. Сотрудники архивов имеют богатый опыт по организации хранения документов и комплектации архивов любой сложности. Они грамотно рассортируют все документы по видам и срокам хранения, сформируют удобный для поиска реестр документов. Назначат каждой папке реестровый номер.

Хранение документов производиться только на конфиденциальной основе. Доступ к вашим документам будут иметь уполномоченные вашей компанией представители. Для того, чтобы изъять какие-либо документы из архива, представители предъявляют доверенность, подписанную руководителем компании, документ, удостоверяющий личность. Под расписку, в которой указывается наименование документа и его реестровый номер, дата изъятия документа и срок его возврата, они могут забрать документы.

С вашей компанией будет работать персональный менеджер, за которым закреплен конкретный архив. Бережное хранение документов – вот главная задача менеджеров архивов. Профессиональные делопроизводители рекомендуют архивное хранение документов вне офисов, а менеджмент крупного бизнеса давно его использует!

В Санкт-Петербурге недавно прокуратура запретила государственному архиву выдавать справки о стаже работы и о среднем заработке за плату. Однако специалисты, оказывающие архивные услуги, не согласны с действиями прокуратуры. Они лишились прибавки к скромной зарплате, а граждане – возможности быстрее получить необходимые документы. 

Прокуратора провела проверку по заявлению петербурженки, в ходе которой установила факт оказания архивных услуг за плату. Прокурором Центрального района был опротестован приказ руководителя архивного учреждения, который регламентировал порядок оказания возмездных услуг.

Некоторые источники сообщают, что для получения справки о заработной плате необходимо было заплатить по 160 рублей за каждый год работы. Справка об общем стаже работы стоила в архиве 762 рубля. Справка о льготном стаже работы, которая позволяла выйти на пенсию досрочно, и того больше – 962 рубля. Справки выдавались в течение 10 дней после заявления.

Между тем, статей 26 федерального закона об архивном деле установлен бесплатный порядок оказания архивных услуг социально-правового характера. Именно этой нормой и руководствовалась прокуратора при наложении запрета на коммерческую деятельность.

Что обеспечивает новая система документооборота кроме удобного хранения документов? Внедрение данной системы позволит «РусГидро» не просто автоматизировать процесс управления и создания документами, но воспитать трудовую дисциплину, интенсифицировать бизнес-процессы, оптимизировать структуру управления компанией. 

Нельзя также не учесть то, что компания имеет широкую филиальную сеть. Внедрение новой системы улучшает качество хранения документов, обеспечивает быстрое и эффективное взаимодействие между филиалами и головным офисом компании, скороть прохождения документов увеличивается в разы. 

«РусГидро» сегодня является крупнейшей генерирующей компанией. Это второе по мощности гидрогенерирующее предприятие России. В холдинг помимо гидпроэлектростанций входят проектно-изыскательские, научно-исследовательские, ремонтно-сервисные, инжиниринговые, а также розничные энергосбытовые предприятия. Процесс создания, обмена и хранения документов в таком холдинге невозможно обеспечить без современной системы автоматизированного документооборота. Новая система была внедрена в рамках стратегии развития информационных технологий в компании, которая была принята Правлением в 2006 году.

Внимание!  Со 2-го февраля в ООО «Архивный Сервис» поменялся номер телефона.

Новый номер (495) 227-04-94

Что из себя представляют архивные услуги? Как правило компании, предоставляющие подобные услуги, занимаются следующим:

• обрабатывают ваши архивные документы; 
• ведут архив в соответствии с правилами архивного дела; 
• списывают и уничтожат документы, у которых истекли сроки хранения; 
• осуществляют переплетные работы; 
• хранят ваши документы в своих архивах.

Это далеко не полный перечь услуг по архивному хранению документов. На наш взгляд, преимущества такого хранения документов очевидны. Во-первых, вы сможете освободить огромные офисные пространства, которые заняты громоздкими архивами. Скопление пыли в таких местах, а иногда и вредных насекомых и грызунов, неблагоприятно сказывается на экологической обстановке офиса. И это является второй причиной, по которой необходимо избавиться от тонны ненужной макулатуры.

В-третьих, не нужно содержать в штате отдельного человека, который бы отвечал за архив или снять дополнительные обязанности по ведения архивов, которые чаще всего возлагают на секретарей или бухгалтеров. Ну и четвертой причиной можно назвать то, что сотрудники вне офисных архивов компетентно и аккуратно позаботятся о ваших документах, которые возможно еще будут вам когда-либо полезны.

Все произошло из-за того, что некая сторонняя компания подала в суд на Microsoft за то, что та, якобы скопировала формат хранении я документов в Office 2007. Суд признал нарушения патента сторонней компании и удовлетворил ее иск. До 11 декабря 2009 года Microsoft должны были изменить свой программный пакет до такой степени, что он не нарушал ничьих авторских прав.Имя этой сторонней компании, этого героя, который победил в неравной схватке с Microsoft, i4i. На суде представители i4i заявили, что формат хранения документов DOCX – это технология, которая уже принадлежит i4i. Исковое заявление содержало формулировку о выплате i4i 290 мнл. долларов США за использование чужой разработки и суд счет это требование вполне обоснованным.  Microsoft не могут себе позволить прекратить продавать Office 2007, так как это слишком популярный и важный продукт. Microsoft могут пойти двумя путями. Первый – это выкупить у i4i лицензию на использование формата хранения документов или купить всю компанию. Второй – это разработать другой формат хранения документов или вернутся к прежнему – DOC. 

Что выберет Microsoft – покажет лишь время. Однако уже сейчас известно, что в следующей версии Office формат хранения документов DOCX применяться не будет.