Автор: konst_archiv_s

Ориентировочный срок хранения бухгалтерских документов – до 10 лет, а кадровых – до 50 лет. Поэтому рано или поздно перед любым руководителем встает вопрос, куда девать документы, накопившиеся за несколько лет. Возможные варианты: организовать свой архив или сдать на хранение в архивную организацию.

Это нужно для:

• налоговой и бухгалтерской отчетности;
• работы с информацией о сотрудниках (восстановление трудовой, подтверждение стажа);
• подстраховки от недобросовестных партнеров (для судов).

Организация собственного архива

Перед устройством архивохранилища необходимо решить ряд технических вопросов: подходящее помещение, штат, электронный документооборот. Также требуется систематизировать все документы, составить предварительную опись, отсортировать не хватающие и неактуальные экземпляры. После надо провести инвентаризацию и создать картотеку, составить номенклатуру дел, создать систему учета документов (картотека пользователей) и организовать переплет дел и хранение архивных коробов. Организацию архивохранилища можно проводить как своими силами, так и при помощи специалистов. Они помогут оптимизировать все документы посредством сканирования (для ЭДО), архивирования и уничтожения (черновики, дубли, истекший срок хранения). Чтобы избежать финансовых и временных затрат на обустройство и ведение документохранилища, можно обратиться к специальной компании, предоставляющей услуги архивной обработки и хранения. Все документы будут оформлены в тома, упакованы в специальные короба и перевезены на внеофисное хранение.

Преимущества работы с такой компанией:

• быстрое и качественное создание архива;
• хранение документов в специальном помещении (контроль влажности, температуры и освещения, пожаробезопасность, конфиденциальность);
• освобождение пространства в офисе;
• отсутствие необходимости нанимать и обучать архивных сотрудников.

Отдельный момент – куда девать документы, если предприятие ликвидируется. Их необходимо передать в госархив по месту регистрации, предварительно обработав, оформив в дела, составив опись и акт приемки-передачи. Решение этого вопроса также можно поручить архивной организации.

Ориентировочный срок хранения бухгалтерских документов – до 10 лет, а кадровых – до 50 лет. Поэтому рано или поздно перед любым руководителем встает вопрос, куда девать документы, накопившиеся за несколько лет. Возможные варианты: организовать свой архив или сдать на хранение в архивную организацию.

Это нужно для:

• налоговой и бухгалтерской отчетности;
• работы с информацией о сотрудниках (восстановление трудовой, подтверждение стажа);
• подстраховки от недобросовестных партнеров (для судов).

Организация собственного архива

Перед устройством архивохранилища необходимо решить ряд технических вопросов: подходящее помещение, штат, электронный документооборот. Также требуется систематизировать все документы, составить предварительную опись, отсортировать не хватающие и неактуальные экземпляры. После надо провести инвентаризацию и создать картотеку, составить номенклатуру дел, создать систему учета документов (картотека пользователей) и организовать переплет дел и хранение архивных коробов. Организацию архивохранилища можно проводить как своими силами, так и при помощи специалистов. Они помогут оптимизировать все документы посредством сканирования (для ЭДО), архивирования и уничтожения (черновики, дубли, истекший срок хранения). Чтобы избежать финансовых и временных затрат на обустройство и ведение документохранилища, можно обратиться к специальной компании, предоставляющей услуги архивной обработки и хранения. Все документы будут оформлены в тома, упакованы в специальные короба и перевезены на внеофисное хранение.

Преимущества работы с такой компанией:

• быстрое и качественное создание архива;
• хранение документов в специальном помещении (контроль влажности, температуры и освещения, пожаробезопасность, конфиденциальность);
• освобождение пространства в офисе;
• отсутствие необходимости нанимать и обучать архивных сотрудников.

Отдельный момент – куда девать документы, если предприятие ликвидируется. Их необходимо передать в госархив по месту регистрации, предварительно обработав, оформив в дела, составив опись и акт приемки-передачи. Решение этого вопроса также можно поручить архивной организации.

Деятельность компании всегда связана с оформлением большого количества различных бумаг. Причем документация не просто хранится в течение нескольких лет. Среди бумаг периодически приходится искать определенные документы. Поэтому стоит сразу грамотно систематизировать скапливающиеся приказы: постановку архивного дела в архиве организации придется выполнить с учетом законодательства.Только в этом случае для того, чтобы найти нужную бумагу, не потребуется большого количества времени.

Конечно, для работы с документами можно ввести штатную единицу, нанять грамотного архивариуса и систематически оплачивать его услуги. Также можно архивное дело поручить кому-то из работников компании, отвлекая сотрудника от выполнения его непосредственных обязанностей, прописанных в трудовом договоре. К счастью, этих сложностей легко можно избежать, если поручить систематизировать все уже оформленные приказы и дополнительные соглашения профессионалам и в дальнейшем вносить документы в архив организации, консультируясь с опытными архивистами.

Кому доверить архив?

Опытным архивистам. В нашей организации разбираются в особенностях хранения документации.  Мы знаем сроки хранения. Архивариусы легко определят документы, которые передаются на постоянное хранение в специализированные учреждения, и выявят бумаги, подлежащие уничтожению.

Сжатые сроки

Мы гарантируем, что архивное дело будет организовано в компании не только грамотно, но и оперативно. Архивариусы ознакомятся с имеющимися бумагами и проведут систематизацию документов, учитывая сроки их хранения. Поняв, что документы утеряны, восстановят их.Стоимость услуг организации архивного дела приятно удивит каждого к нам обратившегося. Прайс размещен на сайте. Также узнать детали ценообразования можно у нашего менеджера.

Конфиденциальность

О нюансах внесения документов в архив организации не узнают третьи лица. Также наши сотрудники сохранят в тайне информацию об утраченных и восстановленных бумагах.

Вам нужна постановка архивного дела в архиве организации?

Позвоните в «Архивный Сервис» и обсудите нюансы возможного сотрудничества!

Хотите забыть об изнурительной работе с документами и сэкономить время? Тогда вам стоит задуматься об оцифровке бумаг, количество которых постоянно увеличивается. Вы всегда можете обратиться в нашу компанию: подробнее расспросить сотрудника об оказываемых услугах и узнать у специалиста, сколько стоит сканирование документов.

6 достоинств отсканированных документов

• Оцифрованные бумаги, переведенные в нужный формат, легко корректировать и размножать. При этом можно сохранить все варианты внесенных в документ исправлений.
• Отсканированные документы хранятся на флэш-накопителях и практически не занимают места в шкафу или на рабочем столе.
• Создавая архив отсканированных документов, можно сэкономить время на поиск нужной бумаги.
• Распространить среди сотрудников компании информацию, содержащуюся в электронном документе, можно через Интернет. Потребуется несколько минут для того, чтобы ознакомить каждого работника с новым приказом. При необходимости можно в любой момент распечатать нужный документ.
• Хранить бумаги в электронном виде безопаснее, чем в печатном. Достаточно использовать пароли для входа. И доступ к документации будет у ограниченного числа сотрудников.
• Благодаря современной технике, сегодня можно отсканировать документы любого вида и формата. При необходимости получают как черно-белое, так и цветное изображение.

От чего зависит окончательная цена оцифровки бумаг?

О том, сколько стоит сканирование документов, желательно узнать заранее. На ценообразование этой услуги оказывают влияние несколько параметров. Во-первых, учитывается количество бумаг, которые необходимо отсканировать. Обращаясь в благонадежную компанию, чтобы выполнить оцифровку большого количества документов, клиент может рассчитывать на скидки и бонусы. 

Во-вторых, итоговая стоимость прямо пропорционально зависит от срочности выполнения заказа. В-третьих, на цену влияет формат документации. Для выполнения сканирования используется современное оборудование, которое бумаги различных форматов переводит в электронный вид. Распространена техника, предназначенная для оцифровки бумаг формата А4. Эти сканеры применяются и для работы с документами А5. Однако вышеупомянутую технику нельзя использовать для сканирования бумаг формата А3. Обговаривая стоимость оцифровки, необходимо обратить внимание на состояние документов. Часто, создавая электронный архив, приходится работать с ветхими бумагами, что также влияет на ценообразование. Хотите узнать, сколько стоит сканирование документов? 

Остались вопросы

Свяжитесь с сотрудниками «Архивный Сервис» и задайте ему актуальные для вас вопросы!

Чем дольше фирма оказывает услуги, тем больше скапливается различных бумаг, которым требуется краткосрочное или длительное хранение. Чтобы не запутаться в документах, необходимо грамотно разработать и внедрить на предприятии систему обработки деловых бумаг. Начать стоит с того, чтобы заказать проведение упорядочения документов. Сделать это можно, обратившись за помощью в специализированную организацию. Профессиональные архивисты приведут в порядок документацию, разработают и внедрят эффективно работающий документооборот.

Почему лучше обратится к нам

Упорядочение документов по личному составу будет выполнено с полным соблюдением законодательства. Оформление описей будет соответствовать определенным требованиям, принятым на предприятии. Мы гарантируем, что все работы будет выполнены быстро и срок. Цены на упорядочение документов постоянного хранения демократичные. Итоговая стоимость зависит от видов работ, сроков оказания услуг. Воспользоваться нашим предложением может как скромная компания, так и крупнейшая корпорация. Архивные работы по упорядочению документов выполняются в предварительно оговоренные сроки.

Технический вопрос

Нам удалось автоматизировать сразу несколько типов работ, что существенно сократило время оказания услуги. Упорядочение документов организации часто выполняется одновременно с созданием электронного архива. Для оцифровки документации требуется сканер, стоимость которого высокая. Однако работники компании «Архивный сервис» приезжают к заказчику вместе со всей спецтехникой, которая может понадобиться во время оказания предоставляемых услуг. Поэтому нашим клиентам не приходится тратить бюджет на покупку оборудования.

Вам необходимо проведение упорядочения документов?

Сотрудники нашей компании в сжатые сроки помогут привести в порядок бумаги. Мы выполним упорядочение документов постоянного хранения. Позвоните нам по указанному на сайте телефону или закажите обратный звонок. Опытный специалист доброжелательно проконсультирует вас, поможет определиться с выбором услуг, подскажет, как оформить заявку.

Грамотно организованный электронный документооборот облегчает работу специалистов, помогает систематизировать нужные бумаги и сокращает время, необходимое на их поиск. Поэтому распознавание отсканированного документа – услуга, актуальность которой растет с каждым днем. В наши дни все больше организаций работают с электронными копиями бумажных документов. Образовательные и медицинские учреждения страны, а также такие отрасли, как банковская сфера и энергетика, предпочитают передавать информацию или онлайн, или по корпоративным линиям связи.

Что это такое

Для того чтобы из бумажного формата документацию перевести в электронный, используется специальное оборудование – сканеры. Эта техника позволяет получить документ в виде сфотографированной картинки, сохраненной в формате изображения. Однако для полноценной работы с документацией фотографии оригинала недостаточно. Чтобы можно было отредактировать полученное изображение, к нему придется применить специальные программы для распознавания символов. Современное программное обеспечение позволяет преобразовать изображение в документ любого формата. После того как оптическое распознавание символов завершено, получается текст, с которым можно работать в привычном текстовом редакторе, а также переводить на иностранный язык. Очевидно, что распознавание отсканированного документа позволяет усовершенствовать электронный документооборот.

Вам необходимо распознавание отсканированного документа?

Если электронный документооборот вашей компании представляет собой оформление и обработку большого количества типовых документов, то стоит позаботиться о возможности верификации, приобрести оборудование, установить специальное программное обеспечение и взять в штат компании сотрудника, который умеет обращаться с техникой и работать с необходимыми программами. Однако, если распознавание отсканированных документов требуется не постоянно, а время от времени и приходится работать с бумагами, оформление которых существенно различается, то гораздо выгоднее обратиться в специализированную компанию.

Обращайтесь к профессионала

Грамотные сотрудники оперативно приедут по адресу, который укажет заказчик. С собой привезут оргтехнику, необходимую для оказания услуги и компьютер с нужным программным обеспечением. И в сжатые сроки выполнят распознавание отсканированных документов. Стоимость работы наших сотрудников обойдется гораздо дешевле покупки оборудования и материальных средств, которые придется потратить на выплату заработной платы штатному сотруднику.

Деятельность любой компании без оформления бумаг, в которых регулируются существующие трудовые отношения между работниками и работодателем, невозможна. Эта документация хранится несколько лет. Срок, в течение которого уничтожать бумаги запрещено, зависит от ценности документа, даты оформления бумаги и законодательства нашей страны. Чтобы упростить деятельность сотрудников, связанную с оформлением приказов по личному составу, облегчить поиск требующейся бумаги, необходимо перевести документы в электронный вид и систематизировать их. Первым делом стоит подумать о том, как выполнить сканирование приказов. К счастью, можно обратиться в компанию «Архивный Сервис». Оперативно и качественно наши сотрудники окажут любые услуги, связанные с созданием архива.

Классификация приказов по личному составу

Чтобы, выполнив сканирование приказов, грамотно систематизировать их, необходимо учитывать 3 категории, на которые делится документация этого вида. Сроки хранения документов по личному составу составляют 75, 50 и 5 лет.

Первая и вторая категории

Это приказы, определяющие отношения между работодателями и сотрудниками, оформленные до 2003 г. Храниться эти документы должны в течение 75 лет. Второй тип бумаг – это документация, регламентирующая права и обязанности работника компании и его работодателей, подписанная после 2003 г. Сохраняться эти документы должны 50 лет. К приказам этих двух категорий относятся соглашения между работниками и работодателями и изменения, внесенные в них, а также документация об увольнении, о нюансах выплаты зарплаты, о различных поощрениях, в частности о благодарностях, о премированиях, о вручении почетной грамоты, о необходимости съездить в длительную командировку.

Третья категория

Это приказы по личному составу, в которых прописываются некоторые функции работника. Хранится эта документация в течение 5 лет. К бумагам этого вида относятся приказы, в которых указывается информация о предоставлении очередного отпуска, о вынесенных дисциплинарных взысканиях, об обучении, в частности о направлении на переподготовку или на курсы повышения квалификации.

Как выполняется оцифровка приказов?

Переводя документацию в электронный вид, придется выполнить сканирование документов. Для этих целей применяется специальная техника и используются компьютерные программы, при помощи которых документы сохраняются в нужном формате. В зависимости от требований заказчика электронная документация систематизируется. Обратитесь в нашу компанию и обсудите детали предстоящего сотрудничества!

Архивное делопроизводство — часть единой системы делопроизводства любой организации. 

Его задача состоит в том, чтобы каждый документ:

• Своевременно поступил на хранение.
• Занял место в нужном деле и папке.
• Был доступен в течение всего времени хранения.
• По истечении срока хранения — был уничтожен или сдан в соответствующую организацию.

При организации делопроизводства с нуля предполагается и разработка образцов документов для каждого отдела и каждой операции, создание номенклатуры, описей дел и их оформление. Кроме того, задачей ответственного за делопроизводство станет и создание должностных инструкций для источников документов (отделов, департаментов, сотрудников)

Архивное делопроизводство

Идеальная работа архива, а значит и правильно организованное делопроизводство, предполагает, что каждый документ, появившийся в результате деятельности организации:

• Анализируется с точки зрения ценности — по итогам экспертизы он отправляется в архив или уничтожается.
• Снабжается реквизитами, с помощью которых упрощается распределение по делам и поиск.
• Подшивается в дело — дела формируются как по источнику документа (отделу, департаменту), так и по дате и срокам хранения.
• Вносится в опись.

В результате, даже если в организации бумажный архив, на поиск любых документов не уходит много времени, места не архивных полках не занимают малоценные и просто ненужные бумаги, а любая информация о нем, в том числе краткое содержание, доступна даже в случае, если он утрачен (например, уничтожен по истечении срока хранения).

Электронный архив

Правильное ведение архивного делопроизводства в разы ускоряет и упрощает перевод архива организации в электронный вид. Достаточно скопировать готовую структуру, оцифровать документы и разместить их в соответствующих делах и разделах электронного хранилища. При этом этап экспертизы, отбраковки поврежденных документов или проверки правильности размещения документа в том или ином деле практически не нужен. То есть перевод в электронный вид сводится к чисто техническим операциям, которые выполняются в поточном режиме.

Ликвидация компании и закрытие архива требуют соблюдения некоторых процедур по передаче имеющейся документации в муниципальный архив — особенно это касается кадровых бумаг. При закрытии или реорганизации ведомственного архивного учреждения документы также передаются в муниципальный архив или же возвращаются компании-правопреемнику. Итак, если происходит закрытие архива, то документы лучше сразу искать в государственном архиве или у правопреемника.

Какие документы передаются в муниципальный архив?

Ответы на этот вопрос можно найти в Федеральном Законе «Об архивном деле в Российской Федерации». Если коротко, то в муниципальный архив передаются:

• документы постоянного срока хранения;
• документация по личному составу (срок хранения до 75 лет);
• бумаги временного срока хранения (до 10 лет) с не истекшим сроком.

Документы при закрытии архива подготавливаются для передачи в государственный архив: проводится экспертиза ценности, оформляются дела, составляются описи. Под формированием дел понимаются работы по прошивке, нумерации страниц, созданию переплета и пр. Также составляется научно-справочный аппарат к бумагам.

Какие документы можно найти у правопреемника?

Если в государственном архиве нужных документов нет, можно их поискать у правопреемника. Ему, как правило, передается документация, которая подпадала под категорию обязательного хранения. Закрытие архива подразумевает передачу компании-правопреемнику:

• правоустанавливающих документов;
• кадровой документации;
• бухгалтерских бумаг.

Договора и бухгалтерские документы правопреемник получает в объеме действующих договоров. Особое внимание уделяется бухгалтерским бумагам, которые могут потребоваться при проведении выездной налоговой проверки. 

Документы по личному составу

Среди документации по личному составу отдельно выделяются личные дела и карточки работников, трудовые договоры, списки сотрудников, заявления работников, свидетельства, трудовые книжки, удостоверения, аттестаты. При закрытии архива правопреемнику также передаются документы по личному составу временного срока хранения. Речь идет о докладных записках, протоколах, заявлениях, справках, табелях, журналах учета рабочего времени, документах по трудовому стажу сотрудников компании. Есть ряд документов, срок хранения которых истек. Они подвергаются уничтожению, и их уже нельзя будет найти ни в муниципальном архиве, ни у правопреемника.

Ликвидация, переорганизация или банкротство предприятия — процесс довольно сложный и требующий определённых знаний и опыта. Сам процесс ликвидации состоит из нескольких этапов, где самым последним будет передача всей необходимой документации на обязательное хранение в архив.

Доверьте это нам

Мы сделаем всё на профессионально и в необходимые сроки. Многие руководители спрашивают нас, а нужно ли сдавать документы в архив на хранение после банкротства или ликвидации компании? Или можно обойтись без этого пункта? Нет, нельзя. И это говорим не только мы, но и законодательство РФ. Просто необходимо знать, какие нужно сдавать документы в архив, а какие не обязательно.

Документы, подлежащие архивации

Пожалуй, одними из самых главных документов являются те, что относятся к категории «по личному составу». Это бумаги, которые несут в себе информацию относительно стажа и трудовых отношений сотрудников компании и юридического лица. Для данных документов даже установлены конкретные сроки хранения (75 лет для документов, созданных или закрытых до 2002 года включительно, 50 лет для документов с 2003 года.). Эти сроки оговорены в Федеральном законе №125-ФЗ от 22.10.2004, а также другими нормативными актами. Если вы не хотите в дальнейшем навлечь на себя кучу неприятностей, связанных с вашими бывшими работниками, с их трудовой деятельностью и т.д., то документы «по личному составу» должны быть переданы в архив.

К сдаче в архив подлежат следующие документы:

• кадровые (учёт труда, заработная плата, расчёт с сотрудниками компании);
• бухгалтерские (первичные учётные документы, инвентарные карточки, учётная политика и так далее);
• учредительные документы.

Для получения более точной и подробной информации вы можете обратиться в нашу компанию. Наши специалисты вам предоставят самую точную на сегодняшний день информацию.

Обращайтесь к профессионалам

Однако и без этого очевидно, что список документов, подлежащих передаче в архив, не так уж мал. Подготовить самостоятельно такую объёмную массу бумаг крайне сложно. Любая ошибка может спустить на нет все ваши старания и труды ваших бухгалтеров. Обратившись в нашу компанию, вы получите высококвалифицированную помощь и любые консультации относительно всех вопросов по теме приёма документов в архив при банкротстве или ликвидации.