Рубрика: Статьи

Инвентаризация архивов – это обязательный и регулярный процесс, который необходимо проводить в каждой компании вне зависимости от её статуса и размера. Ведь своевременная инвентаризация архивов позволяет решать многие проблемы организации, связанные с делопроизводством.

Регулярная инвентаризация

Регулярное проведение инвентаризации архивов обезопасит компанию от бумажной путаницы и волокиты, подобная проверка архивных документов позволит руководителям фирмы всегда быть готовым даже к неожиданным визитам государственных проверяющих органов, ведь документы компании всегда будут в полном порядке. Стоит также помнить и о том, что все результаты инвентаризации заносятся в специальную инвентаризационную опись, которая также может понадобиться для предоставления в различные госучреждения. Для того, чтобы правильно и грамотно составить инвентаризационную опись, лучше всего обращаться к специалистам. Имеет смысл, подписать с независимой архивной организацией договор об абонементном обслуживании, в которое входит и регулярная инвентаризация архивов.

Применение инвентаризации архивов

Инвентаризация архивов применяется для выявления путаницы в делах и документах организации, для учёта состава архива. Благодаря инвентаризации архивов удаётся выявить, какие важные документы были утеряны и соответственно какие из них требуют незамедлительного восстановления. Кроме того, в процессе инвентаризации архивов периодически обнаруживаются документы подлежащие уничтожению, и как следствие освобождаются ценные площади хранения.

Процесс создания или обновления архивов

Инвентаризация архивов также является одной из обязательных составляющих процесса создания или обновления архивов. Такая внеплановая и серьёзная проверка всех существующих в фирме документов, конечно же, отнимает у сотрудников не мало времени и сил. В данном случае инвентаризация архивов является отправной точкой в процессе систематизации документов. Для того, чтобы основная деятельность организации не была приостановлена на время проведения инвентаризации и систематизации архивов, разумно будет воспользоваться помощью профессиональных архивариусов.

Обращайтесь к профессионалам

Наши специалисты проведут инвентаризацию согласно всем установленным нормам. В ходе инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел. Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, далее производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы. Вам просто нужно позвонить по телефону: (495) 227-04-94

Кадровые документы любой организации хранят сведения о самом важном ресурсе предприятия — человеческом капитале. Информация о бывших и настоящих сотрудниках важна не только для самой организации, но и для государства, которое заинтересовано в корректном социальном обеспечении работающих граждан.

Юридическая и коммерческая ценность кадровых документов

Кроме того, кадровые документы имеют юридическую и даже коммерческую ценность. Любой из них может быть использован как доказательство в суде. Поэтому для безопасности такой важной информации нужна четкая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых документов. 

Необходимость систематизации кадровых документов

Систематизировать кадровые документы необходимо не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала. 

Систематизация кадровых документов заключается в составлении подробной номенклатуры дел и описи на кадровые документы, оформленной по установленным правилам. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, в котором также указываются сроки хранения документов.  

Номенклатура кадровой документации составляется следующим образом:

• Определяется структура разделов. Разделами обычно служат названия внутренних подразделений, направления деятельности организации или должности сотрудников или руководителей.
• Определяется порядок расположения заголовков дел внутри разделов. Он определяется важностью документов каждого дела: от организационно-распорядительных, плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания.
• Составляются заголовки дел и вносятся в номенклатуру. Заголовки должны быть краткими и отражать содержание входящих в дело документов. В процессе ведения дел заголовки могут изменяться и уточняться.
• Присвоение индекса для каждого дела. Если номенклатура ведется по структурным подразделениям, то индекс должен содержать часть индекса соответствующего подразделения и порядковый номер.

Общая номенклатура организации

В конце года номенклатура каждого структурного подразделения закрывается итоговой записью, в которой фиксируется количество заведенных в течение года дел и скрепляется подписью ответственных лиц. 
Затем все номенклатуры подразделений анализируются и сводятся в единую общую номенклатуру организации. При систематизации кадровых документов необходимо помнить, что дело не должно содержать больше 250 листов при толщине не более 4 см. Все листы должны быть аккуратно подшиты и пронумерованы. 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Каждая организация располагает информацией, которая требует утилизации документов, эту информацию содержащих. Редко какое-то предприятие имеет возможность отказаться от конфиденциальных данных. Клиентские списки, прайс-листы, статистика продаж, проекты, предложения и деловая переписка, и даже служебные записки, содержащие информацию о деятельности – все это может интересовать конкурентов. Часто предприятию вверена информация, которая не должна быть разглашена. Сотрудники же этого предприятия и его клиенты имеют законное право требовать, чтобы эта информация была защищена.

Утилизация документов

Без надлежащей процедуры уничтожения документов эта информация попадает в мусор, где становится легко и на законных основаниях доступна кому угодно. Не редко именно мусор используется в бизнес-шпионаже как наиболее доступный источник частной информации и данных о конкурентах. Более того, любое учреждение, которое избавляется от информации, не прибегая к утилизации документов, подвергает себя риску гражданского и уголовного преследования, не говоря уже о больших убытках в бизнесе. 

Накопленные документы должны подвергаться процедуре утилизации регулярно.

Период времени, в течение которого должны храниться бумаги, определяется их ценностью для бизнеса, а также действующим законодательством. По истечении этого срока, и не позже, должна производиться утилизация документов. При невыполнении условия регулярного уничтожения документов компания может быть заподозрена в неправомерных действиях, что будет негативно истолковано в случае судебного разбирательства или аудита.

Уничтожение данных разумная и адекватная мера предосторожности.

С точки зрения управления рисками, единственным приемлемым способом отказаться от хранения документов, которые не предполагается больше использовать, является утилизация документов. Запротоколированные точные данные о том, что данные уничтожены, — это наиболее разумная и адекватная с правовой точки зрения мера предосторожности.

Проблемы неправильной утилизации

Бумаги, ежедневно накапливающиеся и выбрасываемые сотрудниками компании, должны быть надежно защищены. Без утилизации этих документов конкуренты без труда получат подробную информацию о текущей деятельности предприятия. Во многих фирмах опасаются, что некоторые их деловые записи могут быть позже использованы им во вред. Таким образом, сбор и утилизация документов – единственный возможный способ минимизировать подобные риски.

Ненужные документы из бухгалтерии ни в коем случае нельзя просто выкинуть в мусорную корзину. Оттуда они могут легко попасть в руки конкурентов, ведь финансовая информация имеет огромную ценность независимо от возраста.
Утилизация бухгалтерских документов из архива, отслужившие документы из архива необходимо уничтожать, как только истекает срок их хранения: они не только занимают лишнее место на архивных полках, но и являются предметом внимания проверяющих органов.

Лучше всего доверить уничтожение бухгалтерских документов профессиональной архивной компании — специалисты организуют процесс конфиденциального уничтожения любого объема бумажных документов, аккуратно соблюдая все правила и требования архивного законодательства.

Утилизация текущих бухгалтерских документов  

Конфиденциальному уничтожению подлежат не только папки из архива, но и текущие документы, скапливающиеся в бухгалтерии: черновики, ошибочные первичные документы, лишние копии платежных поручений и множество других бумаг, которые и хранить не нужно, и открыто выкинуть просто нельзя.

Чтобы облегчить процесс утилизации таких документов, некоторые организации устанавливают в офисе специальные закрытые контейнеры, в которые в течение всего периода сбрасывают такие бумаги. Эти контейнеры регулярно вывозит на уничтожение архивная компания, тем самым обеспечивая конфиденциальность вашего документооборота на всех стадиях. 

Правила конфиденциальной утилизации бухгалтерских документов 

Конфиденциальную утилизацию бухгалтерских документов можно разбить на несколько этапов:

1. Экспертиза ценности. Оценивается практическая ценность документов. Без такой экспертизы какую-либо документацию уничтожать запрещено. 
2. Определение документов с истекшим сроком хранения. Бухгалтерские документы имеют разный срок хранения, поэтому на данном этапе необходимо консультироваться с нормативными документами. 
3. Составление акта о выделение дел на уничтожение. Документ заверяется подписями и печатями. 
4. Подготовка дел к утилизации. Формируются связки дел и документов для транспортировки и утилизации. 
5. Вывоз и уничтожение. Вывоз до станции уничтожения должен также гарантировать конфиденциальность и безопасность документов. После уничтожения составляется двустронний акт, свидетельствующий о том, что документы физически уничтожены и больше не являются носителями информации. 

Что показывает практика?

Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.  

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.

Задача надежного уничтожения информации на бумажных носителях актуальна, очевидно, с момента изобретения письменности. Принцип «тот, кто владеет информацией, владеет миром» актуален сегодня, как никогда. Так что услуга по уничтожению конфиденциальных документов в нынешнее время востребована и осуществляется на платной основе.

Методы уничтожения документов

Канули в прошлое времена популярности сжигания как метода уничтожения документов. Для небольшого объема документации этот способ еще годится, но пламя всегда может оставить некоторую часть документа нетронутой, повредив лишь края бумаги или добравшись до первых и последних страниц. Да и как сжечь аккуратно большие объемы бумаг в офисе? С учетом всего технического оснащения современных зданий следует признать, что возможности для этого просто нет. Так что шредирование документов становится основным методом уничтожения важных бумаг.

Что такое шредирование документов?

Шредирование документов — это процесс уничтожения документа посредством его разрезания на мелкие полосы либо кусочки в специальном устройстве — шредере. Такие аппараты постоянно совершенствуются, ведь за восстановление уничтоженных бумаг заинтересованные лица предлагают порой невероятные суммы. Коммерческими предприятиями, опасающимися попадания данных относительно их деятельности к конкурентам, спецслужбам или политическим организациям, шредеры используются очень активно. По принципу действия и результату работы выделяют несколько типов конструкций шредеров.

Виды шредеров

Персональными шредерами оснащают небольшие офисы, а некоторые ставят их дома. Небольшие размеры и сравнительно низкая надежность (то есть низкий уровень секретности) обусловливают возможность применения таких приборов лишь для уничтожения малых объемов документации, причем небольшой важности.

Офисные шредеры в сравнении с персональными имеют более высокий уровень секретности, их назначение — работа с большим объемом документов.

Отдельно выделяют банковские шредеры, предназначенные для уничтожения именно финансовой документации с большой важностью — их уровень секретности еще выше.

Промышленные шредеры применяются для уничтожения документов не только на бумажных носителях (диски, дискеты) в промышленных объемах. Такими аппаратами оснащаются предприятия, предлагающие услуги уничтожения документации.

Принципы действия

Шредеры-плоскорезы наиболее примитивны — они разрезают листы до состояния равномерных полос. Конфетти-шредеры, а также шредеры-крошители единовременно режут документ на какие-либо геометрические фигуры.

Еще один класс приборов — дезинтеграторы, сюда же относят грануляторы и иные промышленные шредеры — предназначен для такого измельчения документа, при котором его частицы смогут пройти сквозь специальное «сито». Из такой крошки документ восстановить практически невозможно.

Требования к шредированию

Собственно, к процессу шредирования документов предъявляется главное требование — как можно более низкая вероятность восстановления информации с бумаг после уничтожения документа. Когда уничтожение документации производит сторонняя фирма, она обязана гарантировать невозможность попадания переданной информации в чужие руки, а также надежную утилизацию. За это многие и готовы платить весьма внушительные суммы. Компании, осуществляющие шредирование документов в промышленных масштабах, обычно используют приборы, гарантирующие высокую степень надежности.

Предоставление услуг по уничтожению

Архивный Сервис предлагает также услуги по вывозу и шредированию документов, включающие в себя: погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента. Также «Архивный Сервис» предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, акт приёмки работ, акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве. Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.

Многие отечественные компании, не зависимо от сферы деятельности, страдают от перенасыщения помещения разного рода бумагами: договорами, отчетностями и любой другой документацией. Особенно это актуально для тех юридических лиц, которые имеют достаточно долгую историю своего существования на российском рынке.

Ошибки при утилизации документам

Некоторые сотрудники фирм и организаций ошибочно думают, что ряд документов, хранящиеся приличное время, можно просто утилизировать, иными словами провести уничтожение документов  по ненадобности, но порой проверяющим из тех или иных служб необходима именно та бумага, которая была удалена. Как же поступить в данном случае?  Каким образом и нужную документацию сохранить, и освободить кабинет от многочисленных бумаг?

Профессиональная ликвидация архива

Выход один — профессиональная ликвидация архива! Процедура ликвидации должна проводиться только квалифицированными специалистами, ведь работа с документацией разного уровня всегда требует особого внимания и ответственности со стороны исполнителя.

Работы по ликвидации архива

Ликвидация архивов — это услуга, где на первом месте находятся сроки хранения документов, а также в обязательном порядке учитывается и тип документации.

Сроки хранения документов и их тип

Например, первичная документация, бухгалтерские отчеты и балансы, специальные учетные регистры требуют обязательного хранения; переписки по вопросам финансовой и бухгалтерской отчетности должны находиться в нетронутом виде на протяжении года; бумаги по квартальным отчетам — 5 лет, а по годовым — 10 лет. Паспорта эксплуатируемых сооружений и зданий, а также используемого оборудования и техники должны храниться до тех пор, пока они не будут списаны с баланса фирмы, предприятия, организации.

Ликвидация архива — поэтапная процедура

Исходя из этого, можно сделать вывод, что ликвидация архива представляет собой поэтапную процедуру, где срок хранения каждого документа имеет особо важное значение. 

Перевод в электронный архив

Как показывает практика, в последнее время ликвидация архивов в России активно использует современные технологии по переведению бумажного архива в электронный вид. 

Такая услуга часто практикуется весьма крупными компаниями, где оборот документов происходит очень активными темпами. Перевод существующей базы документов одновременно решает массу проблем и устраняет все неудобства, связанные с документами, которые могут возникнуть на рабочем месте. Такой способ ликвидации архива удобен еще и тем, что современные информационные и компьютерные технологии служат гарантом безопасности хранения архива на протяжении любых сроков.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Когда компания прекращает своё существование, особое место занимает следующая задача — как в дальнейшем выполнять хранение документов после ликвидации. Прекращение деятельности любого предприятия или фирмы является довольно сложным, дорогостоящим процессом, который требует от начальства существенных затрат времени и финансов. Основная проблема, с которой сталкивается руководство любой закрывающейся организации (даже если эта организация банкрот) это — хранение документов после ликвидации компании. Ее необходимо решать в первую очередь.

Где хранить документы после ликвидации?

Необходимая процедура — хранение документов после ликвидации компании выполняется государственным архивом, для того предоставляются соответственные сроки хранения, а также появляется возможность получить нужную информацию о документах компании, пусть даже после того, как она прекратила свою деятельность. В Федеральном законе №125 от 22 октября 2004 года в статье 23 говорится: «При реорганизации негосударственных организаций порядок хранения документов определяется уполномоченными органами или учредителями, а при ликвидации негосударственных организаций передают свои архивные документы в государственный архив или муниципальный архив».  

Вопрос о хранение документов после ликвидации

Вопрос о хранение документов после ликвидации коммерческих компаний решается ликвидационной комиссией. 

При ликвидации коммерческой структуры на общем собрании назначается и утверждается ликвидационная комиссия, а также создается проект порядка ликвидации и его сроки. К ликвидационной комиссии переходят все права по управлению делами юридического лица. Ей передаются все документы организации, оформляется передаточный акт, в котором необходимо указать информацию о документах постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения.

Решение о дальнейших операциях с документами

Решение о дальнейших операциях с документами, которые осуществляет ликвидационная комиссия, и финансировании этих работ по ликвидации принимает сама организация, точнее её собственники.

Договор на обработку

Если ликвидируемая организация не может самостоятельно подготовить свои документы для дальнейшего хранения, необходимо составить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом или с коммерческой фирмой, которая предоставляет подобные услуги. Документы постоянного срока хранения и кадровые дела передаются в государственный архив по договору. Что касается документов временного срока хранения, срок которых ещё не истёк, тут возможны несколько вариантов решения вопроса о дальнейшей передаче этих дел — внеофисное хранение или государственный архив, а после окончания срока доверить их и уничтожить.

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве

Хранение документов после ликвидации компании в негосударственном архиве удобно, поскольку такой архив предлагает дополнительно ко всему услуги по подготовке документации к архивному хранению, и услуги по уничтожению документов , срок действия которых закончен. Хранение документов после ликвидации — важная составная часть процесса закрытия каждой компании.

Мы гарантируем передачу документов на хранение при ликвидации. 

«Архивный Сервис» оказывает услуги  по передаче документов  ликвидирующихся организации на государственное хранение. В соответствии с Федеральным законом «О несостоятельности (банкротстве)» № 127- ФЗ от 26.10.2002 г., Федеральным законом № 40 -ФЗ «О несостоятельности (банкротстве) кредитных организаций» и Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125- ФЗ от 22.10.2004 г. при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства, архивные документы передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Передача документов на хранение при ликвидации организации должна производится в упорядоченном виде согласно всем установленным  архивным стандартам и правилам. ООО «Архивный Сервис» проводит архивные работы по научно-технической обработке документов, с последующий передачей в архив. Практика показывает, что вовремя проведенные архивные работы, позволяют значительно  сэкономить деньги в организации.

Виды архивных работ проводимых Компания «Архивный Сервис» при передаче документов при ликвидации организации

• Комплексное обследование архивного фонда клиента нашими специалиста.
• Систематизация документов до экспертизы ценности документов.
• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов с полистным просмотром документов.
• Научно-техническая (архивная) обработка документов постоянного долговременного хранения и дел по личному составу — это систематизация и нумерация листов в деле, оформление дел, простановка архивных штампов и шифров, составления листа-заверителя.
• Обработка документов и при необходимости хранение документов, которые не подлежат обязательной передачи
• Переплёт документов со стандартными и не стандартными листами.
• Составление научно — справочного аппарата (опись дел).
• Согласование с принимающим архивом.
• Передача документов ликвидирующихся организации на государственное хранение

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

В последние годы среди российских предпринимателей стала востребованной услуга организации хранения документов. Действительно, доверив архив предприятия сторонним специалистам, можно получить очевидные преимущества.

Хранение документов сторонними организациями

Прежде всего, у предпринимателя появится возможность сэкономить драгоценное офисное пространство. Профессиональная организация хранения документов отменяет необходимость выделять целые кабинеты «под хранение бумаг».

Организация  хранения документов сторонними организациями

Кроме того, организация хранения документов сторонней компанией включает гарантию конфиденциальности. Доступ к документам будут иметь только уполномоченные представители. Короб с Вашими бумагами надёжно пломбируется, при этом на его наружной части отсутствует какая-либо информация. Тот факт, что его содержимое принадлежит Вам, знают лишь закреплённые за Вашим архивом специалисты организации хранения документов . Архив, а значит и важная информация, будут надёжно защищены и с точки зрения безопасности.

Ответственное хранение это  экономическая, техническая и правовая защита документов

Ведь организация хранения документов — это их экономическая, техническая и правовая защита. Ответственное хранение оградит бизнесмена от посягательств конкурентов, а также от принудительных проверок официальных контролирующих структур. В процессе таких проверок документы зачастую вывозятся правоохранительными органами, и часть архива может так и не вернуться на предприятие. Если же Ваши бумаги были доверены профессионалу организации хранения документов, тот вправе не выдать их на проверку, ответив мотивированным отказом.

Преимущества во внеофисном хранении 

Организация хранения документов также помогает структурировать их. Как правило, бумаги на большинстве предприятий не сгруппированы, и поиск нужных документов затруднён. Устаревшие части архивов не удаляются годами, не проводится классификация текущих бумаг. Часто одни папки документов практически полностью дублируют другие. В результате на поиск необходимой информации затрачивается масса времени и усилий.
Если же Вы обратились к профессионалу организации хранения документов, то бумаги будут компетентно проверены и систематизированы. Ненужная их часть будет оперативно удалена. Остальная информация — чётко классифицирована и распределена по папкам. Экспертиза ценности бумаг, опись, систематизация, удаление — всё это входит в услугу современной организации хранения документов.

Построение информационной системы внутри Вашего предприятия 

Если же во внеофисном хранении надобности нет, то профессионалы способны помочь в построении информационной системы внутри Вашего предприятия. Сегодня это не только проверка содержимого папок и их распределение по стеллажам в архивохранилище. Специалисты задействуют и новейшие технологии организации хранения документов. Так, для Вашей фирмы будет создан современный электронный архив. В эту услугу войдёт и программное обеспечение, и предоставление оборудования, и обучение сотрудников работе с электронными данными.

Исторический экскурс

Организация хранения документов предполагает не только текущие нужны компании, регулируемые законом, но и нечто большее — а именно, каждый архивист выполняет миссию сохранения исторических источников и обеспечения точности донесения информации до наших потомков. Несмотря на то, что это заявление кажется достаточно громким, отметим, что архивы являются наиболее обширными, крупными и информативными историческими источниками — и именно по архивам (сохранившимся в том или ином виде) мы во многом судим о цивилизации, их оставившей. К примеру, большая часть данных о Древнем Египте была получена при исследовании материальных источников, обнаруженных на территориях храмов, а глубокие знания о цивилизации Рима были получены именно благодаря исследованию гражданских и судебных архивов. 

Услуги по внеофисному хранению документов

Признанный профессионал организации хранения документов — компания «Архивный Сервис». Многие уже успели оценить оперативность и качество нашей работы. В компетенции компании — все грани архивных услуг, от переплёта и внеофисного хранения документов до создания электронного архива. На сегодняшний день «Архивный Сервис» — это серьёзный стаж в структурировании информации, наличие специальных помещений и надёжной охраны. Лучшая рекомендация компании — тот факт, что воспользовавшись услугами организации хранения документов однажды, многие становятся постоянными партнёрами «Архивного Сервиса».

Хранение документов в архивохранилище

Организация хранения документов в архивохранилище обеспечит вашим документам гарантированную безопасность. Наши объекты находятся под постоянным видеонаблюдением и имеют пожарную сигнализацию и контроль влажности. Сотрудники подписывают соглашение на конфиденциальность. Так же все, что мы получаем от вас индексируется штрих-кодами и отслеживаться, поэтому потеря документов невозможна.

Многие документы нужны только в течение определенного промежутка времени. Поэтому организация хранения документов предусматривает отслеживание документов с истекшими сроками хранения и безопасного измельчения и уничтожения их, когда они больше не нужны с составлением акта о выделении к уничтожению документов.

Организация хранения документов в нашем архивохранилище имеет ряд преимуществ: 

• Снизить риск от стихийных и техногенных бедствий
• Уменьшите возможности для внутренних кражи или мошенничества
• Освободите место в офисе
• Сэкономить на обучении сотрудника и расходов на оборудование
• Использовать наш опыт и технологии

Таким образом, организация хранения документов подчиняется не только нормативно-правовым актам, регулирующим деятельность архива, но и этическим нормам, а также негласному кодексу чести архивиста.

Ассамблея совета архивов

В девяносто шестом году прошлого века в Пекине состоялась ассамблея совета архивов, на которой было принято решение об утверждении Международного этического кодекса архивистов. В этом кодексе были установлены высокие нормы этики для всех тех, кто работает в сфере организации хранения документов.

Вот основные принципы этического кодекса архивиста:

• Гарантирование сохранности и защита целостности материалов при организации хранения документов.
• Защита подлинности материалов.
• Проведение экспертизы ценности, отбор материалов.
• Такая организация хранения документов, при которой обеспечивается доступность к архивным материалам с сохранением тайны частной жизни, а также государственной, профессиональной и коммерческой тайны.
• Избежание любого злоупотребления своим положением для удовлетворения собственных или третьих интересов.
• Обеспечение сохранности материалов как части мирового документального наследия. 

Этический кодекс архивиста признаётся и на территории Российской Федерации. Организация хранения документов ведётся с его учётом, а заведующие архивов и все те, кто работает в данной сфере должны согласовывать свои действия с данным документом и всегда помнить о своей ответственности.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

В процессе работы любой компании, будь то крупная корпорация или только начинающая свой путь в бизнесе фирма, накапливается достаточно большой объем документации. При этом работа с документацией, обработка архивов является достаточно сложным и длительным процессом, требующим специальных навыков и опыта. 

Компании предоставляющие  архивные услуги

До недавнего времени абсолютное большинство фирм, компаний, различных организаций работали с архивами самостоятельно — и даже не потому, что не хотели воспользоваться силами сторонних специалистов, а потому что просто не имели возможностей — компаний, предоставляющих такую архивную услугу, как обработка архивов, было очень немного.

Рынок архивных услуг сегодня

К счастью, на сегодняшний день ситуация изменилась кардинальным образом — появилось достаточно большое количество предложений в этом сегменте рынка. И возможность привлечь к обработке архивов профессионалов сегодня является привлекательной для многих организаций.

Если обработка архива доверяется профессионалам, то:

• освобождаются временные и трудовые резервы, которые могут быть направлены на развитие приоритетного для компании направления;
• появляется уверенность в качестве выполняемых работ. Архивные компании, выполняя такие услуги, как обработка архива, берут на себя определенные обязательства, и, соответственно, дают гарантии того, что ни один важный документ не будет утерян, испорчен и так далее;
• появляется возможность пользоваться современными методами, новейшими инструментами по обработке архивов. Например, речь может идти об оцифровке бумажных архивов;
• появляется уверенность в том, что обработка архива производится в соответствии с законодательной базой РФ на данный момент, что очень важно, так как в этом плане российское законодательство достаточно быстро меняется, и необходимо быть в курсе всех изменений.

Высокий уровень сервиса и качество услуг

Разумеется, это далеко не все преимущества, о которых можно говорить, если обработка архивов ведется профессионалами.
Другое дело, что среди огромного числа предложений на современном рынке далеко не всякая компания готова предложить высокий уровень сервиса, качество услуг, полную конфиденциальность получаемой во время работы с документацией компании-заказчика информации.
Поэтому к выбору архивной компании следует подходить очень серьезно и ответственно. Впрочем, если вы читаете эти строки, можете считать, что нужный вам вариант вы уже нашли. 

Обработка архивов — основная деятельность компании, и сотрудники «Архивного Сервиса» справляются со своими задачами на высшем уровне — обеспечивая оперативность и высокое качество работы.

Конфиденциальное хранение документов в настоящее время является весьма востребованной услугой. Многие компании успели по достоинству оценить услуги оказываемые профессионалами по организации архивов документов на территории клиента. Проблема в том, что в большинстве фирм архивы организованы не грамотно, отсутствует четкая структура хранения и поиска документов. Поэтому порой бывает довольно сложно найти нужный документ. На поиски может уйти огромное количество, как сил, так и времени.

Организация архива архивной компанией

Специалисты архивной компании берутся за решение этой проблемы. Они составляют описи, систематизируют, выполняют переплет и упаковывают документы для дальнейшего их хранения.

Обращение к услугам внеофисного хранения документов

Все чаще и чаще крупные фирмы обращаются к услугам внеофисного хранения документов. В этом случает после предварительной систематизации и архивной обработки документы подлежат вывозу для последующего хранения их на территории архивной компании. 

Преимущества внеофисного хранения документов очевидны. 

Прежде всего, предприятия, для которых конфиденциальное хранение документов является профессиональным долгом, гарантируют защищенность информации содержащейся в документах. Документы, переданные на хранение в подобную фирму, находятся под ее правовой, экономической и технической защитой. Это значит, что им не страшна ни атака конкурентов, ни внезапный визит правовых органов.

Вопрос изъятия

Многим знакома ситуация когда правоохранительные или органы изымают документы с целью их последующей проверки. Получить их обратно, как правило, бывает невероятно сложно. Компания, занимающаяся хранением документов, вправе дать отказ выдачи документов, и тем самым предотвратить возникновение конфликтной ситуации.

Экономия на аренде площадей

Помимо этого, хранить документы в специализированных архивных компаниях выгодно, так как можно сэкономить на аренде площадей под собственный архив и оплате труда работников архива.

Однако большинство видов документов рано или поздно подлежат уничтожению. Согласно с законодательством Российской Федерации срок хранения документов составляет от 5 до 75 лет. По истечении установленного срока хранения документация уничтожается.

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это еще одна услуга, предоставляемая архивными компаниями. 

Возможно проведение уничтожения документов  хранящихся в офисе клиента. Для этого специалистами компании производится предварительный отбор и оценка объема документов, подлежащих уничтожению. Оформляются описи, акты, а также другая необходимая в таких случаях документация. После чего подлежащая уничтожению документация вывозится для проведения ее утилизации на специализированном оборудовании компании исполнителя.

Уничтожение документов из архивохранилища архивной компании

Конфиденциальное уничтожение документов может производиться по истечении сроков хранения также из архивохранилища архивной компании, естественно предварительно получив на это письменное распоряжение клиента. После проведения работ по уничтожению в базу данных вносится запись, подтверждающая акт уничтожения и ведение истории этих документов прекращается.

Компании по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по вывозу и конфиденциальному уничтожению документов на промышленных шредерах. Благодаря использованию современной техники и новейших технологий процесс утилизации или уничтожения быстрый и экологически безопасный.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

С начала основания каждая организация накапливает большую базу документов, которые по истечению установленных законодательством сроков необходимо передавать в архивы. В архивы сдаются кадровые документы по личному составу, все дела при реорганизации, банкротстве, ликвидации компании и в других случаях. Правильная передача документов в государственный архив — настоящая проблема для кадровиков, которым не часто приходится выполнять такие задачи. Ведь нужно точно знать сроки, в течение которых документы должны быть сданы в архив, правильно их подготовить, сформировать дела, заверить, а также отследить целость дел и обеспечить условия конфиденциальности. 

Подготовка документов перед сдачей в архив включает: 

• Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
• Отбор необходимых дел к сдаче в архив;
• Описание документов;
• Оформление архивных дел;
• Обеспечение их сохранности;
• Согласование всех учётных документов с принимающим архивом;

А зачем вообще сдавать в архив документы?

Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством  в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  Одной из главной функции архива является работа с поступающими запросами на принятые документы, которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел. 

Порядок сдачи в архив: как это обычно происходит в действительности

•  Согласование возможности приёма документов с принимающим архивом;
•  Выяснение требований архива по оформлению документов, подлежащих передачи;
•  Архивная обработка и оформление документов согласно всем требованиям;
•  Оформление описей и научно-справочного аппарата (историческая справка и предисловие)
•  Согласование всех описей и научно-справочного аппарата с принимающим архивом;
•  Физическая проверка дел архивом перед передачей;
•  Получение Акта-приёма-передачи документов.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному графику. Дела сдаются по описям и с приложением справочного аппарата архива. 

Конечный итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов. 

ООО «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг.

Обращение в Компанию «Архивный Сервис» позволяет качественно и оперативно решить все вопросы, связанные с передачей документов в государственный архив.  

 «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг. В том числе консультирует клиентов по вопросам делопроизводства, составляет дела, выполняет ответственное внеофисное хранение документов , формирует электронный архив, передает документы в государственный архив и уничтожает материалы. Все архивные работы осуществляются в соответствии с действующим законодательством и не противоречат внутреннему распорядку компании. Специалисты архивной фирмы используют современное оборудование, которые позволяет качественно оказывать услуги. 

В компании работают профессионалы

В компании работают профессиональные переплетчики и архивисты, которые имеют обширную практику работы в государственных, ведомственных и муниципальных архивах. При оказании архивных услуг исключена порча или утрата материалов. Профессионалы в сжатые сроки составят дела, так чтобы каждый документ мог свободно читаться. Дела систематизируются, каждый документ располагается в хронологическом порядке, нумеруются листы.

Работа сотрудников при передаче дел 

Когда осуществляется передача документов в государственный архив несколько дел может быть объединено в одно. При выполнении архивных услуг квалифицированные специалисты проводят экспертизу ценности материалов, отбирают документы, которые подлежат передаче на государственное хранение. А также составляют перечень документов, с временными сроками хранения. Уничтожение материалов выполняется только после согласования описи с государственным архивом. В Компании «Архивный Сервис» можно заказать весь комплекс архивных услуг или только передачу документов в государственный архив.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru