Автор: konst_archiv_s

Передавать третьим лицам, как и сдавать документы на архивное хранение, нужно под опись. Оформлять ее можно в электронном виде или на бумажном носителе. Причем это не столько формальность, сколько ценный источник информации о том, какие документы, когда и кем были сданы либо изъяты. Отслеживание состояния архива позволяет обезопасить себя от штрафов в случае утери важного документа.

В каких случаях обязательно составлять опись документов

Опись с указанием того, что было передано, когда и кому, составляется в следующих случаях:

 

• При передаче документов контрагентам, сторонним организациям, третьим лицам, например, для проверки их перед заключением сделки;
• В процессе проведения инвентаризации, в том числе при инвентаризации архива;
• В момент сдачи документов на архивное хранение;
• При отправке оригиналов и копий документов в государственные контролирующие органы;
• Перед утилизацией любых документов.
• Опись делается для того, чтобы в случае утери любой из сторон была возможность доказать факт передачи бумаг.

Как выглядит опись документов

Опись документов для передачи их другой организации традиционно оформляют в виде списка или таблицы с указанием информации об описываемых бумагах и данными получателя. Крайне важно скрупулезно фиксировать в описи каждую деталь: полные наименования, количества страниц, экземпляров и пр.

Обязательных — зафиксированных законодательно — требований к описям не предъявляют. Бизнес сам вправе решать по какой форме делать опись, как ее хранить, с какой периодичностью актуализировать и обновлять.

Зачастую работы по описи, особенно архивных документов, делегируют, особенно если в штате компании нет человека, ответственного исключительно за подобные операции. Это вызвано тем, что при кажущейся простоте процедура отнимает немало времени на составление и сверку данных, что бизнесу проще и дешевле обратиться к экспертам.

Закажите опись документов в компании «Архивный сервис»

Специалисты по архивному делу компании «Архивный сервис» внимательно подходят к составлению описей в соответствии с процедурой. Это гарантирует заказчику корректность данных, точность, скорость выполнения заказов, независимо от объема и количества описываемых документов.

Свяжитесь с нами для получения консультации по услугам. Мы детально расскажем о том, чем сможем помочь, а также подготовим персональное коммерческое предложение с расчетом стоимости услуг по составлению описи документов для передачи другой организации, архивирования, утилизации и любых других целей.

В большинстве организаций при подготовке к архивному хранению обрабатывают банковские документы. Они связаны с финансами, поэтому отраслевое законодательство строго регламентирует работу с ними — в частности, время, в течение которого их следует хранить. Эксперты нашей компании знают актуальные сроки хранения банковских документов, учитывают их при оказании архивных услуг и информируют о них клиентов.

Нормативная база

Сроки хранения банковских документов определены несколькими нормативно-правовыми актами:

• Налоговым кодексом РФ;
• Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.;
• Приказом Росархива «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…» № 236 от 20.12.2019 г.

Законодатели регулярно вносят изменения в нормативные акты, в том числе устанавливающие сроки хранения банковских документов. Следим за изменениями, используем в работе актуальные законы и подзаконные акты.

Виды банковских документов и сроки их хранения

Законодательство не содержит чёткого определения и перечня банковских документов, поэтому компании и архивы руководствуются практическим опытом и здравым смыслом: таковыми считают любые документы, связанные с проведением денежных операций и взаимодействием с кредитными учреждениями. В перечень банковских документов, сроки хранения которых регламентированы законом, входят:

 

• договоры расчётно-кассового обслуживания в банках;
• платёжные поручения, распоряжения, требования;
• банковские выписки по расчётным счетам;
• кредитные договоры;
• документы, создаваемые при проведении кассовых операций — мемориальные ордера, объявления на взнос наличными, корешки чековых книжек и другие;
• договоры банковской гарантии.

 

Этот перечень — не исчерпывающий: в него с большей или меньшей долей условности можно включить некоторые другие документы, связанные с финансами и банками.

Общий срок хранения банковских документов, установленный нормативными актами, — как минимум 5 лет. Из этого правила есть исключения: так, кредитные договоры при наличии залогового имущества следует хранить как минимум 10 лет, платёжные поручения по заработной плате — как минимум 6 лет (при отсутствии у сотрудника лицевых счетов начиная с года, который следует за отчётным — как минимум 50 лет). Учитывайте эти исключения и в любом случае храните все банковские документы не меньше 5 лет — так вы предотвратите конфликты, штрафные и другие санкции при проверках.

Мы предлагаем профессиональные услуги по сканированию УПД (универсальных передаточных документов). Перед оцифровкой мы обязательно проведем сверку содержания каждой папки или дела, проверим правильность заполнения каждого документа, оценим состояние бумаг. Для нас не составит труда выполнить и другую работу. Перечень услуг обговаривается перед подписанием договора, решение дополнительных задач оплачивается отдельно.

С какой целью производится сканирование УПД

К нам часто обращаются представители различных фирм, организаций и предприятий, которым необходимо сканирование УПД. Причин здесь несколько:

• желание освободить архивные площади от бумажной документации;
• систематизация архива, обеспечение быстрого доступа к конкретному документу;
• сокращение затрат, требуемых для содержания архива.

Умеренная стоимость сканирования УПД позволяет пользоваться этой услугой не только крупным, но и мелким компаниям. Финальная цена состоит из формата и состояния документации, количества листов, сроков реализации проекта. Сумма увеличивается, если нужны дополнительные работы по распознаванию текста и индексированию отсканированных документов.

Из чего состоит папка с универсальными передаточными документами

Сканирование УПД требует от специалиста особой внимательности и высокой квалификации. При работе с универсальными передаточными документами важна каждая деталь. Это касается абсолютно всей документации данной группы: накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур. Они активно применяются при посреднических операциях, передаче имущественных прав по активам компании, реализации товаров и оказании услуг.

При сканировании УПД нужно убедиться, что каждый элемент отобразился правильно. Это относится к:

• реквизитам как самого предприятия, так и других юридических лиц;
• дате составления документа и его регистрационному номеру;
• информации о продавце и покупателе;
• цифровому коду страны-производителя;
• налоговой ставке и пр.

Заказать сканирование УПД просто: нужно лишь позвонить по телефону +7 495 227 04 94. Менеджер «Архивного Сервиса» внимательно выслушает вас, при необходимости задаст уточняющие вопросы и направит к вам эксперта для оценки объема и уровня сложности работ. Наш сотрудник на месте проанализирует ситуацию и озвучит точную информацию по срокам реализации проекта и стоимости.

Трудно представить деятельность любого предприятия или организации без ведения делопроизводства. Таким образом сотрудники компании обеспечивают документооборот, создают оптимальные условия для использования и хранения бумаг. Если документов слишком много, стоит задуматься об архивировании в делопроизводстве. Команда «Архивного Сервиса» поможет это сделать быстро, недорого и без каких-либо рисков.

Для чего необходимо архивирование в делопроизводстве

Каждый вид документа должен храниться столько, сколько указано в законодательстве РФ (в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации»). Если вы следуете этому правилу, вам не страшны никакие проверки со стороны контролирующих органов и служб. Но архивирование в делопроизводстве выполняет и другие функции:

• позволяет организовать так называемую «память» предприятия, которая необходима для решения различных организационно-юридических вопросов;
• создает условия для эффективного учета и контроля результатов деятельности компании любой формы собственности;
• существенно облегчает работу как целым подразделениям, так и отдельным сотрудникам.

 

Наличие современного архива направлено еще и на то, чтобы руководство фирмы могло наладить информационную логистику, включая почтовые отправления.

Особенности и правила ведения архивного делопроизводства

Специалисты «Архивного Сервиса» имеют многолетний опыт архивирования в делопроизводстве, поэтому для нас не составит труда выполнить даже сложный и нестандартный проект. Работая с клиентами, мы строго придерживаемся следующих правил:

• постоянное и временное хранение документов организовываем по отдельности;
• следим, чтобы в папках не было дубликатов (у каждого документа — один экземпляр);
• всегда систематизируем документацию по хронологическому или алфавитному принципу, если не оговорены иные требования.

 

При архивировании в делопроизводстве особое внимание уделяется таким мероприятиям, как систематизация и опись бумаг, экспертиза ценности документов, при необходимости сканирование документации и перевод бумажного архива в электронный. Некоторые компании предпочитают это делать самостоятельно, но лучше сразу обратиться к профессионалам.

Обсудить план работы, сроки и предварительную стоимость можно по телефону +7 495 227 04 94 или при личной встрече в вашем офисе.

Цифровизация настолько широко распространилась в документообороте, что практически все учреждения и организации хранят свои документы в электронном виде. Для корректной работы с деловыми бумагами нужно правильно их сканировать и хранить. Если раньше в каждой организации на полках хранились папки с документами, то сегодня можно весь архив разместить на дисках или в облачных хранилищах. Но для этого нужно правильно отсканировать любой документ, присвоить ему порядковый номер, название и разместить так, чтобы доступ был удобным.

Центр сканирования документов предлагает свои услуги по переводу в электронную версию:

• документов;
• деловых писем;
• фотографий;
• чертежей и проектов;
• книг, журналов и газет;
• слайдов.

Любая информация, которая размещена на бумажном носителе, может быть быстро отсканирована и переведена в электронный вид.

Наши преимущества

Специалисты центра сканирования документов знают все нормативные акты и требования, предъявляемые для сканирования документов. Например, для подачи в ФНС или другие государственные учреждения должны быть выполнены определенные правила сканирования, чтобы документы в электронном виде видя приняты с первого раза.

Для рабочего архива очень важно правильно назвать документ, чтобы при необходимости можно было найти нужный файл через поисковую строку. Центр сканирования документов работает на профессиональном оборудовании, что позволяет:

• обеспечить высокую четкость;
• предложить клиентам низкие цены;
• взяться за любой объем сканирования.

Иногда требуются дополнительные услуги — например, расшивка писем или распознавание текста.

Общение с заказчиком

Все отсканированные документы могут быть переданы клиенту тремя способами:

• на любой электронный носитель
• на адрес электронной почти;
• в распечатанном виде.

Монотонный труд сканирования лучше всего доверить специалистам, которые знают, в каком разрешении нужно обрабатывать файл, какой режим лучше всего выбрать.

Важно:

Не стоит бояться, что ваши документы станут доступны для третьих лиц. После сканирования и передачи файлов заказчику вся информация удаляется. Наши сотрудники соблюдают полную конфиденциальность и анонимность.

Полная стоимость услуги зависит от объема документов, сложности работы, срочности выполнения заказа, необходимости дополнительной обработки.

Обращайтесь в центр сканирования документов — вы сэкономите свое время и приведите свой архив в удобный вид.

При работе любой организации в ней накапливаются документы. Возникает необходимость их архивной обработки для хранения в стенах организации или передачи в государственный или муниципальный архив. Эксперты нашей компании профессионально выполняют архивирование документов в Москве, соблюдая все требования, предъявляемые к этой работе.

Для чего архивируют документы?

Если после архивирования документы остаются в компании, их архивную обработку выполняют для повышения удобства работы с ними. Специалисты сортируют документы, группируют их по определённым критериям, формируют из них дела, составляют описи, обеспечивают защиту папок с делами от несанкционированного доступа, пламени, влаги. При архивировании документов в Москве, необходимых сотрудникам компании для текущей хозяйственной деятельности, папки с делами дополняют корешками с надписями для быстрого поиска.

Чтобы сделать работу с документацией максимально удобной и современной, при архивировании документов в Москве их сканируют, распознают и помещают в электронный архив. При его наличии сотрудники организации могут практически мгновенно находить нужные документы, совместно работать с ними, в том числе удалённо, обмениваться ими с внешними контрагентами. Электронный архив освобождает офисные площади, обеспечивает надёжную защиту информации от повреждения и утраты.

Документы, делопроизводство по которым окончено, передают на хранение в государственный или муниципальный архив. Кроме того, такую передачу выполняют при ликвидации и банкротстве организации. В перечисленных случаях архивирование документов в Москве выполняют, чтобы соблюсти требования закона, обязывающие передавать дела в архив.

Мероприятия, выполняемые при архивировании документов в Москве

При архивной обработке документации эксперты нашей компании последовательно выполняют целый ряд мероприятий.

• Экспертиза ценности документов
• Выделение документации, подлежащей хранению и уничтожению
• Группировка документов по видам, датам создания, авторам, другим критериям
• Сканирование и распознавание документов для помещения их цифровых версий в электронный архив
• Составление описей документов
• Подшивка документации в дела
• Уничтожение не подлежащих хранению дел, делопроизводство по которым окончено, с составлением акта об этом
• Передача дел на хранение в государственный или муниципальный архив с составлением акта об этом

Доверьте экспертам компании «Архивный Сервис» перечисленные мероприятия, и вы сделаете работу с документами удобной, выполните требования законодательства и сэкономите ценное рабочее время.

Архив помогает комплектовать, хранить и учитывать документооборот. Ключом к его четкой и организованной работе является грамотное управление персоналом в архиве и наличие квалифицированного специалиста.

На эту должность можно нанять:

• отдельного сотрудника;
• специалиста из архивной компании;

Задачи заведующего архивом

При управление персоналом в архиве , Человек должен хорошо понимать структуру и правила организации, все нормативные документы, касающиеся работы архива, а также систему делопроизводства.

В его обязанности  должно входит:

• обеспечение приема, систематизации и хранения всех документов;
• методическая помощь и руководство работой по составлению справочного аппарата для пользования архивом;
• инструктаж работников о надлежащей форме подготовки и сдачи дел, контроль поступления документов в архив;
• обеспечение экспертизы ценности, формирования архивных дел и установления срока хранения;
• контроль за условиями, необходимыми для сохранности архивных документов;
• управление персоналом в архиве ;
• составление отчетности для руководства,
• разработка инструкций по делопроизводству в организации.

Варианты реализации

Помимо образования и стажа в делопроизводстве, претендент на должность заведующего должен обладать соответствующими деловыми, личными качествами и квалификацией. Чтобы подтвердить соответствие занимаемой должности, работник проходить аттестацию. Если подходящего кандидата на роль руководителя пока нет, воспользуйтесь услугами наших специалистов.

Как минимум они

• наведут порядок в архиве;
• обеспечат сохранность документов и

Свяжитесь с нами по телефону, электронной почте или через форму обратной связи на сайте, чтобы оставить заявку. Проконсультируем, поможем и ответим на любые вопросы.

Анализ организации работы с документами в организации — изучение документооборота для оценки его эффективности. Он помогает минимизировать время обработки бумаг, улучшить взаимодействие между отделами, отдельно взятыми сотрудниками. Все это достигается за счет оптимизации процессов документооборота и устранения неэффективных механизмов работы.

Зачем нужен анализ работы с документами

Некорректная работа с документацией приводит к волоките, затягиванию сроков обработки бумаг и даже к некорректному составлению документов первичного бухгалтерского учета. Результат — снижение эффективности деятельности организации в целом или проблемы с налоговой и иной отчетностью. Чтобы установить причины, по которым документация обрабатывается некорректно, проводят анализ документооборота.

Как проходит анализ документооборота

Анализ организации работы с документами в организации проходит в несколько этапов:

• Постановка целей. Определяется, чего именно хотят добиться путем проведения процедуры.
• Определение области проверки. Устанавливают направление документооборота, которое будут проверять (например, обработку входящих документов).
• Оценка состояния документооборота. Это — непосредственно проверка работы с документами. Определяют, как работает документооборот, насколько он эффективен, качественно ли, своевременно ли обрабатываются документы.
• Выявление слабых мест. По результатам оценки устанавливают недостатки организации работы с документами. В дальнейшем их устраняют для повышения эффективности документооборота и устранения ошибок.

Почему оценку документооборота нужно доверить сторонней компании

Если работу с документацией будут проверять должностные лица организации, они могут не увидеть ошибок, типичных для компании. Также у них может не хватить знаний и практического опыта, чтобы выявить соответствующие недостатки. Именно поэтому лучше доверить анализ сторонней организации, которая специализируется на документообороте и бухгалтерии. Его можно заказать в нашей компании.  Для этого оставьте заявку на обратный звонок или свяжитесь с нами любым другим удобным способом. Мы работаем  больше 20 лет  и сотрудничаем с крупными российскими компаниями, поэтому знаем, как сделать документооборот по-настоящему эффективным.

Благодаря электронному документообороту скорость кадрового делопроизводства существенно сократилась. Однако многие формы по-прежнему хранят на физических носителях и заполняют вручную. Это замедляет многие процессы и требует значительных трудозатрат. Как составить акт при передаче личных дел сотрудников грамотно и в минимальные сроки, знают наши архивариусы.

Когда составляется акт о передаче дел сотрудников

Акт приема-передачи составляется тогда, когда меняется ответственный за кадровое делопроизводство. Законодательно порядок передачи подобных дел не установлен. Следовательно, компания и ее менеджеры по персоналу не обязаны составлять акт. Однако документ позволяет не только зафиксировать сам факт передачи дел, но и их комплектность.

Важно и то, что при подготовке к процедуре ответственный предварительно вынужден навести порядок в папках, проверить наличие документации, исправить имеющиеся недочеты. Прежде чем составить и подписать акт необходимо:

• собрать комиссию, члены которой могут (но не обязаны) зафиксировать факт передачи архива;
• проверить наличие дел и их содержимое, включая правильность составления документов.

Ревизия документов предусматривает составление подробной внутренней описи дел. Впоследствии принимающий с учетом этих данных производит сверку дел и проверку их физического состояния.

Формат оформления акта приема-передачи

Следствием того, что кадровики не обязаны передавать дела преемникам, является отсутствие единой формы акта приема-передачи кадровой документации. По этой причине каждый хозяйствующий субъект разрабатывает форму документа самостоятельно с учетом принятой системы документооборота.

За годы работы практикующими специалистами в области кадрового учета разработан типовой вариант документа. В форме желательно указывать:

• наименование юрлица, в котором происходит передача архива;
• дату, время и место выполнения указанных действий;
• сведения об утверждении документа ответственным руководителем, то есть его ФИО, подпись и дату, когда был заверен акт;
• данные о членах комиссии, принимавших участие в процессе. Их ФИО и наименование должностей;
• информацию о прочих сотрудниках, присутствующих при этом;
• сведения об ответственных, тех кто сдает и принимает дела.

Содержимое архива обычно расписывают в таблице со столбцами:

1. номер по порядку;
2. коды и наименования дел;
3. периоды ведения дел;
4. количество документов и листов;
5. примечания.

В акте приема-передачи дел кадрового учета обязательно отражают все выявленные недостатки. Документ подписывают все члены комиссии и ответственные за архив (и сдавший, и принявший).

Помощь специалистов

Процесс передачи дел сотрудников не вызывает особой сложности. Однако здесь есть свои нюансы. Например, ответственный за трудовые книжки должен назначаться отдельным приказом. Следовательно, передачу этих бланков стоит оформлять отдельным актом.

Наши архивисты имеют большой опыт кадрового делопроизводства. Они помогут оптимизировать процесс приема-передачи личных дел сотрудников с учетом специфики конкретного предприятия и сократить сроки, необходимые для предварительной ревизии.

Экспертиза ценности предполагает исследование документов для выявления соответствующих критериев. Цель процедуры – определить необходимость отбора конкретной документации для хранения или уничтожения.

Проведение экспертизы ценности документов в архиве обязательно. Его выполняют с периодичностью 1 раз в год. Требования к процедуре устанавливаются рядом нормативов – в частности, правилами хранения, комплектования, учета и использования документов в организациях.

Мы помогаем клиентам провести экспертизу ценности в кратчайшие сроки. Обеспечиваем максимальную эффективность – осуществляем скрупулезный отбор и обеспечиваем снижение издержек на постоянное хранение документации. Безоговорочно соблюдаем требования, предъявляемые к проведению процедуры действующими нормативами.

Как проходит экспертиза ценности документов в архиве

Процедуру проводят архивисты, ее результаты утверждает экспертная комиссия. Если компания рассчитывает только на свои силы, то в числе экспертов присутствуют наиболее компетентные в сфере документооборота сотрудники. Комиссию в этом случае возглавляет руководитель компании.

Какие требования при этом соблюдаются:

• В процессе подготовки к процедуре руководитель компании издает приказ о созыве экспертной комиссии и устанавливает ее состав.
• К проведению экспертизы привлекаются компетентные архивисты. В процессе работы руководствуется актуальными правилами организации хранения, учета и использования документов в организациях.
• Архивисты внимательно рассматривают дела. При этом они не могут работать с некачественными и некорректно обработанными документами.
• Экспертная комиссия утверждает результаты.

 

Экспертиза ценности документов в архиве позволяет отобрать значимые для компании дела и передать их на хранение. Параллельно устанавливаются документы с истекшим сроком хранения – они отправляются на утилизацию в соответствии с требованиями нормативов.

Проведем экспертизу ценности документов в архиве «под ключ»

Предоставляем профессиональные услуги в области проведения экспертизы ценности документов в архиве компании любого масштаба. Располагаем штатом квалифицированных и опытных специалистов, готовых в короткие сроки решить любые, даже самые сложные задачи.

Гарантируем соблюдение законов и действующих норм. Обеспечиваем абсолютную конфиденциальность, при необходимости предоставляем дополнительные услуги. Делаем все возможное для того, чтобы сотрудничество с нами было комфортным и безопасным.