Экспертиза ценности документов — это операция, позволяющая установить необходимость хранения документа и его архивный тип (в частности, определить его возможную историческую или иную ценность).

Когда и кем выполняется экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности обычно выполняется на начальном этапе образования архива для каждого отдельно взятого документа, имеющегося в компании. Для этих целей руководством создаётся специальная экспертная комиссия, в состав которой обычно входят наиболее опытные представители компании, а также консультанты или специалисты из архивных служб. Экспертиза ценности документа, выполняемся квалифицированными сотрудниками организации в присутствии профессионального архивиста, обычно гарантирует, что никаких сложностей с последующим хранением не предвидится. Обычно (в общем случае) экспертиза ценности документа подразумевает определение сроков хранения для каждой бумаги, а также выделение тех документов, которые необходимо уничтожить. Экспертиза ценности документов при большом архиве — достаточно трудоёмкий процесс, так как требуется просматривать каждое дело по отдельности: на основании заголовков или иной сводной документации (например, картотеки) выполнение экспертизы ценности документа недопустимо.

Экспертиза ценности документов в деятельности архива

Экспертиза ценности документов является важным предварительным этапом как создания архива компании, так и передачи документов в уже существующий архив. Дело в том, что при несоблюдении правил хранения документов (в частности, уничтожении или утере бумаг, подлежащих хранению), к административной ответственности привлекается руководитель компании. В этом случае штраф составляет всего до 500 рублей. Однако куда серьёзнее ситуация может сложиться, к примеру, при налоговой проверке, когда обнаружится отсутствие какого-либо первичного документа: в этом случае в действие вступает статья №126 Налогового Кодекса Российской Федерации. В случае неправильного архивного хранения документов (при их фактическом наличии) налоговая служба также может наложить штраф до 30 МРОТ на соответствующих должностных лиц.

Гарантия отсутствия претензий

Таким образом, экспертиза ценности документов является не только средством определения срока хранения и актуальности бумаги в архиве, но и процедурой, гарантирующей отсутствие претензий со стороны проверяющих организаций. Результатом экспертизы ценности документов является подробная опись, где указывается, сколько именно какой документ должен храниться. Архивная экспертиза документов включает в себя сразу несколько задач, четкое выполнение которых гарантирует сохранность важным бумагам в течение определенного периода времени. 

Определение сроков хранения

Основной задачей такой экспертизы является отбор документов, а также грамотное определение их принадлежности к определенному архиву. После того как эти задачи решены, определяются сроки, в течение которых данные бумаги будут представлять ценность. Максимальный срок хранения после заведения дела составляет 75 лет. Как правило, такой длительный срок хранения требуется для обеспечения сохранности личных дел. Также существуют документы, которым необходимо временное хранение. 

Восстановление утраченной документации

Если часть архивного фонда утрачена, то требуется обеспечить наличие всех утерянных документов. К счастью, это возможно сделать благодаря фондам иных учреждений. Определяется ценность каждого документа трижды. Во-первых, важные бумаги оцениваются в делопроизводстве, когда определяется срок их хранения. Во-вторых, работы проводятся в ведомственном, в котором бумаги подготавливаются к сдаче в государственный архив. И затем дело передается в государственный архив. Бесплатно вызвать специалиста  для консультации по организации экспертизы ценности документов вы можете по телефону: (495) 227-04-94

Любая организация сталкивается с двумя типами передачи документов архива — при отправлении документов из точек формирования (локальных архивов подразделений) в общий архив организации — и при передаче данных из общего архива организации на государственное хранение. Передача документов архива — это финальный этап документального обеспечения предприятия.

Какие дела передаются в архив

В архив компании передаются дела, делопроизводство которых закончено в соответствующих подразделениях год назад. В случае, если тот или иной документ фонда требует текущей работы, архивный отдел оформляет его во временное пользование, а после завершения процесса вновь принимает на хранение.

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, передаваемые в архив, требуют определённой подготовки, в частности, соблюдения нормативов Госархива.

После инвентаризации дел по количеству от каждого из структурных подразделений, проводится экспертиза практической ценности документа. Именно на основании данной экспертизы и осуществляется передача документов архива. Затем дела оформляются, на них составляются описи и они разделяются на две обширные категории — дела временного и постоянного хранения. 

Все работы при передаче документов архива должны проводится профессиональными архивистами при участии сотрудников организации. 

Подготовка исполненных документов перед сдачей в архив включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.
• Оформление архивных дел.
• Описание документов постоянного и долговременного хранения.
• Обеспечение их сохранности.
• Сдачу документов в архив.

Опись при передаче дел архив

Передача дел в архив производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии в конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Cдача документов в архив

Cдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в правильно обработанном виде. Вместе их формирование до сдачи их в архив.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов, выполняемая при передаче документов архива, имеет важное практическое значение: ведь большая часть бумаг организации имеет всего лишь разовое значение, то есть на практике теряет актуальность после единовременного использования. В архив передаются только те документы, которые представляют ценность для будущего использования. экспертиза ценности при передаче документов архива проводится в соответствии с требованиями Госстандарта.

Систематическая экспертиза 

В специализированных отделах хранения дел организации экспертиза проводится не только при передаче документов архива, но и систематически, для сортировки поступающих документов. Кроме непосредственно экспертизы ценности документов, проводится также их физическая проверка и инвентаризация: в частности, просматриваются дела на наличие в них тех или иных важных документов, устанавливается правильность порядка и режима хранения, а также проверяются меры защиты документации.

Ответственность за сохранность документов и сроки хранения

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет ответственность руководитель организации. Передаче дел в архив подлежат законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Завершающим этапом процесса делопроизводства архива является передача дел в архив учреждения

Обычно архив при передаче дел руководствуется следующими правилами.

• Документы должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче дел в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
• Также архив при передаче дел может устанавливать и дополнительные правила установленные согласно внутренним инструкция по приёму-передаче документов в архив.
• С момента заведения и до передачи дел архив они хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Результатом правильного ведения архива становится уменьшение затрат, вызываемых необходимостью систематизации, хранения или уничтожения документов.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Ответственность за организацию хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер учреждения.

Утеря документов

Документация может быть утеряна в результате стихийных бедствий или противоправных действий третьих лиц. Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора.

Действия в случае утраты документов

В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

Ответственность за несоблюдение сохранности

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена также ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения является незаконным и влечет административную ответственность. В соответствии со ст. 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа. 

Порядок уничтожения документов регламентируется: 

• Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50); Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17); 
  Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
• Налоговый кодекс РФ.

Порядок уничтожения документов следующий: 

В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены). По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Папки  с  документами (дела),  подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).     Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка  и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника,  ответственного  за обеспечение  сохранности  документов  в  организации. Такой  порядок предусмотрен п.2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов. 

Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать — тоже. А как быть? Нужно сшивать документы.

Сшивка документов

Во-первых, конечно же, для систематизации и приведения дел в порядок. Разумеется, сшивка сама по себе не сделает дело более систематизированным или логичным, но придаст ему стабильную форму и поможет зафиксировать порядок документов. 

Сшивка документов используется для оптимизации архивного хранения — ведь правильно выполненная сшивка позволяет сэкономить до трети свободного места, то есть существенно уменьшить объём, занимаемый документацией.

Третья функция сшивки документов заключается в том, что она применяется для того, чтобы защищать важные бумаги от изменения. Дело в том, что сшивку можно опечатать — и тогда вы будете точно знать, что дело никто не трогал: в нём не заменяли листы, документы не изымались или не добавлялись. Это особенно важно для многих отделов, а также для документов регистрации, требующих особой защиты.

Выполнение сшивки документов

Сшивка обычно выполняется в офисах вручную с помощью иглы, прочной нити, бумаги и клея. Тем не менее, для многих компаний, постоянно работающих с документами, иногда требуются и более серьёзные средства — так, например, существует специальный прибор для сшивки с дрелью, позволяющий эффективно работать с делами толщиной до 10 сантиметров (хотя обычно встретить дело толще 4 сантиметров достаточно затруднительно).

Дополнительные цели сшивки документов

Сшивка документов часто нужна не для архивных целей, а для того, чтобы аккуратно и надёжно оформлять различные пакеты документации: наборы внутренних инструкций, документы, передаваемые клиенту (например, пособия или брошюры о товаре), а также многих других целей. В этом случае обосновано использовать сшивку документов стальной или пластиковой пружиной (обычно — до 40 листов) или же сшивку документов на скобу. Для крупных чётко структурированных документов (наподобие внутренних справочников по технологическим процессам) идеально подходит переплёт на основе клея — он позволяет сохранять документ в хорошем состоянии на протяжении многих лет.

Обратите внимание, что сшивка юридических, бухгалтерских или иных документов, а также их нумерация является одним из обязательных условий при передаче бумаг в другие компании: с не прошитыми документами могут просто отказаться работать — и будут на 100% правы. 

К достоинствам архивного переплета документов  относится следующее:

• документы пронумерованы и хранятся в строгой последовательности, поэтому риск их потери сводится к минимуму;
• вся информация систематизирована, следовательно, для ее поиска затрачивается намного меньше времени;
• документы защищены от попадания пыли, яркого солнечного света, а также механических повреждений при транспортировке;
• требуется значительно меньше места для хранения; это особенно важно, если подшитая документация хранится в офисе компании;
• переплет папок с документацией, выдержанный в одном стиле, выглядит представительно и подчеркивает репутацию организации как солидной и надежной структуры.

Услуги по архивному переплету

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги по выполнению архивного переплета документов. У нас работают профессиональные архивариусы, благодаря чему работа будет выполнена качественно и в нужные сроки.

Требования к выполнению  переплёта документов 

Документы, подлежащие переплетению, сортируются по темам. В последующем из них формируют дела толщиной не более 40 мм и количеством листов не более 250. Документацию распределяют в хронологическом порядке: первыми в деле располагаются более старые документы, а самые свежие находятся в конце. 

Каждый лист несколько раз прошивается специальной нитью с отступом от края от 0,5 до 1,5 см, поэтому с нужными документами можно производить любые действия, не расшивая дела. Такая структура переплета позволяет легко открывать дело, переворачивать листы, сканировать и копировать документацию. 

После скрепления блок документов переплетается в твердую обложку, что дополнительно защищает документацию от повреждений. Отдельно прилагается титульный лист, содержащий заголовок, объем и срок хранения дела.

К сожалению, не все руководители правильно понимают роль и значение слов несанкционированное уничтожение документов . Как показала практика, вопрос о том «можно ли уничтожить «ненужные» документы?», возникает у руководителей, которые не знают, как правильно организовать уничтожение документов. Архив организации совместно с руководителем несет ответственность за утрату и несанкционированное уничтожение документов. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов 

Санкции за несанкционированное уничтожение документов

За несанкционированное уничтожение документов постоянного и временного сроков хранения налагаются штрафные санкции. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. 

Сроки хранения

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. Руководители обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Возможно только законное уничтожение документов организации после истечения срока хранения, а документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы. Таким образом если Вы столкнулись с этой проблемой, в целях предотвращения несанкционированного уничтожения документов Вы должны позаботиться о том, чтобы доверить эту работу профессионалам. 

Порядок уничтожения документов следующий:

1. В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
2. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
3. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
4. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций.
5. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов

Нормативно-правовые акты регламентирующие порядок уничтожения документов:

• Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);
• Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
• Налоговый кодекс РФ.

ООО «Архивный Сервис» гарантирует правильный порядок уничтожение документов согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Приём и передача документов в электронном виде наиболее часто осуществляется либо менеджерами по работе с клиентами организаций, либо отделами документооборота и бухгалтерии. В малых компания достаточно высокий процент входящих документов приходится на секретариат.

Правила приёма и передачи электронных документов

Приём и передача электронных документов требует соблюдения определённого ряда правил: также как при использовании бумажных документов соблюдаются правила внутреннего документооборота, так и при работе с электронными требуется дисциплина и необходим порядок. Ведение архива в электронном виде без специальных систем — задача весьма и весьма сложная.

Проблемы приёма-передачи документов в цифровом виде

1. Неподготовленность традиционной системы документооборота

Первая проблема приёма-передачи документов в цифровом виде — это недостатки инфраструктуры, точнее, неподготовленность традиционной системы документооборота, складывающейся десятилетиями, к такой системе. Каждый входящий электронный документ должен классифицироваться и отправляться либо в уже сконфигурированный электронный архив с соответствующими пометками (например, «на исполнение» для конкретного отдела, либо «на рассмотрение» и так далее). В случае, если в организации не используется система электронного документооборота, то часто бывает достаточно просто распечатать электронный документ — и далее работать с ним как с поступившим бумажным.

2. Требования к персоналу

Вторая сложность — это требования к персоналу, то есть необходимость навыков работы с информационной средой. На текущий момент это практически всегда выполняется, так как компьютерная грамотность уже вошла в список обязательных требований при приёме на работу в отдел, работающий с документами.

3. Легкость утери или повреждения электронных документов

Третья проблема — это легкость утери или повреждения электронных документов в результате неквалифицированных действий. Разумеется, сконфигурированные электронные архивы организаций защищают от такой проблемы, но всё же количество компаний, использующих электронный архив, достаточно мало по сравнению с числом организаций, применяющих обычные, можно сказать, пользовательские системы приема и отправки электронных документов.

Примеры приема архива электронных документов

Рассмотрим два примера: первый — это весьма и весьма распространённое хранение всех входящих и исходящих писем компании прямо на пространстве почтового ящика, например, на @mail.ru, @rambler.ru или @yandex.ru. Разумеется, удобная структура (возможность быстрого поиска и сортировки, автоматическая фильтрация по папкам в зависимости от отправителя и темы, сбор писем с других почтовых ящиков и так далее) делает эти инструменты очень практичными. Также важно то, что любой сотрудник, имеющий право доступа к корпоративной почте, может работать с поступившими электронными документами.

Проблема уязвимости

Однако в таком случае вы расплачиваетесь двумя явными уязвимостями:
— Любой сотрудник может злоупотребить своим положением и в течение буквально пары секунд удалить весь электронный архив организации без возможности его восстановления.
— Почтовые ящики компаний, как правило, очень плохо защищены — и при определённом желании любой конкурент может не просто уничтожить (что, в принципе, ещё поправимо) — а скопировать информацию. Утечка всей коммерческой информации, а также переписки между партнёрами, инвесторами, клиентами и контрагентами — это катастрофа для любой компании.

Своевременное создание резервных копий

Следует отметить и тот факт, что ведение архива переписки без своевременно выполняемых резервных копий не просто уязвимо, а крайне опасно. Одним из наиболее частых примеров является политика сохранения паролей и других критичных данных: как правило, такая информация не фиксируется нигде, кроме переписки. В тот момент, когда организация сталкивается с любой проблемой в IT-сфере, связанной с целостностью данных, приходит понимание необходимости правильного ведения архива. Тем не менее, такое понимание обычно появляется только после первой (а то и второй) кризисной ситуации. Именно в плане паролей и аналогичной коммерческой информации существует отличный принцип копирования, выручающий многие компании: пришла важная информация — распечатали, подшили — и отправили в сейф отдела или на хранение документов в архиве .

Для правильной организации работы с электронными документами,  есть два пути:

— Использовать ведение архива в электронном виде, выполненного конкретно под вашу организацию;
      — Использовать традиционную бумажную схему документооборота, просто распечатывая поступающие документы. 

Эффективность и удобство цифрового архива

Ведение архива в цифровом виде намного эффективнее и удобнее: вам нужно потратиться только один раз на процедуру интеграции — и полностью избавиться от всех последующих трат на поддержание архивной деятельности. Более того, ведение электронного архива не требует специальных навыков от итоговых пользователей, обеспечивает высокий уровень защиты ваших документов и позволяет добиться отличных практических результатов.

Этот вопрос довольно часто встает перед руководителями организаций. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документация закрепляет производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. Поэтому к уничтожению документации надо подходить со всей ответственностью. Значение и практическая ценность документации предприятия различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Разделение документов по срокам хранения

Но уничтожение документации до полного истечения сроков хранения не допускается Поэтому уничтожение документации должно проводиться опытными специалистами. Документы, образующиеся в деятельности организации, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно), документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) и документы постоянного хранения. Сроки хранения конкретных документов установлены Перечнем типовых документов. Документация, хранящаяся краткие сроки, затем выделяются к уничтожению.

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

На дела с истекшими сроками хранения, отработанные к уничтожению, составляют акт, который утверждается руководителем предприятия после чего организация имеет право произвести уничтожение документации, включенной в акт. Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению должен быть составлен должным образам в соответствии с законодательством. Необходимо проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения документации, сроки которой истекли. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия, существуют организации, которые оказывают профессиональные архивные услуги.

Уничтожение документов сторонними организациями

При невозможности произвести уничтожение документации своими силами всегда можно обратиться к помощи знающих специалистов, которые не только составят Акт о выделении к уничтожению, документов не подлежащих хранению, но и непосредственно вывезут и уничтожат документацию. Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Порядок проведение уничтожение бухгалтерских документов

1 этап: Экспертиза ценности. Оценивается практическая ценность документов. Без такой экспертизы какую-либо документацию уничтожать запрещено.

      2 этап: Определение документов с истекшим сроком хранения. Бухгалтерские документы имеют разный срок хранения, поэтому на данном этапе необходимо консультироваться с нормативными документами. 

      3 этап: Составление акта о выделение дел на уничтожение. Документ заверяется подписями Руководителя организации.

      4 этап: Подготовка дел к утилизации. Документы пакуются в короба для транспортировки и утилизации.

      5 этап:  Вывоз и уничтожение. После уничтожения составляется ещё один акт, свидетельствующий о том, что документы физически уничтожены и больше не являются носителями информации. 

Акт уничтожения документов

ООО «Архивный Сервис»  предлагает вам  два варианта составление Акта уничтожение документов. 

1. Акт уничтожения для документов с истекшими сроками хранения 

Для начала мы проводим  экспертизу ценности документов и отбираем дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия.По результатам проведенной работы составляется акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Документы включаются в него, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются на шредере.  

2. Вывоз документов,  составление Акта об  уничтожение документов 

ООО «Архивный Сервис» предлагает  также услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Предоставления набора сопроводительных документов

Также ООО «Архивный Сервис» предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ,  акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения  согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Задачей архивистов остаётся сохранение документов, отражающих особенности деятельности тех или иных организаций и предприятий. Такими особенностями могут быть: уникальность деятельности, новизна продукции, трудовые, общественные традиции, участие в международных и региональных программах, работа в экспериментальных условиях.

Система мер обеспечения сохранности документов 

Организация хранения документов — система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению. 

Для обеспечения сохранности документов в архиве должны осуществляться:

— комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание материально-технической базы хранения документов (здание и помещения хранилищ, средства хранения документов, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных документов и т.п.);

— комплекс мер по созданию и соблюдению нормативных условий хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, охранный режимы хранения).

Контроль физического состояния документов

Система мер по организации хранения должна обеспечивать сохранность документов и контроль их физического состояния при поступлении документов в архив, при их хранении и передаче документов на постоянное хранение. При организации хранения и создании условий хранения следует учитывать специфику видового состава документов, характерного для конкретного архива. 

Требования к зданиям и помещениям архива 

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий.

Приспособленные помещения

При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем.

Состав экспертизы 

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием в эксплуатацию

Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии. 

К помещениям основного назначения архива относятся: 

• хранилища для хранения документов;
• помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними; 
• помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем); 
• рабочие комнаты сотрудников архива. 

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.
Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях. 

Требования к помещениям архива 

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.
Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 — 3 кратный воздухообмен в час.
Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки — герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ. 
Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.
  (На основе «Правил работы архивов организаций», одобренных решением Росархива от 06.02.2002)

Создание электронного архива – не самое простое мероприятие.

Электронный архив: проблемы создания

Необходимо правильно организовать сканирование, ввод данных и хранение электронных документов с удобной системой поиска и работы с ними. Сейчас, в период кризиса, особенно остро встает вопрос повышения эффективности деятельности предприятия. Создание электронного архива – путь инновационных компаний. После окончания кризиса, компании, задумавшиеся и создавшие электронный архив, будут иметь неоспоримые конкурентные преимущества. В этой статье мы разберемся с основными сложностями и проблемами, которые могут возникнуть при создании электронного архива своими силами. 

Создание электронного архива делится на несколько взаимосвязанных этапов.

Сканирование документов

Первый этап – это сканирование документов, то есть перевод бумажного архива компании в электронный вид. Перед началом сканирования следует провести экспертизу ценности документов, которая выявит, какие документы необходимо сканировать, а какие документы пойдут на уничтожение . Проблемы при сканировании возникают в двух случаях. Во-первых, какое-то количество документов может быть плохого качества (ветхие документы). Такие документы сканируются вручную, что естественно увеличивает время работы. Во-вторых, проблемой может стать обратной комплектование архива. Необходимо четкое взаимодействие операторов сканирования и архивариуса. Перед сканированием происходит расшивка документов, следовательно, после сканирования документы следует снова переплести и передать на хранение в надлежащем виде.

Создание базы данных

Второй этап включает в себя создание базы данных, в которой будет происходить поиск. Для удобства поиска необходимо выбрать реквизиты, по которым и будет производиться поиск (например, «дата», «тип документа», «имя», «номер» и т.д.). Далее программисты компании создают удобный интерфейс и саму базу данных.

Ввод данных

Третий этап – это ввод данных. Реквизиты карточки поиска должны быть заполнены, а отсканированные документы привязаны к своим реквизитам. Здесь мы и подошли к главной сложности создания электронного архива: людской ресурс. Ввод данных осуществляется только людьми. Системы распознавания текста находятся еще в зачаточном состоянии и не дают 100%-ного результата. Поэтому приходится ввод данных осуществлять операторам. Поскольку работа операторов при создании электронного архива довольно монотонная и скучная, неизбежны ошибки. Во избежание попаданий множества ошибок в конечный вариант электронного архива необходимо проводить верификацию, т.е. проверку введенных данных. Уже после проведения верификации документ может быть добавлен в электронный архив.   

Целесообразно воспользоваться услугами специалистов

Как видно, простая на первый взгляд идея создания электронного архива в процессе реализации обрастает большим количеством сложностей. Поэтому, для создания электронного архива целесообразно воспользоваться услугами сторонней архивной компании.

Специалисты «Архивный Сервис» обладают опытом создания электронных архивов любой сложности

Получить консультации, а также узнать любую интересующую Вас информацию по электронным архивам, Вы можете по телефону (495)-227-04-94 или е-mail: info@archiv-s.ru

Хотя мы очень быстро движемся к «безбумажному» миру, существует еще много документации, которая должна храниться в течение определённого времени. Традиционный ответ этой проблеме это передача на хранении документации в архив. Это становится надежным, эффективным и простым решением для хранения большого объема документации.

Условия для хранения

В дополнение к вашей собственной личной документации, много документов которые хранятся у Вас в офисе также требует определенных условий для хранения. Некоторые государственные и правовые акты, требуют хранение документации на весь срок действия Вашей организации. Хранение документации внутри может стать очень дорогим и неэффективным занятием. 

Сопутствующие услуги

• поиск;
• опись;
• доставка;
• уничтожение;
• архивирование;
• электронный архив.

Задачи внеофисного хранения документов? 

Нашей основной задачей при внеофисном хранение документов является оптимизация процессов приемки, обработки — это целый комплекс мероприятий посохранности документов. 

Наши преимущества

• Консультации по всем вопросам архивного дела и делопроизводства;
• Наличие необходимых площадей, оборудования и официальных разрешений, необходимых для ведения данного вида деятельности;
• Фиксированные тарифы;
• Возможность оперативного (в течение 24 часов) получения документов;
• Собственная архивная служба;
• Наличие средств контроля температуры.

 При приеме документов нам хранение мы составляем опись передаваемых документов, с указанием всех необходимых реквизитов для дальнейшего поиска документов.

Как рассчитать стоимость услуг внеофисного хранение документов? 

Вам просто нужно позвонить по телефону: (495) 227-04-94