Рубрика: Статьи

Одной из услуг, профессионально оказываемых нашими специалистами, является аудит архива предприятия. Суть услуги заключается в оптимизации и проверке наличия и состояния хранящихся в архиве дел.

Целесообразность аудита архива

Целесообразность аудита архива для защиты долгосрочных интересов компании, ее клиентов и персонала не вызывает ни малейших сомнений — так же, как не вызывает сомнений необходимость профессионального подхода к выполнению такого аудита. Именно такой подход мы предлагаем своим клиентам, специалисты которой имеют большой опыт выполнения аудита архивов, принадлежащих предприятиям разных форм собственности. 

Этапы работ по аудиту архива:

На первом этапе работы архивистами выполняется предварительный осмотр архива, в ходе которого производится оценка объема предстоящей работы и ее согласование с заказчиком. Важную роль на данном этапе играет критерий существенности, грамотное применение которого способно свести к минимуму временные и финансовые затраты.

Инвентаризация архива

В ходе последующей инвентаризации определяется количество дел, входящих в архив, их разнесение по категориям в соответствии с перечнем типовых документов и номенклатурой дел. Отбираются дела, находящиеся в неудовлетворительном состоянии, составляется акт на их уничтожение. Производятся сортировка дел по срокам их хранения и экспертиза ценности документов, входящих в дела архива, с составлением соответствующего заключения о результатах экспертизы.

Отбор по срокам хранения

На следующих этапах аудита архива производится отбор документов постоянного, длительного и временного сроков хранения, в ходе которого составляются соответствующие описи. Систематизируются документы по личному составу (приказы о приеме, увольнении, перемещении, ведомости по начислению заработной платы, трудовые контракты, ряд других). 

Типовой отчет

• общий объем архивных единиц хранения;
• количество формируемых архивных единиц в год;
• основные группы документов и процессы их формирования, движения, учета и хранения;
• приблизительный объем документов к уничтожению;
• оценка текущего состояния документов;
• оценка условий хранения документов;
• заключение по выявленным рискам и нарушениям;
• пути оптимизации корпоративного архива.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы сэкономим Вам деньги на содержание документов.

Поточное сканирование документов дает возможность быстро обрабатывать большой объем архивной документации (десятки тысяч листов!) при создании электронного архива. Поточное сканирование документов — самый быстрый способ перевода в электронный вид расшитых документов. В результате поточного сканирования документов происходит качественное сохранение графического образа документов, что облегчает его дальнейшее распознавание и конвертацию в текстовый формат.

Поточное или ручное

Если ваш архив – это большое количество документации одного типа, то поточное сканирование документов будет для вас идеальным решением перевода бумажного архива в электронный вид. Если нет возможности расшить документы, то папки сканируются в ручную.

Возможности систем сканирования

Система сканирования бумажных документов и просмотра их электронных образов позволяет работать с электронными копиями бумажных документов, выводить изображение в разных масштабах, разглядывать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое. Программа пакетного сканирования ориентирована на автоматизацию процессов массового (потокового) сканирования многостраничных документов.

Преимущества использования потокового сканирования для организации

• Снижение трудозатрат на ввод информации в базы данных;
• Повышение эффективности управления документами;
• Снижение временных затрат на поиск документов;

Идеальное качество от работ

Мы гарантируем высокое качество работ по сканированию документов. Весь процесс сканирования контролируется специалистами высокого класса, которые обучены всем тонкостям процесса поточного сканирования документов.

Сэкономим ваше время и деньги

Мы сэкономим ваше время и деньги, выполнив обработку бумажного архива поточным сканированием документов значительно быстрее и профессиональнее ваших сотрудников. Наши специалисты сами определят, какой метод оцифровки документов применить в вашем конкретном случае.

Стоимость

Вас так же порадует и стоимость наших услуг, потому что поточное или автоматическое сканирование документов предполагает огромную производительность и высокое качество работы при значительной низкой стоимости.

Индивидуальный подход

Исходные и полученные в результате сканирования документы будут переданы в удобной для вас форме. Оцифровка архива методом поточного сканирования документов в нашей компании поможет привести в порядок ваш архив и сделать работу с ним приятным и простым занятием!

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Существуют установленные правила передачи документов внутри организации, которые должны неукоснительно соблюдаться. Эти правила различны для дел постоянного и временного хранения.

Документы длительного хранения

В отношении дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения действует правило, согласно которому такие дела подлежат полному оформлению. Это же правило распространяется и на дела, содержащие документы по личному составу. При полном оформлении дел выполняется их подшивка или переплет, листы дела нумеруются, составляется так называемый лист-заверитель, а также внутренняя опись документов. В обложку дела вносятся необходимые реквизиты (наименование организации, регистрационный номер дела, его заголовок и крайние даты). 

Оформление дел временного хранения

При передаче документов внутри организации и формировании дел временного хранения (до 10 лет включительно) эти дела подлежат частичному оформлению. В соответствии с данным правилом можно пренебречь нумерацией листов дела, а также составлением заверительных надписей. 

Оформление дел

Переплёт и подшивка дел при передаче документов внутри организации выполняются так, чтобы была сохранена возможность свободного чтения. Перед переплетением или подшивкой из документов удаляются металлические скрепления.

Проверка правильности

Ответственный сотрудник организации проверяет правильность формирования дел перед тем, как передать. В ходе этой проверки сопоставляется количество дел, которые были включены в опись. Недостатки, которые выявляются при проверке, должны быть устранены сотрудниками, формировавшими дела и допустившими нарушения существующих правил передачи документов внутри организации.

Прием дел

При приеме дел на обоих экземплярах описи делается отметка о фактическом наличии дела; особо ценные дела подлежат полистной проверке. Проконсультироваться со специалистами вы можете по телефону:8 (495) 227-04-94или info@archiv-s.ru

Восстановление бухгалтерских документов — ряд действий по обнаружению и воссозданию документов, которые обязательны для составления всевозможных отчетов и налоговых деклараций. Восстановление бухгалтерских документов  в случае их утраты поможет забыть о многих ошибках при ведении бухгалтерского учёта, снимет вопросы контролирующих органов, исключит налоговые санкции и арест банковских счетов организации.

Когда нужно восстановление бухгалтерских документов

Восстановление бухгалтерских документов необходимо в случае полного или частичного отсутствия регистров во время определённого периода, а также если были сделаны ошибки в составлении первичных данных. Как правило, восстановление бухгалтерских документов более эффективная процедура, по сравнению с исправлением документации по результатам аудита.

Процедура восстановления бухгалтерских документов

При восстановлении банковских документов, их нужно запросить в банке, а товарные накладные, счета-фактуры, накладные и прочие – у контрагентов.

Если утеряны данные с электронных носителей, их можно заново распечатать.

Когда электронных данных нет, сначала восстанавливают банковские документы, чтобы увидеть суммы, оплаченные или полученные по безналу. Затем – запрашивают дубликаты у контрагентов. Остальные регистры восстанавливают, на основании полученных документов. 

Какие документы нужно восстановить?

Восстанавливаются лишь те документы, срок хранения у которых еще не истек. В п. 1 ст. 17 ФЗ от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорится, что все документы следует хранить не менее пяти лет. Более конкретные сроки указаны в вышеназванном перечне.

Процедура восстановления бухгалтерских документов

Процедура восстановления бухгалтерских документов производится отдельно или в комплексе с другими услугами по систематизации и обработки документов.

Следует помнить:

Чтобы избежать ответственности за налоговое правонарушение, организация должна полностью восстановить утраченную документацию.

Проблемы, решаемые благодаря восстановлению бухгалтерских документов:

• Удаление неточностей и ошибок ведения налогового и бухгалтерского учета;
• Минимизация расходов при налогообложении;
• Улучшение или создание с нуля методологии бухгалтерского учета компании;
• Переход ведения документов на автоматическую, электронную базу;
• Предоставление корректных данных в налоговую инспекцию;
• Создание рекомендаций о финансово-хозяйственной сфере компании.

Восстановление бухгалтерских документов произведите не откладывая

Восстановление бухгалтерских документов необходимо производить не откладывая «на потом», поскольку любое замедление может привести к финансовым последствиям для организации. Услуга восстановления бухгалтерских документов может выполняться в полном объеме или частично, вместе с с бухгалтерским отделом компании или отдельно.

Восстановление бухгалтерской документации — непростой и кропотливый процесс, который не возможен без высокого профессионализма, опыта и ответственности. 

Компания «Архивный Сервис» оказывает услуги по восстановлению бухгалтерских документов 

 Если в ходе архивной обработки документов выявится утрата бухгалтерских документов  «Архивный Сервис»  окажет всестороннюю помощь по восстановлению документов. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

• своевременное комплектование документами;
• учет и сохранность документов;
• эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Четкий и отлаженный рабочий процесс с минимальными затратами времени на поиск нужного документа возможен лишь при условии оптимизации документооборота. Неудивительно, что эту цель ставят перед собой многие компании. И первым шагом на пути ее достижения становится профессиональная каталогизация документов — неотъемлемая часть работы с любыми архивами.

Понятие каталогизации документов

Под каталогизацией документов принято понимать всю совокупность рабочих процессов, которые в конечном итоге приводят к созданию и полноценному функционированию более или менее сложной системы каталогов, удобных для хранения ваших документов . 

Преимущества создания  каталога архивных документов

Создание полного и удобного в использовании каталога архивных документов позволит каждой компании значительно оптимизировать процесс делопроизводства, урегулирует работу архивного отдела и сэкономит время абсолютного большинства сотрудников, которое им приходится тратить на поиск того или иного документа. Попытка самостоятельной каталогизации документов в давно функционирующей фирме неминуемо обернётся затяжной неразберихой. Поэтому специалисты-архивариусы настаивают на создании каталогов на начальном этапе существования любой организации. 

Наша компания оказывает полный спектр услуг по каталогизации документов. 

Мы предлагаем нашим клиентам создание полной и удобной в использовании системы каталогов, способной значительно облегчить поиск нужной информации.

Разработанная система каталогов

Разработанная нами общая система каталогов объединяет в себе три основных базы — предметный, тематический и систематические каталоги. В основу такой системы кладутся метаданные документа — сведения, не включенные непосредственно в документ, однако напрямую с ним связанные. При этом каждый архив всегда интегрирован с более высокоуровневыми системами, единицей которых он является.

Каталогизацию данных на бумажных и на электронных носителях.

В зависимости от потребностей заказчика мы произведем каталогизацию данных, размещенных как на материальных (бумажных), так и на электронных носителях. Также возможна разработка электронного каталога для каталогизации материальных документов или одновременное создание объединенных систем электронного и материального каталогов.

Работа с документами

В ходе оказания услуги наши специалисты разработают классификацию, изучат и распределят документы, составят их библиографическое описание. Затем, в зависимости от вида физического носителя, мы создадим бумажные каталожные карточки либо введем данные в электронный каталог.

Дополнительные работы с каталогами 

При необходимости к каталогам могут быть дополнительно составлены указатели (алфавитные, предметные и другие). 

Наряду с разработкой логической структуры размещения документов мы произведем организацию их физических хранилищ таким образом, чтобы те обеспечивали миграцию носителей, сохранность информации и контроль целостности данных. Наконец, услуги по каталогизации могут включать непосредственно работу с каталогами, а именно их регулярное пополнение, редактирование и использование в поиске необходимых документов.

Работа в соответствии с  законодательством

Все действия по каталогизации документов выполняются нами в соответствии с  законодательством. Обратившись к нам, вы можете рассчитывать, что созданные нами каталоги помогут в работе персоналу вашей организации, и в конечном итоге будут способствовать более эффективному функционированию всего предприятия.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов, не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации.  Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с  полистного просмотра документов, который определит ценность документов. Далее  надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены:

• дела постоянного хранения;
• дела временного хранения;
• дела, не подлежащие хранению.  

Список документов, не подлежащих хранению 

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как  акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Срок хранения не истек

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная  ответственность, но также и уголовная.

Составление акта к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК),  соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения,  вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам: 

Правила выделение документов к уничтожению

•  Решение об уничтожении документов;
•  Полистный просмотр документов;
•  Отбор и выделение документов к уничтожению;
•  Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
•  Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
•  Конфиденциальное уничтожение документов;
•  Составление акта о том, что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно — документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании «Архивный Сервис» проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива. Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел. 

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем уничтожить документы правильно.

Большой объём бумаг, с которыми приходится сталкиваться в своей работе практически любой организации, рано или поздно требует систематизации – для этого и создаётся архив бумажных документов. Но, если компания или государственная структура, функционируют долго, бумажный архив может «не справляться» со своими задачами.

Комплекс мероприятий по оптимизации документооборота

Поэтому комплекс мероприятий по дальнейшей оптимизации документооборота включает сканирование архивов. Процесс сканирования или оцифровки может осуществляться на любом этапе приведения в порядок документов организации: при подготовке к созданию полноценной системы документооборота, при каталогизации документов, их ранжировании по степени важности и т.д.

Профессиональное сканирование архивов

Процедура существенно упрощается, если документы компании уже распределены на нуждающиеся в сохранении и оцифровке и на те, что должны быть уничтожены – в этом случае существенно сокращается время сканирования. В целом, сканирование архива проходит через следующие этапы:

• категоризация (или проверка правильности категоризации, если она уже была проведена);
• распределение документов по типам (сканирование документов архива, например, содержащего схемы или рисунки требует совсем иного подхода и настроек оборудования, нежели сканирование бухгалтерских бумаг или юридических);
• собственно сканирование архива, с маркировкой каждого документа.

Сканирование архива и его преимущества

С точки зрения ускорения работы с документами, сканирование архивов позволяет:использовать один и тот же документ несколькими сотрудниками и ускорить поиск любого документа, благодаря маркировке.

Сканирование помогает сэкономить:

• пространство офиса, необходимое для хранения документов организации;
• деньги, которые пришлось бы потратить, например, на уничтожение ненужных документов;
• время каждого сотрудника.

Современная техника сканирования

Благодаря современной технике, обладающей хорошим разрешением и цветопередачей, возможно сканирование архива, содержащего фотографии, цветные изображения, схемы и графики, слайды – без потери информации на них, с сохранением, как цветовой гаммы, так и соответствующей чёткости графики.

Повышение уровня безопасности хранения документов

Немаловажно, что сканирование архива существенно повышает и уровень безопасности хранения документов организации. Должный уровень безопасности сохраняется и в том случае, если сканирование архивов производится на территории компании, оказывающей эти услуги: оцифровка происходит в присутствии представителя организации-заказчика. 

Этапы сканирования документов:

• Выяснение у клиента задачи и наличие программного обеспечение для работы с электронными документами;
• Подготовка документов к сканированию: разброшюровка дел, изъятие скрепок, файлов и других крепежей;
• Сканирование документов любых форматов;
• Настройка и установка при программного обеспечение для работы с электронными документами;
• Ввод информации в карточки поиска отсканированных документов;     
• Проверка введенной информации;
• Сдача работ клиенту;

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить сканирование документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе, а также вашим сотрудникам, которые теперь могут тратить свое время на работу, а не на поиски бумажек.

Чем о более крупной организации, компании идет речь, тем больше хранится документов в ее архиве, тем сложнее ее документооборот, тем более привлекательно выглядят услуги по оцифровке архивов. Итак, что такое оцифровка архивов — это процесс по сканированию и каталогизации документов.

Неудобства при работе с бумажными архивами

Так, в больших архивах на поиск нужного документа очень часто приходится тратить много времени сил. Кроме того, наиболее часто используемые документы со временем могут быть повреждены или вообще «потеряны», если их ошибочно расположили в архиве. Нередко в любом виде бизнеса случаются ситуации, когда требуется высокая оперативность в предоставлении информации: бывает нужно быстро подготовить документы для подписания, сделать бумажные или цифровые копии, аккуратно сброшюровать — при работе с бумажными архивами оперативность теряется. Это далеко не полный перечень неудобств, с которыми приходится сталкиваться при работе с бумажными архивами. Но при этом существует достаточно простой и элегантный способ решения проблемы — оцифровка документов.  

Преимущества оцифровки архивов? 

• стоит отметить уменьшение нагрузки на бумажные архивы, а также на участок ксерокопирования. Так, теперь если одновременно нескольким сотрудникам организации понадобился один документ, его совершенно не обязательно ксерокопировать.
• оцифровка документов позволяет существенно сократить расходы на содержание бумажного архива, а также высвободить некоторую площадь, ранее используемую под хранение бумажных архивов.   

Как происходит процесс оцифровки документов?

• Специально обученные специалисты занимаются сортировкой документов (на территории вашей компании или доставляют их на территорию организации, занимающейся оцифровкой архивов), затем с помощью современных сканеров производят оцифровку архивного фонда в полном объеме или отдельных документов.
• Штрих-коды и печатные документы системой оптического распознавания символов автоматически переводятся в электронный вид. При этом сохраняются ключевые реквизиты документов: название, дата, тип, контрагент и так далее.
• Для того, чтобы избежать возможного искажения при перепечатывании контактных данных, телефонов для оцифровки рукописной информации при оцифровке архивов применяется система двойного ввода. То есть, оцифровка документов в будущем даст вам возможность осуществлять полноценный оперативный поиск по ключевым словам или поиск по определенным типам документов/контрагентам. 

Управление файлами

Электронные архивы позволяют управлять файлами, полученными в результате сканирования. После оцифровки архивов бумажные документы подлежат систематизации и описанию. Они брошюруются, составляется систематизированный полный каталог документов с учетом потребностей и специфики компании заказчика. Это позволяет в дальнейшем существенно экономить силы и время при работе с архивами.  

Работы по оцифровке архивов

В настоящее время актуальна оцифровка архивов и хранение электронных копий документов. В результате оцифровки архивов каждый документ приобретает электронную копию, что может служить дополнительной гарантией сохранения информации. Документы, могут содержать чертежи, схемы, подписи, печати. Специалисты нашей компании — это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов. Оцифровка документов и архивов — это самый рациональный и удобный вид хранения любых документов различного назначения. Мы прекрасно понимаем, что нам придется напрямую работать с вашими документами, в связи с чем заявляем: каждый наш сотрудник сохраняет полную конфиденциальность и забывает о содержании каждого документа после его оцифровки. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Историческая справка представляет собой специальный письменный документ, который составляется в архиве. Процесс составления исторической справки является достаточно сложным и трудоемким процессом, доверить который лучше настоящим профессионалам и специалистам своего дела. Данный документ содержит все необходимые сведения касательно истории основания и развития фондообразователя, основную краткую, но очень емкую характеристику по содержанию и составу имеющихся документов фонда архива и прилегающего к нему научно-справочного аппарата, а также архивного и документального фондов.

Предисловие исторической справки

Составление предисловия исторической справки в независимости от вида фонда архива, состоит из следующих нижеуказанных разделов:

• истории фонда (фондообразователя);
• непосредственно истории данного учреждения;
• основных характеристик различных документов, принадлежащих данному фонду.   

Источники сведений для исторической справки

Ключевыми источниками, которые служат для написания предисловия исторической справки, являются существующие на сегодняшний день в высших органах государственного управления и власти правовые акты, различные документы так называемого учреждения или фондообразователя, а также документы его вышестоящей организации. При этом активно используется справочная и историческая литература, дело указанного фонда и документы учетного характера.
В процессе составления исторической справки для отыскания всех необходимых сведений, также может активно использоваться имеющийся в организации архивный научно-справочный аппарат, а именно: печатные издания, различные описи существующих дел, а также систематические каталоги. 

Содержание исторической справки

Содержание и объем составленной нашими высококвалифицированными специалистами исторической справки полностью зависят от таких факторов, как:

• информативность данных, которые были собраны в процессе работы; 
• их количества;
• от сроков подачи и рассмотрения необходимых материалов;
• сметной стоимости. 

Требования к исторической справке

При составлении документа историческая справка необходимо применять такие основополагающие требования, как жесткое соблюдение хронологической последовательности данных, четкое изложение существующих фактов, исключая различного рода домыслы, употребление в обязательном порядке сносок и ссылок на используемый источник при употреблении цитат и выписок, а также при употреблении в процессе работы сообщений устного характера (со слов).

«Архивный Сервис» предлагает свои услуги по оцифровке документов и архивов.

Специалисты нашей компании — это команда высококвалифицированных специалистов, которые успешно завершили не один проект. Нашими клиентами были как мелкие организации, так и крупнейшие компании, где архивы действительно занимали не одну комнату. Мы имеем богатейший опыт работы с документами и архивами любых объемов.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Закон «О бухгалтерском учете» требует непрерывное документирование всех процессов на предприятии. Каждый шаг, будь то покупка оборудования, уплата налогов или заказ уборки офиса в сторонней компании должен сопровождаться документами, отражающими суть операции. 

Сроки хранения первичных бухгалтерских документов

Такие документы бухгалтера любовно называют «первичкой» и относятся к ее хранению очень трепетно.  Она аккуратно копится в папках по месяцам в течение каждого календарного года. Это необходимо для того, чтобы даже после проведения суммы в системе вы всегда имели под рукой обоснование каждой проводки.
Такие документы положено хранить не менее 5 лет, так как они могут понадобиться также и для целей налогового учета.  

Ответственный за хранение

Организовать хранение непрерывного бумажного потока – задача главного бухгалтера, который является ответственным за сохранность и конфиденциальность всей бухгалтерской документации. 

Хранение документов в офисе 

Главное требование к хранению – полнота и системность. Все первичные документы должны быть подшиты в папки таким образом, чтобы было легко найти нужную бумагу по дате или имени контрагента. Не используемые постоянно документы обязаны храниться в специально отведенном помещении, доступ в которое должен контролироваться главным бухгалтером. Будет нелишним, если и текущую документацию вы будете хранить в столах и шкафах, закрывающихся на ключ для предотвращения потери или порчи оригиналов.  

Внеофисное хранение 

В случае, когда в организации нет возможности обеспечить надлежащие условия хранения, необходимо обратиться в специализированную организацию, которая займется хранением ваших документов вне офиса. 

В этом случае все заботы по оценке, оформлению и хранению ложатся на архивную компанию. Это потребует дополнительных затрат, но при этом освободит вас от необходимости самостоятельно подшивать и каталогизировать тонны бумаги. Архивные службы сами определяют срок службы ваших документов, и при необходимости отслужившая первичка утилизируется, а вы получаете справку об уничтожении. 

Ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения

Вы можете содержать свой собственный архив или же доверить хранение сторонней компании. В любом случае, компания несет ответственность за сохранность первичной документации и соблюдение сроков ее хранения. В случае ее утери вследствие непреодолимой силы, организация ответственна за принятие мер по восстановлению. В противном случае это грозит штрафами.  Хранение первичной документации  — серьезное и ответственное дело, результаты которого влияют на оценку вашей компании со стороны проверяющих структур. 

Какие преимущества внеофисного (депозитарного) хранения? 

• Консультации по всем вопросам архивного дела и делопроизводства;
• Наличие необходимых площадей, оборудования и официальных разрешений, необходимых для ведения данного вида деятельности;
• Фиксированные до истечения срока действия договора тарифы на внеофисное хранение;
• Оплата услуг безналичным переводом по факту выполнения на периодической основе (выставление счетов);
• Возможность оперативного (в течение 24 часов) получения отдельных архивных документов коробок по заявке Заказчика, в течение 3-х часов или наследующий день;
• Собственная архивная служба, полный комплекс технической обработки документов; Отправка документов, по факсу или e-mail.
• Наличие средств контроля температуры и влажности в архивном складе, а также системы защиты архивного склада от воздействия воды, огня, грызунов;
• Доступ в архив представителя заказчика с целью периодического (ежеквартального) контроля соблюдения условий договора. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

• своевременное комплектование документами;
• учет и сохранность документов;
• эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Сотрудничайте с нами

Сотрудничая  с нами  по внеофисному хранению документов, вы также получаете полный комплекс дополнительных услуг: сканирование документов и организация электронного архива, архивная обработка и уничтожению документов, консультации по архивному делу. Гарантией качества и профессионализма оказываемых компании «Архивный Сервис» услуг мы предоставляем юридически грамотно оформленный договор внеофисного хранения документов. В нем четко прописаны условия возмездных услуг, права и обязанности обеих сторон. 

Как рассчитать стоимость услуг внеофисного хранение документов?

Вам просто нужно позвонить в Компанию «Архивный Сервис» по телефону: (495) 227-04-94