Автор: konst_archiv_s

Для получения качественных цифровых документов используется сканирование. Выполняют его при помощи специального оборудования – профессиональных сканеров, которые позволяют работать не только с печатными материалами, но и с рисунками, фотографиями, чертежами, дипломами, свидетельствами и другими официальными документами.

Когда необходимо пакетное сканирование документов

Технологию оцифровки документов подбирают в зависимости от того, сшиты ли они или имеют вид отдельных листов. Пакетное сканирование предполагает, что материалы одного формата (от А3 до А0) с текстом или изображением обрабатываются автоматически. Оптимально, если при выполнении цифровых копий есть возможность предварительно «расшить» документы. Однако для книг, журналов и подобных носителей данных есть отдельные технологии пакетного сканирования, поэтому по поводу сохранности информации можно не переживать. Таким образом, пакетное сканирование документов – оптимальное решение для создания электронных баз, архивов предприятий и других операций, предполагающих, что в кратчайшие сроки необходимо оцифровать большой объем данных.

Этапы пакетного сканирования документов:

1. Прием и сортировка документов, проверка их состояния, определение способа сканирования.
2. Согласование с заказчиком формата готовых цифровых копий. Например, листы можно сохранять в отдельные файлы либо в виде многостраничного документа. Чаще всего предлагается формат pdf. Файлы этого типа легкие, с ними просто работать и распечатывать при необходимости.
3. Непосредственно пакетное сканирование документов.
4. Передача заказчику готовой цифровой базы и обучение персонала работе с ней.

Современное оборудование для пакетного сканирования позволяет обрабатывать порядка 1000 страниц в час. Это самый быстрый и простой способ наладить электронный документооборот.

Следует ли полностью отказываться от ручного сканирования?

В большинстве архивов существуют «неформатные» документы (нотариально заверенные копии, свидетельства о регистрации, дипломы, бланки нестандартных размеров). Их сканируют вручную, а затем обрабатывают в графическом редакторе. Для работы с книгами, журналами, подшивками существуют книжные сканеры. Наша компания возьмет на себя решение вопросов с пакетной оцифровкой документов, оперативно и профессионально поможет идти в ногу с цифровыми технологиями.

В организациях, для которых свойственна текучка кадров, количество папок с данными работников стремительно увеличивается. После увольнения работника документация передается архивариусам, у которых хранится в специальным образом оборудованных помещениях. И только электронный архив личных дел, стоимость создания которого доступная, существенно облегчает работу с этими бумагами.

Почему стоит задуматься

Даже если бумажный архив личных дел содержится в полном порядке, поиск нужного документа занимает от нескольких минут до нескольких часов. Для того чтобы изучить содержание документа, приходится идти в архивное помещение и на стеллаже искать нужную папку. К счастью, выход есть. Чтобы сэкономить время сотрудников и увеличить их производительность, стоит организовать электронный архив личных дел. Тогда поиск информации займет несколько секунд. Достаточно будет ввести данные сотрудника и воспользоваться функцией поиска. Причем доступ к персональным данным и бумагам, в которых указаны особенности трудовой деятельности работника, возможен с любого компьютера, подключенного к Сети Интернет. Работа с отсканированными оригиналами сохранит здоровье сотрудников, которым не придется спускаться в помещение, предназначенное для хранения документов, искать бумаги в папках, контактируя при этом со скопившейся за много лет пылью.

Как оцифровать архив личных дел

Сознание электронного архива – сложная и трудоемкая задача, которую, конечно, можно поставить перед сотрудниками компании. Однако неспециалисту потребуется много сил и времени. Первым этапом необходимо будет аккуратно подготовить документацию: расшить папки, удалить металлические элементы. Для качественной оцифровки документации придется воспользоваться планшетным или планетарным сканером. После перевода бумаг в электронный формат документации придется придать первоначальный вид. Затем при помощи специального программного обеспечения нужно будет организовать возможность поиска.

Обращайтесь к профессионалам

Конечно, вы можете приобрести дорогостоящее оборудование и поручить оцифровку своим специалистам. Но зачем тратить силы, деньги и время, если можно заказать электронный архив личных дел, стоимость которого рассчитывается в индивидуальном порядке и зависит от вида и объема работ.

Налоговые, бухгалтерские и кадровые документы — то есть те, что нужно хранить не один год — чаще всего и теряются. Обнаруживается утеря, как правило, перед очередной проверкой о стороны налоговых органов, аудиторов или трудовой инспекции. За их утерю компания получит штрафы (до нескольких десятков тысяч рублей), и пристальное внимание проверяющих органов. Восстановление утраченных документов в компании — сложное и долгое дело. Справиться с ним можно двумя путями. И лучше, если этим займется профессиональная компания, которая специализируется на работе с документами.

Способы восстановления документов

Лучший способ лечения — профилактика. Поэтому гораздо проще правильно, в соответствии с методическими указаниями, вести архив организации, чтобы сохранить документы или иметь возможность, в случае форс-мажора, легко их восстановить. Один из вариантов восстановления — это профилактический. Надо поддерживать актуальность как бумажного, так и электронного архива. Если оказались повреждены бумажные оригиналы, их восстанавливают именно с электронных носителей. А проверить сохранность массива документов можно через реестр, описи и номенклатуру дел, которые существуют в электронном виде.

Запросы в инстанции

Второй способ — долгий, потребует усилий. Он заключается в восстановлении через запросы в банки, налоговую, контрагентам. На основании ответов банков о финансовых операциях можно восстановить финансовые и бухгалтерские документы, налоговая поделится документами, связанными с обязательными платежами, а контрагенты, с помощью актов сверки — подтвердят движения ТМЦ и оплат за них. Проще и правильней — иметь электронную копию каждого документа в деле. Если ее нет, придется восстанавливать все составляющие личного дела через бывших сотрудников, что не всегда возможно.

Восстановление документов от профессионалов

Наша компания проводит все виды архивных работ. В том числе — проверку целостности архивов и восстановление документов в организациях перед проверками или в целях упорядочивания архивов. Специалисты компании быстро разбираются структуре архива, выявляют нехватку дел и документов, составляют детальные планы по восстановлению. Заказ услуги восстановления — это не только возможность избежать штрафов и судов, но и упорядоченный архив, в котором ничего не потеряется.

Списки источников комплектования формируются каждым архивом самостоятельно на основании российского законодательства об архивном деле. В эти перечни физические и юридические лица включаются как в обязательном порядке, так и на договорной основе (по соглашению). Государственные органы и органы местного самоуправления добавляются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, что называется, «по умолчанию». Кроме того, обязательные источники комплектования госархивов — это организации и частные лица, в процессе деятельности которых формируются документы Архивного фонда РФ.

Архивный фонд РФ

Под Архивным фондом РФ понимают совокупность архивной документации, хранящейся в разных архивах и представляющих собой общегосударственную ценность: историческую, научную, культурную, политическую, социальную и т.д. Чтобы определить, имеется ли подобная ценность у той или иной бумаги, экспертно-проверочными комиссиями проводятся соответствующие экспертизы. На данный момент объём Архивного фонда РФ насчитывает уже свыше 600 млн. единиц хранения на разных носителях, или более 8500 км архивных полок.

Источники комплектования архива:

• физические лица, тем или иным образом взаимодействующие с ней;
• структурные подразделения (отделы);
• подведомственные организации.

Для семейного архива такими источниками, соответственно, будут члены семьи, в которой он ведётся.

Профессиональное формирование архивов для организаций и частных лиц

Чтобы сохранить документы в целости и сохранности на долгие годы, обращайтесь к профессионалам. Наша компания — эксперт в деле составления всех видов архивов и поддержания их в актуальном состоянии. Работаем с 2006 года и гордимся своей командой опытных специалистов: архивистов, программистов, операторов по работе с данными. Мы не только предоставим надежные и безопасные места для размещения важных для вас бумаг, но и поможем рассортировать документацию по хронологии, тематикам и срокам хранения, структурируем и оптимизируем данные, при необходимости — переведём их в цифровой вид, составим электронную опись. Звоните нам по телефону: (495) 227-04-94 или отправляйте запрос по электронной почте info@archiv-s.ru.

При работе организации накапливается множество всевозможных документов. Они обосновывают хозяйственные и кадровые операции, сделки, расходы и прочие ключевые действия. Контролирующие органы, например налоговая инспекция, в любой момент могут затребовать эту информацию для проверки. Срок архивного хранения документа в организации зависит от того, насколько важны содержащиеся в нём данные. Существуют бумаги, которые можно уничтожить сразу после прочтения: различные приглашения, коммерческие предложения, поздравительные адреса и т.д.

Виды сроков хранения:

• временным (от 1 до 10 лет);
• долговременным (более 10 лет);
• постоянным (хранить вечно).

Как правильно организовать архив?

По закону за архивное хранение документов, образующихся в деятельности организации, отвечает руководитель. Эти полномочия он может передать другому сотруднику, издав соответствующий приказ. Хранить бумажные формы положено в шкафах и сейфах, находящихся в отдельном помещении — архиве. Требования к обустройству такого хранилища установлены Госархивом. Они носят рекомендательный характер, то есть штрафы за их нарушение не предусмотрены. Каждая компания имеет право самостоятельно решать, где держать архивные документы, главное — обеспечить их сохранность.

Что делать, если нет места под архив?

В небольших организациях не всегда есть возможность выделить под архивное хранение целое помещение. В этом случае стоит рассмотреть альтернативные варианты. Например создание электронного архива — эффективный способ освободить офисное пространство от кучи папок и упростить поиск информации. Учтите, что перевести в цифровой вид можно не все документы. По закону есть информация, которая должна оставаться только на бумаге. Например, секретные материалы или данные, относящиеся к государственной тайне. Так же можно воспользоваться депозитарным (внеофисным) хранением. Этот способ подойдёт тем организациям, для которых принципиально сохранение документов в бумажном виде.

Услуги по созданию архивов

Нужна помощь с архивным хранение документов, образующихся в ходе деятельности организации? Обращайтесь к профессионалам. Мы не только гарантируем сохранность архива, но и приведём его в безупречный вид: рассортируем документы, выстроим удобную и интуитивно понятную систему навигации, при необходимости — оцифруем информацию, составим электронную опись, своевременно уничтожим бумаги с вышедшим сроком хранения. Звоните нам по телефону: (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru.

Кадровые документы на бумажных носителях подлежат длительному хранению. Актуальными остаются вопросы о том, как, где и какой период времени необходимо хранить электронный архив кадровых документов. Также многих интересует вопрос, предусмотрена ли какая-то ответственность за уничтожение или неправильное хранение этой документации. Согласно законодательству на данный момент создавать электронный архив для кадровой службы не обязаны ни коммерческие компании, ни ИП. Оцифровка документации выполняется добровольно. Однако в случае перевода кадровых документов в электронный вид работодатель обязан обеспечить их безопасное хранение в течение определенного времени. За потерю или уничтожение электронных кадровых документов предусмотрена административная ответственность.

Основные правила хранения электронного архива

Чтобы сбой в работе компьютера не привел к печальным последствиям, стоит файлы с компьютера продублировать в облачное хранилище. Чтобы электронный архив для кадровой службы облегчил работу сотрудников, на начальном этапе необходимо создать электронные папки и грамотно подписать их. Затем нужно будет следить за тем, чтобы все документы сразу же сохранялись в предназначенные для них папки.

Безопасный доступ к архиву

Чтобы случайным образом или намеренно не исчезли кадровые документы или информация из них не стала доступной третьим лицам, необходимо сделать так, чтобы скопировать данные или внести изменения могли только конкретные работники. Причем нелишним будет организовать систему отслеживания.

Как уничтожается электронный архив кадровых документов?

Срок хранения электронных документов совпадает с периодом хранения бумажных оригиналов. Однако непосредственная утилизация занимает несколько секунд и осуществляется в один клик. Как и в случае работы с бумагами, на первом этапе собирается комиссия, которая выявляет документацию, подлежащую уничтожению. В свободной форме составляется протокол, который заверяют члены комиссии. После составление акта происходит уничтожение. Доверьте эту работу сотрудникам нашей компании. Соотношение цены на услуги этой организации и качества работы специалистов приятно удивит каждого, кто обратится за помощью.

Сегодня возникает необходимость переноса многих процессов в цифровой формат. Это касается и работы с документами. Оцифровка бизнеса становится эффективным инструментом, если грамотно им воспользоваться. В этом деле нужно учесть подводные камни, чтобы не оказаться в ловушке мира высоких технологий. Отсканированные документы, хранящиеся в электронном виде, значительно упрощают работу с ними. Вам больше не нужно размещать в кабинете множество папок. Достаточно найти нужный файл на компьютере.

Заметно упрощается процесс движения документов

Вы отправляете договор, акт или контракт по электронной почте или мессенджеру. Это намного удобнее, нежели взаимодействие, которое осуществлялось раньше. Сейчас в цифровой формат переводят многие процессы. Все зависит от деятельности конкретной компании и организации. При оцифровке бизнеса необходимо учесть некоторые нюансы. Выгода от перехода на новый формат, расходы на оборудование и программное обеспечение и имеющиеся риски. Предположим, вы работаете в сфере оказания услуг. У вашей компании большой штат сотрудников, в офисе много документов. Переход на цифровой формат принесет вам реальную пользу. Вы выиграете время и оптимизируете деятельность. Нужное оборудование уже имеется, поэтому дополнительные расходы на него даже не потребуются. Возможен другой сценарий: у вас небольшое предприятие, где работает 2-3 сотрудника. Документов мало, и необходимость что-либо оцифровывать отпадает, вы можете самостоятельно сделаете сканы нужных документов.

Какие могут быть иски

Обязательно учитывайте, что компьютеры и прочая техника периодически ломается. Еще возникают риски хакерских атак и кражи конфиденциальной информации. Поэтому вам нужно позаботься о защите рабочих устройств своих сотрудников. Понадобится мощная антивирусная программа, которая защитит корпоративный сервер от вредоносного ПО.

Помощь профессионалов

Оцифровка бизнеса становится необходимостью для многих компаний. Особенно это касается тех, кто активно использует в своей деятельности интернет и работает с большим количеством документов. Для заказа оцифровки обращайтесь к профессионалам, имеющим большой опыт. Наши специалисты охотно помогут вам в решении этого вопроса.

На бухгалтерах и руководителях лежит более серьёзная ответственность, чем перед любым другим сотрудников организации, поэтому недостаточно подписать приказ об увольнении и нанять нового человека. Основная сложность — передача документов при смене бухгалтера и/или руководителя. Для этого проводится проверка состояния бухгалтерии, учредительных и прочих документов, составляются акты передачи бухгалтерских документов.

Порядок передачи документов

Процесс смены ответственных лиц занимает определённое время и состоит из нескольких этапов. Первый из них — это подписание приказа об уходе с должности. В нём указываются причины, перечень полномочий и ответственностей, сроки закрытия учётных процедур и передачи полномочий новому сотруднику. Далее следует передача дел и учётных процессов. Особенная ответственность в этом вопросе лежит на бухгалтере: сдача налоговой отчётности, подготовка первичной документации и прочее. Соответственно при передаче дел идет проверка документации и инвентаризация финансовых средств. Проверку проходят учредительные документы, отчётности, расчётные документы, выписки из банка и прочие. По завершению составляется документ о проведённой проверке, и акт приема-передачи дел. В нём отражается состояние дел на момент передачи, опись документов и прочие данные.

Как грамотно организовать передачу документов

Процедура смены руководителя или бухгалтера в компании длится в среднем две недели и включает множество процессов, в отношении которых имеются соответствующие положения законодательства. В этой процедуре крайне важно соблюсти все требования закона, чтобы в дальнейшем не было проблем с проверяющими и законодательными органами. Поэтому лучше всего обратиться за квалифицированной помощью к профессионалам. Наша компания поможет выполнить все процедуры в соответствии с действующим законодательством, составить опись и акты передачи бухгалтерских документов новым ответственным лицам. 

Обращение к профессионалам поможет:

• значительно сэкономить время;
• соблюсти все требования закона;
• гарантировать правильность составления документации;
• в должном порядке уведомить представительства проверяющих органов.

Наши специалисты имеют большой опыт составления описей и актов передачи документов при смене бухгалтера и руководителя. Мы поможем сделать процесс быстрым и безошибочным.

Электронный реестр документов — это перечень документации, которая хранится в архиве или другой информационной системе. Реестр используют как инструмент для категоризации и классификации, поиска и обеспечения быстрого доступа к любому документу архива. Электронный реестр документов может одинаково хорошо работать как с электронным, так и с бумажным архивом — важно лишь, чтобы изменения в архиве отражались в реестре, а информация заносилась максимально корректно. Довольно часто в организациях реестры ведут случайные сотрудники — те, кому просто поручили дополнительную работу. Лучший вариант — когда составлять и вести реестр берется специализированный подрядчик: архивная компания.

Задачи электронного реестра документов:

• обеспечить быстрый доступ к любому документу — идентификаторы документов в реестре позволяют быстро отыскать как электронную, так и бумажную копию;
• фиксировать изменения в структуре и наполнении архива — новые документы вносятся в реестр, документы, которые не нужно хранить, удаляются, о чем делается запись (в том числе в виде ссылки на акт, который подтверждает уничтожение или передачу документа);
• следить за качеством работы с корпоративными документами — через записи в реестре легко понять, кто часто обращается за информацией из архива, как пополняется архив, какие документы составляют его основу.

Как источник информации обо всех документах организации, электронный реестр — обязательная часть архива, такая же важная, как и номенклатура дел и описи в делах.

Как правильно вести реестр

Реестр создается во время подготовки к разработке архива компании, а пополняется — по мере того как растет сам архив. Если документов много, то вручную заполнять реестр сложно и долго. Поэтому специалисты из архивной компании используют для пополнения реестра специальное программное обеспечение. Например, при поточном сканировании и распознавании запись в реестр может, с помощью специального ПО, автоматически вноситься в реестр.

Другие варианты электронных реестров

Реестр как перечень документов с основными атрибутами — часть передаточной документации. Например, при сдаче архива организации в государственные и муниципальные архивы, при уничтожении документов с истекшим сроком годности. Ключевые характеристики качестве реестра — точность информации и своевременность появления новых записей. С помощью программного обеспечения, наши специалисты поддерживают актуальность электронных реестров документов как крупных, так и средних компаний, обеспечивая организации точной информацией о том, какие документы они хранят.

Работа арбитражного управляющего связана с множеством нюансов, в числе которых — грамотная обработка документации и передача в архив на государственное или частное хранение. Для упрощения этого процесса лучше всего обратиться к профессионалам с большим опытом, умеющим оптимизировать процессы и затраты со стороны клиентов.

Архивные услуги для арбитражных управляющих

В первую очередь это опись документов и создание реестра при передаче арбитражному управляющему. Это позволяет гарантировать полноту документации, систематизировать её, обеспечить учёт, сохранность бумаг и их быстрый поиск. Архивная обработка документов — процедура включает экспертизу ценности, установление сроков хранения, систематизацию, брошюровку дел, составление всех необходимых описей архива. При необходимости возможно создание электронного архива (рекомендуется для удобства обращения к архивным делам). Организуются работы по перевозке всей документации компании на территорию архивного управляющего.

Что делать с оставшимися документами

Лучше всего воспользоваться уничтожением документов. Оно выполняется только после экспертизы ценности. Уничтожению подлежат документы, не подлежащие хранению или с истёкшим сроком. Так же можно воспользоваться депозитарным хранением. Если нет возможности хранить документы в процессе банкротства на территории клиента или арбитражного управляющего, предоставляем собственное хранилище. Хранение архива возможно и после завершения процедуры банкротства. Для закрытия конкурсного производства при банкротстве требуется акт о передаче документов на государственное хранение. Все данные, полученные нами при работе с документацией, строго конфиденциальны и не разглашаются третьим лицам.

Преимущества профессиональных услуг для арбитражного управляющего

Снижение временных затрат арбитражного управляющего по работе с документами;гарантия грамотности обработки и создания архива;оптимизация расходов как самой компании, так и арбитражного управляющего.ускорение процесса обработки и архивации документов.Мы даём 100% гарантию соблюдения действующего законодательства при оказании услуг арбитражному управляющему. При необходимости оказываем помощь при сдаче архива на государственное хранение. Наша компания предлагает услуги для арбитражных управляющих в вопросах архивации документов при банкротстве организации.