Автор: konst_archiv_s

В группу документов по личному составу входят те, что имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника. Это документы о приеме на работу, переводах, начислению заработной платы, присвоении квалификации и увольнении. Они должны храниться до 50 или 75 лет (в зависимости от времени окончания делопроизводства – до или после 2003 года).

Принципы определения ценности документов:

• историзм;
• значимость;
• всесторонний анализ.

Еще учитывается происхождение, содержание и внешние особенности документов. Понятно, что некоторые из них могут иметь большую ценность. В результате они передаются на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов по личному составу обязательно проводится после окончания срока их хранения. Эту задачу выполняет сама организация, в которой работает конкретный сотрудник. В случае ликвидации предприятия экспертиза проводится в государственном архиве. В этом вопросе существуют некоторые тонкости. Если их не учитывать, можно легко запутаться. Данная экспертиза также проводится в процессе делопроизводства и в архиве организации. Иными словами, в процессе деятельности предприятия происходит отбор документов, которые представляют ценность для организации. Ценные документы, выявленные в архиве, остаются на постоянное хранение.

Решение вопроса

Даже разобравшись в нюансах хранения, можно допустить ошибку. Занимаясь документами по личному составу собственными силами, вы рискуете нарушить действующие требования. Нередко в организациях возникают ситуации, когда долго хранится ненужный документ, а необходимый уничтожается раньше срока. Чтобы избежать потенциальных проблем, лучше взаимодействовать с профессионалами. Доверьте работу с документами специалистам, которые проведут экспертизу, отсортируют нужные бумаги и правильно определят срок хранения. При этом отпадет необходимость поручать эту задачу кому-то из ваших сотрудников. Обращайтесь, мы будем рады оказать квалифицированную помощь! Мы работаем со многими организациями и решаем широкий спектр задач.

Чем больше документов производит организация, тем сложнее справляться с их обработкой силами штатных сотрудников. Модель, при которой обработкой «нагружают» сотрудников, не имеющих опыта в архивном деле и оцифровке, несостоятельна: случаются ошибки, человек отвлекается от прямых обязанностей, перерабатывает и устает. Остается только включать в штатное расписание архивариуса или — выбрать аутсорсинг обработки документов. Компания «Архивный сервис» оказывает услуги оперативной инцидентной обработки документов и работает над пополнением архивов организаций на постоянной основе. Аутсорсинг — выгодней, чем увеличение штата или привлечение сотрудников к непрофильной работе.

Алгоритм обработки документов:

• осмотр и сортировка;
• сшивание в дела или подшивание к уже существующим в архиве делам;
• занесение информации о каждом новом документе в реестр, опись в деле и папке.

Если аутсорсинг предполагает обработку документов для электронного архива, то перечень операций включает в себя оцифровку и верификацию, создание карточки документа.

Выгода аутсорсинга обработки документов:

• сотрудники компании не отвлекаются на деятельность, которая не относится к их прямым обязанностям;
• увеличивается скорость обработки документов — с помощью специализированного программного обеспечения и производительных сканеров специалисты быстро обрабатывают большое количество документов;
• становится меньше ошибок при распознавании — проверка качества и точности распознавания обязательна при обработке документов, а применение специального оборудования позволяет обрабатывать без ошибок большое количество однотипных документов.

Аутсорсинг позволяет полностью перевести часть бизнес-процессов — в нашем случае это обработка документов — в зону ответственности сторонней организации.

Услуги профессионалов

Наша компания берет на аутсорсинг обработку документов как для бумажных архивов, так и для электронных. Специалисты компании имеют опыт работы с любыми типами документов — первичных бухгалтерских, административных, кадровых, связанных с деятельностью проектных организаций и производством. Передав заботы об обработке профессионалам, любая организация может сосредоточиться на основной деятельности, не беспокоясь о том, как ведется и пополняется архив.

Формирование личного дела сотрудника начинается с момента трудоустройства и заканчивается после увольнения из компании. Личные дела хранятся в отделе кадров, а после того как работник заберет свою трудовую книжку, подлежат длительному хранению. Возможные действия с документацией выполняются в определенном порядке. В каждой папке содержится несколько бумаг. Только составляя опись документов в личном деле и систематически внося актуальные изменения, можно без труда разобраться в документации.

Что представляет собой опись личного дела?

Эта бумага облегчает работу сотрудников отдела кадров. Во время трудоустройства в опись личного дела работника заносятся наименования всех предоставленных документов. Впоследствии указываются внесенные в папку и изъятые документы. За утерю бумаг из личного дела предусмотрена ответственность. Стоит отметить, что опись составляется не ко всем делам, а только к папкам, которые впоследствии будут перемещены в архив для длительного хранения. Также требуется составлять опись содержимого папок, на лицевой стороне которых указано словосочетание «личное дело».

Как оформляется опись документов в личном деле?

Обязательного образца документа не существует. Поэтому кадровые работники могут или описывать содержимое папок в произвольной форме, или разработать и утвердить определенный шаблон. Причем этот шаблон рекомендуется официально зарегистрировать. Очень важно составить грамотное описание содержимого личного дела.

Что должно быть указано в личном деле:

• информация об организации, в которой трудоустроен сотрудник;
• личные данные работника и его штатная должность;
• список вложенных бумаг;
• информация об изъятии и повторном внесении документов.

Чтобы минимизировать время, требующееся на изучение информации на обложке, документ стоит разрабатывать в виде таблицы. Опись личного дела работника можно оформлять вручную или распечатывать шаблон на компьютере. В некоторых организациях используются фирменные бланки. Если опись документов содержит несколько страниц, то необходима их нумерация. Наши архивисты оказывают эти услуги под ключ. Свяжитесь с нашим менеджером и задайте опытному специалисту интересующие вас вопросы. Мы гарантируем, что опись каждого личного дела будет составлена оперативно и грамотно.

В Москве работают частные архивные компании и государственные архивы. Несмотря на то, что и частные, и государственные организации имеют дело с архивными документами, они решают разные задачи. Если говорить о спектре услуг этих видов организаций в двух словах, то можно разделить на государственные и частные архивные компании. Государственные архивы принимают на хранение документы временного, долговременного и постоянного хранения. По запросу выдают документы, переданные на хранение, и выписки из них, соблюдая требования российского законодательства. Основная же задача частных архивных компаний заключается в подготовке документов к архивному хранению, как в условиях внутреннего архива организации-клиента, так и для передачи в госархив, если организация, например, ликвидируется.

Возможности государственных архивов Москвы

Государственные архивные организации Москвы представлены Государственным архивом РФ и муниципальными архивами. Госархивы хранят документы государственных учреждений, а также кадровые документы организаций, прошедших процедуру банкротства, ликвидации. Предварительную архивную обработку документов, включая переплет, описание, доставку до архива, в случае с госархивами выполняет передающая сторона, то есть, организация, которая сдает документы на хранение. Сотрудники госархивов принимают документы, уже готовые к передаче: если подготовка документации выполнена неправильно, документы отдадут на доработку. Проще говоря, если вам нужно получить справку, подтверждающую ваш трудовой стаж, вам нужно обратиться в госархив. Если же вы хотите перевести архив из бумажного вида в электронный, выбирайте частную архивную организацию.

Услуги нашей компании

Лишь немногие частные компании имеют помещения, в которых могут хранить архивы клиентов, поэтому чаще такие компании предлагают услуги по подготовке документации к сдаче в государственные архивы. Спектр предлагаемых архивных услуг довольно широк. Например, здесь выполнят уничтожение документации, если у документов вышел срок хранения и они подлежат уничтожению в соответствии с законодательством РФ. Также в частном архиве вам предложат услуги по сканированию документации, переводу ее в электронный вид с последующей передачей на хранение в госархив. Обработают документы, классифицируют, опишут по всем правилам. Вы можете заказать в частном архиве разовые услуги — например, подготовку документов для передачи в госархив при ликвидации организации. Либо можно выбрать такой формат сотрудничества, как аутсорсинг — специалисты частных архивных организаций будут следить за состоянием внутреннего архива вашей компании, своевременно подготавливать документы для передачи в госархив, систематизировать все документы, сканировать, структурировать на электронном носителе и так далее.

Предприятия и организации подходят к комплектованию, хранению и учету архивных фондов по-разному. Одни предпочитают вести архив собственными силами, другие – обращаются к услугам профессионалов. Наша компания поможет вам при работе с документами. Заказав комплектование, хранение и учет архивных фондов, вы можете сконцентрироваться на решении своих задач. При этом наши специалисты займутся архивными документами.

Комплектование и хранение

Комплектование архива предполагает его систематическое пополнение. Поступающие туда документы формируют архивный фонд. В процессе своей деятельности организации работают с большим количеством документом. Некоторые из них остаются на предприятии, а другие – отправляются в архив. Срок временного хранения документов может быть разным – от 1 до 75 лет. Документы постоянного хранения находятся в организации в течение 10 лет. После этого они отправляются в архив. Грамотный учет документов предполагает соблюдение всех норм и правил, касающихся формирования и хранения. При этом сохраняется эффективность документооборота предприятия. Руководители, менеджеры и другие ответственные сотрудники могут без проблем воспользоваться необходимым документом.

Работа с архивным фондом решает несколько важных задач:

• упрощает процесс движения документов;
• приводит документальный фонд предприятия в соответствие требованиям закона;
• гарантирует успешное прохождение проверок со стороны контролирующих органов.

При правильной организации процесса документы хранятся в течение положенного срока. Перемещение в архив происходит в нужный момент времени. Однако решить такую задачу без помощи профессионалов крайне трудно.

Почему мы

Лучше воспользоваться услугами профессионалов, благодаря чему вы сэкономите немало времени. При этом будет достигнут высокий результат. Наши специалисты сделают опись документов и решат вопрос с их хранением. В этом деле существует множество тонкостей и нюансов. Чтобы учесть эти моменты, необходим большой опыт. Мы работаем с 2006 года и поможем решить вопрос с архивом. При работе с документами, их отборе и хранении будут учтены все требования.

Доверьте комплектование, хранение и учет архивного фонда специалистам. Будем рады помочь!

Сканирование счетов-фактур и накладных — неизбежная процедура при создании электронного документооборота. Зачем нужно сканирование накладных и счетов-фактур? Возникновение бумажной документации неизбежно при работе любой компании. При активном сотрудничестве с контрагентами счета-фактуры и накладные накапливаются с такой скоростью, что их становится неудобно хранить в бумажном виде. Сканирование счёт-фактур и накладных поможет избавить от скопления бумажной документации.

Плюсы сканирования счетов-фактур и накладных

• необходимости выделять больше пространства для её хранения (вплоть до отдельного помещения);
• временных затрат сотрудников бухгалтерии при работе с бумажными носителями;
• снижения эффективности и скорости работы бухгалтерии.

Перевод документов в цифровой формат не только позволяет избежать этих сложностей, но и помогает лучше организовать работу бухгалтерии, ускорить все процессы.

Что нужно для сканирования накладных и счетов-фактур?

Для оцифровки документов потребуются сканер, программное обеспечение, свободный сотрудник, и самое главное — опыт в обработке отсканированных данных. Перед сканированием нужно провести обработку бумажных носителей — сделать разброшюровку, устранить все скрепляющие элементы, систематизировать (по датам, контрагентам и т. п.). После сканирования тоже требуется специальная обработка — распознавание, ручная сверка достоверности данных, систематизация, присвоение маркеров для удобного поиска в будущем при обращении к электронному документообороту. У любой компании есть выбор — сделать весь объём работы самостоятельно или обратиться к профессионалам.

Почему лучше обратится к специалистам?

Для реализации всего перечисленного потребуется немало временных и финансовых затрат. Если речь идёт лишь о сканировании накладных и счетов фактур, такой подход нерационален. Целесообразнее обратиться к людям, уже имеющим всё необходимое и многолетний опыт в оцифровке документов. Сканирование счёт-фактур и накладных может выполняться с оговорённой периодичностью или по мере накопления бумаг. Всё, что потребуется от компании, — предоставить бумажные носители для обработки: передать с курьером, привези самостоятельно или вызвать нашего специалиста, который заберёт всё необходимое.

Из-за сложной экономической ситуации многие организации решили, прекратив свою деятельность, пройти процедуру банкротства. После того как в арбитражном суде становятся известными данные конкурсного управляющего, руководителю компании-банкрота приходится передавать ему документацию, а также штампы, печати и оставшиеся материальные ценности. Причем срок, в течение которого осуществляется передача документов конкурсному управляющему, ограничен. Чтобы избежать негативных последствий, необходимо знать о нюансах грамотного составления описи передаваемых бумаг. Причем документация должна быть правильно оформлена, согласно архивным правилам.

Почему это нужно делать

Стоит отметить, что цель конкурсного управляющего – максимально возможное увеличение конкурсной массы, из которой впоследствии будет выполнен расчет с кредиторами. Игнорирование и невыполнение данной процедуры приводит к серьезным материальным потерям. Если в процессе обнаруживается, что некоторые бухгалтерские документы отсутствуют, то конкурсный управляющий имеет право, обратившись в суд, призвать руководителя компании-банкрота к субсидиарной ответственности и наложить взыскание. Чтобы процедура банкротства оправдала ожидания, к ее прохождению стоит подготовиться заранее. 

Как подготовится к этому

Желая снизить материальные затраты, придется проверить наличие и правильность оформления финансово-хозяйственных документов. Экономить перед прохождением процедуры банкротства недальновидно. Рекомендуется не самостоятельно мониторить наличие документов, а обратиться к опытным архивариусам. Профессионалы внимательно изучат имеющуюся документацию. Обнаружив, что какие-то документы отсутствуют, восстановят испорченные или утерянные бумаги. Когда будет осуществляться непосредственная передача документов конкурсному управляющему, архивисты проверят, грамотно ли составлен акт-опись передаваемых бумаг и имущества. При необходимости внесут нужные корректировки.

Обращайтесь к профессионалам

В ближайшее время проконсультируйтесь с нашими сотрудниками. Свяжитесь с настоящими профессионалами, которые не один раз помогали организациям и знают все нюансы, на которые нужно обратить внимание. Доверьте специалистам подготовку документации к процедуре банкротства и сопровождение передачи документов конкурсному управляющему.

Документы, прошедшие предварительную обработку, а именно инвентаризацию, опись, брошюрование, оформление обложки и т.д., упаковываются и помещаются в архив. Арихивохранилище может находиться как на территории организации, так и вне ее. Наша компания предоставляет все виды услуг по обработке и хранению документов. 

Преимущества работы с нами:

• вы можете заказать архив для секретаря под ключ;
• получить помощь в архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение;
• оставить документацию на депозитарное хранение.

Архив для делопроизводителя

Также мы проводим электронную опись, брошюруем, правильно ликвидируем и организуем электронный документооборот. При наличии всех необходимых технических средств (помещение, ЭДО, штат) архивохранилище можно обустроить непосредственно в организации. Это требует финансовых затрат, но удобно и безопасно. Документы будут всегда под рукой, а доступ к ним — контролироваться внутренней системой безопасности. Мы поможем вашему секретарю организовать весь процесс с нуля, быстро и качественно.

Наши услуги:

1. Оценка уже имеющегося документохранилища и составление плана реструктуризации.
2. Сделаем инвентаризацию всего документооборота.
3. Составим номенклатуру всех дел.
4. Наладим учет приема и выдачи документации, создадим систему доступа к архиву.
5. Выполним переплет и упаковку дел в архивные короба для хранения на стеллажах.

Зачем сотрудничать с нами

Безусловно вы можете не прибегать к помощи нашей компании и попробовать создать архив самостоятельно. Однако без должного опыта это чревато утратой документов и финансовыми потерями. В неправильно организованном архивохранилище документация может потеряться, испортиться (выгореть, намокнуть) или попасть не в те руки. С нами ваш секретарь получит идеально отлаженную архивную систему под ключ, а вы сэкономите деньги и время. Оставляйте заявку на консультацию на нашем сайте или звоните по телефону.

Содержать специалиста, выполняющего всего одну операцию, потребность в которой возникает не каждый день, — непомерная роскошь для большинства даже крупных компаний. Как сохранить высокий уровень качества работ и не переплачивать при этом, знают те, кто хотя бы раз воспользовался услугами аутсорсинга.

В чем же решение

Передайте безусловно важный бизнес-процесс обработки данных специалистам и избавьтесь от необходимости привлекать финансирование, решать проблемы оборудования, обеспечения безопасности и энергоснабжения. Ведь это куда проще и выгоднее — получить услуги обработки данных, как высококачественный сервис. Мы обладаем достаточными ресурсами, чтобы выполнять аутсорсинг обработки данных даже в промышленных масштабах.

Притом процесс верификации документов многоступенчатый, что гарантирует точность данных, а система контроля над действиями специалистов обеспечивает полную конфиденциальность обрабатываемой информации.

Алгоритм действий выглядит приблизительно так:

• нуждающиеся в обработке бумаги специалисты сортируют и сканируют;
• электронные копии передают на сервер для распознавания и извлечения данных или для хранения;
• данные проходят строгую верификацию и передаются компании-владельцу уже в виде электронных файлов (возможна передача и напрямую — сразу в учётную систему).

Аутсорсинг обработки данных — для вас это удобно и выгодно

• Документы обрабатываются качественно и быстро — ведь работу делают люди, для которых это основная специальность.
• О точности обрабатываемых данных можно не волноваться, ведь документы сначала распознаёт программное обеспечение, а потом проверяют специалисты.
• Компания, заказавшая аутсорсинг обработки данных, снижает свои затраты — теперь чтобы получить услугу самого высокого качества, не нужно содержать штатного сотрудника, оплата аутсорсера обходится дешевле.
• Передав часть функций нам, вы концентрируетесь на непосредственных задачах своего предприятия, направляя сэкономленные ресурсы на развитие бизнеса.
• И наконец — мы не только собрали лучших в этой области специалистов, но и своевременно и постоянно обучаем их, что позволяет использовать передовые технологии, а это, согласитесь, огромный плюс.
• Качество наших услуг неизменно высоко, мы предлагаем уже готовое к применению решение, а экономика работ оптимизирована настолько, что делает гибкой ценовую политику.

А что остаётся вам 

Правильно — развиваться, увеличивать мощности и прибыль, наращивая долю рынка. Ведь пока мы оказываем поддержку, обслуживая определенные процессы, вы сосредотачиваетесь на основной деятельности. Мы ждём вашего звонка.

Оцифровка документов нужна повсеместно – это факт, отвертеться от которого уже невозможно. Рушатся последние бастионы – с бумагой прощаются организации любой направленности и всех форм собственности.

 Перевод документации в электронный вид помогает:

— коммерческим организациям – упорядочить архив и обеспечить быстрый доступ к информации;
— государственным организациям – повысить качество и скорость услуг;
— культурным учреждениям – музеям, выставочным центрам – привлечь посетителей удобным форматом цифровых коллекций.

Первый шаг

Итак, ваше предприятие стоит на пороге перевода бумаг в цифровой вид. И первый шаг на этом пути – определить массив документов, требующих оцифровки. Посудите сами – как специалист оценит объём работы, если вы будете неопределённо размахивать руками в воздухе со словами “Нужно оцифровать вот такую кипу бумаг”?
Как только объём документов определён и готов к трансформации в электронный вид – можно обзванивать фирмы, предлагающие услуги оцифровки. 

При этом обращайте внимание на такие детали:

1. Готовность предоставить гарантии на выполненную работу. Настоящим профи нечего бояться ответственности перед клиентом. Избегать её всеми способами будет лишь тот, кто не уверен в качестве своего труда. Солидная фирма гарантирует вам качество отсканированных копий и тщательное соблюдение сроков.
2. Используемая фирмой техника. Если “домашний” сканер тратит на распознавание изображения полминуты, то профессиональный аппарат справляется с этим в считанные секунды. Поэтому обязательно поинтересуйтесь, располагает ли компания потоковыми сканерами для быстрой, а главное – качественной оцифровки. Отметим: профессиональный аппарат распознаёт текст, печати и подписи даже несмотря на размытые участки, сгибы, выцветшие краски.
3. Стандарт сканирования. Этот параметр измеряется показателем DPI – чем он выше, тем лучше будет результат. Поинтересуйтесь у консультанта выбранной фирмы, какое значение DPI выставляется в настройках. Эта цифра должна составлять как минимум 300.
4. Параметр цветности. Профессиональный аппарат располагает тремя режимами:

— чёрно-белый – для обычного текста;
— серый – для текста, дополненного рисунками и таблицами;
— цветной – для документов, где важна передача красок.

Удачного перевода архива в цифровой формат!