Рубрика: Статьи

В процессе формирования архива любой компании необходимо руководствоваться правилами работы архивов организаций, определенными соответствующим нормативным документом Коллегии Росархива.

Что обычно передают в действующих компаниях

• временный срок хранения которых составляет 10 и более лет;
• имеющие постоянный срок хранения;
• имеющие отношение к кадровому составу компании/организации.

В определенных ситуациях в архив также могут передаваться дела со сроком хранения до 5 лет. Архивирование таких дел должно соответствующим образом оформляться в нормативной документации организации.

Основные этапы передачи документов на хранение в архив

1. Подготовка документации: проведение ее экспертизы на предмет практической или научной ценности.
2. Подготовка архивной описи дел, необходимой для систематизации всех архивных данных компании или предприятия.
3. Подготовка документов к хранению: переплет всех дел в соответствии с нормативными актами (требованиями к количеству страниц в одном деле, толщине папок и пр.)
4. Передача документации в архив.

Обратите внимание! Действующая компания может передавать дела в ведомственный архив — соответствующее структурное отделение компании или отдельный архив, находящийся в подчинении организации. На государственное хранение из ведомственного архива дела передаются в случае ликвидации (банкротства) или закрытия компании.

Какие документы передают при ликвидации банкротстве 

Законодательством Российской Федерации определено место хранения архивной документации любой организации после ее ликвидации (закрытия или банкротства) в государственном архиве. В государственный архив должны быть переданы:кадровые документы, срок хранения которых составляет 75 и 50 лет; Данные документы необходимы в качестве основания для выдачи справок по требованию. В процессе передачи дел ликвидированной компании на государственное хранение осуществляется подготовка исторической справки, необходимой для архивного фонда. В случае изменения состава архивных дел в эту справку будут вноситься соответствующие данные об изменениях.

Мы специализируемся на подготовке архивной документации, создании архивов. У нас вы можете заказать услуги создания, форматирования, обработки и сдачи документации в ведомственные и государственные архивы.

Установлен новый срок хранения документов по личному составу — 50 лет. Однако это касается не всех документов.

Три основных группы

• Документы, появившиеся до 2003 г. Срок хранения их составляет по-прежнему 75 лет.
• Документы по личному составу, созданные после 2003 г. Закон предписывает хранить такие документы 50 лет, это как раз-таки нововведение 2016 года.
• Документы, оформленные с 2003 года в случае прохождения гражданами России госслужбы, которая не считается государственной гражданской службой. Такие документы должны храниться 75 лет. Напомним, что в этом пункте речь идёт о военнослужащих, работниках правоохранительной службы (органы внутренних дел, Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков) и людях, состоящих на федеральной государственной службе: прокурорах и их помощниках, следователях и др.

Отсчитывать сроки хранения документов по личному составу теперь необходимо не с года увольнения сотрудника, а с того дня, когда документ был создан. Трудовые книжки, которые, заметим, не считаются документами по личному составу, должны храниться 75 лет, как и ранее. Отдельно от приказов по личному составу с длительным сроком хранения необходимо сохранять 5 лет приказы о командировках и ежегодных отпусках.

Почему соблюдать сроки хранения исключительно важно

Нарушения сроков хранения документов обнаруживаются часто, поэтому судебная практика, связанная с такого рода вопросами, к настоящему моменту обширна. Санкции, налагаемые на виновных в нарушении правил и сроков хранения документов — предупреждения, штрафы — назначаются в зависимости от степени тяжести вины.

Плановые проверки

Чаще всего выявляются нарушения правил хранения и утилизации архивных дел во время плановых проверок налоговой службой, вышестоящим архивом или Пенсионным фондом. Гораздо реже — по причине неисполнения запросов. В некоторых случаях нарушения вскрываются во время внутреннего анализа работы архива предприятия, если руководство организации считает нужным осуществлять аудит.

Что делать

Избежать назначения штрафа за утрату документов организация может в случае предоставления доказательств того, что утеря произошла по причине форс-мажора. Однако форс-мажором суд не сочтёт кражу документов из помещений, которое не запиралось, или утрату документов в результате пожара в архивном помещении, где не было пожарной сигнализации.

Далеко не все документы нуждаются в длительном хранении – сроки необходимо тщательно контролировать. Списание документов с истекшим сроком хранения должно проводиться грамотно – к сожалению, далеко не у всех даже опытных делопроизводителей есть нужные знания. Будет более правильным заключить договор с компанией, специализирующейся на работе с документооборотом.

Списание документов с истекшим сроком хранения

Необходимо знать, что существует единый порядок уничтожения всей документации (неважно, на бумажных или электронных носителях). Особенно внимательно надо относиться к бухгалтерским и кадровым документам.

Сначала проводится экспертиза ценности документов.

После этого специалисты составляют и подписывают акт списания документов с истекшим сроком хранения. Как узнать, что у документов закончился отведенный срок хранения? В этом поможет разобраться номенклатура дел компании. В случае возникновения вопросов можно ориентироваться на сроки хранения, рекомендованные для ведомственной документации. Уточним такой момент: компания исходя из своих соображений, имеет право увеличить на несколько лет срок хранения части документооборота. А вот уменьшать обязательные сроки нельзя ни в коем случае – это может иметь серьезные последствия, вплоть до судебного разбирательства. На определение сроков хранения также влияют регламенты, присутствующие в федеральных законах и налоговом кодексе РФ.

Большинство документов хранятся не менее пяти лет

Документы можно вписывать в акт на уничтожение только в том случае, если обязательный срок хранения истек к январю того года, в каком подписывается и составляется акт на уничтожение. В акте на уничтожение перед группой заголовков требуется указать название структурного подразделения. Заголовки однородных документов вносятся под общим названием, к тому же надо обозначить их количество. Нельзя вписывать неправильные данные, если это сделать, то могут возникнуть серьезные проблемы из-за несоответствия.

Обращайтесь к нам

Как видите, нюансов в составлении актов списания документов с истекшим сроком хранения довольно много. Поэтому лучше доверить это дело профессионалам.

В последние десятилетия архивные компании себя отлично зарекомендовали. Потому, что позволяют повысить эффективность бизнеса, сэкономить офисное пространство, исключить ошибки, возможные при самостоятельной обработке архива.

Стандартный набор услуг 

• Обработку архива;
• хранение документов;
• передачу документов в ЦГАТО (при банкротстве и ликвидации)
• экспертиза ценности жокументов.
• уничтожение документов, у которых истекают сроки хранения.
• сканирование и оцифровка бумажных документов.

Кому выгодна деятельность таких фирм?

Архивные компании приносят пользу всем участникам бизнеса:

1. Директорам: все оформляется в соответствии с жесткими нормативами законодательства, что исключает экономические риски и финансовые потери при проверках. Нет также нужды выделять помещение для хранения бумаг и нанимать дополнительный персонал.
2. Административным работникам: не нужно заботиться о выделении дел на уничтожение и заниматься утилизацией.
3. Отделам кадров: они избавляются от необходимости хранить, переплетать и уничтожать документы по личному составу.
4. Юристам: им не нужно составлять реестры и описи договоров, соглашений итд..
5. Делопроизводителям: за сохранность и пожарную безопасность отвечает фирма-исполнитель.
6. Техническим специалистам. Они могут не переживать о конфиденциальности данных и защищенности первоисточников.
7. Государственным архивам. Документы перед передачей всегда будут обработаны надлежащим образом.

Если сотрудничество с архивными компаниями избавляет фирму от хлопот, то тех, кто оформляет пенсию, выручает профессионализм архивистов .

Практическая польза на конкретном примере

Почему так важно сдавать документы в архив. Дело в том, что материалы по личному составу должны храниться на протяжении 75 и 50 лет ( если документы после 2003 г.), включать акты и тарификационные ведомости, табели и наряды, , лицевые счета и списки локотников, трудовые договоры и выписки из постановлений, ходатайства о представлении к награждению и многое другое. Если при самостоятельном архивировании представитель отдела кадров упустит какой-либо нюанс или не включит в каталог обязательный документ, соискатель не сможет оформить пенсию (ее не назначат до тех пор, пока в распоряжении сотрудников ПФР не будет полного комплекта бумаг). Если же отсутствуют документы за определенный период, размер пенсии будет значительно меньше, так как начисления за данный отрезок времени производиться не будут вообще.

Архивирование, выполненное профессионалами, позволяет избежать ошибок, исключить возможные потери времени и денег.

Страховые компании, кредитные организации, частные предприниматели и прочие организации используют в бухгалтерском учете цифровой документооборот, поскольку с 2011 года представлять документацию налоговому органу необходимо в электронной форме. К проверке разрешено подавать оцифрованные дубликаты бумажных подлинников или изначально созданные электронные документы.

Процедура размещения электронных копий документов

Создание и размещение электронных копий документов не сложно, достаточно отсканировать ценную бумагу и дубликат готов. Однако ФНС, арбитражный суд, иные инстанции в рамках установленного документооборота предъявляют требования к оформлению и подаче оцифрованной документации:

• формат копий – PDF либо TIFF;
• границы разрешения сканирования – от 150 до 300 точек;
• количество оттенков серого – от 256;
• сохранение многостраничной документации в одном файле.

Для удобного размещения, хранения и поиска сканированных дубликатов целесообразно задавать наименование файлов строго установленным образом, что даст возможность систематизировать учет. В программном продукте 1С первичные бумаги бухучета позиционируются по дате, что требует присутствия в названии файлов сканов даты в одинаковом формате.

Специфика размещения электронных копий

1. Перед размещением нужно знать куда будут размещаться электронные копии;
2. Формат электронных документов;
3. Как планируется искать документы.

Обращайтесь к профессионалам

Квалифицированная работа, учитывающая специфику деятельности компании клиента, помогает решить проблему оперативного доступа к информации, передачи материалов в судебные, налоговые инстанции. Обращайтесь, гарантируем конфиденциальность, соблюдение действующих требований, правил.

Вот почему руководителю относительно легко получить уверенность в грамотном ведении делопроизводства на предприятии. Достаточно обратиться за услугами профессиональных архивистов, например, в «Архивный Сервис», чтобы со спокойной душой ожидать проверки архивной работы в компании, с которой могут пожаловать сотрудники вышестоящего архива, налоговой или Пенсионного фонда. Однако удобнее и разумнее иметь в штате компетентных в ведении документов и архивной работе сотрудников. Мы предлагаем воспользоваться услугой обучения архивному делу.

Кому и зачем следует обучаться архивному делу

Быть в курсе актуальных изменений законодательных норм в области документоведения необходимо работающим архивариусам. Обучающие программы «Архивного Сервиса», разработанные экспертами сферы, ориентированы на штатных специалистов по делопроизводству и архивной работе. Корпоративные практикумы помогут сотрудникам вашей компании повысить квалификацию, почувствовать уверенность в своих знаниях, увеличить скорость работы с документами, повысить производительность труда. Исчерпывающие знания архивного дела и соблюдения норм законодательства РФ позволят избежать нарушений.

В какой форме можно получить недостающие в архивном деле знания

Наша компания предлагает услуги по обучению архивному делу в нескольких форматах:

• Корпоративные курсы, семинары и практикумы. Важно проводить корпоративное обучение периодически. Специалисты по делопроизводству — особенно если речь идёт о крупных предприятиях — получат возможность вооружиться актуальной информацией и вести работу на высоком профессиональном уровне, без риска совершить чреватую штрафными санкциями ошибку по незнанию.
• Индивидуальное обучение. Программа занятий формируется в соответствии с запросами клиента. Индивидуальный курс позволяет проработать все проблемные вопросы максимально тщательно и эффективно. Обучающийся специалист получает актуальные знания от эксперта в архивном деле.

Обращайтесь к профессионалам

Мы предлагаем весь цикл услуг в архивном деле: от разработки системы документооборота до создания электронного архива и обучению вашего персонала. Доступное обучение архивному делу в Москве у экспертов сферы по корпоративной программе или индивидуальной.

Наличие электронного архива или системы электронного документооборота, обеспечивает возможность быстрого поиска нужного документа с рабочего места каждого сотрудника, которому предоставлен соответствующий доступ. Также в значительной степени упрощается коллективная работа над документацией, ведь необходимость физического перемещения бумаг между различными отделами отпадает.

Актуальность

Наполнение системы электронного документооборота – обязательное условие, иначе смысла в программе нет. Мы имеем современное техническое оснащение, необходимое для обеспечения высокого качества цифровых копий и обладаем достаточным количеством опыта для оперативной обработки архивов даже самых внушительных размеров. Используемая нами техника способна сканировать бумаги любых форматов, включая крупные чертежи.

Не стоит забывать

При организации СЭД внутри компании, сканированию в электронный документооборот подлежат обычно входящие все документы от контрагентов. Оцифровку проходит также техническая документация, личные дела сотрудников и бумаги, отправленные на хранение в архив. Такая работа занимает большое количество времени и требует от исполнителей максимального внимания. Также важно выполнить грамотную сортировку электронных версий документов и создать тщательно продуманную структуру. Без нее СЭД не будет обладать всем спектром качеств, характерных для профессионально оформленной системы.

Этапы работ

• подготовка подлежащей сканированию документации;
• сканирование (оцифровка);
• контроль качества цифровых копий;
• присвоение документам идентификационных номеров (индексация).

В результате проделанной нашими специалистами работы Вы получаете четко структурированный, удобный в использовании архив.В дальнейшем, мы можем пополнять новой документацией. По вопросам услуги сканирования документации и условиям ее предоставления связывайтесь с нашим специалистами контактами указанными на сайте.

Чем крупнее организация, тем сложнее систематизировать массив документов, которые накапливаются в ходе работы. Большинство из них имеют отношение к бухгалтерии – то есть либо напрямую производятся отделами, отвечающими за финансы (счета, выписки, отчеты), либо содержат ссылки на них (командировочные документы, приказы о премировании). Чем раньше начнется их систематизация, тем лучше. Не так важно, в данном случае, в электронном виде будет вестись архив с начала работы организации или в бумажном. Важнее – насколько своевременно и точно он будет систематизирован.

Правила и законы по систематизации документов:

• 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• приказы Минкульта 526 и 558
• ГОСТ Р 7.0.8 – 2013
• Положение 105 от 29.07.1983 (Министерства финансов СССР).

Порядок систематизации документов

Формальная цель систематизации бухгалтерских документов – занесение их и дел в номенклатуру. Именно она становится основным инструментом как для поиска нужных документов и дел, так и результатом правильно проведенной систематизации. Начинается систематизация с сортировки: каждый документ относят к одной или нескольким группам.

По каким группам сортируются документы:

• тип (накладная, счет-фактура, выписка);
• происхождение (какой отдел, структурное подразделение или сотрудник его создал);
• срок действия и дата;
• срок хранения;
• вид хозяйственной операции, которая была задокументирована.

Формирование дел

После группировки из документов их помещают в папки – или формируют из них дела. Каждое дело и папка содержат перечень документов, даты их добавления, срок действия и происхождение. То есть к каждой папке составляется собственный справочный аппарат (индекс). По итогам формирования папок и дел создается единая номенклатура, в которой указываются индексы и заголовки дел. Для бухгалтерии характерно упорядочивание документов в дела по множеству оснований: по источнику документа, контрагенту, с которым он связан, дате появления. Принципы систематизации бухгалтерских документов одинаковы как для бумажного архива, так и для электронного. Мы оказываем услуги по систематизации бухгалтерских документов для бумажных и электронных архивов. Систематизация производится в соответствии с требованиями законодательства и ГОСТ.

Кадровые документы в большинстве своём должны храниться 50 или 75 лет, и до истечения срока хранения такие документы уничтожать нельзя — их передают в архив. Однако есть документы, срок хранения которых составляет 3 или 5 лет, по истечении которого документы подлежат уничтожению.

Положения трудового кодекса

Правила хранения кадровой документации регламентируются отдельными положениями трудового кодекса. Работодатель, согласно 87 ст., должен обеспечить сохранность личного дела работника — персональных данных, необходимых в связи со вступлением в трудовые отношения, то есть защитить документы от утраты и незаконного использования. Сроки хранения кадровых документов могут быть временными и постоянными, при этом на срок не влияет тип носителя документа и сократить предписанные законом сроки хранения нельзя. Продление срока хранения кадровых документов в определённых случаях допускается.

Уничтожение кадровых документов возможно только по истечении следующих сроков:

75 лет — для приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам, ведомостей о тарификации, табелей и графиков работы при опасных и вредных условиях труда, личных карточек, невостребованные личные документы работников в подлинниках. Всё это касается документов, созданных до 2003 года.

Документы созданные после 2003 года

Созданные после 2003 года кадровые документы должны храниться только 50 лет (основание — Федеральный закон №43-ФЗ, вступивший в силу 13 марта 2016 года).
3 года хранятся заявления и анкеты не принятых на работу лиц. 5 лет — срок хранения приказов о командировках, ежегодных отпусках и взысканиях дисциплинарного характера.

По истечении сроков производится уничтожение документов

Заметим, что вписать дело в акт на уничтожение можно только в том случае, если его срок хранения истёк к 1 января текущего года. В акте на уничтожение указываются данные отобранных дел и номер статьи, указывающей на срок хранения согласно перечню документов. Утилизацию документов проводят или самостоятельно, или при помощи специальных архивных организаций. Обязательно составляется акт об уничтожении. Получите квалифицированную помощь по ведению архива организации и любым вопросам хранения и уничтожения кадровых документов прямо сейчас на нашем сайте.Оставить заявку на консультацию

Расценки объясняются конъюнктурой рынка, возможностями фирм, качеством предоставляемых услуг и другими факторами. Наша компания выполняет все виды архивных работ по приемлемым ценам. При этом вы платите только за оказанные услуги.

Стандартные расценки установлены на:

• обработку фондов: проведение экспертизы и нумерацию листов, составление описей и оформление обложек, расстановку штампов и шифров, изъятие файлов и размещение папок (может выполняться в помещениях заказчика или в нашем офисе — указывается в договоре);
• переплетные мероприятия: разброшюровку, брошюровку (обязательно учитывается формат листов и используемые в работе материалы);
• уничтожение папок: выборку и систематизацию дел, составление актов, погрузку и вывоз на утилизацию (в отдельных случаях погрузку-разгрузку заказчик может выполнить силами своих сотрудников);
• хранение и обслуживание. Смета зависит от сроков депозитарного хранения, количества дел, текущего состояния папок и их содержимого, частоты обращения к специалистам.
• дополнительные мероприятия: оцифровку и сканирование, поклейку и мелкий ремонт документов.

При этом конечная стоимость всегда рассчитывается индивидуально.

Что влияет на цену

На стоимость архивных работ в Москве влияют:

• Объемы и срочность проведения архивации. При крупных заказах цена может быть снижена, при срочности ее выполнения — увеличена.
• Продолжительность хранения бумаг. Надбавка предусмотрена в том случае, если во временных папках находятся документы по личному составу или предназначенные для постоянного хранения.
• Участие в проводимых акциях: на списание и утилизацию, создание электронных каталогов и сдачу документов при банкротствах.
• Скидки. Они предусмотрены для крупных заказчиков и постоянных клиентов, их размер определяется в процессе переговоров.

Обращайтесь к профессионалам

Приблизительный расчет стоимости проводится нашим специалистом после общей оценки документооборота и необходимого перечня архивных услуг. При отсутствии штатного архивиста, можно составить контракт на абонентское обслуживание. Цены на такой вид услуг являются договорными, устанавливаются индивидуально, с учетом объемов и состояния материалов, средней стоимости работы сотрудника и затрачиваемого им времени (в час/месяц) на поиск и оформление бумаг, составление описей и исторических справок, систематизацию и взаимодействие с государственными или ведомственными архивными учреждениями.