Рубрика: Статьи

Одна из наиболее известных категорий бизнес-приложений — это системы постановки и контроля исполнения задач, которые призваны обеспечить удобную среду управления множеством проектов. Практически все развитые системы позволяют обмениваться развёрнутыми данными, включая мультимедийные — и тем самым, по сути, представляют не просто информационный ресурс, дающий возможность контролировать процессы в организации, но и масштабное хранилище документов. 

Некоторые специалисты архивной сферы уже задаются вопросом:

Может ли подобная модель документооборота применяться более широко? На текущий момент, фактически, копии документов получают все стороны, участвующие в любом бизнес-процессе компании. Имеется полный список свойств, характерных как для систем оптимизации документооборота, так и для крупных электронных архивов. Единственное серьёзное исключение — это процесс формирования фонда, основанный на нечёткой классификации и в некотором роде спонтанности, то есть отсутствии органа, обеспечивающего сортировку и отбор документов. По сути, эти задачи возлагаются на каждого сотрудника: для хранения «забираются» все документы, а их место в систематизации определяется ответственными за их создание, обработку и реализацию.

Интеграция архива в деловые процессы предприятий

Еще десятилетие назад обычный архив рассматривался как хранилище данных, которые достаточно редко выходят за его пределы. С появлением цифровых архивов и увеличением доступности появилось первое принципиальное изменение — интеграция архива в деловые процессы предприятий, деятельность которых напрямую не связана с работой самого архива. И, наконец, сегодня мы можем наблюдать зачатки третьей стадии процесса: слиянии статичного понятия «архив» с динамичным — «документооборот». По сути, мы наблюдаем появление дополнительного измерения — времени, ранее используемого только в качестве части классификации документов. 

Система Wave («Волна»)

Один из показательных примеров новых систем хранения данных — это разрабатываемая корпорацией Google система Wave («Волна»). Отметим, что по некоторым оценкам Google генерирует до 40% мирового трафика и имеет возобновляемую в реальном времени копию почти всех данных Интернета, то есть, по сути, представляет собой крупнейшего агрегатора и крупнейшее распределённое хранилище данных в мире. Разумеется, появление новых форм обработки данных (и оптимизации документооборота) должно было так или иначе быть связано с ней. «Волна» представляет собой модульную систему, где каждый документ уже находится в чёткой иерархии и связях с другими. Для системы характерна возможность использования разных форматов, а также вложение одних мультидокументов в другие, то есть неограниченная структурная сеть.

Развитие системы

«Волна» развивается не как обычная статичная иерархия, которую возможно проследить сверху вниз или наоборот, а сразу в нескольких временных направлениях (как если бы иерархические центры перестраивались и перемещались бы по мере её появления). Именно временные «слепки» позволяют оценивать состояние волн в локальные моменты, то есть выполняют ту роль, которую выполняли архивы до появления цифровых технологий. До полноценного осознания возможностей новой структуры и их внедрения, конечно же, ещё далеко — но уже сегодня частичное применение инноваций даёт огромные преимущества как в структуризации информации, так и в оптимизации документооборота. 

ООО «Архивный Сервис» предлагает современные решения по оптимизации документооборота

В конце 90-х годов девятнадцатого века проходило весьма активное уничтожение архивных документов . Губернские комиссии регулярно высылали отчёты, сообщающие об уничтожении тех или иных дел. Такое положение вещей требовало выяснения — и Московское археологическое общество поручило в 1898 году сотруднику Самоквасову выяснить причины массового уничтожения архивных документов.

Необходимость архивной реформы

В рамках проекта он отправил анкеты по всем архивам и получил всего лишь около 700 ответов, то есть примерно одну сороковую от ожидаемых. Вырисовывалась чёткая картина архивной разрухи, которая требовала немедленных решений. Самоквасов начал пропагандировать необходимость архивной реформы, чтобы закончить «варварство» в плане обращения с историческими и культурными данными.

Предполагаемое решение

Предполагаемым решением было объединение архивов под управлением единого центрального органа, введение строгих классификаций и единых стандартов. Тем не менее, ситуация практически осталась такой же, как была при Петре Первом: каждое учреждение рассматривало архив как свою собственность, не использовало единых описей (а зачастую вообще обходилось без них, поручая поиск документов сотрудникам подразделения). Государство дало разрешение на создание единого архива по проекту Самоквасова и комиссии, но не позволило использовать возможности для его комплектования, то есть не обеспечило приток документов.

Бессистемное уничтожение архивных документов продолжалось. Отсутствие единого органа управления очень сильно замедляло развитие архивного дела в нашей стране.

Подвижки в архивном деле

Первые серьёзные подвижки в архивном деле этого периода начались к 1905 году. Значительные изменения произошли после Великой Октябрьской Революции, когда пересматривались не только архивы, но и вся система административного и финансового документооборота. Отметим, что именно в период резкой смены власти было выполнено очень серьёзное уничтожение архивных документов, имеющих большое значение для деятельности многих государственных органов. Восстановление базы, к примеру, архивов уголовного розыска, разрушенных одними из первых непосредственно населением, заняло десятилетия. 

Действия сегодня по уничтожению документов

Выделение документов к уничтожению проводится в организациях систематически. Определение сроков хранения документов, подготовку документов к архивному хранению и выделение документов к уничтожению должны проводить опытные сотрудники. Т.к. документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм содержат информацию, ценность которой различна.

Сроки хранения

Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой, к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливаются постоянные или временные.

Составления акта на уничтожение 

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

Уничтожение документов

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в организации, уничтожающие документы.
Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

«Почему на рынке востребованы архивные фирмы и архивные компании» — вопрос, в принципе, из той же области, что и «почему нужны специализированные бухгалтерские и юридические компании» или «почему существуют охранные агентства и компании по уборке». Ответ заключается в том, что аутсорсинг даёт огромные преимущества перед созданием собственных профильных отделов.

Преимущества работы с архивными компаниями.

При необходимости той или иной работы, вам нет необходимости создавать профильный отдел внутри компании. Это означает, что:

• Обратившись в архивную компанию (или иную, предоставляющую услуги аутсорсинга), вы будете иметь возможность сразу же, безо всяких предварительных этапов, начать полномасштабную работу. Не нужно время на подготовку, введение в курс и «притирку». Просто заключите контракт и работайте.
• Архивные фирмы позволяют вам не беспокоиться об уровне профессионализма сотрудников. В случае, если бы вы начинали работать со своим отделом, вам бы в любом случае пришлось искать и обучать персонал. С архивными компаниями этой проблемы нет.
• Внешние архивные компании всегда действуют эффективно и стабильно. Ваш архивист может заболеть, уволиться, уйти в отпуск или же начать недобросовестно работать — а внешняя специализированная архивная фирма всегда предоставляет высокое качество услуг. Кстати, обязательно учитывайте отпуска и болезни своих сотрудников, когда будете сравнивать затраты на аутсорсинг и собственный отдел.
• Не нужно дополнительное помещение, не нужны компьютеры и программы, расходные материалы, не нужна уборка в новом помещении, не нужно увеличивать нагрузку на бухгалтерию и секретариат. Просто заключите контракт с архивной компанией.
• Архивные фирмы, компании позволяют оптимизировать ваш бизнес: если вы твёрдо знаете, что в этой сфере всё в порядке, если вам не нужно следить за своими сотрудниками и контролировать их работу, если вам не требуется тратить время на решение вопросов с отделом — то у вас освобождается огромное количество ресурсов, которые вы можете потратить на получение прямой прибыли по своей основной специализации.

Архивные фирмы  удобный вариант архивного хранение документов

Таким образом, архивные фирмы являются одним из самых удобных вариантов организовать архивное хранение документов как для малых, так и для крупных компаний.

Архивные компании: основные современные услуги:

Архивные компании оказывают множество современных услуг как в сфере хранения бумажной документации , так и в области организации электронных архивов и систем электронного документооборота. По сути, основная сфера работы архивных компаний может быть описана следующим образом:

• Построение хранилищ бумажных документов;
• Организация и внедрение электронных архивов;
• Обеспечение надлежащего хранения электронных и бумажных документов в полном соответствии с действующим нормами Росархива и законодательством;
• Организация автоматического учёта хранения документов в соответствии с нормативами;
• Консалтинговые услуги;
• Операции с физическими носителями: учёт, уничтожение документов и их транспортировка.

Многие операции с документами, могут быть автоматизированы помощью архивной компании.

• Систематизация документов внутри дела по заданному признаку;
• Автоматизация разбивки дела на тома в зависимости от объёма документов в деле;
• Полное оформление архивных дел, включая создание описей различного уровня;
• Автоматизация создания регистрационных карточек как на единицы архивного хранения, так и на отдельные документы.

Часть операций требует постоянного внимания сотрудников и не может быть автоматизирована:

• Создание номенклатуры дел и контроль её соблюдения (в том числе на основе ранее введённой номенклатуры);
• Электронная регистрация документов (ввод данных);
• Осуществление контроля правильности всех операций;
• Принятие решений относительно архитектуры информационного комплекса и его принципов организации;
• Проведение экспертизы ценности документов, выделенных для уничтожения.

Решения задачи хранения документов

По сути, архивные компании предлагают два типа решения задачи хранения документов (электронный и бумажный), отличающиеся с точки зрения бизнес-процессами следующими характеристиками:

• Электронный архив сложен во внедрении, но удобен и прост в работе, а также даёт возможность автоматизировать процессы и сократить нагрузку на персонал.
• Бумажный архив не требует существенных первоначальных затрат, однако с ростом архивной базы вызывает всё больше и больше сложностей в работе.

Таким образом, оптимальным решением для развивающейся компании представляется старт с бумажного архива (под управлением архивной компании), а позже, на определённом этапе — переход к электронной форме хранения документов.

 Компания  «Архивный Сервис» работает на московском рынке архивных услуг с 1997 года.

Давайте поговорим о вопросе подготовке дел к архивному хранению в электронном виде.

Задачи введение системы электронного хранения документов

Введение системы электронного хранения документов предполагает решение трёх основных задач: 

• Уменьшение затрат на хранение бумажных документов и оптимизация бизнес-процессов;
• Повышение уровня структурированности и доступности информации;
• Обеспечении соответствующего уровня безопасности и разграничения доступа. 

Формат носителя дел

Подготовка дел к архивному хранению может выполняться в любой форме (то есть независимо от формата носителя): в электронный архив может поступать любая информация: звук, текстовые документы, графика, видео или различные иные мультимедийные форматы. Подготовка дел к архивному хранению может выполняться для любых документов: от первичных финансовых данных до проектной документации и договоров.

 Подготовка дел к хранению в электронном архиве

Подготовка дел к архивному хранению в электронном архиве подразумевает их описание и введение классифицирующей информации, а также приведение в надлежащую форму для выполнения следующих свойств хранилища данных:

• Поддержка версионности, управления сервисами и безопасности, контроль документов на входе и выходе;
• Трансформация документов, то есть возможность представления в различных форматах;
• Поточная обработка, то есть автоматизация операций с массой структурно похожих или однотипных документов;
• Системы внутреннего комментирования или сообщений, дающие возможность пользователям архива обмениваться информацией между собой, координированно осуществлять подготовку дел к архивному хранению и контролировать исполнение тех или иных инструкций.

Специализированные функции, определяемые типом хранения документов

Дальнейшее размещение дел в архиве может требовать различных специализированных функций, определяемых типом хранения документов. К примеру, для нормативных архивов востребована функция актуализации данных, а для финансовых — реализация выборки.

Типы специализированных электронных архивов

Типы специализированных электронных архивов, отличающихся по функциональным возможностям и требованиям к подготовке дел к архивному хранению:  

• Архив финансовой документации;
• Архив проектной документации;
• Архив нормативных документов;
• Архив техдокументации;
• Архив юридической документации;
• Хранилище кадровых документов;
• Хранилище конструкторской документации.  

Как видите, в зависимости от типа хранения и назначения архива, процедуры могут существенно различаться для обеспечения наибольшей оптимизации процессов обработки документации и облегчения доступа к ним для лиц с соответствующим правами.

Информационные технологии стали частью нашей жизни — это факт, который уже не подлежит сомнению и требует исключительно детального рассмотрения, но никак не обсуждения о своей реальности. Хранение архивных дел всё чаще и чаще осуществляется в электронной форме, а уничтожение документов на информационных носителях нового века вызывает всё больше и больше как юридических, так и технических вопросов.

Архивные дела на магнитных носителях

В данной статье мы освещаем основные моменты организации хранения архивных дел, правильного уничтожения архивов и недопущения копирования или уничтожения архивами третьими лицами. 

Доступность данных

 Первый важный момент, который необходимо понимать — этот тот факт, что многие данные доступные не только при физическом контакте с носителем, но и по сети. Проще говоря, если ранее для доступа к архиву было необходимо получить физический доступ к накопителю, то сегодня большинство операций документооборота осуществляется по сетям. Подобный обмен информацией позволяет получить к ней доступ дистанционно — и в некоторых случаях скрытно от пользователей системы. Основная задача любой инфраструктуры — обеспечить хранение архивных дел и других документов в форме, максимально доступной по сети для авторизованных сотрудников и при этом обеспечить защиту от уничтожения архива или утечки данных в руки третьих лиц. 

Замена носителей 

В среднем на текущий момент скорость замены единиц компьютерного парка составляет около 25% от общего количества за год. В зависимости от типа организации такая замена может проводиться быстрее или медленнее, но общий принцип остаётся неизменным — достаточно большая часть техники подлежит замены. Соответственно, возникают следующие проблемы при хранении архивных дел и уязвимости, способные создать ситуации угрозы уничтожения архивов:

• Перенос компьютера на новое место, например, в подразделение компании, где действует другая политика безопасности или же где используются иные технические средства для обеспечения безопасности данных.
• Продажа использованной техники, как целиком для других учреждений так и на комплектующие для сервис-центров.
• Дарение компьютеров благотворительным и детским организациям. 

Опасности при замене носителя

При каждой такой ситуации следует чётко понимать, что вы, фактически, вывозите из защищённой зоны данные, на безопасность которых были потрачены деньги и другие ресурсы. Дело в том, что, во-первых, существует очень много лазеек для почти юридически легального считывания вашей информации с таких носителей. А во-вторых, это технически возможно, так как однажды записанная на жесткий диск информация может храниться на нём годами — и даже форматирование всего раздела или удаление файлов не приведёт к уничтожению архива с закрытыми данными. Совершенно безвредное списание компьютера может обернуться большой утечкой данных: просто представьте, что будет, если в руки третьих лиц попадут жесткие диски, где осуществлялось хранение важных документов: бухгалтерских, технологических и многих других. 

Работы по уничтожению

ООО «Архивный Сервис» предлагает   услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Предоставление полного набора сопроводительных документов

Также ООО «Архивный Сервис» предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ,  акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения  согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

Существуют несколько вариантов прошивки документов.

Метод прошивки: дырокол и нитки или специальный станок? 

Обычно документы прошиваются вручную: это наиболее разумный и экономичный вариант для стандартного документооборота предприятия. Однако в случае, если ручная работа невозможна (например, возможности количество документов выходит за разумные пределы) и встаёт вопрос о том как прошить документы с минимальными трудозатратами, используются специальные инструменты, позволяющие максимально быстро и унифицировано производить необходимые работы. 

Принцип работы специальных устройств 

Чаще всего устройства для прошивки документов представляют собой переплётные станки, совмещающие электродырокол со сверлильным патроном, систему зажимов и иглу для прошивки. Если вы хоть раз задавались вопросом, как прошить документы, то прекрасно понимаете, что самое важное — это обеспечить возможность просверлить толстый слой бумаги, не нарушая целостности пачки документов и положения слоёв относительно друг друга. Сам же процесс прошивки документов иглой со шпагатом или ЛШ-210 не представляет практической сложности. Именно для того, чтобы вы получили возможность обеспечить переплет документов , используются станки, дающие возможность быстро сверлить бумагу. 

Основные свойства устройств для прошивки

Оптимально, если устройство, позволяющее быстро прошить документы, обладает следующими свойствами:

• Неприхотливость в обслуживании и возможность хранения вне специальных помещений;
• Высокая ремонтопригодность;
• Отсутствие требований к физической силе сотрудника, проводящего работы, а также его выносливости (то есть возможность свободного использования в таких традиционно женских отделах как бухгалтерия).
• Высокая производительность;
• Мобильность, то есть возможность удобной транспортировки и установки на новом месте;
• Минимальные уровни шумов;
• Обладает самофиксирующейся кареткой (в случае, если используется такой тип зажима);
• Не требует специальной подготовки для эксплуатации;
• Отличается надёжностью;
• Обладает доступной ценой.

 Выбор варианта решения по прошивки.

Как правило, если у вас встаёт срочный вопрос как прошить документы, то выбор осуществляется из доступных на рынке вариантов, которые позволяют добиться сочетания нескольких из перечисленных качеств, пожертвовав остальным, поэтому рекомендуется или задумываться о приобретении устройства заранее, или же просто вызывать в таких случаях архивную организацию для оптимального решения ситуации. 

 ООО «Архивный Сервис» гарантирует качественный и надёжный переплёт документов.  

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно

Трудовое законодательство требует составления достаточно большого количества кадровых документов, полный перечень которых будет зависеть от организации труда работников именно в Вашей компании, а также отраслевой деятельности.

Подход к хранению кадровых документов

Хранение кадровых документов несколько выделяется из общих правил хранения управленческих документов. Поскольку Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии.
Ведение, а также хранение кадровых документов производится в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ),Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами.

К кадровой документации относят:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
      • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
      • трудовые книжки;
      • личные карточки формы Т-2;
      • личные дела;
      • лицевые счета по заработной плате.

Порядок хранения кадровых документов 

Порядок хранения кадровых документов в организации устанавливается работодателем с соблюдением требований Трудового кодекса. Согласно статье 2 КЗоТ РФ, каждый работник имеет право на судебное разбирательство, защиту. Следовательно, любой работодатель может оказаться в положении ответчика, а работодатель, не соблюдающий трудовое законодательство, скорее всего, проиграет дело. В результате этого ясно, что и в интересах работника, и в интересах работодателя — правильное, соответствующее всем требованиям законов и нормативов оформление, ведение и хранение кадровых документов.

Подготовка к хранения кадровых документов

При подготовке к хранению кадровых документов дела должны быть оформлены определенным образом. Основная цель упорядочения и хранения кадровых документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу. Подготовленные для архивного хранения кадровые документы, должны иметь заголовки, пронумерованные листы, прямой хронологический порядок расположения документов в деле, лист заверителя с указанием количества листов.

Тщательность и аккуратность при оформлении, ведении и хранении

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и хранении кадровых документов на протяжении длительного срока. При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан, Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относит к категории конфиденциальной информации.

Сдача кадровых документов в архив

Кадровая документация сдается в архив, не только когда выходит из документооборота. Документы по личному составу, такие как: личные карточки сотрудников, личные дела, приказы, распоряжения, трудовые соглашения — строго конфиденциальная информация, работать с которой имеют право только сотрудники отдела кадров и проверяющие организации. 
Соответственно, после сдачи их на архивное хранение необходимо также исключить несанкционированный доступ к ним.

Оформление кадровых документов при сдаче в архив

При сдаче кадровых документов в архив следует, сразу же позаботится об их надлежащем оформлении. Даже если в своем личном архиве кадровик может хранить документы в любом удобном для него порядке, аргументируя это тем, что он и так знает, что где лежит, руководителю организации стоит задуматься о том, в каком виде эти же самые дела буду сданы в архив.
Не стоит забывать, что большинству из них храниться 75 лет, и большую часть этого времени — в архиве. И если ваши дела изначально были оформлены, как полагается, процедура сдачи кадровых документов в архив пройдет без дополнительных временных и финансовых затрат.

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по хранению и обработки кадровых документов.

Как известно, каждый документ имеет свой «срок хранения». И кадровые документы не исключение. При этом сроки хранения кадровых документов, в данном случае, имеют особое значение. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение, не знают точные сроки хранения кадровых документов.

Закон о хранении кадровых документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу . Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков хранения кадровых документов», установленных законодательством.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется кадровой документацией.

К кадровым документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате.
• личные дела

Определение сроков хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения кадровых документов. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Нормативно-правовые акты в отношении хранения кадровых документов 

Кроме того сроки хранения кадровых документов определяются не только перечнем. Другие законодательные акты также регулируют данный вопрос. Например, пункт 342 Перечня устанавливает, что трудовые книжки хранятся до востребования, а невостребованные — не менее 50 лет. Так же, требования к учету и хранению трудовых книжек установлены в пункте 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Хранить документы с соблюдением норм хранения

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

Работа современных систем документооборота предприятия и электронных архивов предприятий требует серьёзного подхода к обеспечению безопасности хранения документов в архиве, а также организации правильных алгоритмов передачи документов в архив.

Основные правила обеспечения безопасности данных

Обсудим основные правила, которые должны быть введены на предприятии для обеспечения безопасности данных:
1. Высокий уровень физической защиты носителей. В случае хранения документов  в архиве традиционного типа обычно используется отдельное защищённое помещение, да и размер документальной базы просто не позволяет оперативно извлечь документы. Равный по объёму архив на магнитном носителе может легко уместиться в карман и быть извлечён за считанные секунды при физическом проникновении на территорию предприятия.
2. Носители должны защищаться до получения подтверждения об их физическом уничтожении. Дело в том, что передача документов в обычный архив равнозначна передаче бумажных носителей, а передача документов в электронный архив — это копирование данных. Соответственно, носители, вышедшие из строя или по другим причинам требующие списания, всё ещё содержат важные документы, находящиеся на хранении в основном архиве.
3. Требуется систематизированный контроль за исполнением норм безопасности в отношении носителей. Обычно хранение документов в архиве осуществляется таким образом, что их извлечение проводится исключительно под роспись сотрудника и с разрешения вышестоящего лица. В случае передачи документов электронного архива на уничтожение следует фиксировать следующие данные: идентификационный код носителя, точную дату уничтожения, методику уничтожения, данные о сотруднике, проводившем операцию по уничтожению носителя. 

Полностью схема выглядит так:

• Осуществляется физический контроль за хранением документов в архиве.
• Проводится систематический контроль, учитывающий замену и уничтожение носителей.
• Применяются стандартизированные (для предприятия, отрасли или же более широкой сферы) методики уничтожения данных.
• Проводится регулярная проверка надёжности уничтожения данных.
• Хранение документов в архиве осуществляется таким образом, чтобы выход из строя единичного носителя не повредил документальную базу (то есть осуществляется резервное копирование или же распределённое хранение с избыточной информацией).
• Передача документов в архив и их обработка подразумевает категоризацию по уровню необходимых мер безопасности — и исходя из этого выбираются конкретные методики работы с накопителями.
• Ведётся отчётность по каждому уничтоженному носителю.
• Электронный архив подразумевает ведение отчётности по доступу к документам, находящимся на хранении, а также обеспечение авторизованной передачи документов в архив и их извлечения. 

Основной вопрос безопасности

Таким образом, если не учитывать передачу документов архива по сетям, а также особенности физической защиты накопителей, основным вопросом безопасности остаётся удаление данных. Обратите внимание: предполагается, что структура сети организации подразумевает физическое ограничение доступа, иначе в противном случае на первый план выходит именно вопрос защиты от внешних сетевых атак и своевременного закрытия уязвимостей. 

Доступ к документам

Документы должны храниться в безопасных условиях, которые обеспечивают легкий и быстрый доступ, когда вы в них нуждаются. Услуги по хранению документов в архиве полностью соответствуют этим требованиям. Архивохранилища оборудованы охранной и пожарной сигнализацией для обеспечения безопасности и долговечности ваших документов.

Постоянный доступ к документам

Хранение документов в архиве это не значит, что в случае необходимости вы не сможете обратиться к вашим документам. Документы будут вам доступны 24 часа в сутки, 365 дней в году. При поступлении на хранение документов в архив каждый короб с документами штрихкодируется, что позволяет быстро отыскать нужный документ.

Курьерские услуги

Так же хранение документов в архиве предполагает курьерские услуги. Таким образом документы транспортируются к вам с самым высоким уровнем безопасности и экологического контроля. Могут осуществляться как плановые и стандартные услуги курьера, так и доставка в течение 2 часов.

Хранение документов в коробах

Хранение документов в архиве происходит в коробах. Короба заказываются специально и обладают высокими технологическими характеристиками. Изготовлены из прочного многослойного картона Простая конструкция для легкого и быстрого монтажа Съемная крышка для легкого доступа к документам Ручки для безопасного подъема и транспортировки.

Конфиденциальное уничтожение документов

При хранении документов в архиве вы можете воспользоваться такой услугой как конфиденциальное уничтожение документов , которые больше не требуются. Мы предлагаем безопасное измельчение документов на шредере.

Услуга по хранению документов в архиве

Хранение документов в архиве — это та услуга , которой могут воспользоваться как небольшие компании, которые имеют относительно небольшое количество документов, так и крупные, с очень большими объемами хранения, поиска и требованиями. Наш высококвалифицированный персонал регулярно проходит курсы по повышению квалификации, посещает семинары по повышению качества хранения документов в архиве и всегда готов ответить на все ваши вопросы 

Программное уничтожение данных 

Данный класс методов подразумевает программное прекращение хранения документов в архиве за счёт отдачи команды на их удаление. Применяется несколько методик: обычное уничтожение (объявление части носителя пустой), перезапись части носителя и многократная перезапись части носителя. В первом случае восстановить данные возможно на базе обычной офисной системы, во втором — на базе сервис-центра, а в третьем — практически невозможно (при 50 циклах перезаписи случайными числами данные считаются безвозвратно уничтоженными). Разумеется, первый метод наиболее быстрый, последний — наиболее медленный и может занимать несколько часов для более-менее крупных баз данных. 

Механическое и физическое уничтожение документов 

Физические методы уничтожения данных предусматривают тот факт, что передача документов в архив осуществляется на конкретных носителях, на которых и осуществляется хранение (то есть документ или несколько документов могут быть чётко локализованы в физической структуре). В этом случае уничтожается сам носитель. Важные моменты:
— Разбиение на части и сверление зачастую не даёт гарантированного результата.
— Нагрев в обычном костре или пожар в офисе не уничтожает данные.
— Открытие корпуса жесткого диска и подача питания для вращения вызывает быструю (2-4 часа) зачистку атмосферной пылью, что является одним из наиболее надёжных методов. 
— Возможны также пиротехнические, радиационные, термические или магнитно-импульсные методы уничтожения носителей. 

Резюме 

Таким образом, можно сказать, что передача документов в архив всегда должна учитывать их степень секретности и сроки хранения, а само хранение документов в архиве должно производиться с учётом дальнейшей политики безопасности, используемой на предприятии.

ООО «Архивный Сервис» организует хранение документов в архиве и передачу документов в архив в электронном виде и на бумажных носителях.

Хранение бухгалтерской документации является важной частью работы с документами в любой компании. В данной статье мы не будем касаться вопроса необходимости такого хранения и возможных санкций в случае отсутствия необходимой документации, а также не станем рассматривать варианты методологической и научно-технической организации архива. 

Поговорим о чисто технических аспектах хранения бухгалтерской документации. 

Технические требования к помещению с архивом документов чётко изложены в соответствующих пособиях. Отметим, что речь идёт как о строительных нормах, так и рекомендациях по организации архивного хранения.

Перечислим основные требования:

• Требуется изолированное помещение, хорошо защищённое от огня извне.Так как бумага, по сути, является не просто пожароопасной, а очень хорошим топливом, требуется высочайший уровень защиты от пожара.
• Помещение должно быть оснащено охранной сигнализаций и системами обнаружения дыма.
• Размеры помещения могут быть рассчитаны на основании следующий тезисов: стандартный архивный стеллаж для хранения документов  состоит из 12 полок, каждая полка имеет толщину 1,5 сантиметров, а общая высота стеллажа — 2,3 метра. Минимальное расстояние между рядами стеллажей — 80 сантиметров, а проходы на случай пожара — 1,2 метра. Если учесть также площадь сейфового хранилища, а также вспомогательных площадей, то можно сделать выводы о площадях помещения. Отметим, что желательно также учесть темпы прироста количество хранимой бухгалтерской документации — иначе через несколько лет вы столкнётесь с проблемой нехватки места.
• По нормам 1991 года (укрупнённые нормы по делопроизводству и архивам) на обслуживание 5000 дел в архивном хранении требуется один сотрудник. Эти нормы не учитывают требования некоторых компаний, где при хранении бухгалтерской документации или иных архивных дел требуется очень высокий уровень справочной работы. По сути, можно сказать, что 1 человек на 5000 дел — это норма для хранения технической или кадровой документации компании, но никак не тех документов, к которым часто обращаются. Следует помнить, что в год выполняется более 12 миллионов запросов в госучреждения по тем или иным архивным вопросам.

Требования к рабочему месту для архивного сотрудника, занимающегося  бухгалтерской документации

Важно также оборудовать рабочее место для архивного сотрудника, занимающегося хранением бухгалтерской документации и дел иного рода. Это место должно позволят ему полностью выполнять все функции, и, как правило, включает отдельный сейф, рабочий стол с принадлежностями и необходимую технику.