Рубрика: Статьи

Хранить в течение долгого времени абсолютно всю имеющуюся в организации документацию часто не представляется возможным. Да и не все бумаги требуются постоянно. Однако, не зная законодательство и нормы РФ, довольно сложно определить ценность той или иной бумаги, а также период, в течение которого она будет актуальной. 

К счастью, существующая сегодня архивная экспертиза документов позволяет грамотно решить эту задачу, что помогает выявить представляющие особую ценность бумаги. Очевидно, что проведенная специалистами экспертиза существенно снижает объем важных документов. Архивная экспертиза документов включает в себя сразу несколько задач, четкое выполнение которых гарантирует сохранность важным бумагам в течение определенного периода времени. 

Определение сроков хранения

Основной задачей такой экспертизы является отбор документов, а также грамотное определение их принадлежности к определенному архиву. После того как эти задачи решены, определяются сроки, в течение которых данные бумаги будут представлять ценность. Максимальный срок хранения после заведения дела составляет 75 лет. Как правило, такой длительный срок хранения требуется для обеспечения сохранности личных дел. Также существуют документы, которым необходимо временное хранение. Если часть архивного фонда утрачена, то требуется обеспечить наличие всех утерянных документов. К счастью, это возможно сделать благодаря фондам иных учреждений. 

Отбор на хранение

Определяется ценность каждого документа трижды. Во-первых, важные бумаги оцениваются в делопроизводстве, когда определяется срок их хранения. Во-вторых, работы проводятся в ведомственном, в котором бумаги подготавливаются к сдаче в государственный архив. И затем дело передается в государственный архив. Хранить абсолютно все ценные бумаги невозможно. Поэтому приходится следить за соблюдением срока хранения. Когда же время истечет, придется или продлевать срок хранения, или уничтожать документы. Специальная экспертиза помогает отыскать оптимальное решение этой задачи. 

Для чего нужна экспертиза ценности

Экспертиза ценности необходима, если вы собираетесь провести «генеральную уборку» в своем архиве (электронном или бумажном), создать или переработать свой архив, отсканировать документы, разработать электронную базу данных, отослать бумаги в государственный архив. В этих и других случаях наиболее выгодное и простое решение — экспертиза ценности документов специалистами.

Обращайтесь к профессионалам

Конечно, можно, руководствуясь определенными положениями, попытаться самостоятельно провести архивную экспертизу документов. Но вот стоит ли рисковать, оценивая важность имеющихся бумаг, если всегда можно обратиться к профессионалам, которые знают все тонкости проведения экспертизы. Наша компания  поможет вам решить задачи любой сложности, связанные с определением ценности и последующим хранением важных бумаг. Уже много лет мы оказываем услуг архивной экспертизы документов. Поэтому нашими сотрудниками накоплен большой опыт работы и прекрасно разбираются в нюансах проведения этих экспертиз. Они в точности соблюдают законодательство РФ. Поэтому архивная экспертиза документов, проведенная нашими специалистами не только грамотна, но и оперативна. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Отбор документов на уничтожение следует в обязательном порядке выполнять своевременно.

Причины отбора документов на уничтожение

Одна из главных, то что в офисном пространстве может быть очень мало свободного места. Также это может быть связано и с риском получения серьезных неприятностей, которые способны повлечь за собой большие убытки и потерю репутации. 

Нежелательно накапливать огромное количество бумаг, которые уже успели выйти из документооборота организации и перестали быть актуальными, так как в случае непредвиденных проверок налоговых служб могут возникнуть немалые проблемы.

Уничтожение с помощью специалистов

Поэтому лучше сразу же по окончании срока годности конфиденциальных документов заниматься их уничтожением. То есть желательно проблемы решать по мере их поступления, а не тогда, когда уже поздно. 

Самое главное, это правильно выбрать организацию, которая осуществляет отбор документов на уничтожение и выполняет прочие подобные услуги. 

И вот именно с этим спешить не нужно, так как неправильный выбор может привести к тому, что ценная информация попадет к некомпетентным лицам. А это, в свою очередь, может создать реальную опасность бизнесу.

Компания «Архивный Сервис» ваш помощник в уничтожении документов

Компания «Архивный Сервис» — это компания, которая добросовестно и ответственно подходит к своей работе, это подтверждается наличием немалого числа постоянных клиентов и большим опытом в данной сфере. Это объясняется тем, что наши сотрудники выполняют отбор документов на уничтожение, как и другие услуги, с соблюдением законодательных положений и с особой тщательностью.

Накопились документы утратившие актуальность, обращайтесь к нам

Поэтому, если в архиве вашей организации накопилась документация, которая уже успела утратить актуальность, обращайтесь в нашу компанию. Профессионалы Компании «Архивный Сервис» избавят предприятие и ее сотрудников от необходимости делать ту работу, с которой они совсем не знакомы. Ведь очень важно исключить вероятность ошибочного отбора документов на уничтожение. 

Отбор документов на уничтожение следует проводить с учетом законодательства и точно в срок. 

Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов учреждения. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению. 

Повышенное внимание при отборе документов на уничтожение будет уделяться особенностям бизнеса клиента.

По всем вопросам уничтожению документов можно проконсультироваться 8 (495)227-04-94 или отправить запрос info@archiv-s.ru

Передать архив предприятия на внешнее хранение – например, для экономии площадей, затрат на штат или же для большей безопасности (при реорганизациях, риске утечки или утраты данных, внезапных проверках) или даже на обслуживание, считается прогрессивной и очень удобной услугой. Аутсорсинг архива, предоставляемый «Архивным Сервисом», призван сделать работу с документами для заказчика оптимальной.

Проблемы офисных архивов

Собственные хранилища документации – всегда головная боль руководства: дополнительные площади, дополнительный штат, затраты на обеспечение сохранности, ежегодная экспертиза, акты… А если персонал некомпетентен, то пользование таким хранилищем может оказаться крайне неудобным, что чревато и простоями, и утерей документов.

Проблемы рассредоточения архива предприятия

Если архив предприятия рассредоточен по отделам, то это увеличивает нагрузку на сотрудников, снижая и безопасность, и эффективность архивных работ. Собственный электронный архив – тоже не всегда выход, поскольку предполагает специальное оборудование, ПО и переподготовку персонала. 

Преимущества архивного аутсорсинга

Аутсорсинг архива – гораздо менее затратное занятие, чем самостоятельная организация и содержание архива большой компании. Передавать документацию на хранение в «Архивный сервис» можно в опечатанных, опломбированных боксах. Отдельные отсеки, оборудованные по новейшим архивным требованиям, обеспечат наилучшие условия хранения и повышенную безопасность. Важно, что из нашего хранилища рейдеры или внезапная ревизионная инспекция ваши документы не изымут. А если понадобится документ – его всегда можно затребовать и получить в считанные часы.

Электронное хранилище

Электронное хранилище обеспечивает не менее надежное хранение документов (электронных), а пополнение архива и круглосуточное пользование им происходит по спецканалам связи высокой надежности. Основа такого хранилища – специальный сервер на мощной платформе, документация хранится в зашифрованном виде.

Очень удобный вариант для компаний с множеством удаленных подразделений (филиалов): таким архивом можно пользоваться удаленно, причем коллективно (по разовым ключам) – так что безопасность обеспечивается.

Создание и ведение такого архива

Архивный Сервис поможет в создании и ведении такого архива, приняв на себя все технические вопросы. При необходимости утилизации всего архива или его части существует возможность сделать это практически мгновенно и без возможности восстановления.

Фонды, передаваемые нам на хранение, разумеется, предварительно проходят экспертную оценку, должное оформление, составление сопроводительной документации – с тем, чтобы использовать дела можно было без затруднений. Мы гарантируем и соблюдение архивных нормативов, и требований закона, а также безупречное обслуживание и доступные цены.

Компания «Архивный Сервис» предлагает комплексное решение по организации электронного архива

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Бумаги не могут копиться вечно. Потому их принято сортировать и уничтожать – но не все скопом, а выборочно, по определенным правилам. Каждый отдел, включая HR, PR, бухгалтерию, секретариат, отделы продаж и закупок, ведут свою отчетность и фиксируют движение документации, среди которой есть документы вечного хранения, временного и подлежащие утилизации.

Способы уничтожения документов

Зачастую делопроизводители компаний не обладают достаточными знаниями законодательствами, чтобы знать, как уничтожить документы правильно  – да и некогда углубляться в этот вопрос. Даже не все знают, что вариантов утилизации деловой документации несколько: химический (спецсоставами), сожжение и измельчение.

Шредирование документов

Шредеры приобретают почти все фирмы, и для собственных нужд (уничтожения важных копий) они вполне годятся. Но если документации, подлежащей сдаче в утиль, скопились горы, он не подойдет – ведь, помимо прочего, придется расшивать дела удалять крепеж и полистно эту гору уничтожать. Промышленный шредер «Архивного Сервиса» эту проблему легко решает – он способен измельчать довольно толстые тома со скрепками и вложениями, экономя массу времени и обеспечивая высокую степень безопасности ввиду полного уничтожения листа. 

Можно ли, не вдаваться в нюансы того, как уничтожить документы согласно регламентам, правилам и закону? 

 Можно, но это влечет штрафы для руководства – как ненадлежащее хранение документов, предназначенных для вечного сохранения в архивах, так и их уничтожение чревато санкциями. Легче, конечно, ничего не уничтожать, но тогда в бумагах можно «зарасти».

Специалисты-архивисты компании «Архивный Сервис» помогут, не обременяя сотрудников компании-заказчика приобретением дополнительных знаний, произвести экспертную оценку документов. 

Мы возьмем на себя подготовку к уничтожению документов

Всю бумажную работу архивисты нашей компании возьмут на себя, проведя все необходимые процедуры совместно с представителями заказчика – и проведение экспертизы, и расшивку и переформирование дел и составление актов, и упаковку (что производится для соблюдения конфиденциальности и предотвращения утерь). А также обеспечат автотранспорт, погрузочно-разгрузочные работы, экспедирование архива и его уничтожение.

Как уничтожить документы с истекшими сроками хранения? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь, специалисты Компании «Архивный Сервис» проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Завершающий этап

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел. 

Шредеры. Это выгодно, быстро (скорость шредера до 1 тонны/10 минут), безопасно и недорого. 

К тому же, сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в соблюдении всех процессуальных, законодательных норм, избежите штрафов и наладите документооборот (при желании заказчика мы проведем постановку или аудит документооборота предприятия). Мы сбережем время ваших сотрудников для выполнения ими более важных рабочих функций, освободим хранилища предприятия от негодной документации и поможем оптимизировать документооборот. 

Предоставление услуг по уничтожению

Архивный Сервис предлагает также услуги по вывозу и шредированию документов, включающие в себя: погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

Сопроводительные документы

Также Компания «Архивный Сервис» предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению документов, счет, акт приёмки работ, акт уничтожения документов). Мы гарантируем уничтожение документов с истекшими сроками хранения согласно всем установленным нормам в Российском законодательстве.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.

Бланки строгой отчетности — это документы, которые используются для учета оказанных услуг населению. К ним относятся талоны, квитанции, билеты, путевки, проездные документы, полисы, анкеты и другие документы. Хранение бланков строгой отчетности должно осуществляться в сейфах, металлических шкафах или специализированных помещениях, которые обеспечивают целостность и сохранность документов.

Порядок действий с бланками строгой отчетности

Порядок использования бланков строгой отчетности прописан в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. Использованные бланки строгой отчетности упаковываются в мешки, которые опечатываются. Срок их хранения определен законодательными актами и составляет не менее пяти лет. Через пять лет, по истечении месяца со дня проведения инвентаризации, использованные бланки строгой отчетности уничтожаются.

Создание специальной комиссии

При этом создается специальная комиссия под председательством директора предприятия. Данная комиссия проверяет всю документацию и оформляет акт списания бланков строгой отчетности. Стоит отметить, что утилизация этих документов должна производиться только по составленному акту и ни в коем случае эти бланки нельзя выбрасывать просто так.

Уничтожение бланков строгой отчетности

После того, как акт на уничтожение документов строгой отчетности был подписан, необходимо провести непосредственно уничтожение списанных документов. Их можно сдать в пункт приема вторичного сырья, а можно провести уничтожение бланков строгой отчетности своими силами. Большинство предпочитают обратиться к специалистам, поскольку самостоятельная утилизация занимает много времени и сил. Тем более, списание бланков строгой отчетности может иметь большое значение для предприятия и полная ответственность о конфиденциальности информации лежит на руководстве. Следовательно, поручение этого дела рабочему персоналу не всегда допустимо.

Услуги по списанию и уничтожению бланков строгой отчетности

Очень часто хранение бланков строгой отчетности, как и хранение любой другой документации в бумажном виде, предполагает трудности в организации места хранения и в дальнейшей работе с архивными документами. Да и возможно возникновение ситуации, что после уничтожения бланков строгой отчетности, они могут понадобиться по каким-либо причинам, поэтому лучше всего перед списанием произвести их сканирование и создать электронный архив. Явными преимуществами этого способа является практичность, удобство и высокая скорость работы с архивом, да и последующее списание бланков строгой отчетности значительно упрощается.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предоставляет услуги по списанию и уничтожению бланков строгой отчетности и имеет большой опыт в этой сфере деятельности. Мы гарантируем качественную работу и сохранение конфиденциальности информации. Мы очень ценим доверие наших клиентов и выполняем свою функцию добросовестно, соблюдая все требования, выдвигаемые нормативно-правовыми актами и не нарушая законов государства. Кроме этого, мы производим уничтожение бланков строгой отчетности быстро, предлагая выгодные условия сотрудничества, что предотвращает утечку информации. Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Компания «Архивный Сервис» предлагает различные услуги, связанные с проведением работ по созданию архивов и переплёта документов. Если вы ищите переплетную мастерскую в Москве с широким диапазоном услуг, то наша компания готова предложить вам всевозможные качественные сервисы, имеющие отношение к подготовке документов и созданию архивов, а также все виды переплетных работ.

Необходимость в переплетной мастерской

Необходимость в создании брошюры, переплета может быть вызвана желанием содержать ваши книги должным образом, сдать красиво оформленную курсовую, дипломную работу или кандидатскую диссертацию. А может быть, вы написали книгу или у вас есть особый фотоальбом, который вы хотите обрамить в красивый переплет? Какими бы не были ваши пожелания, наша переплетная мастерская в Москве сделает для вас переплет наивысшего качества в кратчайшие сроки.

Наши специалисты имеют колоссальный опыт в различных видах переплетных работ.

Будь то подготовка важных документов организации к сдаче в архив или заказ частного лица, все работы будут выполнены на должном уровне. При заказе необходимо будет выбрать тип переплета. Например, архивный, то есть если ваши бумаги (документы, курсовая и т.д.) имеют формат А4, то они могут быть сброшюрованы в жесткую папку (цвет которой может быть выбран), а корешок будет дополнительно проклеен. Таким же образом можно поступить и с листами нестандартного формата, и у вас также будет плотная картонная обложка с листами и проклеенным корешком.

Возможности пополнения переплета

Иногда бывает нужно, чтобы была возможность пополнять переплет дополнительными листами, это также возможно (при проведении брошюрования будет оставлено место для возможности наращивания объема листов). Переплет может быть выполнен не только в жестком виде (то есть в виде книги), но можно сделать и пружинный переплет (пружины при этом могут быть либо пластиковые, либо металлические).

Переплет из эксклюзивных материалов

Иногда возникает необходимость в создании переплетов из кожи или других эксклюзивных материалов, что позволяет подчеркнуть уникальность документов, подвергаемых брошюровке.

Дополнительные работы переплетной мастерской в Москве

Наша переплетная мастерская в Москве сможет провести и ремонт имеющихся переплетов.

При необходимости оклеить обложки переплетенных документов новым коленкором и т.д. все работы производятся опытными мастерами вручную, что позволяет индивидуально подойти к каждому заказу и учесть все пожелания заказчика.

Переплет проводится в соответствии с нормами и стандартами архивного делопроизводства

Необходимо отметить, что переплетные работы, связанные с различными документами должны проводиться в соответствии с нормами и стандартами архивного делопроизводства, вот почему важно доверять свои документы только профессиональным компаниям.

Сопутсвующие услуги

В дополнение к переплетным работам мы предлагаем провести сопутствующую архивную обработку — опись, простановку штампов и шифров, оформление обложек и заверительных листов. На все наши услуги по переплету документов мы даем гарантию. 

При возникновении каких-либо вопросов  по переплетным работам, обращайтесь к нашим специалистам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги по хранению учредительных документов. Учредительные документы – это наиболее важная часть документации любой организации. К ним относятся нормативные акты, которые подтверждают правовую регистрацию организации, начало ее функционирования, а также документы, выражающие основы деятельности данной организации. Комплект учредительных документов обычно состоит из устава, учредительного договора, заявления о государственной регистрации, приказов о назначении руководителя, его заместителя, главного бухгалтера, а также прочие документы, которые связаны с процессом регистрации.

Условие по хранению учредительных документов

В законодательстве не указаны конкретные правила, регулирующие хранение учредительных документов. Единственное условие – это то, что учредительная документация должна храниться в том месте, в котором находится исполнительный орган данной организации, то есть там, где находится руководство или в каком-нибудь другом месте, которое хорошо известно и доступно другим членам руководящего состава. 

Требования безопасности хранения

Так же в законе не указаны требования безопасности хранения учредительных документов, но естественно, что ни одна организация не будет их хранить без присмотра и в общедоступном месте.

Рекомендаций по правильному хранению учредительных документов 

Существует несколько рекомендаций по правильному хранению учредительных документов. Учредительная документация должна храниться в отдельном месте и желательно расположить ее в хронологическом порядке для большего удобства. Следует позаботиться о соответствующей безопасности хранения – осуществлять хранение учредительных документов в надежном шкафу или сейфе, и сразу их убирать на место после окончания работы с ними. Еще одно решение в плане безопасности, которое пользуется популярностью среди многих организаций – сдача оригиналов документов в архивную компанию, а для работы достаточно будет копий.

Услуги по хранению учредительных документов 

Компания «Архивный Сервис» предлагает вам услуги по хранению учредительных документов:

Оригиналов и заверенных копий учредительной документации. Для этой цели используются закрытые от общего доступа сейфы и хранилища. По согласованию с заказчиком возможно предъявление документов проверяющим органам, имеющим соответствующие полномочия. Во время проведения ревизий и проверок соответствующие органы обращают особое внимание на условия хранения учредительной документации.

Главное требование услуги по хранению учредительных документов 

Главное требование здесь – безопасность и защищенность от воздействий окружающей среды. Компания «Архивный Сервис» обладает отличной материально-технической базой, имеет в штате персонал с высокой квалификацией и большим опытом работы, что гарантирует надежную защиту ваших документов при соблюдении всех условий хранения учредительской документации.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Каждый из нас хоть раз в жизни сталкивался с необходимостью переплести разного рода документы — от собственного диплома до архивных бухгалтерских и юридических документов.  

Переплет документации позволяет:

• сэкономить место — переплетенные документы занимают в несколько раз меньший объем, по сравнению с отдельными не переплетенными бумагами, даже собранными в папки;
• упорядочить архив — расположить переплетенные документы в соответствии с выбранным принципом систематизации, тем самым облегчив работу с ними, минимизировать возможность утраты отдельных документов;
• увеличить срок службы бумажных документов за счет снижения их износа и сокращения возможности механических повреждений;
• упростить поиск нужного документа — ориентироваться по корешку переплета при соблюдении установленной последовательности.

Услуги по проведению переплетных работ

Компания «Архивный Сервис» предоставляет услуги по проведению переплетных работ любых документов, включая бухгалтерские и юридические, на выезде, то есть на территории вашей организации.

• Существует два вида переплета — цельный (цельнокартонный и цельноколенкоровый) и составной;
• Также различают мягкий (гибкий) и жесткий переплеты.
• Переплет документации в организациях, как правило, выполняется составным переплетом, с использованием коленкора (переплетной ткани) для оформления корешка и переплетного картона для оформления корок.     

Преимущества составного архивного переплета

Большая часть переплетаемой документации (около 90%) представляет собой бухгалтерские документы. Мы выполняем переплет документации составным способом, применяя технологию жесткого архивного переплета, позволяющую увеличить сохранность документов. Правильно выполненный составной переплет документов, соответствующий принятым стандартам и нормам архивного делопроизводства, позволяет уменьшить их объем более, чем в два раза, а также обеспечивает легкость просмотра документации (текст на каждой странице виден полностью), возможность снимать ксерокопии без расшивки архива или повреждения документов.
Еще одним важным преимуществом переплета является сохранность документов — будучи переплетены, документы хранятся в несколько раз дольше, меньше изнашиваются, не получают механических повреждений. 

Оказание услуг по переплету

Специалисты «Архивный Сервис» гарантируют вам качественный и правильный составной переплет  документации на месте. 

Сопутствующие услуги

В дополнение к переплетным работам мы предлагаем провести сопутствующую архивную обработку — опись, простановку штампов и шифров, оформление обложек и заверительных листов. На все наши услуги по переплету документов мы даем гарантию. 

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

Смена руководства компании – ответственное и не всегда приятное событие, которое требует выполнения множества мероприятий.  

В их числе – надлежащее оформление и передача документов на хранение : при смене директора этим вопросам следует уделить самое пристальное внимание, дабы процедура смены прошла безупречно с юридической точки зрения. 

Работа с документами при смене руководства состоит из двух основных стадий. 

В первую очередь выполняется документальное оформление самой процедуры смены. Соблюдение требований, установленных законодательством в отношении такого оформления, позволит снять с предприятия ответственность за действия предыдущего директора, обеспечит правовую базу для разбора возможных конфликтных ситуаций.

 Документы о смене директора

Решение о смене руководства должно быть принято на общем собрании учредителей компании; результаты такого собрания оформляются протоколом. После принятия решения о смене издается приказ об увольнении директора, покидающего компанию. Следует помнить о том, что смена руководителя обретает юридическую силу лишь после предоставления документов о такой смене в регистрирующие органы и внесения последними соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Комиссия по передачи документов

По завершении документального оформления смены руководителя необходимо выполнить передачу документов. Издаётся приказ о приёмке-передаче дел при смене руководителя организации, создаётся комиссия, в состав которой входит председатель комиссии, члены комиссии, назначается дата, время передачи дел, определяются ответственные лица за передачу дел. Созданная комиссия, контролирует передачу документов и иных ценностей, хранящихся у прежнего руководителя организации.

Комиссия, руководитель и его правопреемник должны подписать двусторонний акт приёма-передачи, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью организации и его прежнего руководителя, описываются, перечисляются передаваемые документы и материальные ценности.

Акт передачи документов состоит: 

• из вводной части, в которой содержится указание на место и время передачи документов, наименование компании, фамилию, имя и отчество председателя общего собрания или единственного участника процесса передачи; 
• описательной части, которая содержит полный перечень передаваемых документов. 

Контроль передачи документов в полном объеме

Крайне важно проконтролировать, чтобы передача документов при смене директора была осуществлена в полном объеме с тем, чтобы прежний директор не смог тем или иным способом повлиять на деятельность компании или распорядиться ее денежными средствами. Все ранее выданные доверенности должны быть отозваны; кроме того, сообщение о таком отзыве должно быть опубликовано в СМИ.

При возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Замена банковских карточек

Еще одним немаловажным действием, которое должно быть выполнено в ходе передачи документов при смене директора, является замена банковских карточек – своеобразных «ключей», открывающих доступ к расчетным счетам предприятия.

Новый руководитель организации вправе провести осмотр  документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 

В процессе работы каждой компании возникает вопрос, что делать с документами длительного хранения. Оптимально, если они находятся в предназначенных для хранения специализированных помещениях — архивах. 

Необходимость правильного оформления архивных дел

Чтобы сдать документы на хранение в архив, прежде всего, их необходимо правильно оформить. 

Правильное оформление архивных дел не только значительно облегчает их сдачу на хранение, но и упрощает в дальнейшем доступ к архивным ресурсам. Поэтому такую работу необходимо поручить опытным специалистам, знающим все тонкости данной процедуры с учетом действующего законодательства. 

Обратившись в ООО «Архивный Сервис», вы можете быть уверены, что оформление ваших архивных дел будет грамотным и правильным. Наша компания предлагает полный комплекс услуг по подготовке и оформлению документов, подлежащих хранению. 

Порядок оформления архивного дела

Вначале проводится экспертиза ценности документов. Она необходима для точного установления сроков их хранения и сортировки документов в зависимости от длительности хранения. Таким образом изучают происхождение, содержание документов, их научную и практическую ценность. Параллельно делается вывод, требуется ли хранение данного документа или, возможно, подошел срок его утилизации.

После чего документы, представляющие ценность и требующие хранения, обязательно оформляются в установленном порядке.

Непосредственно оформление дела включает в себя такие этапы:

• документы данного дела располагают в хронологической последовательности;
• каждому из них присваивается порядковый номер; 
• для особо важных и требующих длительного хранения документов составляется архивная опись — перечень всех имеющихся в архиве единиц; 
• в дело подшивается лист-заверитель, содержащий информацию о количестве листов;
• выполняется архивный переплет документов. 

Документация брошюруется, чтобы сохранить возможность ее использования в будущем. Отдельно оформляется обложка с указанием названия документа, количества страниц и сроков хранения.

В последующем создается архивный справочник, в который вносится информация обо всей документации, находящейся в архиве. 

В результате правильного оформления архивных дел вы получаете:

• существенное облегчение поиска нужного документа, особенно при работе с большими объемами хранимой информации.
• упрощение проверки хранимых дел на предмет их наличия, а также физического состояния.

Контроль над документами

Благодаря упорядоченности архивного фонда вы сможете контролировать, все ли документы имеются на своих местах, и, если потребуется, вовремя сделать дубликат. Кроме того, грамотно и профессионально выполненное дело свидетельствует о прозрачности деятельности учреждения, поэтому снижает риск возникновения недоразумений с проверяющими государственными органами.

ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по оформление архивных дел

Наши специалисты по архивной обработке документов проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и на документы по личного составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двести пятидесяти листов, толщина тома — до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при архивной обработке документов, определяется в отдельное дело.

Архивная обработка документов проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства в области архивного дела. Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании!

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.