Рубрика: Статьи

Зачастую с созданием электронного архива и ввода в него всех наличных документов, которыми оперирует компания, архивная работа начинает стопориться. И причина этому – недостаток квалификации сотрудников компании (нехватка времени, отсутствие нужного оборудования и умений) для грамотного ввода информации в архив новых документов. Вложенные в создание архива деньги в результате попадают в разряд лишних трат, а организация так и продолжат вести дела с использованием бумажных документов (испытывая, таким образом, те же трудности, что и до создания архива или базы данных). 

Меж тем, для того чтобы организовать ввод информации в базу данных – регулярный или экстренный, по мере накопления бумаг – требуется не так уж много.

Услуги по вводу информации в базы данных 

Располагая штатом опытных специалистов, уже не один год работающих с архивами и базами данных самых разных структур и всем необходимым оборудованием, понимая принципы работы баз данных и зная о том, насколько эффективным может быть их использование, компания ООО «Архивный Сервис» в числе прочего оказывает услуги по вводу информации в базы данных. Силами сотрудников компании ежедневно пополняются десятки электронных архивов – от самых простых до масштабных, со значительным количеством категорий и разделов.

Как производится ввод информации в базу данных

Новые документы, призванные пополнить собой архив или базу, проходят через те же этапы обработки, что и первичный массив бумаг, составляющий основу базы данных:

• документы тщательно сортируются;
• осуществляется оцифровка;
• производится категоризация и маркировка;
• документы встраиваются в соответствующий раздел базы данных.

Ключевыми моментами в работе по вводу информации в базу данных является:

Определение её места в архиве (раздела, связей – перекрестных ссылок – с другими документами) и качество оцифровки. Последнее предполагает, что в документе не будет неясностей, нечитаемых участков, если это графика – то она будет легко воспроизводимой на печатном оборудовании.

И именно с этими моментами у организации, пытающейся самостоятельно вести пополнение базы данных, чаще всего возникают сложности.

Мы не испытываем трудностей ни с квалифицированным персоналом, ни с оборудование. Прекрасно разбираясь в принципах ввода данных в базы любого типа, любых организаций, сотрудники компании в максимально сжатые сроки справятся с пополнением базы данных необходимым объемом информации.

Как оказывается данная услуга

Услуга может оказываться как на постоянной основе, так и инцидентно, по мере накопления в организации определенного объема не оцифрованной информации.

Мы рекомендуем обратить внимание именно на формат ввода информации в базу данных на постоянной основе – в этом случае работа с ней не сотрудников организации-заказчика услуги может продолжаться в любое время, поскольку актуальность данных будет максимальна.

На сегодняшний день информация — это самый ценный, а точнее сказать — бесценный продукт современности, которым стоит распоряжаться крайне разумно, грамотно и очень аккуратно. Поэтому каждая компания или организация должна осознавать всю ответственность за архив документов, который всегда должен быть в идеальном состоянии и храниться в надежном и защищенном месте. 

Архивная проверка — это как снег на голову. 

Вроде бы точно знаешь, когда они должны начаться, но получается так, что они являются даже очень неожиданно. Налоговая инспекция вправе потребовать абсолютно любой документ, и вы обязаны его предоставить. Ни для кого не секрет, что, если вы скажете, что документ утерян, вам никто не поверит, в данном случае вас спасут только форс-мажорные обстоятельства. Но так как никакого наводнения и пожара не было, организация автоматически подвергается жесточайшей проверке. Ответственность за утерю документов фактически несет руководитель компании, и только потом — главный бухгалтер. Крупных неприятностей избежать практически не удастся, так как налоговым инспекторам только повод дай для наложения штрафов. 

Помощь ООО «Архивный Сервис» с архивными проверками

Мы предлагаем вам оптимальный вариант хранения архивов — предоставить это дело нам. Наша компания возьмет всю ответственность за архив на себя. Мы гарантируем, что вы навсегда сможете забыть, что такое архивные проверки. Мы широко известны налоговым службам как ответственная и перспективная компания, оказывающая подобные услуги. Многочисленные архивные проверки показали, что компании, которые курируем мы, еще ни разу не попадали в неприятности.

Решение внештатных ситуаций

В случае возникновения любых внештатных ситуаций, наши специалисты максимально оперативно находили пути решения, которые не вызывали нареканий со стороны проверяющей стороны. Поэтому, если ваш архив документов у нас — значит, он находится в одном из самых надежных мест. Но, если вы все же решили обойтись своими силами и верите в могущество и непоколебимость своего главного бухгалтера, вам стоит учесть следующее. 

Ответственность при архивных проверках 

Статья 27 Федерального закона №125 гласит: если архивные проверки обнаружили утерю документов, на должностные лица компании распространяются следующие виды взысканий:

• Налоговая ответственность за утерю документов. Согласно статье 126 НК РФ пункту 1, надлежит штраф в размере 200 рублей за каждый непредъявленный документ по требованию налоговой инспекции. Если произошла утрата документации за один налоговый период, организация заплатит 10 000 рублей. Согласно статье 120 НК РФ, пункту 2, организация заплатит 30 000 рублей за потерю первичной документации за несколько отчетных периодов. Также это двадцатипроцентные штрафы от суммы заниженного налога, который вызван потерей первичной документации, не меньше 40 000 рублей, согласно статье 120 НК РФ пункту 3.
• Административная ответственность за архив. Если организация нарушила срок хранения архива или уничтожила его раньше установленного времени, что привело к уменьшению налоговой базы, а также к искажению отчетности больше, чем на 10%, должностным лицам грозит штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.
• Уголовная ответственность за утерю документов. Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов, выраженном преднамеренной утерей документации, на него налагается штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 2 лет, или лишение свободы сроком до 2 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.
• Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов в особо крупных размерах, на него налагается штраф в размере от 200 000 до 500 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 3 лет, или лишение свободы до 5 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.

Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании!

Во время работы любого предприятия количество документов стремительно увеличивается. Ведь до сих пор практически вся важная информация размещается на бумажных носителях, которые занимают большое количество места. Но проходит время, и любые юридические и экономические бумаги устаревают. Таким документам, как правило, требуется срочная утилизация. Ведь в ненужной документации часто содержится конфиденциальная информация, утечка которой легко может привести к плачевным последствиям. Вот и возникает у руководителей крупных компаний и небольших фирм вопросы о том, как оперативно и грамотно осуществить вывоз архива.

Как вывезти архив?

Конечно, можно попытаться вывезти архив своими силами. Для этого придется подготовить бумаги: перебрать их, изучив ценность, и, отсортировав, упаковать важные документы, а ненужные — выбросить в мусорную корзину или утилизировать специальным образом. Стоит отметить, что, выброшенная документация довольно часто представляет собой большую ценность для конкурентов.

Главное не вывезти, то что нельзя

Поэтому лучше не рисковать, осуществляя вывоз архива самостоятельно, а воспользоваться услугами тех организаций, которые специализируются на выполнении этих работ. Ведь качество в этом случае гарантировано, да и вывоз архива будет выполнен в минимально возможные сроки. А все ненужные бумаги будут тщательно утилизированы, что предотвратит даже частичное их восстановление.

Как заказать вывоз архива в нашей компании.

Чтобы воспользоваться нашими услугами, необходимо связаться с менеджерами нашей компании и оставить заявку. Оставить свои контактные данные, согласовать с нашими менеджерами время, в течение которого должен быть выполнен заказ. Опытный сотрудник нашей компании оценит как размеры архива, так и объем предстоящих работ. Специалист составит предварительную смету и ответит на все возникшие у клиента вопросы.

Выбирайте удобное время для себя

В указанное в заявке время на место, оговоренное с заказчиком, будет подан автотранспорт, на котором впоследствии и будут перевозиться архивные документы. Разгрузочные и погрузочные работы будут выполняться опытными специалистами. Также сопровождение документов будет осуществляться сотрудниками нашей компании.
После того, как архивные документы будут доставлены в нашу компанию, то они будут полностью уничтожены при помощи шредера. После такой обработки восстановить бумаги невозможно. Бумажная масса, получившаяся в результате работы современного оборудования, будет переработана. Стоит отметить, что при необходимости заказчик или его представитель сможет присутствовать во время работы шредера.

Стоимость вывоза

Стоимость наших услуг доступна. Время, в течение которого будет осуществлен вывоз архива, минимальное. При этом мы гарантируем нашим клиентам полную конфиденциальность.

Сканируйте бумажные документы и формы в формат PDF или преобразуйте изображения JPEG в PDF и получайте интеллектуальные файлы с возможностью поиска, которые легко хранить

Достоинства сканирования в формате pdf.

Сканирование документов в формате pdf позволяет создавать многостраничные файлы. Достоинством формата pdf является то, что при обработке документов различными версиями программного обеспечения, pdf формат сохраняет единообразие их внешнего вида, включая шрифты, поля, отступы, переносы слов и прочие элементы форматирования.

Наша компания поможет вам надежно сохранить все ваши документы.

Мы также поможем вам максимально оперативно преобразовать ваши документы и архивы в удобный цифровой формат. Оцифровка архива сможет существенно облегчить работу с документами, как для вас, так и для ваших клиентов. Одним из таких методов является сканирование документов в pdf.

Услуга по сканированию документов в pdf

Наша услуга по сканированию документов в pdf поможет вам сократить расходы, а также значительно сэкономить время на управление электронным архивом. Наша компания работает с любыми организациями и с любыми документами. Мы понимаем, что в наше время информация стоит немалых денег, поэтому полная конфиденциальность гарантируется. Мы имеем богатый опыт работы в данном направлении, поэтому можем отсканировать документы в pdf формат любых объемов.

Сканирование документов в pdf осуществляется нами на ультрасовременном оборудовании, что позволяет сохранить великолепное качество документов, а также существенно сократить сроки на их оцифровку. Мы беремся за любые объемы, так как наш опыт позволяет нам справляться даже с немыслимым количеством документов, которые необходимо перевести в цифровой формат.

Работа по сканированию на территории заказчика 

Если ваши документы имеют особую ценность, и вы не желаете, чтобы они покидали территорию вашей организации, наши специалисты приедут к вам и выполнят сканирование документов в pdf в вашем присутствии. Мы также имеем все необходимое для того, чтобы грамотно организовать безопасный вывоз всех ваших документов к нам, и уже не мешая вашей работе, быстро и качественно выполнить свою работу.

Все ваши документы, которые были переданы нам на хранение в архив, по вашему усмотрению могут быть переведены в цифровой формат. После этого мы незамедлительно предоставим их вам, но только уже в более удобном формате.

Порядок работы у нас отточен до мелочей. После того как сканирование документов в pdf закончено, мы передаем их в отдел обработки. Затем уже готовый цифровой архив записывается на компакт-диски (DVD, CD, BD) и передается курьером вам.

Работа с документами, отсканирванными в pdf

Сканирование документов в pdf поможет вам быстро и легко находить необходимую информацию, используя компьютер и удобный поиск. Мы также можем предоставить вам отсканированную информацию и в любом другом формате, который вам подойдет. Обращаясь к нам, вы гарантируете себе полную безопасность и сохранность всех документов. Эта работа требует постоянного контроля и внимательности.

Поэтому не стоит пытаться оцифровать свои архивы собственными силами. Как показывает практика, после этого наши специалисты вынуждены для начала все приводить в порядок, а только потом оцифровывать. Безусловно, это в наших силах, но ваши расходы при этом возрастут.

 Цель нашей компании — помочь организациям отказаться от бумажной работы и перейти на новый уровень.

К счастью, в наши дни, экономя материальные средства компании и делая все возможное для того, чтобы предотвратить всевозможные трудности, вы всегда можете обратиться к профессионалам, которые оперативно и грамотно оформят акт приема передачи документов архива, при реорганизации.

Нужны грамотные архивисты

Грамотные архивариусы оперативно сделают опись всех документов архива при реорганизации, а в случае утери каких-то бумаг в кратчайшие сроки восстановят их. При необходимости они создадут электронный архив. Опытные специалисты смогут передать архив при реорганизации таким образом, что все нюансы законодательства РФ будут полностью соблюдены. 

Не надо путать реорганизацию с ликвидацией

Важно знать разницу с точки зрения архива: при реорганизации архив передаётся правопреемнику, а при ликвидации в государственный или муниципальный архив. Мы понимаем что реорганизация требуется в разных ситуациях, когда некоторые подразделения организации становятся самостоятельными структурными объектами. Однако иногда реорганизация является лучшим выходом из сложной ситуации, при которой требуется немедленная ликвидация компании. Очевидно, что определенным образом обрабатывать придется архив при реорганизации в каждом отдельно взятом случае. И только профессионал сможет выполнить необходимые работы таким образом, что ни одна проверка не найдет никаких недочетов.

Сберечь материальные средства компании

Получается, что, если поручить составление акта приема передачи документов архива, при реорганизации профессионалам, то можно сберечь материальные средства собственной компании и избежать нервотрепки. Только опытные архивариусы, которые неоднократно выполняли эти работы, в точности смогут соблюсти существующий в нашей стране порядок передачи документов архива при реорганизации. 

Почему мы

У нас работают опытные архивариусы, прекрасно разбирающиеся во всех нюансах, передачи документов архива при реорганизации. Работники нашей организации грамотно сделают полную опись всех передаваемых документов. А акт приема передачи документов архива, при реорганизации будет составлен с учетом норм российского законодательства. 

Приведем в идеальное состояние архив компании

Мы приведем в идеальное состояние архив вашей компании: проверим наличие всех необходимых документов и восстановим отсутствующие бумаги. Оперативно выявим и уничтожим бумаги, срок хранения которых закончился. Определенным образом проведем систематизацию. После того как акт приема передачи документов архива, при реорганизации будет полностью оформлен, мы передадим бумаги правопреемнику. Если вдруг правопреемник будет находиться в другом регионе, то мы легко сможем передать документацию в муниципальный архив. 

Сотрудничество с нами

Сотрудничество с нашей компанией «Архивный Сервис» будет выгодным для вашей организации. Стоимость работы наших архивариусов доступная. Наши специалисты прекрасно знают порядок передачи документов архива при реорганизации. В сжатые сроки, с учетом всех обстоятельств они составят акт приема передачи документов архива, при реорганизации.

В России практически в каждом предприятии, какое ни возьми, есть бухгалтер, если его функции, разумеется, не возложены на генерального директора. Но это бывает крайне редко, в маленьких фирмах. Обычно бухгалтер настолько загружен своими прямыми обязанностями, что до проведения архивных работ по внутренней описи документов дело доходит в последнюю очередь.

Не хотите возиться с внутренней описью документов и дел самостоятельно?

И не нужно! Зачем тратить свое драгоценное время на рутинную работу, если его можно использовать более рационально? Позвоните в нашу компанию archiv-s.ru и закажите эту услугу. Мы организуем процедуру внутренней описи документов дела по всем правилам проведения архивных работ.

Проблемы при самостоятельной сдаче документов архив

Мы понимаем, что в большинстве организаций эту обязанность поручают бухгалтерии или сотрудникам структурных подразделений. Но, порой, от незнания всех имеющихся нормативов сдачи документации в архив, происходит большая путаница. Документы ошибочно попадают не туда, куда нужно. При необходимости их просто невозможно найти. Разве вам нужен такой бардак в документообороте? Если ответ «НЕТ», смело звоните нам!

Содержание архива

Не относитесь к архиву, как к чему-то вспомогательному и не экономьте средства на его содержание. Такая скупость чревата серьезными последствиями. Если у вас попросту нет отдельной штатной единицы, отвечающей за формирование и содержание архива в полном порядке, заключите договор с нашей компании на долгосрочное обслуживание. Мы поможем вам не только составить внутреннюю опись документов личного дела сотрудников, но и проведем все работы по систематизации и описи всех документов.

Составление внутренней описи дел

Внутренняя опись документов – всего лишь малая часть услуг, которые предоставляет наша компания. Не поручайте функции архивариуса секретарям, бухгалтерам и кадровикам. У них предостаточно СВОЕЙ работы. Поручите свой архив нам! Мы справимся!

Как организовать архивное хранение в компании? И как провести архивные работы по внутренней описи документов?

Первое, на что мы обращаем внимание, начиная сотрудничество с новой для нас компанией – на ряд документов, который запрещен к уничтожению. В этот перечень входят:

• Документы, содержащие информацию о стаже сотрудников,
• Документы, в которых прописана средняя заработная плата сотрудников,
• Кадровые и бухгалтерские отчеты со сроком обязательного хранения свыше 10-ти лет.

При ликвидации организации руководство в обязательном порядке должно сдать  документы в госархив на постоянное хранение. Мы поможем вам и в этом случае! Звоните!

Электронный документооборот и проведение архивных работ с составлением внутренней описи электронных документов.

Любой современный документальный фонд содержит входящие, исходящие и внутренние документы в электронном варианте. Их необходимо хранить в информационных системах предприятия.

При проведении архивных работ по внутренней описи документов или дел стоит учесть, что они делятся на:

• Документы, которые необходимо хранить в упорядоченном виде до 10-ти лет;
• Документы, подлежащие хранению свыше 10-ти лет;
• Документы с постоянным сроком хранения – бессрочные.

По всем вопросам составление внутренних описей дел, обращайтесь по телефону 8 (495) 227-04-94

Как правило, любой коммерческой структуре рано или же поздно придется столкнуться с тем, что называется опись документов постоянного срока хранения. На практике, если на момент начала процесса в распоряжении компании накопилось достаточно много архивной информации, и вся она не систематизировалась длительный период времени, составление качественной и полной описи документов постоянного сроков хранение представит определенного рода трудность. Но это в том случае если не привлечь к организации подобного процесса нас, профессионалов своего дела.

Немного о самом процессе работ

Опись документов постоянного хранения включает в себя три возможных принципа построения данных.

• Первым можно назвать хронологическим, при котором все документы представлены в определенной последовательности;
• Вторым принципом считается структурный, при котором документы объединяются в группы и подкатегории;
• И наконец, третьим является универсальный, комбинированный принцип, который мы и предлагаем попробовать своим клиентам.

Для чего нужна опись документов постоянного хранения?

Непосредственно сама опись документов постоянного срока хранения составляется, как правило, с целью последующего их легкого нахождения, и систематизации документов. 
Сложностью можно назвать необходимость создания обязательного справочного аппарата.  Он включает в себя создание всех требуемых исторических справок, вступлений, послесловий и многого другого. С этой задачей мы также сможем легко и оперативно справиться, независимо от ее объема.

Сделать опись самостоятельно

Давайте представим себе, что опись дел в архиве была выполнена с ошибками. Однако этого никто не знает, так как проверять вряд ли кто будет. Однако спустя время, может понадобиться какой-либо документ. А ведь никому неизвестно, сколько может пройти времени и как теперь восстанавливать эти документы? Вполне возможно, что и персонал сотрудников мог уже поменяться, и искать виновных просто не представляется возможным. Начинаются серьезные проблемы внутри организации.

А если нагрянет проверка?

Если пробовать решить данный вопрос самостоятельно, возможно допустить массу ошибок и неточностей, которые так или иначе повлияют на дальнейшее составление структуры разделов, создадут путаницу и неточности. И наконец, самая главная проблема, с которой может столкнуться организация при составлении подобной описи, а именно ее утверждение.  

Где утверждается опись?

Порядок утверждения хоть и кажется достаточно простым, но, тем не менее, потребует четких и слаженных действий. Сама опись документов постоянного хранения утверждается непосредственно в Государственном муниципальном архиве, который курирует данную организацию как того и требует регламент систематизации и регистрации подобных документов. С этой задачей мы, имея солидный опыт, справимся в кратчайшие сроки. При чем можно отметить, что опись дел может проводиться как по одной, конкретной, так и по ряду групп.

На какие документы делают описи?

Как правило, описи наиболее часто делают описи на следущие дела постоянного хранения: различные соглашения, договора связанные с правом собственности, протоколы, отчёты, возможно судебные и следственные дела, если таковые имеются. Особенно сложными и важными являются категории ценных документов, упорядочивание которых наиболее ответственный и сложный процесс.

Мы справимся со всем, главное только правильно поставить задачу, согласовать некоторые моменты и можно смело приступать к делу.

По всем вопросам описи документов постоянного срока хранения обращайтесь в нашу архивную компанию.

Передача документов при реорганизации компании, в не зависимости от того, государственная она или же коммерческая, включает в себя не только формальную передачу полномочий, но также приём передачу документов и материальных ценностей. В руки нового генерального директора должен быть передан весь перечень документов организации — текущие документы, архив, документы, которые были определены к уничтожению, но еще не уничтоженные и многие другие. Кроме того, передача и приём документов при реорганизации внутри организации должна быть проведена с учетом всех необходимых формальностей.  С составлением Акта передачи документов

Нормативная база

На сегодняшний день определенной нормативной базы, которая регулировала бы процедуру передачи документов внутри организации, не существует. Однако присутствует определенная практика, которая сформировала ряд некоторых правил, соблюдение которых обусловлено следующими факторами:

• возможный риск потери документов, необходимых для нормальной и полноценной работы организации;
• желанием обеих сторон — прежнего и будущего руководителей, не принимать на себя ответственность за потерю каких-либо документов;
• возможность в максимально короткие сроки ввести нового руководителя в курс дела.

Передача документов при реорганизации представляет собой достаточно сложный процесс

Требует особого внимания и определенных навыков. Сама процедура передачи документов представляет собой составление акта обо всех переданных документах, а также визуальный осмотр всех дел, надлежащих передаче. Кроме того, за моментом подписания акта должен наблюдать как минимум один свидетель.

Акт приема передачи документов при реорганизации

Необходимо отметить, что акт может включать в себя несколько десятков различных категорий документов — приказы, договора, документы бухгалтерской и налоговой отчетности, свидетельства, учредительные документы и многие другие. Как правило, передача документов при смене руководителя не только длительный, но и кропотливый процесс, провести который может не каждый сотрудник компании. Зачастую бухгалтера, кадровые работники, руководители отделов, заместители и другие сотрудники не всегда осуществляют полный контроль за документооборотом организации, что может привести ко многим осложнениям при передаче документов. Кроме того, передача документации сотрудниками компании может негативно сказаться на ее продуктивности и работоспособности служащих.

Именно поэтому передача документов при реорганизации должна проводиться компетентными специалистами. 

Профессиональное проведение передачи документов при реорганизации, не только освобождает сотрудников компании от длительной и кропотливой работы, но и гарантирует получение качественного результата в максимально короткие сроки.

Профессиональное проведение передачи  документации

Наша компания предлагает профессиональное проведение передачи всей документации организации с соблюдением всех необходимых правил. Кроме того, высококвалифицированными сотрудниками нашей компании может быть проведена передача документов при смене бухгалтера,  или передача документов в архив при ликвидации организации.

Высокая квалификация и большой опыт работы наших сотрудников в данной сфере позволяет нам проводить передачу документов в любых объемах, а также составление акта с учетом всех категорий документации.

По всем вопросом передачи документов обращайтесь по телефону: 8 (495) 227-04-94

Несмотря на широкое применение электронных документов, роль бумажной документации сегодня всё ещё велика.

Как быть, если Ваша фирма намерена переехать в другой офис, а в шкафах и на столах – целые кипы бумаг? Каким образом организовать перемещение архивов, чтобы не повредить ни один документ?

Правила перемещения архива

Одно из правил: верно организованная транспортировка архива всегда начинается с систематизации бумаг. Проводя перемещение архивов, ни в коем случае нельзя смешать разнотипные документы, если только Вы не хотите, чтобы переезд в новый офис ознаменовался абсолютным «бумажным» хаосом. Чтобы разобраться в этом хаосе, потребуется не один день кропотливой работы, и вся радость переезда будет сведена на нет. Не говоря уже о том, что в суматохе часть документов может и вовсе потеряться.

Наша услуга транспортировки архива включает: 

• Систематизацию бумаг по отдельным папкам и удобную маркировку папок.
• Составление реестра перевозимых документов. Реестр разбивается на разделы и подразделы («Клиентская документация», «Бухгалтерская документация» и т.д.)
• Создание бумажных и электронных копий наиболее значимых документов (ксерокопирование, профессиональное сканирование).
• При необходимости – нотариальное заверение копий особо важных документов (например, учредительной документации Вашей фирмы) и помещение их на хранение в банковскую ячейку.
• При желании Клиента – страхование перевозимого архива. 
• Упаковка архива в непромокаемую тару, а затем – в коробки из многослойного картона. Коробки надёжно заклеиваются, чтобы избежать их случайного открытия в дороге.       
• Упорядоченная погрузка архива.
• Перемещение архивов профессиональным транспортом соответствующих габаритов. 
• По приезде – сверка всего архива согласно реестру, выгрузка и распаковка бумаг.

Заранее снять копии с наиболее значимых документов

Ещё одно правило – организуя перемещение архивов, следует заранее снять копии с наиболее значимых документов. После этого бумаги нужно сгруппировать по папкам – например, «Счета», «Бухгалтерия», «Договора». И лишь затем – упаковать и загрузить папки в машину, предназначенную для транспортировки архива.

Перемещение архива сторонними организациями

Как видим, перемещение архивов – не столь простая задача, как кажется на первый взгляд. Если Вы не уверены, что все правила правильной перевозки бумаг Вам удастся соблюсти самостоятельно, обращайтесь к профессиональной услуге компании «Архивный Сервис». Здесь транспортировка архива – это дело, поставленное на профессиональную основу. Абсолютную сохранность бумаг во время перемещения архивов и соблюдение принципа конфиденциальности мы гарантируем документально.

Составление архивных описей представляет собой создание справочника, который содержит в себе систематизированный список архивного фонда и коллекции. Архивная опись необходима для учета единиц сохранения, а также раскрытия их содержания. Она является главным, базовым архивным справочником. Именно к нему обращаются исследователи, как только попадают в архив.

Опись дел архивного фонда

Опись дел архивного фонда — это самая настоящая основа для создания других справочников архива, а именно: указателей, обзоров, каталогов и путеводителей. Именно поэтому составление архивных описей должно быть выполнено качественно и безупречно, так как это определяющий фактор при различных проверках. Многие компании пытаются составить архивную опись, полагаясь только на свои силы, что в конечном результате приводит к серьезным негативным последствиям. Чтобы архивная опись имела правильную структуру и содержимое, понадобятся профессионалы экстра-класса. Простые работники не в состоянии этого сделать по ряду очевидных причин: отсутствие опыта и практики, недостаток знаний и умений правильно разбираться в тонкостях процесса.

Услуги по составлению архивной описи

Составление архивных описей — это одно из основных направлений компании ООО «Архивный Сервис». Вот уже несколько лет мы оказываем подобные услуги и делаем это крайне успешно. Наши сотрудники — это профессионалы высокого уровня, которые имеют за своими плечами годы практики и успешной работы. Мы гарантируем, что ваш архив будет под надежной защитой и надзором, так как мы отвечаем за свою работу. Многие наши клиенты — это компании и организации различных масштабов, однако каждый из них снял с себя всю головную боль, связанную с ведением архива и всеми манипуляциями с архивными данными. Поэтому, если вы хотите полностью заняться своим бизнесом, не отвлекаясь на свой архивный фонд, передайте это в руки профессионалов, которые все приведут в порядок и будут содержать его в надлежащем виде. 

Виды составляемых описей:

• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного срока хранения;
• опись дел по личному составу;
• опись дел документов, которые характерны только для данной компании (научные отчеты, судебные дела, следственные и так далее).

Справочный аппарат

В свою очередь справочный аппарат к описи ;включает в себя титульный лист, оглавление, предисловие к описи, список сокращенных слов, указатели, переводную таблицу, если есть переработки. Помните, что только от качественной и грамотной архивной описи зависит быстрый и эффективный поиск всей архивной документации. Архивная опись — это огромный справочник, который несет в себе большое количество информационной нагрузки. С нашей помощью вы всегда сможете получить доступ к любому документу в считанные минуты.