Рубрика: Статьи

Современные условия документооборота и обмена информацией требуют перевода в электронный вид. Услуги по вводу и обработке данных помогут сэкономить время, разгрузить сотрудников и получить готовые к использованию документы и данные. Наша компания предоставляет профессиональные услуги в области услуг для бизнеса по вводу и обработке данных. С 2006 года мы работаем с документацией и можем предложить лучшие условия сотрудничества для постоянных клиентов.

Услуги по вводу и обработке информации:

• ввод информации в необходимый файл или программный продукт — текстовый, Excell, Word, HTML, Acrobat Portable Document, 1С, sql и другие;
• обработку имеющихся данных на любых носителях и в файлах всех типов;
• проверку точности введённых данных после нашего ввода или в готовом виде;
• преобразование данных из одного формата в другой;
• поиск и сбор информации по заданной теме в Интернете, её мониторинг и актуализация.

Передать информацию для ввода и обработки можно в любом виде: на бумажных носителях, файлами после сканирования, на медиа-носителях или ссылкой на источник в сети Интернет.

Порядок выполнения услуг по вводу и обработке данных:

• Заключение договора на оказание услуг. На этом этапе прописываются стоимость, сроки и все остальные нюансы работы.
• Доставка документов на нашу территорию. Это могут быть бумажные документы, флэшки, диски с данными. Если информацию необходимо получить из сети Интернет, достаточно отправить ссылки или задать тему для самостоятельного поиска.
• Работы по вводу данных. В зависимости от источника, используются сканирование, ручной ввод, сбор и систематизация информации из открытых источников.
• Обработка данных. Распознавание отсканированных документов и ручная проверка введённых данных.
• Передача данных клиенту. Отправка обратно на цифровых носителях курьером или ввод напрямую в учётную систему, использующуюся в компании.

Чаще всего услуги по вводу и обработке данных предполагают прямое внесение информации в базу данных или систему электронного документооборота. Это позволяет нашим клиентам получить готовые к использованию документы и информацию в электронном виде, что значительно облегчает взаимодействие внутри компании, с контрагентами и проверяющими инстанциями.

Есть вещи, которые быстро утрачивают свою актуальность. Например, DVD-проигрыватели были популярны в течение короткого промежутка времени. Однако ценность архивов сохраняется на протяжении тысячи лет. Архивной отрасли присуща консервативность, что обусловлено спецификой деятельности. Спрос на обработку и хранение документов будет оставаться всегда. Это происходило в разные периоды – от древней эпохи и расцвета монархии до подъема промышленности и развития высоких технологий. Меняются методы и подходы, но общая суть остается прежней. Архивные технологии видоизменяются в зависимости от времени. Но сама отрасль продолжает существование и развитие. 

Причины развития отрасли:

• ценность информации;
• необходимость ее сохранения и дальнейшей передачи;
• связь между поколениями.

Когда-то в древности писали на пергаменте и папирусе. Какие-то наши предки использовали гусиное перо и чернила. Сегодня устарели даже письма, написанные шариковой ручкой. Однако это ничего не меняет, поскольку хранение документов продолжается.

Современные технологии

Век интернета, массовой компьютеризации и высоких технологий наложил свой отпечаток и на работу с архивами. Сегодня активно используются электронные документы, что значительно упрощает процесс. Такие документы формируют специальный электронный архив. Благодаря новым технологиям, появилась возможность оцифровки документов и прочих изображений на бумажном и другом носителе. Все это используется для той же цели – сохранить информацию и передать ее дальше. Возможно, электронные архивы несколько выбиваются из привычного уклада этой отрасли. Однако постепенно люди привыкнут к ним. Да и сейчас выгода от их использования становятся ощутимой.

Обращайтесь к профессионалам

Конечно, любая техника может выходить из строя. Электронный архив может пострадать в результате обычного программного сбоя. Но подобным форс-мажорам были подвержены и бумажные документы, которые оказывались бессильными от действий огня. Так что архивные технологии должны развиваться. Любой прогресс становится большим благом, когда его преимуществами правильно пользуются. Поэтому мы» стремимся сочетать традиции отрасли и новые технологии.

Документы в архиве, как правило, хранятся в специальных картонных коробах. Они имеют жесткий каркас, изготавливаются из обычного или микро гофрокартона, бумвинила и пластика. Преимуществами хранения дел и документов архивных коробах являются надежность, порядок, удобство и экономия.

Что это значит

• надежность – прочная конструкция защищает содержимое от промокания, выгорания или механических повреждений (как текст на бумаге, так и штампы);
• порядок – все дела отсортированы хронологически или тематически и хранятся в одном месте;
• удобство – легко доставать нужные документы, а сами короба – транспортировать;
• экономия – документация занимает меньше места на стеллажах, не тратится время на ее поиск.

Виды упаковки для архива

Упаковка документов в архиве производится в 3 типа коробов в зависимости от размера и объема содержимого, а также частоты его последующего использования. Горизонтальные подходят как для бумаг, так и для канцелярских принадлежностей, оснащены съемной крышкой. Вертикальные компактны, идеально подходят для хранения бумаг формата А4. Их удобно снимать со стеллажа и ставить обратно и обычно имеют откидную крышку. И наконец тубусы. Это коробка, имеющая круглое сечение, в которой могут храниться эскизы, чертежи и прочая крупноформатная бумажная продукция. Каждый архивный короб оснащен откидной или съемной крышкой, а также креплением на тканевые завязки, магнитную застежку, кнопку, липучку или резинку.

Как упаковать документы в архив

На документы составляется опись и заполняется лист-заверитель (кол-во листов в деле, их состояние). Тома с делами можно просто хранить на стеллажах, но эффективнее и безопаснее – поместить в короб. Он может вмещать от одного до нескольких томов в зависимости от размера. Упаковка документов в архиве производится следующим образом. Короб собирается с соблюдением линий сгиба, углов в 90° и последовательности. На него наклеивается ярлык с указанием названия и номера архивного фонда, а также номеров описи и всех документов. Все надписи должны быть выполняться печатным способом, тушью или чернилами, устойчивыми к воде. Документы и дела складываются в короб с соблюдением хронологии и порядковых номеров. Крышка и все клапаны плотно закрываются, крепления – фиксируются. Упакованный короб готов к передаче в архив.

Документы в архиве, как правило, хранятся в специальных картонных коробах. Они имеют жесткий каркас, изготавливаются из обычного или микро гофрокартона, бумвинила и пластика. Преимуществами хранения дел и документов архивных коробах являются надежность, порядок, удобство и экономия.

Что это значит

• надежность – прочная конструкция защищает содержимое от промокания, выгорания или механических повреждений (как текст на бумаге, так и штампы);
• порядок – все дела отсортированы хронологически или тематически и хранятся в одном месте;
• удобство – легко доставать нужные документы, а сами короба – транспортировать;
• экономия – документация занимает меньше места на стеллажах, не тратится время на ее поиск.

Виды упаковки для архива

Упаковка документов в архиве производится в 3 типа коробов в зависимости от размера и объема содержимого, а также частоты его последующего использования. Горизонтальные подходят как для бумаг, так и для канцелярских принадлежностей, оснащены съемной крышкой. Вертикальные компактны, идеально подходят для хранения бумаг формата А4. Их удобно снимать со стеллажа и ставить обратно и обычно имеют откидную крышку. И наконец тубусы. Это коробка, имеющая круглое сечение, в которой могут храниться эскизы, чертежи и прочая крупноформатная бумажная продукция. Каждый архивный короб оснащен откидной или съемной крышкой, а также креплением на тканевые завязки, магнитную застежку, кнопку, липучку или резинку.

Как упаковать документы в архив

На документы составляется опись и заполняется лист-заверитель (кол-во листов в деле, их состояние). Тома с делами можно просто хранить на стеллажах, но эффективнее и безопаснее – поместить в короб. Он может вмещать от одного до нескольких томов в зависимости от размера. Упаковка документов в архиве производится следующим образом. Короб собирается с соблюдением линий сгиба, углов в 90° и последовательности. На него наклеивается ярлык с указанием названия и номера архивного фонда, а также номеров описи и всех документов. Все надписи должны быть выполняться печатным способом, тушью или чернилами, устойчивыми к воде. Документы и дела складываются в короб с соблюдением хронологии и порядковых номеров. Крышка и все клапаны плотно закрываются, крепления – фиксируются. Упакованный короб готов к передаче в архив.

Электронный документооборот стал использоваться многими предприятиями. Грамотная организация этого процесса позволяет получить серьезные преимущества. Электронная обработка документов – актуальная потребность нашего времени. Отсутствует необходимость хранить всю информацию на бумажном носителе. Формирование справок, писем и заявлений происходит практически мгновенно. Так что современные технологии оказывают серьезную помощь предприятиям и организациям.

Нюансы перевода документов в электронный вид:

• оцифровка;
• создание электронных библиотек;
• формирование архива;
• сканирование.

Задачи перевода документов в электронный вид

Конкретные действия по обработке зависят от задач, которые вы намереваетесь решать. Возможно, вы хотите полностью перевести свой бизнес в цифровой формат. Многие прибегают к такому шагу, когда начинают продвигать товары и услуги через интернет. Некоторые компании создают электронный архив и библиотеку. Когда важные документы хранятся в цифровом формате, с ними гораздо удобнее работать. Сотрудники могут без труда отыскать нужный файл. Так что переход на электронную документацию становится серьезным плюсом. Вам будет гораздо проще подписывать акты, сверять суммы, производить выемку данных и выполнять другие операции.

Почему лучше обратиться к профессионалам

Обработка электронных документов может осуществляться собственными силами компании. Однако эффективность решения такой задачи окажется низкой. К тому же вы потратите на это дополнительное время. Например, для сканирования документов требуется специальное оборудование. Обычные офисные сканеры не справятся с такой задачей, поскольку здесь требуются особые настройки. При выполнении оцифровки и формировании архива тоже возникает риск ошибок. Поэтому лучше сразу обратиться к специалистам, которые имеют опыт в сфере электронной обработки. Доверьте вопрос с электронной документацией профессионалам. Это станет правильным выбором. Наши специалисты помогут в решении нужных вам задач. Мы имеем большой опыт работы, взаимодействуем со многими организациями и частными клиентами.

Технология сканирования с последующим распознаванием экономит время и силы сотрудников в сравнении с набором данных вручную. Результатом работы специалистов станет полностью аналогичный исходному электронный документ, с которым можно работать в удобном вам текстовом редакторе.

В чем суть распознавания текстовых документов

Перед распознаванием документы необходимо отсканировать. В результате получаются своеобразные цифровые фото. Они отображают необходимую информацию, но не позволяют ее редактировать. Для работы с данными используется опция распознавания – перевод графических символов в элементы текста, которые компьютер воспринимает как буквы. Для этого существует профессиональное программное обеспечение. Первый и наиглавнейший этап – подготовка документов к распознаванию. 

Схема распознавания документов

Сначала, конечно, проводится настройка оборудования и выбор режима. Чтобы исключить возможные ошибки программного обеспечения нужно правильно настроить технику. Старая подшивка газет и документ, отпечатанный на прошлой неделе, требуют разного подхода. Поэтому результат распознавания во многом зависит от квалификации специалиста.Далее происходит анализ текстового документа. Программное обеспечение анализирует структуру документов. При этом обязателен контроль со стороны специалиста, поскольку для устранения допущенных на этом этапе ошибок в дальнейшем потребуются существенные усилия. Распознавание текста выполняется автоматически специализированным ПО.

Контроль результатов

По окончанию автоматического распознавания проводится проверка и корректировка текстовых данных вручную. Чем хуже состояние изначального документа, тем больше неточностей допускает программное обеспечение. Без участия квалифицированного сотрудника здесь не обойтись. Также на этом этапе выполняется проверка синтаксиса, пунктуации, при необходимости расставляются знаки препинания и специфические символы. Устанавливаются размер и стиль шрифта, выделяются заголовки, абзацы, главы, уточняются нумерация и оглавление. Выполняется верстка с использованием графических элементов, чертежей и схем.

Услуги распознавания текстовых документов

Специалисты нашей компании качественно и оперативно выполнят весь перечень операций по распознаванию текстовых документов. Доверьте важную информацию профессионалам! В результате вы получите точную копию исходного документа с возможностью редактирования, которая не сможет быть утеряна или испорчена.

Срок хранения кадровых документов составляет, в зависимости от времени их появления в организации, от 50 до 75 лет с момента увольнения сотрудника. Утеря этих документов или их попадание третьим лицам — это гарантированный штраф и повышенное внимание проверяющих органов. Чтобы избежать этого, достаточно, в большинстве случаев, просто правильно хранить личные дела сотрудников. 

Услуги профессионалов

Хранение в соответствие с требованиями закона 125-ФЗ «Об архивном деле…» и правильное оформление дел — одна из услуг, которые мы предоставляем. Кроме того, компания приводит в порядок дела по личному составу: упорядочивает их, составляет описи, формирует соответствующие разделы архива для хранения. Кадровые документы формируются в дела, каждое из которых посвящено конкретному сотруднику. Их оформление и хранение регламентируется требованиями приказа Минкульта №526 и приказа Росархива №236. В соответствии с положениями этих документов архив должен включать описи: как дел, которые его формируют, так и документов внутри каждого дела.

Плюсы составления описи дел:

• соответствие хранения документов требованиям федерального закона и приказов профильных ведомств;
• сохранность дел и документов;
• возможность, в случае утери дел и документов, их восстановления.

Как составляется опись документов

Опись или список — главный документ в деле или архиве. Внутри дела опись включает в себя перечень документов и их ключевых реквизитов. Опись дел содержит информацию о каждом деле каждого сотрудника, с указанием не только идентификационного номера, но и даты заведения и даты передачи в вышестоящие архивы. Опись создается как в бумажном, так и в электронном виде. Если организация пользуется электронным архивом, то опись дел по личному составу формируется практически в автоматическом режиме, с помощью специализированного программного обеспечения.

Обращайтесь к нам

Наша компания берется не только составить описи дел по личному составу с нуля, но и привести в порядок кадровый документооборот и систематизировать документы и дела отдела кадров. Услуги компании помогут сохранить документацию с персональными данными и хранить ее в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Быстрый ввод большого количества документов в информационную систему (электронного документооборота или электронный архив) невозможен без потокового ввода и распознавания. Если организация крупная и ежедневно «производит» сотни документов, обойтись обычным, пусть и качественным, сканером и несколькими часами работы штатного сотрудника не получится. Поскольку специальное оборудование и программное обеспечение стоят дорого, а обучение штатного сотрудника работе с ним может затянуться, проще — выбрать архивную компанию, которая оказывает услуги сканирования и ввода документов на инцидентной или постоянной основе. Например, компанию «Архивный сервис», которая работает в сфере архивных услуг и создания электронных архивов документов.

Работа специалистов

Для сканирования используют специальные промышленные сканеры, которые способны непрерывно обрабатывать большое количество документов. Программное обеспечение, которое специалисты приобретают либо отдельно, либо вместе со сканерами, позволяет сократить количество ошибок при распознавании документов до минимума. В зависимости от количества и типа вводимых документов, может использоваться как один сверхпроизводительный сканер, так и несколько менее мощных — в первом случае идет работа с большим числом однотипных документов, во втором — с меньшим количеством документов разного типа.

Обработка перед поточным сканированием:

• специалисты оценивают качество исходных документов, подбирают оптимальное для сканирования оборудование, настраивают его;
• создаются листы-разделители, с помощью которых документы отделяются друг от друга, формируются штрих-коды для идентификации документов;
• штрих-коды на листах разделителя помогают автоматически формировать карточку каждой цифровой копии документа, то есть распределять их по разделам архива и атрибутировать.

Проверка качества электронной копии — обязательна даже при потоковом вводе. Специалисты оценивают, насколько точны электронные копии.

Кому нужен потоковый ввод

Чем больше документов нужно ввести — тем более актуален потоковый метод. Он подходит для быстрой оцифровки и распознавания большого количества однотипных документов: например, счетов-фактур, приказов, кадровых документов крупных компаний. Наша компания проводит работы по потоковому вводу и распознаванию документов — для первичного наполнения электронных архивов и периодического пополнения, по мере того как накапливаются бумажные оригиналы. Использование профессионального оборудования и ПО позволяет подобрать для каждой ситуации свое решение: будь то потоковый ввод бухгалтерских документов или наполнение архива проектной документацией.

Для получения качественных цифровых документов используется сканирование. Выполняют его при помощи специального оборудования – профессиональных сканеров, которые позволяют работать не только с печатными материалами, но и с рисунками, фотографиями, чертежами, дипломами, свидетельствами и другими официальными документами.

Когда необходимо пакетное сканирование документов

Технологию оцифровки документов подбирают в зависимости от того, сшиты ли они или имеют вид отдельных листов. Пакетное сканирование предполагает, что материалы одного формата (от А3 до А0) с текстом или изображением обрабатываются автоматически. Оптимально, если при выполнении цифровых копий есть возможность предварительно «расшить» документы. Однако для книг, журналов и подобных носителей данных есть отдельные технологии пакетного сканирования, поэтому по поводу сохранности информации можно не переживать. Таким образом, пакетное сканирование документов – оптимальное решение для создания электронных баз, архивов предприятий и других операций, предполагающих, что в кратчайшие сроки необходимо оцифровать большой объем данных.

Этапы пакетного сканирования документов:

1. Прием и сортировка документов, проверка их состояния, определение способа сканирования.
2. Согласование с заказчиком формата готовых цифровых копий. Например, листы можно сохранять в отдельные файлы либо в виде многостраничного документа. Чаще всего предлагается формат pdf. Файлы этого типа легкие, с ними просто работать и распечатывать при необходимости.
3. Непосредственно пакетное сканирование документов.
4. Передача заказчику готовой цифровой базы и обучение персонала работе с ней.

Современное оборудование для пакетного сканирования позволяет обрабатывать порядка 1000 страниц в час. Это самый быстрый и простой способ наладить электронный документооборот.

Следует ли полностью отказываться от ручного сканирования?

В большинстве архивов существуют «неформатные» документы (нотариально заверенные копии, свидетельства о регистрации, дипломы, бланки нестандартных размеров). Их сканируют вручную, а затем обрабатывают в графическом редакторе. Для работы с книгами, журналами, подшивками существуют книжные сканеры. Наша компания возьмет на себя решение вопросов с пакетной оцифровкой документов, оперативно и профессионально поможет идти в ногу с цифровыми технологиями.

В организациях, для которых свойственна текучка кадров, количество папок с данными работников стремительно увеличивается. После увольнения работника документация передается архивариусам, у которых хранится в специальным образом оборудованных помещениях. И только электронный архив личных дел, стоимость создания которого доступная, существенно облегчает работу с этими бумагами.

Почему стоит задуматься

Даже если бумажный архив личных дел содержится в полном порядке, поиск нужного документа занимает от нескольких минут до нескольких часов. Для того чтобы изучить содержание документа, приходится идти в архивное помещение и на стеллаже искать нужную папку. К счастью, выход есть. Чтобы сэкономить время сотрудников и увеличить их производительность, стоит организовать электронный архив личных дел. Тогда поиск информации займет несколько секунд. Достаточно будет ввести данные сотрудника и воспользоваться функцией поиска. Причем доступ к персональным данным и бумагам, в которых указаны особенности трудовой деятельности работника, возможен с любого компьютера, подключенного к Сети Интернет. Работа с отсканированными оригиналами сохранит здоровье сотрудников, которым не придется спускаться в помещение, предназначенное для хранения документов, искать бумаги в папках, контактируя при этом со скопившейся за много лет пылью.

Как оцифровать архив личных дел

Сознание электронного архива – сложная и трудоемкая задача, которую, конечно, можно поставить перед сотрудниками компании. Однако неспециалисту потребуется много сил и времени. Первым этапом необходимо будет аккуратно подготовить документацию: расшить папки, удалить металлические элементы. Для качественной оцифровки документации придется воспользоваться планшетным или планетарным сканером. После перевода бумаг в электронный формат документации придется придать первоначальный вид. Затем при помощи специального программного обеспечения нужно будет организовать возможность поиска.

Обращайтесь к профессионалам

Конечно, вы можете приобрести дорогостоящее оборудование и поручить оцифровку своим специалистам. Но зачем тратить силы, деньги и время, если можно заказать электронный архив личных дел, стоимость которого рассчитывается в индивидуальном порядке и зависит от вида и объема работ.