Рубрика: Статьи

Налоговые, бухгалтерские и кадровые документы — то есть те, что нужно хранить не один год — чаще всего и теряются. Обнаруживается утеря, как правило, перед очередной проверкой о стороны налоговых органов, аудиторов или трудовой инспекции. За их утерю компания получит штрафы (до нескольких десятков тысяч рублей), и пристальное внимание проверяющих органов. Восстановление утраченных документов в компании — сложное и долгое дело. Справиться с ним можно двумя путями. И лучше, если этим займется профессиональная компания, которая специализируется на работе с документами.

Способы восстановления документов

Лучший способ лечения — профилактика. Поэтому гораздо проще правильно, в соответствии с методическими указаниями, вести архив организации, чтобы сохранить документы или иметь возможность, в случае форс-мажора, легко их восстановить. Один из вариантов восстановления — это профилактический. Надо поддерживать актуальность как бумажного, так и электронного архива. Если оказались повреждены бумажные оригиналы, их восстанавливают именно с электронных носителей. А проверить сохранность массива документов можно через реестр, описи и номенклатуру дел, которые существуют в электронном виде.

Запросы в инстанции

Второй способ — долгий, потребует усилий. Он заключается в восстановлении через запросы в банки, налоговую, контрагентам. На основании ответов банков о финансовых операциях можно восстановить финансовые и бухгалтерские документы, налоговая поделится документами, связанными с обязательными платежами, а контрагенты, с помощью актов сверки — подтвердят движения ТМЦ и оплат за них. Проще и правильней — иметь электронную копию каждого документа в деле. Если ее нет, придется восстанавливать все составляющие личного дела через бывших сотрудников, что не всегда возможно.

Восстановление документов от профессионалов

Наша компания проводит все виды архивных работ. В том числе — проверку целостности архивов и восстановление документов в организациях перед проверками или в целях упорядочивания архивов. Специалисты компании быстро разбираются структуре архива, выявляют нехватку дел и документов, составляют детальные планы по восстановлению. Заказ услуги восстановления — это не только возможность избежать штрафов и судов, но и упорядоченный архив, в котором ничего не потеряется.

Списки источников комплектования формируются каждым архивом самостоятельно на основании российского законодательства об архивном деле. В эти перечни физические и юридические лица включаются как в обязательном порядке, так и на договорной основе (по соглашению). Государственные органы и органы местного самоуправления добавляются в списки источников комплектования государственных и муниципальных архивов, что называется, «по умолчанию». Кроме того, обязательные источники комплектования госархивов — это организации и частные лица, в процессе деятельности которых формируются документы Архивного фонда РФ.

Архивный фонд РФ

Под Архивным фондом РФ понимают совокупность архивной документации, хранящейся в разных архивах и представляющих собой общегосударственную ценность: историческую, научную, культурную, политическую, социальную и т.д. Чтобы определить, имеется ли подобная ценность у той или иной бумаги, экспертно-проверочными комиссиями проводятся соответствующие экспертизы. На данный момент объём Архивного фонда РФ насчитывает уже свыше 600 млн. единиц хранения на разных носителях, или более 8500 км архивных полок.

Источники комплектования архива:

• физические лица, тем или иным образом взаимодействующие с ней;
• структурные подразделения (отделы);
• подведомственные организации.

Для семейного архива такими источниками, соответственно, будут члены семьи, в которой он ведётся.

Профессиональное формирование архивов для организаций и частных лиц

Чтобы сохранить документы в целости и сохранности на долгие годы, обращайтесь к профессионалам. Наша компания — эксперт в деле составления всех видов архивов и поддержания их в актуальном состоянии. Работаем с 2006 года и гордимся своей командой опытных специалистов: архивистов, программистов, операторов по работе с данными. Мы не только предоставим надежные и безопасные места для размещения важных для вас бумаг, но и поможем рассортировать документацию по хронологии, тематикам и срокам хранения, структурируем и оптимизируем данные, при необходимости — переведём их в цифровой вид, составим электронную опись. Звоните нам по телефону: (495) 227-04-94 или отправляйте запрос по электронной почте info@archiv-s.ru.

При работе организации накапливается множество всевозможных документов. Они обосновывают хозяйственные и кадровые операции, сделки, расходы и прочие ключевые действия. Контролирующие органы, например налоговая инспекция, в любой момент могут затребовать эту информацию для проверки. Срок архивного хранения документа в организации зависит от того, насколько важны содержащиеся в нём данные. Существуют бумаги, которые можно уничтожить сразу после прочтения: различные приглашения, коммерческие предложения, поздравительные адреса и т.д.

Виды сроков хранения:

• временным (от 1 до 10 лет);
• долговременным (более 10 лет);
• постоянным (хранить вечно).

Как правильно организовать архив?

По закону за архивное хранение документов, образующихся в деятельности организации, отвечает руководитель. Эти полномочия он может передать другому сотруднику, издав соответствующий приказ. Хранить бумажные формы положено в шкафах и сейфах, находящихся в отдельном помещении — архиве. Требования к обустройству такого хранилища установлены Госархивом. Они носят рекомендательный характер, то есть штрафы за их нарушение не предусмотрены. Каждая компания имеет право самостоятельно решать, где держать архивные документы, главное — обеспечить их сохранность.

Что делать, если нет места под архив?

В небольших организациях не всегда есть возможность выделить под архивное хранение целое помещение. В этом случае стоит рассмотреть альтернативные варианты. Например создание электронного архива — эффективный способ освободить офисное пространство от кучи папок и упростить поиск информации. Учтите, что перевести в цифровой вид можно не все документы. По закону есть информация, которая должна оставаться только на бумаге. Например, секретные материалы или данные, относящиеся к государственной тайне. Так же можно воспользоваться депозитарным (внеофисным) хранением. Этот способ подойдёт тем организациям, для которых принципиально сохранение документов в бумажном виде.

Услуги по созданию архивов

Нужна помощь с архивным хранение документов, образующихся в ходе деятельности организации? Обращайтесь к профессионалам. Мы не только гарантируем сохранность архива, но и приведём его в безупречный вид: рассортируем документы, выстроим удобную и интуитивно понятную систему навигации, при необходимости — оцифруем информацию, составим электронную опись, своевременно уничтожим бумаги с вышедшим сроком хранения. Звоните нам по телефону: (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru.

Кадровые документы на бумажных носителях подлежат длительному хранению. Актуальными остаются вопросы о том, как, где и какой период времени необходимо хранить электронный архив кадровых документов. Также многих интересует вопрос, предусмотрена ли какая-то ответственность за уничтожение или неправильное хранение этой документации. Согласно законодательству на данный момент создавать электронный архив для кадровой службы не обязаны ни коммерческие компании, ни ИП. Оцифровка документации выполняется добровольно. Однако в случае перевода кадровых документов в электронный вид работодатель обязан обеспечить их безопасное хранение в течение определенного времени. За потерю или уничтожение электронных кадровых документов предусмотрена административная ответственность.

Основные правила хранения электронного архива

Чтобы сбой в работе компьютера не привел к печальным последствиям, стоит файлы с компьютера продублировать в облачное хранилище. Чтобы электронный архив для кадровой службы облегчил работу сотрудников, на начальном этапе необходимо создать электронные папки и грамотно подписать их. Затем нужно будет следить за тем, чтобы все документы сразу же сохранялись в предназначенные для них папки.

Безопасный доступ к архиву

Чтобы случайным образом или намеренно не исчезли кадровые документы или информация из них не стала доступной третьим лицам, необходимо сделать так, чтобы скопировать данные или внести изменения могли только конкретные работники. Причем нелишним будет организовать систему отслеживания.

Как уничтожается электронный архив кадровых документов?

Срок хранения электронных документов совпадает с периодом хранения бумажных оригиналов. Однако непосредственная утилизация занимает несколько секунд и осуществляется в один клик. Как и в случае работы с бумагами, на первом этапе собирается комиссия, которая выявляет документацию, подлежащую уничтожению. В свободной форме составляется протокол, который заверяют члены комиссии. После составление акта происходит уничтожение. Доверьте эту работу сотрудникам нашей компании. Соотношение цены на услуги этой организации и качества работы специалистов приятно удивит каждого, кто обратится за помощью.

Сегодня возникает необходимость переноса многих процессов в цифровой формат. Это касается и работы с документами. Оцифровка бизнеса становится эффективным инструментом, если грамотно им воспользоваться. В этом деле нужно учесть подводные камни, чтобы не оказаться в ловушке мира высоких технологий. Отсканированные документы, хранящиеся в электронном виде, значительно упрощают работу с ними. Вам больше не нужно размещать в кабинете множество папок. Достаточно найти нужный файл на компьютере.

Заметно упрощается процесс движения документов

Вы отправляете договор, акт или контракт по электронной почте или мессенджеру. Это намного удобнее, нежели взаимодействие, которое осуществлялось раньше. Сейчас в цифровой формат переводят многие процессы. Все зависит от деятельности конкретной компании и организации. При оцифровке бизнеса необходимо учесть некоторые нюансы. Выгода от перехода на новый формат, расходы на оборудование и программное обеспечение и имеющиеся риски. Предположим, вы работаете в сфере оказания услуг. У вашей компании большой штат сотрудников, в офисе много документов. Переход на цифровой формат принесет вам реальную пользу. Вы выиграете время и оптимизируете деятельность. Нужное оборудование уже имеется, поэтому дополнительные расходы на него даже не потребуются. Возможен другой сценарий: у вас небольшое предприятие, где работает 2-3 сотрудника. Документов мало, и необходимость что-либо оцифровывать отпадает, вы можете самостоятельно сделаете сканы нужных документов.

Какие могут быть иски

Обязательно учитывайте, что компьютеры и прочая техника периодически ломается. Еще возникают риски хакерских атак и кражи конфиденциальной информации. Поэтому вам нужно позаботься о защите рабочих устройств своих сотрудников. Понадобится мощная антивирусная программа, которая защитит корпоративный сервер от вредоносного ПО.

Помощь профессионалов

Оцифровка бизнеса становится необходимостью для многих компаний. Особенно это касается тех, кто активно использует в своей деятельности интернет и работает с большим количеством документов. Для заказа оцифровки обращайтесь к профессионалам, имеющим большой опыт. Наши специалисты охотно помогут вам в решении этого вопроса.

На бухгалтерах и руководителях лежит более серьёзная ответственность, чем перед любым другим сотрудников организации, поэтому недостаточно подписать приказ об увольнении и нанять нового человека. Основная сложность — передача документов при смене бухгалтера и/или руководителя. Для этого проводится проверка состояния бухгалтерии, учредительных и прочих документов, составляются акты передачи бухгалтерских документов.

Порядок передачи документов

Процесс смены ответственных лиц занимает определённое время и состоит из нескольких этапов. Первый из них — это подписание приказа об уходе с должности. В нём указываются причины, перечень полномочий и ответственностей, сроки закрытия учётных процедур и передачи полномочий новому сотруднику. Далее следует передача дел и учётных процессов. Особенная ответственность в этом вопросе лежит на бухгалтере: сдача налоговой отчётности, подготовка первичной документации и прочее. Соответственно при передаче дел идет проверка документации и инвентаризация финансовых средств. Проверку проходят учредительные документы, отчётности, расчётные документы, выписки из банка и прочие. По завершению составляется документ о проведённой проверке, и акт приема-передачи дел. В нём отражается состояние дел на момент передачи, опись документов и прочие данные.

Как грамотно организовать передачу документов

Процедура смены руководителя или бухгалтера в компании длится в среднем две недели и включает множество процессов, в отношении которых имеются соответствующие положения законодательства. В этой процедуре крайне важно соблюсти все требования закона, чтобы в дальнейшем не было проблем с проверяющими и законодательными органами. Поэтому лучше всего обратиться за квалифицированной помощью к профессионалам. Наша компания поможет выполнить все процедуры в соответствии с действующим законодательством, составить опись и акты передачи бухгалтерских документов новым ответственным лицам. 

Обращение к профессионалам поможет:

• значительно сэкономить время;
• соблюсти все требования закона;
• гарантировать правильность составления документации;
• в должном порядке уведомить представительства проверяющих органов.

Наши специалисты имеют большой опыт составления описей и актов передачи документов при смене бухгалтера и руководителя. Мы поможем сделать процесс быстрым и безошибочным.

Электронный реестр документов — это перечень документации, которая хранится в архиве или другой информационной системе. Реестр используют как инструмент для категоризации и классификации, поиска и обеспечения быстрого доступа к любому документу архива. Электронный реестр документов может одинаково хорошо работать как с электронным, так и с бумажным архивом — важно лишь, чтобы изменения в архиве отражались в реестре, а информация заносилась максимально корректно. Довольно часто в организациях реестры ведут случайные сотрудники — те, кому просто поручили дополнительную работу. Лучший вариант — когда составлять и вести реестр берется специализированный подрядчик: архивная компания.

Задачи электронного реестра документов:

• обеспечить быстрый доступ к любому документу — идентификаторы документов в реестре позволяют быстро отыскать как электронную, так и бумажную копию;
• фиксировать изменения в структуре и наполнении архива — новые документы вносятся в реестр, документы, которые не нужно хранить, удаляются, о чем делается запись (в том числе в виде ссылки на акт, который подтверждает уничтожение или передачу документа);
• следить за качеством работы с корпоративными документами — через записи в реестре легко понять, кто часто обращается за информацией из архива, как пополняется архив, какие документы составляют его основу.

Как источник информации обо всех документах организации, электронный реестр — обязательная часть архива, такая же важная, как и номенклатура дел и описи в делах.

Как правильно вести реестр

Реестр создается во время подготовки к разработке архива компании, а пополняется — по мере того как растет сам архив. Если документов много, то вручную заполнять реестр сложно и долго. Поэтому специалисты из архивной компании используют для пополнения реестра специальное программное обеспечение. Например, при поточном сканировании и распознавании запись в реестр может, с помощью специального ПО, автоматически вноситься в реестр.

Другие варианты электронных реестров

Реестр как перечень документов с основными атрибутами — часть передаточной документации. Например, при сдаче архива организации в государственные и муниципальные архивы, при уничтожении документов с истекшим сроком годности. Ключевые характеристики качестве реестра — точность информации и своевременность появления новых записей. С помощью программного обеспечения, наши специалисты поддерживают актуальность электронных реестров документов как крупных, так и средних компаний, обеспечивая организации точной информацией о том, какие документы они хранят.

Работа арбитражного управляющего связана с множеством нюансов, в числе которых — грамотная обработка документации и передача в архив на государственное или частное хранение. Для упрощения этого процесса лучше всего обратиться к профессионалам с большим опытом, умеющим оптимизировать процессы и затраты со стороны клиентов.

Архивные услуги для арбитражных управляющих

В первую очередь это опись документов и создание реестра при передаче арбитражному управляющему. Это позволяет гарантировать полноту документации, систематизировать её, обеспечить учёт, сохранность бумаг и их быстрый поиск. Архивная обработка документов — процедура включает экспертизу ценности, установление сроков хранения, систематизацию, брошюровку дел, составление всех необходимых описей архива. При необходимости возможно создание электронного архива (рекомендуется для удобства обращения к архивным делам). Организуются работы по перевозке всей документации компании на территорию архивного управляющего.

Что делать с оставшимися документами

Лучше всего воспользоваться уничтожением документов. Оно выполняется только после экспертизы ценности. Уничтожению подлежат документы, не подлежащие хранению или с истёкшим сроком. Так же можно воспользоваться депозитарным хранением. Если нет возможности хранить документы в процессе банкротства на территории клиента или арбитражного управляющего, предоставляем собственное хранилище. Хранение архива возможно и после завершения процедуры банкротства. Для закрытия конкурсного производства при банкротстве требуется акт о передаче документов на государственное хранение. Все данные, полученные нами при работе с документацией, строго конфиденциальны и не разглашаются третьим лицам.

Преимущества профессиональных услуг для арбитражного управляющего

Снижение временных затрат арбитражного управляющего по работе с документами;гарантия грамотности обработки и создания архива;оптимизация расходов как самой компании, так и арбитражного управляющего.ускорение процесса обработки и архивации документов.Мы даём 100% гарантию соблюдения действующего законодательства при оказании услуг арбитражному управляющему. При необходимости оказываем помощь при сдаче архива на государственное хранение. Наша компания предлагает услуги для арбитражных управляющих в вопросах архивации документов при банкротстве организации.

В группу документов по личному составу входят те, что имеют отношение к трудовой деятельности сотрудника. Это документы о приеме на работу, переводах, начислению заработной платы, присвоении квалификации и увольнении. Они должны храниться до 50 или 75 лет (в зависимости от времени окончания делопроизводства – до или после 2003 года).

Принципы определения ценности документов:

• историзм;
• значимость;
• всесторонний анализ.

Еще учитывается происхождение, содержание и внешние особенности документов. Понятно, что некоторые из них могут иметь большую ценность. В результате они передаются на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов по личному составу обязательно проводится после окончания срока их хранения. Эту задачу выполняет сама организация, в которой работает конкретный сотрудник. В случае ликвидации предприятия экспертиза проводится в государственном архиве. В этом вопросе существуют некоторые тонкости. Если их не учитывать, можно легко запутаться. Данная экспертиза также проводится в процессе делопроизводства и в архиве организации. Иными словами, в процессе деятельности предприятия происходит отбор документов, которые представляют ценность для организации. Ценные документы, выявленные в архиве, остаются на постоянное хранение.

Решение вопроса

Даже разобравшись в нюансах хранения, можно допустить ошибку. Занимаясь документами по личному составу собственными силами, вы рискуете нарушить действующие требования. Нередко в организациях возникают ситуации, когда долго хранится ненужный документ, а необходимый уничтожается раньше срока. Чтобы избежать потенциальных проблем, лучше взаимодействовать с профессионалами. Доверьте работу с документами специалистам, которые проведут экспертизу, отсортируют нужные бумаги и правильно определят срок хранения. При этом отпадет необходимость поручать эту задачу кому-то из ваших сотрудников. Обращайтесь, мы будем рады оказать квалифицированную помощь! Мы работаем со многими организациями и решаем широкий спектр задач.

Чем больше документов производит организация, тем сложнее справляться с их обработкой силами штатных сотрудников. Модель, при которой обработкой «нагружают» сотрудников, не имеющих опыта в архивном деле и оцифровке, несостоятельна: случаются ошибки, человек отвлекается от прямых обязанностей, перерабатывает и устает. Остается только включать в штатное расписание архивариуса или — выбрать аутсорсинг обработки документов. Компания «Архивный сервис» оказывает услуги оперативной инцидентной обработки документов и работает над пополнением архивов организаций на постоянной основе. Аутсорсинг — выгодней, чем увеличение штата или привлечение сотрудников к непрофильной работе.

Алгоритм обработки документов:

• осмотр и сортировка;
• сшивание в дела или подшивание к уже существующим в архиве делам;
• занесение информации о каждом новом документе в реестр, опись в деле и папке.

Если аутсорсинг предполагает обработку документов для электронного архива, то перечень операций включает в себя оцифровку и верификацию, создание карточки документа.

Выгода аутсорсинга обработки документов:

• сотрудники компании не отвлекаются на деятельность, которая не относится к их прямым обязанностям;
• увеличивается скорость обработки документов — с помощью специализированного программного обеспечения и производительных сканеров специалисты быстро обрабатывают большое количество документов;
• становится меньше ошибок при распознавании — проверка качества и точности распознавания обязательна при обработке документов, а применение специального оборудования позволяет обрабатывать без ошибок большое количество однотипных документов.

Аутсорсинг позволяет полностью перевести часть бизнес-процессов — в нашем случае это обработка документов — в зону ответственности сторонней организации.

Услуги профессионалов

Наша компания берет на аутсорсинг обработку документов как для бумажных архивов, так и для электронных. Специалисты компании имеют опыт работы с любыми типами документов — первичных бухгалтерских, административных, кадровых, связанных с деятельностью проектных организаций и производством. Передав заботы об обработке профессионалам, любая организация может сосредоточиться на основной деятельности, не беспокоясь о том, как ведется и пополняется архив.