Автор: konst_archiv_s

Преобразование документов в электронный вид — требование времени и эффективного ведения делопроизводства в любых компаниях и учреждениях. 

Причины потери актуальности бумажного архива:

• замедление рабочих процессов;
• риск потери документов;
• нерациональное использование ресурсов;
• требуется много физического пространства.

Доступ к бумажным делам

Как правило, они хранятся в соответствующих отделах, а для архива выделяется одно общее помещение, даже если в компании несколько подразделений. Если сотрудникам из другого отдела понадобится тот или иной документ, доступ к нему потребует значительных временных затрат. Не говоря уже о том, что на время обращения в архив или другой отдел сотрудник прерывает работу по своим прямым обязательствам. Исходя из всего этого, актуальность преобразования документов в электронный вид очень высока.

Преимущества электронных документов:

• все документы предприятия хранятся в одном месте, на едином сервере;
• доступ есть в любое время дня и ночи;
• есть возможность разграничения уровня доступа;
• быстрый поиск любого документа по заданным параметрам;
• возможность работы с одним и тем же делом одновременно нескольким сотрудникам;
• моментальный обмен документацией между отделами.

Преобразование документов в электронный вид помогает значительно ускорить все рабочие процессы, повысить эффективность не только отделов в целом, но и каждого сотрудника в отдельности.

Обращайтесь к профессионалам

Только профессиональный подход обеспечит удобное использование системы электронного документооборота в дальнейшем. Специалисты компании «Архивный Сервис» имеют многолетний опыт и знают все требования законодательства к преобразованию документов в электронный вид. В итоге вы получите грамотно структурированные и промаркированные документы, что облегчит поиск и работу с ними в течение всей деятельности компании.

Систематизация бумаг обеспечивает возможность быстрого поиска необходимого документа в момент необходимости решения конкретных задач. И наоборот: неупорядоченное хранение требует значительных временных трат на поиски, а также может привести к утрате важных бумаг.

Актуальность систематизации

Образование большого количества документации – естественный процесс, сопровождающий деятельность предприятия. По этой причине следует периодически проводить систематизацию бумаг и наводить в них порядок, упорядочивая по временным промежуткам, направлению деятельности или по каким-либо другим критериям. В процессе систематизации, отсортированные должным образом деловые бумаги подшиваются в отдельные папки. Далее эти папки маркируются и сведения о их содержании, сроках хранения заносятся в специальный журнал. Такой подход не только наводит порядок в деловых бумагах предприятия, но и обеспечивает надлежащие условия для их длительного хранения без риска физической порчи (износа при частом обращении).

Профессиональные услуги

Наша компания оказывает профессиональные услуги систематизации бумаг и имеет большое количество опыта работы в данной сфере. Наши сотрудники обладают всеми необходимыми знаниями и навыками для быстрого и точного выполнения задач.

В результате работы Вы получаете:

• четко структурированную документацию;
• быстрый поиск необходимой бумаги;
• надлежащие условия хранения для каждого документа.

Стоит ли выполнять упорядочивание своими силами

Систематизация, особенно при больших объемах документации, – сложный и длительный процесс, требующий от исполнителя максимальной концентрации внимания. Выполнение ее собственными силами в целях экономии средств не оправдано, так как поставленные задачи отнимут много времени (оплачиваемого) у сотрудников предприятия. Тем более, что при отсутствии необходимого опыта у исполнителя есть риск допущения ошибок, сводящих на нет приложенные усилия. По этой причине систематизацию бумаг лучше доверять специалистам в этом вопросе, гарантирующим безупречный результат.

Обращайтесь к профессионалам

Если у Вас возникли какие-либо вопросы, касающиеся наших услуг или условий их предоставления – связывайтесь с нашими специалистами  по номеру телефона в Москве +7 (495) 227-04-94.

Необходимость создания электронной системы документооборота и электронного архива актуальна для каждой компании, вне зависимости от масштабов и формы деятельности. Это позволяет максимально повысить эффективность работы с документами для всех подразделений и отделов. Но создание такой системы связано с необходимостью преобразования документации в электронный вид. Для этого используется потоковое сканирование документов.

Суть потокового сканирования

Сам процесс выполняется для оцифровки документации. Однако для того, чтобы сделать его быстрее и эффективнее, применяется потоковое сканирование документов. Его специфика в том, что можно быстро и за короткий отрезок времени отсканировать большое количество бумаг.

Выполняется процедура следующим образом:

• оборудование для потокового сканирования настраивается для обработки пакета документов;
• в программе распознавания указываются параметры: формат, место расположения и другие;
• в специальный лоток погружаются все бумаги, предназначенные для оцифровки.

Весь пакет сканируется сразу, с едиными параметрами и помещается в указанную папку.

Преимущества пакетного сканирования документов

Такой способ преобразования документации позволяет:

сократить время обработки в несколько раз;
исключить участие оператора в сканировании всего пакета;
снижаются трудозатраты на ввод данных в базу;
присвоить документам в одном пакете единые параметры;
отсканировать весь пакет в одном формате (jpeg, pdf и других).

Кроме того, что потоковое сканирование документов в целом оптимизирует процессы оцифровки, современные возможности оборудования позволяет выполнять ряд сопутствующих функций. Это могут быть:

• формирование штрих-кодов;
• создание образа документов;
• создание электронной карточки каждого документа;
• идентификация пакета по определённым параметрам: количеству страниц, пустым страницам (разделителям), штрих-кодам;
• передача образа документа напрямую в базу данных (электронный документооборот).

В компании «Архивный Сервис» используется современное оборудование для потокового сканирования, которое позволяет значительно сократить время на обработку и оптимизировать процедуру. Высокая квалификация наших сотрудников — это гарантия качественной обработки, что позволяет вам получать цифровые документы, полностью готовые к использованию в электронной системе документооборота и архиве.

Ревизия архива — процесс, при котором проверяются документы с разным сроком хранения, уточняется состав дел и наличие документации

В каких случаях требуется ревизия архива?

Процедура инвентаризации (ревизии) актуальна в следующих случаях:

• при проверке соответствия записей фактическому наличию документации;
• при формировании состава архива и оценке его структуры;
• для оценки состояния архива после чрезвычайных происшествий или инцидентов;
• для регистра утерянных документов;
• при реструктуризации, объединении, поглощении компаний;
• при передаче фондов для контроля физических носителей;
• при переводе документации в электронный вид;
• при передаче формирования и ведения архива сторонней организации на аутсорсинг.

Любые другие манипуляции с архивом или значительные изменения в структуре компании также могут потребовать проведения ревизии.

Результаты ревизии

Процедура инвентаризации архива должна проводиться квалифицированными специалистами. В противном случае есть риск утери документов или нарушения целостности и структуризации после этого процесса. Что в свою очередь повлечёт серьёзные последствия, вплоть до крупных штрафов. Поэтому важна предельная внимательность и соответствие действий законодательным нормативам.При грамотном и профессиональном подходе по результатам ревизии вы получаете полное заключение о состоянии архива, его фондов, наличии или отсутствии документов. При обнаружении документации, подлежащей ликвидации, она уничтожается надлежащим способом. При выявлении отсутствия каких-либо документов предпринимаются меры по их восстановлению.

Цели ревизии архива:

• проверке наличия всех необходимых документов;
• проверке сроков хранения и при необходимости уничтожению документов с истёкшим сроком;
• анализу удобства структуры и системы поиска в электронном архиве.

Типы ревизии архива

Существует несколько разновидностей ревизионной проверки архивных документов:

• локально: отдельные виды документов или в определённых частях архива;
• по времени: для контроля значимых фондов с установленной периодичностью;
• по главным фондам: для оценки их состояния.

Ревизия может проводиться незапланированно после непредвиденных обстоятельств или планово (тип проверки по времени).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все компании обязаны обеспечить хранение финансовой отчетности, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов в течение установленных сроков (не менее пяти лет). Как правило, первые два или три года первичная документация хранится непосредственно в бухгалтерии в специальных шкафах или в помещении, после чего документы систематизируются и передаются в архив — компании или государственный частный архив. В любом случае систематизация первичных документов — та задача, которую необходимо регулярно решать в каждой компании.

О порядке систематизации первичных документов

Как уже было сказано выше, систематизация первичных документов — обязанность бухгалтера. Именно бухгалтер отвечает за хранение первичной документации,  и исходя из востребованности документов должен их систематизировать самостоятельно или нанять специалистов. Нужно помнить, что даже те бумаги, которые при обычной работе компании не нужны, могут потребоваться при разрешении спорных вопросов в суде или при проверке.

Не стоит забывать

Систематизация первичных документов может проводиться различным образом: например, счета, выставленные в адрес компании, можно комплектовать с договорами, можно складывать их в папку с платежными документами или вовсе отвести под них отдельную папку. Главное, обеспечить надежное хранение документов в соответствии с законодательством РФ и возможность в случае необходимости их быстро найти.

Кому доверить систематизацию первичных документов

Систематизация первичных документов — процедура сложная,  и отнимающая много времени, также требующая предельной внимательности. С каждым годом все больше компании предпочитает обращаться к профессионалам в этой области — к архивистам, «убивая» таким образом сразу несколько «зайцев»: экономя время (которое бухгалтер сможет потратить более плодотворно, решая важные вопросы для компании), обретая уверенность, что все документы обработаны должным образом и будут храниться в точном соответствии с требованиями законодательства РФ.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предлагает своим клиентам широкий спектр архивных услуг, в частности, нами осуществляется систематизация первичных документов на выгодных для заказчиков условиях — мы гарантируем безупречное качество и скорость работы, радуем вас низкими ценами, обращайтесь!

Организация архива — трудоёмкий и кропотливый процесс, связанный со многими нюансами работы архивариуса. Современные возможности позволяют оказывать архивные услуги с ориентацией на максимальное удобство для клиента.

Архивные услуги:

• сортировка документации по заданным параметрам;
• оцифровка в электронный архив;
• подшивка бумажных документов и организация их в электронном архиве;
• ликвидация при истечении срока хранения;
• ревизия архива (плановая или экстренная);
• а также любые другие манипуляции с архивными документами.

Наша компания оказывает архивные услуги на протяжении многих лет и имеет богатый опыт в этом направлении. Мы ориентируемся на максимальное удобство для клиента и можем оказывать услуги как на территории клиента, так и на территории исполнителя. В разных случаях оба способа имеют свои преимущества.

Оказание архивных услуг на территории клиента

Такой способ предполагает работу с выездом в вашу компанию наших специалистов. При необходимости мы берём с собой все атрибуты для организации архива, что избавляет вас от необходимости их приобретения. В этом случае все работы проводятся на территории клиента, в том числе организация бумажного архива (если это необходимо). Такой подход рационален в том случае, когда у клиента достаточно пространства для работы и создания архива. В случае с цифровым документооборотом архив может быть организован как на серверах клиента, так и на наших (с предоставлением круглосуточного доступа).

Оказание архивных услуг на территории исполнителя

В этом случае все работы проводятся в нашей компании. Для этого вся документация вывозится нашими курьерами. Вам не придётся заботиться о том, как организовать доставку. Этот способ позволяет освободить место на территории клиента, а также устранить любые неудобства для вашей деятельности, связанные с работами по организации архива. В нашем распоряжении имеется всё необходимое оборудование для выполнения необходимых архивных услуг. Если требуется физическое хранение бумажных документов, мы также можем предоставить в распоряжение помещение со всеми необходимыми условиями. Выбор определённого способа оказания архивных услуг исключительно индивидуален. Свяжитесь с нами для того, чтобы оценить возможности и масштаб работ, и мы подберём для вас подходящий вариант сотрудничества.

Любая компания должна передавать определённую документацию на архивное хранение. Это делается как при ликвидации, так и при продолжении деятельности. В этих случаях стоимость сдачи документов в архив различается. Задача руководителя — обеспечить грамотный расчёт при вашей ситуации. В чём разница передачи дел в архив при действующей или ликвидирующейся компании? Существуют принципиальные отличия в процедуре передачи дел в архив. 

Сдача в архив при ликвидации:

• приказы по личному составу сотрудников;
• личные дела уволенных сотрудников;
• трудовые договоры с работниками;
• расчётно-платёжные ведомости по зарплате сотрудников;
• акты о несчастных случаях (если таковые имелись);
• документы о праве на льготы для сотрудников вредных производств;
• реестр о доходах;
• данные сотрудников о трудовом стаже и прочая индивидуальная информация;

Что входит в архивные услуги?

Вне зависимости от того, продолжается деятельность организации или нет, в обоих случаях оплачивается следующий состав архивных услуг:

• подготовка документов для архивирования;
• экспертиза ценности и выявление сроков хранения;
• оформление дел с подшивкой в отдельные папки по определённым параметрам;
• составление описи передаваемых на архивное хранение документов.

Эти функции выполняются во всех случаях. Окончательная стоимость сдачи документов в архив зависит не только от количества документации, но и от сроков хранения, который определяется при проведении экспертизе. Как правило, осуществляется годовая оплата за определённый объём документации.

Каждый день различная бумажная документация используется в повседневной работе. Однако частое использование документов приводит к тому, что бумага теряет свои внешние качества и плотность. Даже архивное хранение документов приводит к утрате их качества, а при разрозненном хранении документации велика вероятность их утери. Наша компания оказывает такую услугу, как подшивка документов или архивный переплёт, которая позволяет максимально доступным методом защитить ваши документ, а также упорядочить их.

Виды бухгалтерских документов:

• научно-техническая документация;
• юридическая документация;
• бухгалтерские, кадровые документы и так далее.

Мы гарантируем высокое качество услуг, поэтому ваши документы будут надёжно защищены в архиве и готовы как к длительному хранению, так и к частой и удобной эксплуатации.

Процесс подшивки документации

Специалисты нашей компании выполняют подшивку документов в соответствии со всеми нормативными требованиями оформления архивной документации. При выполнении этой процедуры мы используем сшивку, брошюровку, а также твёрдый переплёт с укреплением корешков специальной тканью — бумвинилом. Для обложки мы применяем односторонний мелованный картон. В конечном результате мы имеем удобный и надёжный архив, который готов к комфортному повседневному использованию или передаче на архивное хранение. Мы также выполняем подшивку документов на постоянное хранение. Знайте, что своевременно подшитые документы, позволяют существенно сократить временные затраты на работу с ними. Пожалуй, качественная подшивка документов в бухгалтерии, необходима, не столько для хранения, сколько для постоянного удобного использования. Наши специалисты составят подробное описание архива, чтобы ваши сотрудники легко и быстро находили необходимые документы. Это крайне выгодно особенно в тех случаях, когда архив состоит из большого количества дел. Поэтому к нам так часто обращаются за помощью крупные предприятия и многоструктурные корпорации.

Обратившись в нашу компанию, вы получите:

• выгодные цены;
• возможность оплаты различными способами;
• наши специалисты могут выполнить подшивку документов на территории вашей компании;
• скорость, качество исполнения, аккуратность.

Мы работаем с документами в любом состоянии, даже когда кажется, что они непригодны к прошивке. Специалисты нашей компании уже не раз разбирались с самыми сложными случаями и успешно выполняли подшивку документов, делая архив доступным и надёжным.

Массив документов растёт параллельно развитию дела и течению времени. Вот почему грамотное и своевременное уничтожение документов остаётся вопросом исключительной важности в делопроизводстве компаний.

Акт о выделении к уничтожению документов

Акт на уничтожение являет собой документальный результат экспертизы ценности документов. Для включения в акт на уничтожение срок хранения дела должен завершиться к 1 января года, когда акт составляется. Так, дело 2012 года с установленным законом пятилетним сроком хранения попасть в акт может не ранее 2018 года. Важный момент — акт требует обязательного утверждения руководителем компании. Руководитель передающей документы в госархив организации подписывает акт на уничтожение после того, как его утвердит экспертная комиссия архивного учреждения. Есть вероятность, что государственный архив найдёт в документах историко-научную ценность и затребует некую часть подготовленных к уничтожению бумаг для постоянного хранения. В этом случае делать опись документов, подлежащих уничтожению, было бы преждевременной мерой. В ситуациях, когда компания дела в госархив не передаёт, акт на уничтожение руководитель подписывает после приведения в соответствие с нормативами документов по личному составу, охватывающих соответствующий период.

О заполнении акта

Акт на уничтожение — это документальный результат экспертизы ценности документов, анализа ценности документов и отбора подлежащих уничтожению.

1. В акте о выделении дел к уничтожению фиксируется порядковый номер дела и заголовок. Заголовки дел вносятся в акт в точном соответствии с указанным на обложке названием. Нормативы, согласно которым составляется опись документов, подлежащих уничтожению, допускают фиксацию обобщённых названий для сформированной группы документов.
2. Указываются крайние даты для группы документов (самая ранняя и самая поздняя).
3. В акт вносится номер описи дел. Графа остаётся пустой, если описи нет.
4. Прописывается индекс дела по номенклатуре. Графу следует оставить незаполненной, если номенклатура отсутствует.
5. Указывается количество подлежащих к уничтожению единиц.
6. Приводятся сроки хранения дел и номера статей по перечню.
7. В итоговой записи фиксируется общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению.

Составленный акт согласуется с комиссией и заверяется руководителем

Если сотрудники архива организации испытывают затруднения в экспертной оценке дел и составлении акта о выделении дел к уничтожению, рекомендуем обратиться за помощью к специалистам. Квалифицированные архивисты возьмут на себя весь цикл работ: от экспертизы — до уничтожения документов на шредере.

Современные предприятия с целью обеспечения максимального удобства в документообороте организуют СЭД. Для каждого документа в такой системе имеются четкие законодательные нормы, а также правила самого предприятия, предписывающие условия его использования и хранения. В связи с этим разработка положений и инструкций об электронном архиве – важная задача, сопровождающая создание и последующую грамотную эксплуатацию СЭД.

В положении об электронном архиве прописывается:

• цель создания положения;
• статус архива: является частью службы делопроизводства или выступает в качестве самостоятельного структурного подразделения;
• структура и состав архивной документации;
• юридические аспекты, указывающие на что опирается и чем руководствуется СЭД в своей работе.

Положение об электронном архиве компании – документ, содержащий в себе широкий спектр важнейшей информации. С положением об электронным архивом ознакомляются все сотрудники компании, имеющие непосредственное или косвенное отношение к работе с документацией.

Инструкция об электронном архиве

Инструкция – документ, несущий в себе несколько отличную от положения информацию, однако являющийся при этом не менее значимым документом. Инструкция разрабатывается и создается с целью указания единого порядка работы с документацией предприятия. В ней описываются правила подготовки документации перед введением ее в электронный архив, правила использования, а также действия с документацией, срок хранения которой истек.

Обращайтесь к профессионалам

Если Вы планируете создание или уже создаете электронный архив, то без грамотно составленных положений и инструкций об электронном архиве Вам не обойтись. Наши сотрудники помогут составить все необходимые документы и окажут индивидуальный подход к решению любых поставленных задач. Наличие большого количества практического опыта в данной сфере позволяет нам гарантировать безупречный результат. Если у вас возникли какие-либо вопросы, касающиеся подготовки инструкций и положений об электронном архиве для Вашей компании, или интересуют цены и условия предоставления данных услуг – воспользуйтесь профессиональной консультацией нашего менеджера.