Рубрика: Статьи

Коммерческие организации, государственные и общественные учреждения ежедневно работают с огромным объемом информации, бумаг и документов. Многие юридические лица уже давно отказались от большинства бумажных носителей, заменив их электронными. Некоторые пошли еще дальше, внедрив удаленный электронный архив. Такой подход не только сокращает временные затраты на поиски того или иного документа, но и защищает данные от случайной утери, повреждения, воровства.

Какие функции выполняет удаленный электронный архив

Мы советуем клиентам пользоваться удаленным электронным архивом, потому что он одновременно выполняет несколько важных функций:

• качественное структурирование информации с возможностью оперативно восстанавливать утерянные ценные бумаги;
• ведение учета документооборота, контроль за движением документов из любого города или страны;
• мгновенный поиск информации по разным критериям, в частности по ключевому слову, тематике, названию компании и пр.

Еще одна важная особенность удаленного электронного архива заключается в том, что даже при поломке офисной техники или сбое в локальной сети данные останутся доступными, с ними можно работать на расстоянии. Если вы планируете переезд в другое помещение или даже в другой населенный пункт, вам теперь не придется думать об упаковке, транспортировке и сортировке бумажных документов.

Как создается удаленный электронный архив

В удаленный электронный архив можно поместить абсолютно всю документацию, начиная с кадровых и распорядительных документов и заканчивая всевозможными каталогами, сводками, регламентами. Особое внимание уделяется:

• ознакомлению с бумажным архивом и пожеланиями клиента;
• сортировке и сканированию документации с внесением данных в общую базу;
• созданию специальных меток, по которым будет происходить поиск информации;
• согласованию всех деталей с заказчиком и при необходимости внесению корректив.

Если вам понадобится консультация по вопросам ведения удаленного электронного архива, добавления дополнительных функций, смены программного обеспечения, мы готовы ответить на интересующие вопросы и помочь. Просто позвоните нам: +7 (495) 227-04-94.

Все потому, что огромное количество различной документации, которое с годами только увеличивается на полках бумажных архивов, требует применения новых, более прогрессивных способов хранения. Что касается договоров с постоянно растущими разного рода приложениями и дополнениями, создание базы в электронном виде — идеальное решение, позволяющее избавиться от груды ценных бумаг на полках шкафов на рабочем месте, а также минимизировать время на поиски требуемых документов. В этом плане такая услуга, как оцифровка договоров, которую предлагает наша компания, поможет в создании надежного электронного хранилища, удобного в использовании.

Формирование базы документов

Оцифровка договоров начинается со сканирования, производимого на специальном оборудовании. Наша компания производит данный вид работ, используя современные лазерные принтеры, оснащенные системой автоподачи. Только доверив процедуру оцифровки высококвалифицированным специалистам, которыми являются сотрудники нашей компании, обладающие многолетним опытом работы на подобном оборудовании, вы сможете пользоваться цифровым архивом без страха потери данных.

Организация структуры электронного архива

Создание электронного архива договоров — задача, требующая высокой ответственности. После сканирования каждый документ проходит процедуру распознавания (улучшения качества) и индексации в Базу с занесением всех данных в карточки поиска с возможностью редактирования. Чтобы найти какой-либо договор в электронном архиве, достаточно ввести в форму поиска соответствующие конкретному документу данные.

Почему мы

Оцифровка договоров — процедура непростая, особенно если дело касается создания электронного архива с большим объемом документации. Мы не только поможем в создании надежного в работе цифрового архива, но и научим обращаться с размещенными там электронными материалами. Мы гарантируем недопущение порчи либо уничтожения оригиналов договоров, создание защиты информации, внесенной в электронный реестр, строгое соблюдение сроков выполнения работ, высокое качество и гарантийное обслуживание созданного электронного архива. Стоит ли самостоятельно браться за выполнение такой сложной и ответственной задачи, как оцифровка документов? Не проще ли доверить ее решение профессионалам?

Мечтаете увеличить прибыль? Обратите внимание на расходы компании. Оптимизировав выплаты персоналу, сократив затраты на аренду помещений, можно существенно сэкономить материальные средства. Чтобы сокращение расходов организации было выгодным, сотрудничать стоит только с фирмами, работники которых прекрасно разбираются в нюансах российского законодательства. Так, решив оптимизировать работу архива, грамотные руководители преуспевающих компаний обращаются в нашу организацию. Мы помогаем грамотно оформить любые документы и сэкономить при этом деньги и время. Также мы предоставляем услуги  по переводу документации в электронный вид.

Почему обращение поможет сократить расходы?

Архивные услуги требуются не каждый день. Конечно, можно нанять в штат профессионального архивариуса или поручить работу с документацией одному из сотрудников компании. Однако стоит учитывать, что заработную плату архивисту придется выплачивать ежемесячно. Временно привлекая штатного специалиста к работе с архивом, придется смириться с тем, что в этот период сотрудник не будет выполнять своих непосредственных должностных обязанностей. При этом непрофессионалу потребуется дополнительное время на изучение законодательства РФ, а отсутствие опыта приведет к ошибкам, штраф за которые придется оплачивать из бюджета компании.

Архив требует затрат

Самостоятельно организовывая хранение архивной документации, придется не только выделить дополнительные помещения, но и создать в них определенные условия для того, чтобы вид бумаг не изменился. Придется позаботиться о покупке стеллажей, о защите документации от возможного пожара. Не лишним будет приобрести оборудование, при помощи которого в архиве можно будет поддерживать оптимальный уровень влажности, следить за затемненностью и температурой. Очевидно, что придется нанять сотрудников, которые будут обслуживать архив.

Так, стоит ли рисковать документами, выделять дополнительные средства на покупку специализированной мебели и оборудования, на выплату зарплат? Обращение в специализированную компанию избавит от дополнительных трат, что вызовет сокращение расходов организации.

Хотите предотвратить материальные затраты?

Мы поможем вам сократить расходы на содержание архива. Опытные сотрудники приедут в определенное время, систематизируют бумаги и при необходимости в сжатые сроки восстановят утраченные документы.

Систематизация бухгалтерских документов направлена на улучшение процессов делопроизводства в компании. Как и в любом направлении, в бухгалтерии важен порядок и систематизация.

Цели систематизации бухгалтерских документов

Постоянное увеличение документации в бухгалтерии без её грамотной сортировки может привести к хаосу, невозможности быстро найти нужные бумаги, утере важных документов. Это в свою очередь чревато серьёзными последствиями. А малейшие из текущих задач могут сильно затормозить рабочие процессы, если нет возможности быстрого доступа к документации. Систематизацию бухгалтерских документов выполняют для упорядочения дел, определения их состава, прикрепления каждого документа к соответствующему делу.

Преимущества систематизации

Систематизация бухгалтерских документов позволяет повысить эффективность работы с документацией и все дела находятся в строго определённом для них месте, документы подшиты в дела и сортированы по дате, наименованию и прочим показателям. Так же не стоит забывать о сокращении площади хранения, ведь тщательно отсортированные документы, прошитые дела занимают меньше места. В особенности после уничтожения документации, вышедшей из делопроизводства и не подлежащей хранению. В упорядоченном виде легче и быстрее найти нужный документ, повысить уровень сохранности. Всё это позволяет оптимизировать все рабочие процессы, так или иначе связанные с документооборотом. После систематизации бухгалтерских документов ускоряется работа всего отдела бухгалтерии и сотрудников, контактирующих с ним по текущим вопросам.

Сортировка бумаг по параметрам:

• время;
• тип хозяйственных операций;
• вид документации;
• период хранения;
• контрагенты.

Дальше идет прошивка согласно сортировке в отдельные папки с твёрдым переплётом. Мы подбираем высококачественные материалы для прошивки, что обеспечивает длительную сохранность документации. НУ и напоследок фиксация папок с документами в журнале с указанием времени хранения. Это позволяет своевременно выявлять документы, подлежащие ликвидации, а также быстро находить нужные бумаги.

Архивная деятельность в организации играет важную роль в процессе её формирования и дальнейшей успешной работы. Фиксация ценных бумаг, различных документов, прибытие или их выдача, контроль использования, хранения и содержания, просто не возможны без грамотно организованного архива. Поэтому крайне важно отнестись к архивированию документов со всей ответственностью ещё на начальных этапах, чтобы в дальнейшем не испытывать никаких трудностей. Любая утерянная документация, пусть и не такая важная, как большие контракты, со временем может создать для компании немалые неприятности, и придётся на неизвестных срок отложить любые важные дела, чтобы всё исправить.

Итак, вот основные документы, которые фундаментом основой вашего архива:

• книги для поступления документов, а также для выдачи;
• документ для контроля любых изменений в структуре архива;
• номенклатура;
• реестры, а также сводные описи дел подразделений;
• карточки учёта (личные дела, движение фондов, уничтожение или передача в другой архив).

Как действовать поэтапно?

Архивные документы в деятельности организации должны быть всегда в лёгкой доступности и иметь надлежащий вид. Для этого есть особые рекомендации, которые помогут вам не допустить неразберихи:

• перед тем, как приступить к архивированию, обязательно перепроверьте уже существующие документы на предмет состояния и ошибок, их количество, а также место, где предполагается создать архив;
• хорошо продумайте организацию приёма документов, их сохранность и структурные подразделения, которые будут удобны именно вашей компании;
• обязательно проверьте каждый документ и отберите ненужные бумаги, которые уже сейчас можно либо ликвидировать, либо передать на постоянное хранение;
• необходима инвентаризация каждого документа поступающего в архив от любого представителя организации;
• создание номенклатуры по отдельным бумагам, в случае утери документов, срочно заняться их поиском или восстановлением;
• чётко отладить приём и подачу документов в архив, с обязательным ограничением доступа посторонних лиц, чтобы сохранить целостность и гарантию безопасности вашей компании;
• очень внимательно отнеситесь к качеству переплёта, а также материалов для создания обложек с надписями о содержании папки, иначе будете иметь дело с «папирусами», которые очень быстро потеряют свою ценность.

Если вы понимаете, что это крайне сложный для вас процесс, или у вас нет времени или специалистов для организации архива, то вам лучше обратиться в компанию, профессионально оказывающую архивные услуги.

Работа с архивными документами подчиняется строгому регламенту. Нарушения правил оформления, хранения, уничтожения, выемки архива чреваты серьезными последствиями, начиная от штрафов и заканчивая потерей или порчей важных документов. Поэтому сотрудники многих компаний часто прибегают к услугам архивариусов — во-первых, доверяя работы специалистам, заказчики могут сосредоточиться на решении приоритетных для них задач, во-вторых, появляется уверенность, что все архивные работы будут проведены в соответствии с законодательством РФ м строго в оговоренные сроки.

Как проводится выемка документов

Архив организации обязан вести учет выемки документов в архиве, выписок, копий документов, архивных справок. Выемка документов в архиве внутри фирмы должна в обязательном порядке регистрироваться в книге выдачи дел. Оформляется на основании служебной записки, запроса. Если речь идет о выдаче архивных документов сторонним организациями, выемка архива может проводиться только на основании официального запроса. Оформление проводится актом о выемке дел во временное пользование. Копии документов либо выдаются клиенту под роспись, либо пересылаются на адрес фирмы, по запросу которой они изготавливались.

Копирование и выемка документов

Копирование и выемка документов архива по заявке может осуществляться только после получения разрешения руководителя фирмы или уполномоченного должностного лица. Можно изымать из архивных дел и выдавать подлинные личные документы о гражданском состоянии, трудовые книжки, документы об образовании, если они не были получены владельцем документов в свое время. Выемка документов в архиве в этом случае может проводиться при получении письменного обращения после предъявления паспорта (если документ получают родственники заявителя, требуется доверенность).

Выемка архива органами правопорядка

В этом случае на место документа, изъятого из архива, вкладывается справка о выдаче, а также копия, снятая с выданных документов. В архивных учетных данных необходимо сделать отметку о выемке документа, указать название документа, его номер, дату. Также требуется приложить основание для изъятия, расписку получателя документа. Если у вас еще остались вопросы по поводу грамотного оформления процедуры выемки документов в архиве, обращайтесь к специалистам «Архивного сервиса» — получите полноценную консультацию и возможность передоверить решение сложных задач профессионалам в своей области.

Под договорами понимаются документы, определяющие связанные с деятельностью компании отношения организации с контрагентами, а также соглашения между работниками и работодателями. При возникновении конфликтных ситуаций приходится обращаться к оригиналу документа. Поэтому хранить бумаги, в которых прописаны взаимоотношения с другими компаниями или с работником организации, необходимо аккуратно: договоры должны оставаться в неизменном виде в течение определенного периода.

В то время, когда компания осуществляет свою деятельность, документация, как правило, хранится в архиве организации. Однако для многих руководителей фирм и работников актуальными остаются вопросы о том, что происходит с документацией после банкротства.

Как осуществляется хранение договоров при банкротстве?

Сроки хранения договоров

Вне зависимости от деятельности компании после ликвидации организации срок хранения договоров одинаковый. Документация, в которой прописаны соглашения между работодателем и работником, актуальна в течение 75 или 50 лет. Период хранения зависит от даты оформления бумаги. Трудовые договоры, подписанные до 2003 г. Хранятся 50 лет. Бумаги, в которых отражаются взаимоотношения компании и контрагентов, актуальны 5 лет.

Место хранения документации

После того как деятельность компании официально прекращена, бумаги могут быть переданы в вышестоящую организацию. Если же такая компания отсутствует, то трудовые договоры поступают в государственный архив. Хранение договоров при банкротстве регламентируется  законодательством

Кто готовит бумаги к хранению?

Подготовка к хранению договоров после прекращения деятельности стоит из 3 этапов:

• проверка комплектности всей документации;
• систематизация бумаг определенным способом;
• юридические процедуры по передаче договоров в архив.

Если ликвидация выполняется добровольно, то подготовкой договоров к хранению занимается ликвидатор. Если же организация прекращает осуществлять деятельность из-за банкротства, то  за это отвечает конкурсный управляющий.

Задумываетесь о том, как организовать хранение договоров при банкротстве?

Мы поможем вам подготовить договоры к передаче в государственный архив или в вышестоящую организацию. Также мы сможем предложить вам выгодные условия. 

Позвоните нам и задайте любые вопросы о нюансах хранения договоров!

Преобразование документов в электронный вид — требование времени и эффективного ведения делопроизводства в любых компаниях и учреждениях. 

Причины потери актуальности бумажного архива:

• замедление рабочих процессов;
• риск потери документов;
• нерациональное использование ресурсов;
• требуется много физического пространства.

Доступ к бумажным делам

Как правило, они хранятся в соответствующих отделах, а для архива выделяется одно общее помещение, даже если в компании несколько подразделений. Если сотрудникам из другого отдела понадобится тот или иной документ, доступ к нему потребует значительных временных затрат. Не говоря уже о том, что на время обращения в архив или другой отдел сотрудник прерывает работу по своим прямым обязательствам. Исходя из всего этого, актуальность преобразования документов в электронный вид очень высока.

Преимущества электронных документов:

• все документы предприятия хранятся в одном месте, на едином сервере;
• доступ есть в любое время дня и ночи;
• есть возможность разграничения уровня доступа;
• быстрый поиск любого документа по заданным параметрам;
• возможность работы с одним и тем же делом одновременно нескольким сотрудникам;
• моментальный обмен документацией между отделами.

Преобразование документов в электронный вид помогает значительно ускорить все рабочие процессы, повысить эффективность не только отделов в целом, но и каждого сотрудника в отдельности.

Обращайтесь к профессионалам

Только профессиональный подход обеспечит удобное использование системы электронного документооборота в дальнейшем. Специалисты компании «Архивный Сервис» имеют многолетний опыт и знают все требования законодательства к преобразованию документов в электронный вид. В итоге вы получите грамотно структурированные и промаркированные документы, что облегчит поиск и работу с ними в течение всей деятельности компании.

Систематизация бумаг обеспечивает возможность быстрого поиска необходимого документа в момент необходимости решения конкретных задач. И наоборот: неупорядоченное хранение требует значительных временных трат на поиски, а также может привести к утрате важных бумаг.

Актуальность систематизации

Образование большого количества документации – естественный процесс, сопровождающий деятельность предприятия. По этой причине следует периодически проводить систематизацию бумаг и наводить в них порядок, упорядочивая по временным промежуткам, направлению деятельности или по каким-либо другим критериям. В процессе систематизации, отсортированные должным образом деловые бумаги подшиваются в отдельные папки. Далее эти папки маркируются и сведения о их содержании, сроках хранения заносятся в специальный журнал. Такой подход не только наводит порядок в деловых бумагах предприятия, но и обеспечивает надлежащие условия для их длительного хранения без риска физической порчи (износа при частом обращении).

Профессиональные услуги

Наша компания оказывает профессиональные услуги систематизации бумаг и имеет большое количество опыта работы в данной сфере. Наши сотрудники обладают всеми необходимыми знаниями и навыками для быстрого и точного выполнения задач.

В результате работы Вы получаете:

• четко структурированную документацию;
• быстрый поиск необходимой бумаги;
• надлежащие условия хранения для каждого документа.

Стоит ли выполнять упорядочивание своими силами

Систематизация, особенно при больших объемах документации, – сложный и длительный процесс, требующий от исполнителя максимальной концентрации внимания. Выполнение ее собственными силами в целях экономии средств не оправдано, так как поставленные задачи отнимут много времени (оплачиваемого) у сотрудников предприятия. Тем более, что при отсутствии необходимого опыта у исполнителя есть риск допущения ошибок, сводящих на нет приложенные усилия. По этой причине систематизацию бумаг лучше доверять специалистам в этом вопросе, гарантирующим безупречный результат.

Обращайтесь к профессионалам

Если у Вас возникли какие-либо вопросы, касающиеся наших услуг или условий их предоставления – связывайтесь с нашими специалистами  по номеру телефона в Москве +7 (495) 227-04-94.

Необходимость создания электронной системы документооборота и электронного архива актуальна для каждой компании, вне зависимости от масштабов и формы деятельности. Это позволяет максимально повысить эффективность работы с документами для всех подразделений и отделов. Но создание такой системы связано с необходимостью преобразования документации в электронный вид. Для этого используется потоковое сканирование документов.

Суть потокового сканирования

Сам процесс выполняется для оцифровки документации. Однако для того, чтобы сделать его быстрее и эффективнее, применяется потоковое сканирование документов. Его специфика в том, что можно быстро и за короткий отрезок времени отсканировать большое количество бумаг.

Выполняется процедура следующим образом:

• оборудование для потокового сканирования настраивается для обработки пакета документов;
• в программе распознавания указываются параметры: формат, место расположения и другие;
• в специальный лоток погружаются все бумаги, предназначенные для оцифровки.

Весь пакет сканируется сразу, с едиными параметрами и помещается в указанную папку.

Преимущества пакетного сканирования документов

Такой способ преобразования документации позволяет:

сократить время обработки в несколько раз;
исключить участие оператора в сканировании всего пакета;
снижаются трудозатраты на ввод данных в базу;
присвоить документам в одном пакете единые параметры;
отсканировать весь пакет в одном формате (jpeg, pdf и других).

Кроме того, что потоковое сканирование документов в целом оптимизирует процессы оцифровки, современные возможности оборудования позволяет выполнять ряд сопутствующих функций. Это могут быть:

• формирование штрих-кодов;
• создание образа документов;
• создание электронной карточки каждого документа;
• идентификация пакета по определённым параметрам: количеству страниц, пустым страницам (разделителям), штрих-кодам;
• передача образа документа напрямую в базу данных (электронный документооборот).

В компании «Архивный Сервис» используется современное оборудование для потокового сканирования, которое позволяет значительно сократить время на обработку и оптимизировать процедуру. Высокая квалификация наших сотрудников — это гарантия качественной обработки, что позволяет вам получать цифровые документы, полностью готовые к использованию в электронной системе документооборота и архиве.