Рубрика: Статьи

Сдача личных дел в архив при ликвидации или банкротстве предприятия должна проводиться в соответствии с нормами Федеральных законов: документы нужно систематизировать и грамотно оформить. Процедура включает проверку правильности группировки материалов, подшивку и нумерацию листов, составление листа–заверителя и внутренней описи, изменение оформления обложки (вносятся уточнения в реквизиты), другие виды работ.

Архивация — сложный и продолжительный процесс

При этом представитель сдающей организации должен обладать определенными навыками, быть внимательным к деталям, знать правила, требования и соблюдать очередность этапов. В противном случае возможны ошибки, неправильное оформление и, как следствие,— отказ архивного центра в приеме массива. Чтобы этого не случилось, а работа была выполнена быстро и без задержек, следует обратиться в специализированную компанию.

Кому доверить личные дела

Если вы ищете специалистов, которые хорошо знают архивное делопроизводство, располагают необходимыми средствами и выполнят работу в кратчайшие сроки, вы у цели. Сдача личных дел в архив при банкротстве — один из видов услуг нашей компании и мы готовы вам помочь.

Наши услуги:

• экспертиза ценности и имеющейся документации;
• выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
• систематизация документов;
• переплет документов в дела;
• составление научно справочного аппарата;
• согласование описей и НСА с архивом и передача документов на хранение.

Плюсы сотрудничества с нами

Наши архивисты знают правила и придерживаются установленных законодательством стандартов обработки документов. Мы оказываем широкий спектр услуг и можем выполнить любую работу, поставленную клиентом.

В последние годы все вопросы, связанные с созданием и хранением электронного архива, становятся все более актуальными. Все больше компаний от «активного интереса» переходят к «активным действиям», внедряя электронный архив в работу своей компании и в полной мере оценивая все преимущества такого решения.

Почему электронный архив сегодня так актуален

Потому что он позволяет экономить место (огромное количество бумаг, папок, документов просто исчезает из помещений компании), время (с электронным архивом вы быстро и легко найдете любой документ), позволяет обрести уверенность, что все данные будут храниться в строгом соответствии с законодательством РФ, и ни один документ не потеряется, не порвется, не испортится. В общем, если вы еще не озаботились вопросами хранения электронного архива, пришло самое время исправить эту оплошность.

Особенности хранения электронного архива

Если говорить про особенности хранения электронного архива, то существует три цели его создания, соответственно, три варианта хранения документов:

• оперативное хранение электронных данных. Выбирайте этот вариант, если вам нужно обеспечить онлайн-доступ к данным;.
• резервное копирование документов. Процедура, которая должна проводиться в компании регулярно;
• архивное хранение данных. Хранение электронного архива выполняет сразу несколько функций: позволяет обеспечить сохранение ценной информации в течение времени, определяемого внутренней политикой компании и законодательством РФ, обеспечить оперативный доступ к любой информации, которая хранится в архиве.

Хранение электронного архива от профессионалов

Специалисты нашей компании имеют большой опыт в сфере перевода бумажного архива в электронный, а также во всех вопросах, тем или иным образом связанных с хранением электронных архивов. В нашем распоряжении имеется современное оборудование, благодаря которому мы имеем возможность быстро и грамотно решить все архивные задачи, которые вы перед нами поставите.

Обращайтесь к профессионалам

Хотите наиболее плодотворно распоряжаться рабочим временем? Желаете быть уверены, что создание и хранение электронного архива осуществляется по всем правилам? Обращайтесь к профессионалам, к нам. Сотни наших заказчиков уже убедились, что нам можно доверять. Теперь к ним можете присоединиться и вы. Ждем вас!

Однако после его завершения материалы  необходимо  передать для последующего сбережения в государственные учреждения. При этом важно правильно оформить архивные бланки и понимать, как сшивать дела в архив, какие инструменты допустимо использовать.

Зачем прошивают листы многостраничных документов

Накапливаемые за период деятельности структуры бланки – достаточно большой объем информации, которую важно не только правильно хранить, обеспечивая целостность. Если оперативно сшивать дела, исключена возможность случайной утраты отдельных листов либо их изъятия посторонними лицами.

Качественная прошивка дел в архив – процедура, позволяющая решить задачи:

• обеспечение информационной полноты документации;
• гарантия целостности на протяжении длительного срока;
• сохранение конфиденциальности данных;
• ограничение доступа посторонних;
• простота поиска материалов.

Своевременная подшивка способствует оптимизации деятельности предприятия, исключает возникновение правовых, финансовых рисков в процессе текущих проверок.

Архивная оптимизация

Единых критериев того, как сшивать дела в архив, не существует. Каждая организация государственного, частного типа, принимающая на хранение бланки, устанавливает свои требования. Важно оформить многостраничные тома в полном соответствии с ними.

В общем случае прошивка дел в архив предполагает выполнение действий:

• подготовка нижней, верхней обложки;
• удаление скоб, металлических креплений;
• расположение листов согласно установленной нумерации;
• объединение посредством нитей.

Оптимизируя архив путем прошивки бумаг, относящихся к одному делу, удается сократить время поиска сведений, избежать нагромождения документации, ее случайной утери.

Услуги профессионалов

Наша компания оказывает услуги подготовки дел к хранению, их прошивки согласно требованиям принимающей стороны. Сотрудники нашей компании знают, как сшивать дела в архив, оформить титульную обложку с вынесением информации согласно нормативно-правовым актам. Выполняем ручную обработку документов, подшивку с применением специального оборудования, позволяющего оформлять тома значительной толщины.

Приведем ваш архив в полный порядок в сжатые сроки.

В соответствии с законодательными нормами у каждого документа есть определенный срок неприкосновенности, в течение которого он должен храниться в архиве. Время от времени архивную базу необходимо систематизировать, а на протяжении всего её существования важно обеспечить безопасность документации.

Что под этим подразумевается?

Документы из архива должны содержаться в порядке, чтобы не возникало проблем с их предоставлением в государственные инстанции. Архивная обработка документов состоит из нескольких этапов, одним из которых является брошюровка.

Зачем нужна брошюровка архива?

Своевременная брошюровка архива упростит управление документацией и подготовит её к хранению. Данная процедура предваряет переплетные работы с бумагами. Процесс брошюровки подразумевает универсальное скрепление упорядоченных бумаг. В случае с архивом он играет важнейшую роль для обеспечения защиты и сохранности большого количества многостраничных документов.

Брошюровка архива способствует:

•     оптимизации рабочего пространства за счёт его освобождения от хаотично хранящихся бумаг и папок;
•     систематизации и упорядочиванию работы с документами;
•     хранению документов в надлежащем виде;
•     обеспечению целостности документации.

Архивное хранение документов с их предварительной надлежащей обработкой предотвращает ценные бумаги от утери.

Существуют следующие варианты брошюровки:

•     на скобу — быстрый и простой способ скрепления страниц, применяется при архивации в небольшие по объёму блоки;
•     на пластиковую пружину — оптимальный вариант, когда предполагается периодическое изымание страниц из блока;
•     на металлическую пружину — способ, применяемый для компоновки толстых блоков, обеспечивает разворот блока на 360 градусов, гарантирует его сохранность и целостность.

Где заказать услугу?

Обращайтесь к нам. Тщательная и скрупулёзная работа по архивной обработке документации стала одним из основных принципов нашей деятельности. Мы оперативно и качественно осуществим брошюровку архива, благодаря чему вы сможете на деле ощутить целесообразность и положительный результат данной услуги. Индивидуальный подход, соблюдение конфиденциальности, выполнение всех требований клиента – по умолчанию.

Именно по этой причине услуги компаний по уничтожению документов являются высоко востребованными. Подобных предложений на рынке – множество, однако к выбору конкретного исполнителя необходимо подходить очень внимательно, что позволит избежать серьезных ошибок. Безответственный подход к уничтожению документации может стать причиной случайной утраты ценных документов или привести к утечке конфиденциальной информации. При выборе компании-исполнителя следует учитывать способы самого уничтожения, а также методы подготовки документации, которые она использует.

Комплексный подход к уничтожению документов:

• Выбор подходящего метода ликвидации с учетом уровня секретности документации. После уничтожения бумаг возможность восстановления конфиденциальной информации должна быть исключена.
• Уничтожение с учетом соответствующих законодательных норм, сопровождаемое составлением специальных актов.
• Возможность уничтожения в присутствии заказчика и без него, а также возможность ликвидации на территории заказчика и с вывозом.
• Проведение экспертизы, тщательной проверки, позволяющей выявить бумаги, подлежащие уничтожению и исключающей случайную ликвидацию ценных документов.

Ценность тех или иных документов определяется с учетом действующих законодательных норм, а также индивидуальных положений самого предприятия. Уничтожению подлежат только те бумаги, у которых истек срок хранения и которые стали полностью неактуальными. Это может определить тщательная постраничная проверка, которая при больших объемах является очень хлопотной задачей.

Выбор способа уничтожения

Выбранная Вами компания по уничтожению документов должна выполнять ликвидацию наиболее предпочтительным для Вас способом. При малом объеме бумаг и низкой секретности допускается шредирование на территории заказчика. При большом – осуществляется вывоз в цех исполнителя с целью использования промышленного шредера. Архивы повышенной секретности подвергаются сжиганию в высокотемпературной печи, после чего полностью исключается возможность восстановления конфиденциальной информации.

Мы имеем большое количество опыта в данной сфере, а также располагаем всем необходимым техническим оснащением для качественного выполнения поставленных задач.

Чем «старше» становится компания, тем более глобальным становится документооборот. И если всеми вопросами, связанными с обработкой документов в бухгалтерии, не заняться сразу, то наступит такой момент, когда для решения этих вопросов понадобится помощь профессионалов.

Почему обработку документов лучше доверить профессионалам?

Услуги обработки документов в бухгалтерии — одна из наиболее востребованных услуг, которые оказывают работники архивных компаний. Все больше организаций предпочитают пользоваться услугами архивистов, освобождая рабочее время своих сотрудников, получая при этом массу полезного:

• доверяя обработку документов в бухгалтерии архивистам, вы позволяете своему бухгалтеру (своим бухгалтерам) наиболее рационально распоряжаться своим рабочим временем, тратя часы на решение более важных задач, нежели обработка документов;
• услуги обработки документов в бухгалтерии от архивистов представлены широким выбором сценариев: речь может идти о стандартной обработке документации или, например, о переводе бумажного архива в электронный. Вы можете выбрать наиболее приемлемый вариант, который позволит вам содержать бухгалтерию и архив вашей компании в порядке без особых затрат времени, денег, усилий ваших сотрудников;
• услуги обработки документов в бухгалтерии от опытных архивистов — это гарантия того, что все документы будут храниться в строгом соответствии с правилами, которые диктуются законодательством РФ. В случае проверок, в случае решения спорных вопросов (в суде, например), вы можете быть уверены, что к сфере документооборота, хранения архива у проверяющих не возникнет никаких вопросов.

Обработка бухгалтерских документов от профессионалов

Мы предлагаем нашим клиентам широкий выбор архивных услуг, в частности, обработку бухгалтерских документов, создание электронного архива, решение любых вопросов, связанных с организацией и хранением документов.

В нашем распоряжении есть современное оборудование, которое позволяет решать поставленные перед нами задачи в кратчайшие сроки и без ущерба для качества результата. Обращайтесь!

Архивно-переплетные работы систематизируют накопление деловых бумаг, используемых как основание для наступления юридически значимых последствий. Подготавливаем к хранению документы по деятельности предприятия, соблюдаем нормативные требования архивного делопроизводства РФ.

Архивно-переплетные работы — актуальность

Объединяем ценные и актуальные документы на бумажных носителях с учетом методологических и правовых нормативов, степени конфиденциальности данных, сроков исполнения и хранения.

Наши преимущества:

• экономия места на стеллажах до 30%: исключение и списание материалов с истекшим сроком хранения;
• соблюдение законодательных требований к документированию: восстановление утерянных листов, сохранность материальных носителей в полном объеме;
• подготовка к государственным проверкам и запросам: строгий учет финансовых и административных данных, отсутствие штрафов и возможных злоупотреблений при распоряжении сведениями;
• повышение скорости обработки: комплектование однородной информации, система шифров и нумерации, описи папок;
• системность: жесткий переплет фиксирует листы, документы не путаются и не рассыпаются при копировании, изучении.

Архивно-переплетные работы повышают исполнительную дисциплину, контроль за доступом к информации, позволяют при необходимости перераспределить документы.

Архивно-переплетные работы — почему мы

• Приводим обработанные и важные документы в организованное состояние, где каждому листу определено место хранения, отлажена система поиска. Разрабатываем систему классификации данных, внутреннее положение по формированию и содержанию архива. Используем технологию ручного переплета.
• Выполненные в «Архивный Сервис»архивно-переплетные работы готовы к дальнейшей передаче в государственный архивный фонд, не требуют пересмотра или доработки.

Свяжитесь с нами для комплексного анализа архивного фонда компании, проведения экспертизы, архивной обработки дел, переплетных работ, конфиденциального уничтожения списанных бумаг.

Архивно-переплетные работы защитят руководителя как ответственное лицо за целостность и работу с архивными документами, от неприятностей и судебных разбирательств. Повысьте прозрачность документооборота и учетной политики

Архивно-переплетные работы систематизируют накопление деловых бумаг, используемых как основание для наступления юридически значимых последствий. Подготавливаем к хранению документы по деятельности предприятия, соблюдаем нормативные требования архивного делопроизводства РФ.

Архивно-переплетные работы — актуальность

Объединяем ценные и актуальные документы на бумажных носителях с учетом методологических и правовых нормативов, степени конфиденциальности данных, сроков исполнения и хранения.

Наши преимущества:

• экономия места на стеллажах до 30%: исключение и списание материалов с истекшим сроком хранения;
• соблюдение законодательных требований к документированию: восстановление утерянных листов, сохранность материальных носителей в полном объеме;
• подготовка к государственным проверкам и запросам: строгий учет финансовых и административных данных, отсутствие штрафов и возможных злоупотреблений при распоряжении сведениями;
• повышение скорости обработки: комплектование однородной информации, система шифров и нумерации, описи папок;
• системность: жесткий переплет фиксирует листы, документы не путаются и не рассыпаются при копировании, изучении.

Архивно-переплетные работы повышают исполнительную дисциплину, контроль за доступом к информации, позволяют при необходимости перераспределить документы.

Архивно-переплетные работы — почему мы

• Приводим обработанные и важные документы в организованное состояние, где каждому листу определено место хранения, отлажена система поиска. Разрабатываем систему классификации данных, внутреннее положение по формированию и содержанию архива. Используем технологию ручного переплета.
• Выполненные в «Архивный Сервис»архивно-переплетные работы готовы к дальнейшей передаче в государственный архивный фонд, не требуют пересмотра или доработки.

Свяжитесь с нами для комплексного анализа архивного фонда компании, проведения экспертизы, архивной обработки дел, переплетных работ, конфиденциального уничтожения списанных бумаг.

Архивно-переплетные работы защитят руководителя как ответственное лицо за целостность и работу с архивными документами, от неприятностей и судебных разбирательств. Повысьте прозрачность документооборота и учетной политики

Чтобы повысить эффективность деятельности любой структуры, необходимо позаботиться о грамотной организации архива. После того как завершится систематизация огромного количества документации, существенно сократится время на работу с деловыми бумагами. Однако даже незначительные ошибки могут привести к негативным последствиям. Поэтому лучше не рисковать, а сразу обратиться к архивистам с опытом работы. Ниже перечислены основные архивные услуги которые мы оказываем в Московской области.

Экспертиза ценности

Срок хранения документов различается. Поэтому перед отправлением деловых бумаг в архив стоит выяснить ценность каждой и обратить внимание, не истек ли период хранения. Во время экспертизы документации в соответствии с законодательством России составляется акт о передаче деловых бумаг в архив или об отправлении на утилизацию.

Подготовка к длительному хранению в архиве

Подготовительные работы состоят из грамотной систематизации с соблюдением хронологического порядка и нумерации страниц, из восстановления испорченных или утраченных документов. Также эти архивные услуги в Московской области включают в себя составления описи.

Уничтожение

Услуга представляет собой утилизацию документов с истекшим сроком хранения. Выполняется по определенному алгоритму на специальном оборудовании. Перед направлением документации на уничтожение создается специальная комиссия, которая отбирает подлежащие утилизации бумаги и оформляет соответствующие акты.

Оцифровка

Сканирование документации и последующая систематизация сканов существенно облегчает поиск. Оцифровка выполняется с использованием современного программного обеспечения и компьютерной техники. Архивные услуги в Московской области носят трудоемкий характер и занимают большое количество времени.

Организация хранения

Многие руководители успешных фирм сотрудничают с нашей организацией . Заказывают у профессионалов архивные услуги в Московской области, в частности пользуются возможностью организовать безопасное хранение важной документации.

Хотите сэкономить бюджет и при этом содержать архив в порядке?

Воспользуйтесь помощью архивариусов из «Архивного Сервиса». Мы оказываем архивные услуги в Московской области. Наши сотрудники разбираются в нюансах российского законодательства и гарантируют высокое качество всех выполняемых работ.

Документацию необязательно хранить в бумажном виде: бумага портится, требуют много места и времени на последующий поиск нужного документа. Чтобы создать обычный архив, требуются месяцы работы.

Гораздо проще подготовить электронный архив

Если документы уже имеют электронную копию, ничего сложного в этом не будет. К сожалению, многие акты, постановления, договора, приказы хранятся в распечатанном виде. Чтобы перенести их в электронный архив, необходимо сканирование и распознавание текста.

Зачем сканируют документы?

Существует масса ситуаций, когда документ необходимо перенести на цифровой носитель.

Среди них выделим:

• Создание электронного архива (что уже описано выше);
• Необходимость оперативной пересылки документа по электронной почте;
• Автоматизация документооборота на предприятии;
• Необходимости внести правки в документ.

Конечно, один небольшой документ (например, договор или заявление) можно просто перепечатать в текстовом редакторе и сохранить. Но если речь зайдет об архивации или автоматизации, ручной труд будет бессмысленным. Гораздо проще провести сканирование и распознавание текста.

Как осуществляют сканирование и распознавание текста?

• для сканирования и распознавания текста необходима оргтехника (сам сканер) и программное обеспечение;
• сначала документы сканируют. Для бумаг в формате А4 достаточно обычного офисного сканера. Крупноформатные документы (например, чертежи) сканируют либо на специальном оборудовании, либо частями. Перед сканированием документы готовят — так, чтобы на выходе получить максимально четкое изображение;
• после проводят дополнительную обработку и распознавание. Для этого используют специальные программы. Результаты не всегда устраивают владельца документов. Всевозможные погрешности, помарки убирают вручную.

Сканирование и распознавание документов — самостоятельно или нет?

Все зависит от объемов. Несколько документов можно отсканировать своими силами. На распознавание уйдет немного времени, даже если качество копии оказалось плохим. Если вы переводите документы в электронный вид для последующей архивации или автоматизации документооборота, лучше доверить эту работу нашим специалистам.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания проводит сканирование и распознавание текста документов, готовит их к архивации, выполняет другую работы, связанную с печатными и электронными документами.