Рубрика: Статьи

Работа любой компании сопровождается созданием документов, большинство из которых требуется хранить в течение определенного, достаточно длительного срока. Долгое время в нашей стране документы хранились в бумажном виде, однако множество минусов подобного способа хранения привели к тому, что сегодня особой популярностью пользуется оцифровка документов.

Услуга по оцифровке архива

Спрос рождает предложение, и такая услуга, как оцифровка архива, предлагается сегодня нашей компанией. Электронный архив по сравнению с бумажным аналогом обладает массой преимуществ, позволяя существенно экономить время сотрудников, обеспечивая наиболее оптимальные условия для хранения документов. На пути формирования электронного архива первым шагом является программа по оцифровка документов.

На первый взгляд кажется, что оцифровка архива представляет собой достаточно простой и легкий процесс.

Однако мнение это ошибочно — оцифровка документов должна производиться только профессионалами. И вот почему…

Оборудование для оцифровки

Оцифровка документов требует наличия специального оборудования — промышленных сканеров. Кроме того, оцифровка архивов — это не только процесс сканирования бумажной документации, но также и определенные дополнительные действия, которые отнимают много времени, требуют много сил. Речь идет о расшивке бумажных документов перед оцифровкой, а также о последующей их сшивке. После того, как оцифровка архива закончена, необходимо сверить оцифрованные документы с оригиналами.

Нужно отметить, что этап сверки оцифрованных документов с бумажными оригиналами, осуществляемый после того, как оцифровка архива закончена, требует особого внимания, ответственности.

Сверка — это не только крайне трудоемкий процесс.

Но обычно он требует наличия специальных навыков. Необходимо учитывать, что большинство бумажных документов имеют какие-то повреждения, загибы и заломы, печатные символы могут быть стерты, при этом рукописные буквы распознаются компьютерными программами с большим трудом.

Устранение различий между бумажным документом и цифровой копией

После того, как оцифровка документов окончена, после того, как оцифрованные копии и бумажные оригиналы сверены, все различия между ними необходимо устранять вручную — а это процесс достаточно длительный, кропотливый, требующий определенных профессиональных знаний, навыков. Именно поэтому оцифровка архива должна осуществляться исключительно профессионалами в своей области.

Мы работаем на рынке архивных услуг длительное время

Именно таким профессионалом является компания «Архивный Сервис», которая работает на рынке архивных услуг уже достаточно длительное время и является лидером в своей области. Если вы хотите, чтобы оцифровка архива заняла у вас минимум времени, если вы хотите получить уверенность в том, что оцифровка документов произведена должным образом, обращайтесь в нашу компанию — результат будет полностью соответствовать вашим ожиданиям.

Вы сможете сосредоточиться на приоритетном для развития вашей компании направлении, оставив выполнение сопутствующих задач профессионалам. Оцифровка архива от компании ООО «Архивный Сервис» — это оперативность, это высокое качество, это профессионализм, это результат, который оправдает ваши ожидания.

Известно, что в ходе деятельности любой современной компании создается великое множество самых разных документов. С течением времени деловые бумаги накапливаются, создавая сложности для нормальной деятельности предприятия. Папки с документами, которые уже не нужны для текущих нужд компании, занимают ценную офисную площадь, при этом найти нужные бумаги становится все сложнее.

Требования к архивной обработке документов

Не следует забывать и о требованиях действующего законодательства, предписывающего в определенных случаях передавать документы на архивное хранение. Решением всех проблем, перечисленных выше, способна стать архивная обработка документов. Осуществлять такую обработку должны профессионалы своего дела, поскольку она характеризуется значительной сложностью. Именно такие профессионалы входят в штат компании «Архивный Сервис», на протяжении нескольких лет оказывающей своим клиентам услугу архивной обработки документов.

Нормативно-правовые акты

Перечень нормативно-правовых актов, регламентирующих деятельность, о которой идет речь, весьма обширен. Архивное делопроизводство должно осуществляться в соответствии с Федеральным законом № 125 от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации», «Основными правилами работы архивов организаций» от 06.02.2002 г., «Единой государственной системой делопроизводства» (ЕГСД), рядом других документов.

Сложности при архивной обработке документов

Качественная архивная обработка документов невозможна без знания законодательной базы. И в этом заключается ее сложность для большинства отечественных фирм. Попытки изучить необходимые нормативно-правовые акты, как правило, приводят к большим затратам времени, что делает попытки самостоятельной обработки нецелесообразными. Специалисты компании «Архивный Сервис» обладают глубокими юридическими познаниями, благодаря чему мы выполняем архивную обработку документов в строгом соответствии с законодательством.

Мероприятия при обработке документов

Деятельность, которой посвящен этот обзор, подразумевает выполнение множества мероприятий, при этом должна неукоснительно соблюдаться их последовательность. Речь идет об экспертизе ценности документов, их систематизации, разработке номенклатуры дел, составлении описей, многих других мероприятиях. В этом заключается еще одна сложность архивной обработки документов: сотрудники предприятий, как правило, не осведомлены об особенностях и порядке ее выполнения. Специалисты «Архивного Сервиса» имеют большой опыт архивного делопроизводства и с высоким уровнем профессионализма выполнят все мероприятия, необходимые в каждом конкретном случае.

Практический опыт показывает

Привлечение профессионалов к архивной обработке документов оказывается гораздо более выгодным, чем попытки выполнить такую обработку собственными силами. Сотрудники предприятия не будут отвлекаться от своей основной деятельности, а компания, таким образом, не понесет убытков. Обратитесь в компанию «Архивный Сервис» и убедитесь в этом на практике!

По заказу наших клиентов мы выполняем опись для сдачи в архив максимально оперативно, качественно и с соблюдением всех необходимых требований. Опись документов, передаваемых в архив, — это один из важнейших архивных справочников в государственных, ведомственных, а также муниципальных архивах. Именно он служит базисом для создания других справочных систем архивов, то есть путеводителей, указателей, каталогов и обзоров. Именно поэтому ответственные организации прекрасно понимают, насколько важна грамотно выполненная опись дел в архиве, так как данный шаг является чуть ли не основным в создании архива компании.

Опись для сдачи документов в архив — это не просто перепись документов. Здесь понадобится большой опыт в подобных делах, включая знания всех тонкостей в нашем законодательстве. Наши сотрудники — это высококвалифицированные специалисты, которые уже не раз осуществляли опись документов, передаваемых в архив.

Почему так важно обращаться к профессионалам? 

Давайте представим себе, что опись дел в архиве была выполнена с ошибками. Однако этого никто не знает, так как проверять вряд ли кто будет. Однако спустя время, может понадобиться какой-либо документ, и вот как раз в этот момент все «карты откроются». А ведь никому неизвестно, сколько может пройти времени и как теперь восстанавливать эти документы? Вполне возможно, что и персонал сотрудников мог уже поменяться, и искать виновных просто не представляется возможным. Начинаются серьезные проблемы внутри организации. А если нагрянет проверка? Для того чтобы избежать проблем обращайтесь к специалистам для правильного составления описи документов (дел) для сдачи в архив.

Мы гарантируем если, вы воспользуетесь нашими услугами то:

• опись для сдачи в архив будет выполнена в максимально короткие сроки;

• вам не нужно принимать в этом участия и следить за нами;

• наши сотрудники приедут к вам в удобное для вас время; 

• мы постоянно следим за всеми изменениями в законодательстве, соответственно, не будут допущены даже самые малейшие ошибки;

• у нас — огромный опыт работы в подобных делах;

• за все время работы к нам не было предъявлено ни одной претензии.

Наша компания профессионально составит опись дел

Благодаря годам успешной деятельности, наша компания завоевала авторитет не только у организаций, которые хотят, чтобы их дела в архиве были в идеальном состоянии, но и у органов власти, постоянно норовящих провести проверки. Поэтому они прекрасно знают: если ваша компания обратилась к нам за помощью, значит, в этом архиве можно не искать никаких недочетов и неточностей. Компания ООО «Архивный Сервис» — это ваша гарантия в сохранности всех ваших документов, которые подлежат описи для сдачи в архив.

Опись документов, передаваемых в архив.

Сюда входит следующий перечень документов:

• описательные статьи, включающие порядковый номер, заголовок, делопроизводственный индекс, количество листов в деле и крайние даты документов;

• итоговая запись, где должно быть указано количество дел, которые в данный момент находятся на описи в архиве (однако не всегда итоговая запись совпадает с количеством архивных дел);

• лист-заверитель или документ, который необходим для учета количества листов в описи;

• справочный аппарат (сюда входят титульный лист, оглавление или содержание, предисловие, в случаях переработки — переводная таблица, указатели, а также полный список сокращений).

Если вам срочно необходима опись дел в архиве, но вы сомневаетесь, что можете решить это своими силами, наша компания всегда готова протянуть вам руку помощи и взять на себя все обязательства по этому вопросу. С нашей помощью вы быстро, а главное качественно решите все вопросы относительно ваших архивов.

Осуществление делопроизводства и документооборота в нашей стране регламентируется рядом правил, закреплённых на законодательном уровне. От их соблюдения в каждой конкретной компании напрямую зависит эффективность её работы и отсутствие риска наступления негативных последствий при проведении тех или иных проверок. Среди множества действий, которые должны выполняться при работе с документами, есть такие, как их прошивка и нумерация. Об основных правилах нумерации документов в архиве и текущем обороте организаций мы поговорим в настоящем обзоре.

Нормативная база

Требования к нумерации архивных документов, проставлении номеров на листах документов, находящихся в оперативной работе компании, закреплены:

— Методическими рекомендациями по делопроизводству (утверждены Приказом Росархива от 23.12.2009 г.);

— ГОСТ Р 51141;

— Методическими разъяснениями по порядку заполнения отдельных форм документов (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 18.04.2003 г.);

— рядом других нормативно-правовых актов.

Какие документы нуждаются в нумерации?

Изучение нормативной базы позволяет выделить ряд документов, нуждающихся в обязательной прошивке и нумерации. Таковыми являются:

— кассовые книги;

— книги регистрации счетов-фактур;

— главные книги;

— журналы регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

— журнал регистрации платёжных ведомостей;

— ряд других документов.

Говоря о нумерации документов в архивах, отметим, что она должна выполняться в отношении дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Кроме того, нумеруются документы по личному составу. Документы в делах временного (до 10 лет) срока хранения можно не нумеровать.

Основные правила нумерации

Нумеруются именно листы документов, а не их страницы.

Номера ставятся в правых верхних углах листов. Текст документов не должен перекрываться номерами.

Опии документов не подлежат нумерации.

Листы больших (например, А3) форматов в обязательном порядке разворачиваются и нумеруются в правых верхних углах.

В случае если на лист наглухо приклеены отдельные документы (например, чеки), он нумеруется как один лист. В нижней части должна быть составлена опись приклеенных документов.

Выше были перечислены лишь некоторые из множества правил, которые должны соблюдаться при нумерации архивных документов.

Преимущества услуг по нумерации документов, оказываемых нашей компанией

Не желаете тратить массу времени на изучение всех правил нумерации документов? Желаете, чтобы эта работа была выполнена с безупречным качеством и в кратчайшие сроки? Обратитесь к профессионалам компании «Архивный Сервис». Оказывая услугу по нумерации документов, наши специалисты отделят те из них, которые должны быть пронумерованы, от тех, которые достаточно от сканировать и внести в учётную систему предприятия. Нумерация будет выполнена нами с полным соблюдением всех действующих правил, при этом — оперативно и недорого.

По всем вопросам нумерации документов, обращайтесь по телефону:  8 (495) 227-04-94

Деятельность любого предприятия всегда связана с ведением различного рода документацией, без которой не обходится ни одна сделка, договоры и другие операции, проводимые организацией. При этом, существует определенный срок хранения договоров  и срок возможной утилизации договоров, который должна соблюдать каждая организация.

Что такое договоры?

К документации, которая появляется в результате деятельности компании, относятся договоры — документы, которые подтверждают факт сотрудничества компании с другими предприятиями, сделки о купле-продаже каких-либо товаров, наем сотрудников и другую деятельность организации.

За весь период существования компании может накопиться достаточно большое количество договоров, которые, в соответствии с законодательством, необходимо хранить должным образом в течение определенного срока.

Срок хранения договоров устанавливается законодательством.

И зависит от типа данных документов и их категории. Минимальный срок хранения данной документации составляет 5 лет.

Хранение договоров, как и других документов, должно быть осуществлено в соответствии со всеми установленными правилами и требованиями, что позволит обеспечить легкий доступ ко всей документации. В случае необходимости, владелец компании или предприятия, должен иметь доступ к договорам, которые находятся на хранении. Предоставление оригиналов данных документов может потребоваться в различных случаях — при проверке деятельности компании соответствующими органами, при возникновении судебных разбирательств и многих других ситуациях.

Поэтому хранение договоров на протяжении всего установленного срока необходимо доверять только профессионалам

Которые не только обеспечат их сохранность, но сделают это в соответствии со всеми требованиями и нормами. Также, после того, как истек срок хранения договоров, их необходимо утилизировать, что сопровождается составлением соответствующего акта. В этом случае также существует определенные нормы и требования, в соответствии с которыми должна проводиться утилизация договоров.

Услуги по хранению и утилизации договоров и другой документации

Наша компания предлагает такие услуги как хранение договоров и другой документации на протяжении всего установленного законодательством срока, а также утилизация договоров после его окончания. Высококвалифицированный персонал, большой опыт работы в данной области, наличие необходимых знаний — эти и другие особенности нашей компании позволяют нам оказывать услуги на высоком профессиональном уровне.

Что мы рекомендуем делать перед утилизацией договоров

• Просмотреть все договоры на предмет окончания действия;
• Сделать опись договоров;
• Сканировать перед утилизацией.

Обращайтесь в нашу компанию, мы грамотно утилизируем ваши документы.

Ключевая задача при создании и эксплуатации электронного архива — наполнение его документами. И для многих организаций наполнение архива превращается если и не в непосильную задачу, то в весьма сложную: занимающую много времени, требующую отвлечения от основных обязанностей сотрудников — но без гарантии хорошего результата.

Задача по наполнению электронного архива

Куда правильней, проще и дешевле поручить задачу по наполнению электронного архива сторонней организации — лучше той, которая занималась созданием архива и выполняла первичное его наполнение. В противном случае ошибки при наполнении неизбежны.

Ошибки при самостоятельном наполнении электронного архива.

Основная ошибка, которую допускают большинство сотрудников-неспециалистов, выполняющих наполнение архива, заключается в том, что сама по себе процедура включения в электронный архив новых документов воспринимается как простая оцифровка. Иными словами, если текст документа прошел через сканер и распознан — работа считается сделанной.

Оцифровка это еще не все

Подобный взгляд на наполнение архива является крайне упрощенным — и ни к чему хорошему не приводит: архив начинает представлять собой просто «сборище» документов, связь между которыми проследить сложно или вовсе невозможно.

Ошибка номер два: неправильный выбор формата хранения. И, наконец, в архиве частенько отсутствует система поиска, которая позволяет найти документ не по одному, а по нескольким признакам.

Причина ошибок

Причина ошибок — в корне неверный подход к наполнению: не соблюдается обязательный алгоритм наполнения архива. Не соблюдая алгоритма, просто купив современный мощный промышленный сканер и поставив на рабочие станции и сервера дорогостоящее программное обеспечение, вы не получите работоспособный архив.

Как происходит наполнение архива

Компания «Архивный Сервис», оказывая услуги по созданию или наполнению электронного архива документами, строго придерживается регламента работ. В ходе наполнения каждый документ должен пройти через ряд операций:

• экспертная оценка ценности документов;

• подготовка (дела расшиваются, с листов документов удаляются скрепки и кнопки, документ заносится в опись);

• оцифровка (производится либо с использованием промышленного сканера, либо с помощью мощного фотоаппарата — в тех случаях, когда разрешения сканера недостаточно велико, для схем или иной графики);

• распознавание;

• маркировка (благодаря маркировке и индексации документ в архиве можно найти по массе признаков — от даты до тематики или принадлежности к тому или иной отделу, по номеру дела);

• создание структуры дел;

• создание системы поиска.

Как видно, оцифровка и распознавание — это лишь два этапа.

Наполнение электронного архива документов, выполненное специалистами компании «Архивный Сервис», позволит вам сэкономить время и деньги: тщательно изученные, включенные в опись-каталог, с возможностью быстрого поиска по десяткам параметров, документы станут куда более доступными, чем в бумажном архиве.

Узнать о стоимости наших услуг вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94

Работа любого предприятия, вне зависимости от направления его деятельности, от количества сотрудников, отделов, сопровождается документооборотом. Появляясь, документы требуют к себе особого отношения: сегодня предъявляются повышенные требования к их обработке, хранению. Поэтому все более востребованными сегодня становятся услуги центров обработки документов.

Подход к обработке документов

Можно, конечно, откладывать «на потом» все работы, связанные с обработкой документации. Но, как показывает практика, такой подход к проблеме приводит лишь к замедлению работы предприятия, к снижению эффективности работы сотрудников. При отсутствии должного порядка в документации на поиск одного документа может уйти огромное количество времени. И это, если не вспоминать о рисках потери документации, рисках их порчи — в некоторых случаях столь безответственное отношение к документации может караться административными штрафами. Поэтому обращение в центр обработки документов является отличным выходом из положения и с финансовой точки зрения.

Проблемы при обработке документов

Стремясь сэкономить, некоторые владельцы компаний, доверяют задачи обработки документов собственным сотрудникам. Что получается в результате? Некачественно выполненная работа по обработке документации (сотрудники, не имеющие опыта работы с архивами, вряд ли смогут быстро и качественно обработать большую массу документов). При этом сотрудники отрываются от основной своей сферы деятельности, что снижает эффективность работы предприятия в целом. Тогда как специалисты центра обработки документов смогут выполнить свою задачу грамотно, профессионально, в кратчайшие сроки.

Почему стоит доверить обработку документов нашей компании?

Компаний, занимающихся архивными услугами, центров обработки документов на современном рынке немало, но далеко не все они могут предложить своим клиентам то, что они хотят: высокое качество по низкой цене. Мы можем. Наш центр обработки документов уже достаточно давно работает на российском рынке в области архивирования документов. Мы являемся лидерами в своей области, предлагая своим клиентам гарантию качества, доступную стоимость.

Мы не просто центр обработки документов, но мы предлагаем широкий спектр сопутствующих архивных услуг, начиная от перевода бумажного архива в цифровой вид и заканчивая сдачей документов на архивное хранение, уничтожением документов и так далее.

К каждому клиенту у нас индивидуальный подход, учитывающий не только его требования, желания, но и возможности.

Наш центр обработки документов — это именно то, что вам нужно, если вы хотите содержать документы вашей компании в порядке, но при этом не готовы отвлекаться от основного направления деятельности вашей организации. Обращайтесь, мы ждем ваших заказов!

Помещение документов в архив — необходимая работа, с которой сталкивается любая компания. В процессе деятельности образуются документы, которые нужно передать в архив. Однако это не самый простой процесс.

Для самостоятельной организации работы архива необходимо:

• Нанимать специалиста или поручать эту работу кому-то из сотрудников. В первом варианте вы несете затраты на зарплату, соцпакет, отведение рабочего места и прочее. Во втором — теряете эффективность одного или нескольких сотрудников, которые вынуждены теперь заниматься еще и архивом.
• Соблюдать правильность архивации документов. Каждый документ архивируется в соответствии с существующим законодательством. При организации работы архива важно учитывать все законы относительно данного процесса.
• Отведение соответствующего пространства под архив. А со временем его потребуется все больше и больше. Ведь в процессе работы образуется все больше документации.

Это основные и наиболее частые, но далеко не все заботы, с которыми приходится сталкиваться компании при самостоятельной организации архива. Однако есть решение и оптимальный выход из сложившейся ситуации — поручить эту работу профессионалам.

Специализация нашей компании — организация работы архива в Москве.

Мы занимаемся любыми документами, которые необходимо передать в архив. При этом гарантируем грамотное выполнение всех услуг.

Наши услуги организации работы архива позволят вам:

• Сэкономить на самостоятельной организации архива, найме сотрудников и связанных с этим издержках.
• Быть уверенными в грамотном оформлении всей документации для помещения ее в архив.
• Получить гарантию в правильно проведенной экспертизе ценности для определения сроков хранения каждого документа.
• Получить правильную организацию архива для удобного хранения и поиска документов.

Организация работы архива в Москве нашими специалистами может происходить следующим образом:

• Передача на государственное хранение вышедших из оборота документов, но представляющих определенную ценность.
• Организация архива вне территории заказчика — в нашей компании, с специально подготовленном для этого индивидуальном архиве.
• На территории заказчика.

Удобная форма хранения документов

Удобная форма хранения документов в архиве подбирается как от типа документации, так и от ваших собственных интересов или предпочтений. В частности, часть документов передается только на государственное хранение.

Если вы ищете грамотные, профессиональные услуги организации работы архива в Москве, специалисты нашей компании — к вашим услугам. Позвоните нам или оставьте заявку на сайте, и мы с радостью примемся за организацию архива для вашей компании.

Каковы сроки хранения приказов на современном предприятии? И вообще, как правильно организовать хранение приказов? Собрать их вместе или разложить по разным папкам?

Попробуем разобраться в этих «бумажных делах».

Сроки хранения приказов, пусть даже изданных в один день, могут быть совершенно разными. Скажем, хранение приказов по основной деятельности фирмы считается бессрочным. То есть, их нужно должным образом классифицировать и хранить постоянно.

Хранение приказов о хозяйственной деятельности

Хранение приказов о хозяйственной деятельности фирмы должно длиться 5 лет. Если таких бумаг накапливается очень много, для удобства их делят на несколько томов. По истечении срока хранения эти приказы нужно уничтожить, составив об этом специальный акт.

Что же касается приказов по личному составу, то здесь всё не так однозначно.

Сроки хранения приказов по личному составу могут быть:

• Кратковременными. 5 лет — таков срок хранения приказов о предоставлении отпуска, назначении дежурства, о взыскании или о краткосрочном командировании сотрудника в другой город.
• Длительными. В этом случае сроки хранения приказов достигают 75 лет. Это приказы об увольнении или принятии на работу, о переводе, о поощрении либо о перемене анкетных данных сотрудника.

Со сроками хранения документов мы разобрались. Но как грамотно организовать хранение приказов?

Прежде всего, приказы должны храниться отдельно друг от друга. Если после регистрации подшивать их в одно и то же дело, то вскоре возникнет настоящий хаос. В результате работа фирмы застопорится (не говоря уже о претензиях проверяющих организаций).

Создать номенклатуру дел

Вот почему на предприятии необходимо создать номенклатуру дел. Для небольшой организации — общую, а для крупного предприятия — разделённую на отделы и со специальным литерным шифром. Но в любом случае все приказы придётся разделить как минимум на три категории: приказы по хозяйственной деятельности, по основной деятельности и по личному составу. А затем — правильно классифицировать каждый документ, пронумеровать и расположить в строгом порядке.

Как видите, грамотно хранить приказы — означает не просто раскладывать их по папкам.

Это сложный, тонко организованный процесс, в котором неточности недопустимы. Малейшая небрежность тянет за собой целую цепочку ошибок — иногда, увы, неисправимых. Поэтому организацией хранения приказов должен заниматься только профессионал.

Сотрудникам, пусть даже очень старательным, но не имеющим опыта составления описей, такую сложную работу поручать не стоит. Гораздо более спокойный и надёжный ход — прибегнуть к помощи настоящих профи. Опытные архивариусы определят сроки хранения приказов, классифицируют их, обработают должным образом и найдут для каждой бумаги верное место в архиве. Именно такой работой занимается «Архивный Сервис».

Доверяйте архивную обработку специалистам

Наш коллектив состоит из тех, для кого обработка документов — настоящий профессиональный «конёк», дело всей жизни. Работая с архивами российских компаний, мы неукоснительно соблюдаем госстандарты РФ по хранению приказов и других документов. И ещё одно наше правило — прежде чем приступить к работе, мы гарантируем Клиенту абсолютную корректность обработки бумаг и составления описей. С «Архивным Сервисом» Вы будете спокойны за каждый документ.

Обращайтесь в нашу архивную компанию по телефону: 8 (495) 227-04-94

Успешная деятельность любой коммерческой организации напрямую зависит от того, насколько грамотно организована система хранения наиболее ценных документов. Если вы пока не знаете, для чего нужен страховой фонд архивных документов вашей компании, то эта статья позволит вам найти ответ на поставленный вопрос.

Создание страхового фонда архивных документов

Зачастую утрата важнейшей документации, связанной с ведением бизнеса, приводит к приостановке работы. Что в итоге влечёт за собой крупные финансовые потери. Чтобы этого не произошло и доверие клиентов к вашей компании было высоким, необходимо заблаговременно создать страховой фонд архивных документов.

В процессе создания фонда каждый документ, обладающий ценностью и уникальностью, проходит процедуру микрофильмирования. Совокупность сделанных таким образом фотокопий документов (обычно это негативы) и является страховым фондом архивных документов, который передаётся на хранение в госархив.

Фонд пользования

Наряду со страховым фондом создаётся и фонд пользования, в который включаются ксерокопии важных документов, а также их оцифрованные варианты, сохраняющиеся на электронных носителях.

Для того чтобы создать микрофильмы, а также правильно оцифровать документы, необходима специальная аппаратура, приобретать которую для однократного использования, не выгодно ни одной компании. Сэкономить время и деньги вам помогут сотрудники компании «Архивный Сервис».

Наша компания оказывает комплексные услуги, поэтому сможет выполнить весь спектр необходимых работ.

Создание страхового фонда архивных документов предполагает:

— проверку физико-химического состояния документов, правильности их обработки, учёт особенностей оформления;

— осуществление микрофильмирования, оцифровки и копирования документов и размещение их на электронных носителях;

— составление описи страхового фонда, которая должна быть оформлена в четырёх экземплярах;

— передачу созданных копий ценных документов на хранение в госархив;

— предоставление собственного хранилища для размещения страхового фонда архивных документов организации.

Процедура создания страхового фонда архивных документов имеет ряд особенностей

На первом этапе специалисты нашей компании изучат предоставленные вашей организацией документы и определят наиболее ценные из них. Важным моментом на этом этапе является определение физического состояния каждого документа.

На втором этапе первыми копирование и обработку проходят документы, находящиеся в плохом состоянии. Затем копируется вся остальная документация, а также проводится анализ годности документов и уничтожение тех из них, сроки хранения которых уже истекли.

Обратившись в компанию «Архивный Сервис»

Обратившись в компанию «Архивный Сервис», вы можете быть уверены в том, что создание страхового фонда архивных документов будет выполнено в соответствии с действующим законодательством и нормами, существующими в архивном деле. Кроме госархива, страховой фонд можно разместить и в нашем архивохранилище, в котором установлено оборудование,