Рубрика: Статьи

В век, когда проще написать коллеге из соседнего отдела электронное письмо, чем позвонить по телефону или подойти поговорить лично, проблема хранения почтовых сообщений встала особенно остро. Дело в том, что электронная почта стала играть значительно более важную роль в деятельности фирмы, чем можно было представить еще какие-то пять лет назад. Корпоративная электронная почта стала хранилищем информации, важность которого не уступает обычному архиву финансовых или проектных документов.

Как образуется мини архив

За несколько лет работы, у каждого сотрудника образуется личный мини-архив, который он ведет по своему усмотрению. В нем скапливаются документы, деловая переписка с клиентами и партнерами, даты назначенных встреч, словом – все, что за счет чего ежедневно существует компания.

Входящие и исходящие сообщения

Согласно общей тенденции, входящие и исходящие сообщения составляют около 35% корпоративной «базы данных». И в некоторых странах уже бьют тревогу по этому поводу. Чтобы избежать потери этой значимой части информации, на законодательном уровне организации были обязаны создать архив электронной почты и хранить сообщения до 7 лет. А в США некоторые сообщения хранятся до 26 лет. Это даже больше, чем сроки хранения стандартных документов!
Несмотря на то, что пока в нашей стране нет обязательного хранения электронной переписки, хороший руководитель должен задуматься над этим.

Чем полезен архив электронной почты:

• Обеспечивает порядок в хаосе непрерывно поступающих сообщений, быстрый поиск и оперативный доступ к данным;
• Гарантирует надежность хранения и защиту от утечек информации;
• Участвует в принятии решений и ускоряет бизнес процессы;
• Решает проблему резервного копирования в случае, если владелец ящика случайно или умышленно удалит важное сообщение;
• В нем хранятся письма даже сотрудников, ушедших из компании; Служит инструментом при расследовании внутренних инцидентов организации;

Обращайтесь к профессионалам

Данные могут являться неоспоримыми доказательствами в суде в случае возникновения юридических претензий. Мы готовы помочь вам справиться с непрерывным потоком входящей и исходящей информации, надежно заключив ее в электронный архив.

Вы решились изменить жизнь вашей компании к лучшему и начать хранить ваши документы в электронном виде? Тогда сейчас вас, скорее всего, интересует, как будет работать ваш электронный архив, и что нужно для успешного взаимодействия с ним. Какую систему  управления электронного архива поставить?

Какие варианты есть?

Все очень просто! Разработчики нашей компании уже позаботились об удобстве вашей работы с цифровыми архивами. Вам не нужно будет приобретать дополнительное дорогостоящее программное обеспечение – мы разработали для вас уникальный продукт. Обратившись к нам, вы получите уже полностью готовую к работе систему. Система управления электронным архивом, созданная у нас в компании — это удобный инструмент для работы с документами.

Что вы можете делать с помощью системы управления электронным архивом?

• Помещать документы в архив путем несложных действий. Система отвечает за их сохранность;

• Создавать для них индивидуальную информационную карточку и заполнять ее. Система обеспечит быстрый и точный поиск по введенным реквизитам;

• Создавать столько версий одного документа, сколько вам нужно. А система будет вести их учет и фиксировать изменения;

• Вы сможете установить разный уровень доступа к определенной информации или же частично скрывать часть информации одного документа. Система будет следить за не нарушением конфиденциальности;

• Вы ищите документы, задаете параметры запроса, делаете выборки, закладки. Система это запоминает, чтобы в следующий раз не тратить ваше время на новый поиск.

• Вы и ваши коллеги активно пользуетесь информацией, а затем получаете автоматический отчет от системы о том, какие документы были использованы и кем. 

Работа системы управления электронного архива документами в офисе

Система управления электронного архива документами будет легко взаимодействовать с офисными приложениями, что обеспечивает успешное наполнение электронного архива и удобство просмотра и создания новых файлов. В процессе установки системы на рабочие компьютеры сотрудников, наши специалисты объяснят принципы работы с ней. Интуитивно понятный для пользователя интерфейс позволит быстро обучить коллектив. Вы всегда сможете получить квалифицированные консультации по работе вашей системы.

 Результат 

В результате у вас на предприятии образуется надежное централизованное хранилище данных, которое обеспечивает постоянный доступ к ним. Будет создана эффективная база знаний, которая поможет вам оптимизировать хозяйственно-экономические процессы вашего предприятия и вывести ваш бизнес на новый уровень.

По всем вопросам  организации электронного архива обращайтесь по телефону: 8 (495) 227-04-94

В ходе деятельности любой компании неизбежно происходит увеличение объёма документов. Работа с ними (например, поиск нужных деловых бумаг) из года в год усложняется, усилий и времени такая работа начинает отнимать всё больше. Это, в свою очередь, снижает общую эффективность деятельности предприятия. Закономерен вопрос: можно ли предотвратить подобный сценарий, обеспечив лёгкость работы с документами вне зависимости от их объёма?

Архив электронных документов

В наши дни на него можно с уверенностью ответить утвердительно. Для достижения этой цели воспользуйтесь услугой создания архива электронных документов, профессионально оказываемой компанией «Архивный Сервис».

Суть услуги архива электронных документов

Архивом электронных документов называется аппаратно-программный комплекс, предназначенный для хранения документации в цифровой (электронной) форме, и сам массив этой документации, переведённой в такую форму. Создание архива электронных документов открывает сотрудникам компании широкие возможности по оперативной работе с ними и обеспечивает множество других преимуществ, речь о которых пойдёт далее.

Преимущества архива электронных документов

Воспользовавшись услугой компании «Архивный Сервис», которой посвящён этот обзор, вы непременно оцените по достоинству:

— удобство работы с документами. Значительно упростится и ускорится поиск необходимой информации. Архив электронных документов позволит вести поиск по любым реквизитам — например, наименованиям и датам документов, любым ключевым словам и фразам, содержащимся в них;

— возможность быстрой сортировки документов по любым критериям, создания нужных выборок буквально в два клика «мышки»;

— значительно возросший уровень безопасности деловых бумаг. При создании архива электронных документов такие факторы, как пожар, подтопление, активность грызунов и противоправные действия (например, уничтожение или кража деловых бумаг) не приведут к утрате ценной информации: она останется в архиве электронных документов;

— возможность разграничения прав доступа разных сотрудников к разным документам;

— значительное снижение издержек предприятия, связанных с хранением и обработкой деловых бумаг;

— существенное повышение производительности труда, объясняющееся перечисленными выше преимуществами.

Создание архива электронных документов нашей компанией

Наши специалисты имеют большой опыт организации архивов электронных документов любого объёма и степени сложности на предприятиях любых форм собственности. Мы используем проверенные временем, отлично себя зарекомендовавшие программные инструменты и технологии создания архива электронных документов, которые:

• с одной стороны, обеспечивают высокую функциональность архива;
• с другой стороны, отличаются простотой в освоении и доступны для понимания даже неспециалистами, каковыми, как показывает опыт, в большинстве случаев являются сотрудники компаний-заказчиков. 

Заказав нам создание архива электронных документов, вы сэкономите

Заказав создание архива электронных документов нам, вы сэкономите рабочее время персонала, позволите ему заниматься своими основными обязанностями. В результате оказания услуги вы приобретёте современную электронную систему документооборота, которая, без преувеличения, позволит вашей компании выйти на новые уровни развития.

Каждый документ компании или предприятия имеет свою ценность и обладает определенной степенью важности и именно поэтому при завершении текущих дел, вся документация подлежит хранению, срок которого зависит от типа документов. При этом в отдельных случаях, необходима сдача документов в Госархив, установленная законодательством.

Процесс сдачи документов в государственный архив

Передача документации предприятия в государственный архив представляет собой достаточно кропотливый процесс. Он требует соблюдения различных требований и очередности этапов. В первую очередь необходимо провести экспертизу ценности и важности документации. Документы, не представляющие собой важности и с истекшим сроком хранения, подлежат уничтожению перед передачей в Госархив. Оставшаяся документация с еще не истекшим сроком хранения должна быть сдана в государственный архив.

Составление описей дел

На следующем этапе происходит составление описей дел, которое необходимо для удобного дальнейшего ориентирования архивных работников в переданной им информации. Опись документов должна проводиться структурировано – в случае неправильной описи документов, Госархив может отказать в передаче им документов. Делается исходя из того что Госархиву с этими документами ещё работать

Переплет дел

Далее все документы, предназначенные для сдачи в Госархив, необходимо переплести, что обеспечит удобство их передачи и дальнейшего хранения. Сдача документов в Госархив происходит только в переплетенным виде. На практике передача документов в гос архив представляет собой не только сложный, но и длительный процесс, требующий особого внимания со стороны исполнителей. Любая ошибке в подготовке, описи и передаче документов может привести к отказу со стороны Госархива и потере не только времени, но и денег.

Как предотвратить ошибки при сдаче Госархив

Для предотвращения возникновения каких-либо ошибок, передачу документов в Госархив необходимо доверять профессионалам с большим опытом работы в данной области.

Опыт работы с Госархивами

Наша компания оказывает полный спектр услуг по работе с документацией, ее хранением и передачей документов в государственный архив.

Узнать цены на передачу документов в государственный архив вы можете позвонив нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или написать info@archiv-s.ru

Электронные документы – это не просто отсканированные изображения бумажных оригиналов. Электронный документ – это полноценный источник информации, который обладает всеми необходимыми качествами привычного вам бумажного эквивалента.

Юридическая сила электронного архива документов

Электронный архив документов имеет такую же юридическую силу, как и его физический аналог в том случае, если он имеет цифровую подпись. Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) – это присвоение уникальных реквизитов документу, подтверждающее авторство и право владельца на него.

Электронно-цифровая подпись означает, что:

• документ подписан добровольно;
• документ подлинный;
• документ подписан уполномоченным на это лицом.
• Иными словами, документ, подписанный от руки, ничем не отличается от документа с электронно-цифровой подписью.

К вопросу перехода на электронные документы в архиве надо подходить очень серьезно. Были разработаны стандарты и обозначены требования, которые необходимо соблюдать владельцам электронных архивов.

Требования к электронному архиву документов:

Все документы должны иметь ЭЦП, подтверждающую их достоверность, подлинность и неизменность;
Документы, подписанные ЭЦП должны получить правовое признание. Все действия, совершаемые с ними, не должны противоречить требованиям законодательства;
Электронные версии должны соответствовать по содержанию бумажным документам, для которых законодательно определены нормы оформления (например, формы отчетности).

Создание документов для электронного архива

Документы для электронного архива могут создаваться как на основе бумажного оригинала путем сканирования и оцифровки, или же создаваться программными средствами в самом архиве непосредственно. Такие документы могут содержать выпадающие подсказки, комментарии создателей, активные ссылки на другие связанные документы.

Работа электронного архива документов

Работа с электронными документами – это интерактивное взаимодействие с целой базой знаний компании. С их помощью вы можете в режиме рабочего времени создавать необходимые для себя пакеты документов, создавать выборки и делать комплексный анализ прямо на своем рабочем месте.

Возможности цифровых документов

Цифровые документы дают вам возможность иметь дело только с самой актуальной информацией. При их составлении экономится время на утверждение всеми участниками — каждый может вносить правки в реальном времени, и только после того, как все согласны ставится ЭЦП. Устраняется долгий процесс, когда бумага с проектом ходит из кабинета в кабинет и покрывается множеством пометок и приписок.
Электронные документы в архиве уже стали международным инструментом обмена информации, с помощью чего уже взаимодействуют крупнейшие корпорации мира.

Как создать электронный архив документов?

• Анализ документооборота в организации;
• Разработка технического задание;
• Внедрение и настройка по для электронного архива документов;
• Сканирование и обработка имеющихся бумажных документов;
• Обучение и техническая поддержка программы для электронного архива.

По всем вопросам электронного архива документов вы можете связаться по телефону: 8 (495) 227-04-94

Компания «Архивный Сервис» предлагает услуги архивации документов, которые актуальны на любом из этапов делопроизводства, работы с бумагами различного масштаба и характера.

Архивация документов это комплекс процедур

Для нас архивные работы – это целый комплекс процедур, направленных на обеспечение информационной безопасности клиента, сокращение финансовых и временных затрат при работе с бумагами и максимальное упрощение документооборота. Именно эти 3 цели должны лежать в основе деятельности компании, занимающиеся архивацией документов. Еще один важный критерий выбора исполнителя – широкий комплекс предлагаемых услуг. Наша компания старается идти в ногу со временем и, работая с клиентами, учитывать их требования и пожелания. Именно поэтому список оказываемых услуг постоянно расширяется.

На сегодняшний день наши услуги это:

• услуги архивации документов юридического, бухгалтерского, банковского и кадрового характера;
• проведение экспертизы бумаг для определения их реальной практической и научной ценности;
• составление архивных описей и определение сроков хранения документации;
• сканирование и создание электронных архивов;
• передача архива при ликвидации;
• списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранение.

Понятно, что это лишь небольшой перечень услуг, которые предлагают компании, занимающиеся архивацией документов. Этот список можно продолжать еще долго. А лучше всего зайти и узнать про каждую услугу подробно, в разделе «Услуги». При возникновении вопросов свяжитесь с нашими менеджерами по телефону.

Кому доверить важную документацию?

Наши сотрудники уже много лет оказывают услуги архивации документов и знают, какие требования предъявляются к таким компаниям:

• предоставление гарантии о 100% сохранности документации и полученных данных
• применение только профессионального подхода к организации архива
• наличие в штате исключительно высококвалифицированных архивариусов
• умение работать не только с бумажными, но и электронными архивами
• индивидуальный подход к каждому заказчику.

Плюсы работы с нами

Еще один важный плюс в пользу компании, занимающиеся архивацией документов, — работа с клиентами разного масштаба, начиная с небольших организаций и заканчивая международными холдингами. Такой достаточно большой разброс в клиентах позволяет исполнителю быстро и эффективно находить решения для абсолютно любых нужд. Итак, теперь вы знаете, какими должны быть надежные компании по архивации документов.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 ;или info@archiv-s.ru мы поможем заархивировать документы правильно.

Мы уверены, что если процесс создания электронных архивов будет проходить еще более активными темпами (такая тенденция сегодня прослеживается достаточно четко), бумажная документация все равно не утратит своей актуальности. Бумажные документы будут всегда и везде, независимо от масштабов и характера деятельности юридического лица.

Потому наша компания не прекращает акцентировать внимание на такой важной для клиента услуге, как систематизация листов в делах постоянного хранения и передача их в специальный архив.

Почему эта услуга действительно востребована?

Первая причина того, почему систематизация листов в делах постоянного хранения нужна практически каждой компании, — удобство и эффективность работы с бумагами после их передачи в архив.

К дополнительным преимуществам мы, как правило, относим:

• надежную защиту от негодования проверяющих служб и инстанций, ведь в данном случае все документы будут оформлены в строгом соответствии с требованиями отраслевого законодательства
• существенную минимизацию временных затрат, которые могут потребоваться для работы с архивными документами, для поиска нужной бумаги
• систематизация листов в делах постоянного хранения – это еще и четкое упорядочение бумаг по хронологическому, номинальному, географическому и ряду других признаков, что также не менее важно.

Систематизация листов в делах по личному составу

Итак, перед вами 3 основные причины того, почему нужно систематизировать листы в тех делах, которые предназначаются для постоянного хранения. Приблизительно такие же особенности имеет и систематизация листов в делах по личному составу. Как в первом, так и во втором случае крайне желательно обращаться за помощью к опытным архивариусам, которые знают все тонкости процедуры.

Исполнители для систематизации листов в делах

Находитесь в поисках ответственного и надежного исполнителя, для которого такая услуга, как систематизация листов в делах по личному составу, уже давно знакома? Считайте, что вы его уже нашли. Достаточно лишь сделать один телефонный звонок по номеру (495) 227-04-94, и наш сотрудник оперативно прибудет по указанному адресу для ознакомления с фронтом работ и обсуждения деталей будущего сотрудничества.

Нами систематизация листов в делах по личному составу будет проведена в сжатые сроки, потому ни вы, ни ваши сотрудники не ощутят даже малейшего дискомфорта.

Мы делаем все возможное для того, чтобы вам было удобно и комфортно.

За годы работы в том или ином сегменте рынка у вашей компании, фирмы, предприятия накопилось огромное количество бумаг? Они мешают в выполнении повседневных задач, замедляют работу персонала? Значит, пришло время обратиться к нам, сотрудники которого проведут для вас упорядочивание дел постоянного хранения и упорядочивание дел по личному составу. Любая поставленная задача будет выполнена на высоком профессиональном уровне со строгим соблюдением основных норм и стандартов.

Работа с документацией, предназначенной для постоянного хранения

Упорядочивание дел постоянного хранения подразумевает выполнение 5 важных шагов:

• Группировка документов согласно их номенклатуре
• Экспертиза ценности документации, с которой предстоит работать
• Выполнение технических действий, начиная с систематизации и заканчивая составлением специального листа-заверителя
• Подготовка детальных описей
• Нумерация каждого листа и оформление обложки.

Наша компания осуществит упорядочивание дел постоянного хранения без нарушения основного комплекса требований:

• дела постоянного хранения не будут пересекаться с документацией временного хранения
• каждое дело дополняется одним экземпляром оригинала
• в дело мы обычно группируем те документы, актуальность которых не выходит за рамки одного отчетного года.

Упорядочивание дел по личному составу: на что обратить внимание в первую очередь?

Наверное, у вас возникает вопрос: «Зачем упорядочивать документацию по личному составу, ведь ее не так и много?». На самом деле все достаточно сложнее, и только строго систематизированные документы помогают оперативно получить к ним доступ.

Для нас упорядочивание дел по личному составу – это:

• размещение документов по определенной системе
• подготовка дел к предстоящим проверкам, как налоговым, так и аудиторским
• систематизация бумаг при ликвидации юридического лица
• помощь при потере важных документов по личному составу
• контроль и 100%-я сохранность ценных бумаг.

Cтатистика показывает

Статистика показывает, что упорядочивание дел по личному составу, а также другой документации — это уникальная возможность сэкономить офисное пространство. В данном случае освобождается вплоть до 30% рабочей территории. А это немало!

Сценарии дальнейшего развития событий

Упорядочивание дел по личному составу подразумевает 2 основных сценария дальнейшего развития событий: 

первый – документы остаются в вашем офисе, но очень и очень в систематизированном виде; 

второй – все дела сдаются в архив.

Многие наши клиенты отдают предпочтение именно второму варианту, ведь это удобно, надежно и безопасно.

Требуется упорядочивание дел постоянного хранения или по личному составу? Просто свяжитесь с нашими менеджерами по телефону (495) 227-04-94.

Документы предприятия характеризуют его хозяйственную деятельность; по ним можно проследить движение финансовых средств. Поэтому даже после банкротства предприятия наиболее важные документы необходимо передавать на хранение в государственные архивы. Таким образом сохраняется возможность для восстановления последовательности действий в хозяйственной деятельности, и тем самым — внести ясность в определённые спорные вопросы.

Отбор документов на хранение

Первое время хранение документов при банкротстве происходит в архивах компании, проходящей процедуру ликвидации/реорганизации по причине финансовой несостоятельности. Сроки хранения на территории организации банкрота устанавливаются Госархивом, по истечению которых документация подлежит передаче в государственные архивы. Для отбора документов с целью архивации проводится их экспертиза, позволяющая определить информационную/юридическую ценность и значимость. Владельцам/руководству организации следует учитывать, что процедура банкротства перейдёт в стадию завершения только тогда, когда все важные документы будут переданы на хранение в соответствующие государственные архивы.

Не уничтожаемые документы

Под уничтожение документов при банкротстве не должны подпадать документальные свидетельства, имеющие ценность для государственных инстанций даже после юридической ликвидации обанкротившейся фирмы. Ведь зачастую возникают ситуации, когда только правильно составленные архивные сведения способны внести ясность в определённые вопросы, связанные с хозяйственной/финансовой деятельностью компаний, прекративших своё существование. Поэтому сортировка, выборочное уничтожение и хранение документов при банкротстве — ответственный и важный процесс, требующий системного и профессионального отношения.

Экспертиза ценности

На эффективное прохождение «архивной стадии» при осуществлении процедуры банкротства непосредственно влияет: безошибочное определение документов, подлежащих уничтожению, правильное оформление корпоративной документации для отправки на хранение в государственные архивы. При невнимательном, непрофессиональном отношении по причине элементарного незнания специфики архивного дела можно допустить ошибки, усложняющие завершение процедуры банкротства и требующие приложения дополнительных усилий.

Услуги по уничтожению документов

Услуги нашей компании позволяют эффективно пройти стадию сортировки и уничтожения документов при банкротстве с передачей в государственные архивы документации, подлежащей последующему хранению. Наши специалисты ответственно выполнят систематизацию корпоративной документацию с гарантией полной конфиденциальности. Документы, передаваемые на хранение, будут надлежащим образом оформлены и приняты в государственные архивы без необходимости вынужденного переоформления. Мы профессионально оказываем архивные услуги, которые позволяют нашим клиентам экономить усилия и время. Узнать цены на обработку и хранение документов при банкротстве вы можете по телефону 8 (495) 227-04-94

Управленческая документация и база дел по личному составу содержит сотни отдельных документов, поэтому для эффективности их поиска необходимо правильное составление заголовков. Это оптимизирует рабочие процессы, связанные с использованием различных бумаг, и максимально ускорит поиск любого документа.

Услуги по составлению заголовков дел

Мы предлагаем квалифицированные услуги по составлению заголовков дел управленческой документации.

Часто наши клиенты сталкиваются с проблемой, когда заголовки составлены слишком опосредованно или обобщенно, что делает процесс поиска необходимой бумаги очень медленным или вовсе невозможным. Это касается и составления заголовков дел по личному составу. Эта процедура требует определенных знаний и навыков с соблюдением общепринятой структуры заголовков.

Не привычная работа

Если для ваших сотрудников составление заголовков не является привычной и хорошо освоенной процедурой, эта задача может выполняться неделями и в итоге не получить эффективной реализации. Как правило, рабочее время ценного сотрудника стоит дороже, чем услуги специалистов по составлению заголовков, поэтому не может растрачиваться на дела, не входящие в его обязанности. Обращаясь к нам, вы принимаете выгодное и рациональное решение, которое избавит вашу организацию от путаницы в делах и возможных неурядиц в рабочем процессе.

Наша компания осуществляет профессиональное составление заголовков

Наши опытные специалисты работают с документацией государственных и частных предприятий в различных сферах, в совершенстве владеют методикой правильного составления заголовков дел управленческой и кадровой документации. Поэтому заголовки будут составлены с соблюдением общепринятых норм и будут содержать правильное наименование, род подразделения, временные периоды и другие аспекты. Это позволит вам обеспечить эффективное использование дел с удобным и быстрым поиском документов, застрахует от ошибок.

Работаем с различными объемами документации

Мы работаем с различными объемами документации, соблюдая установленные сроки выполнения заказа.

Благодаря профессионализму наших сотрудников обслуживание осуществляется в сжатые сроки и с безупречным результатом. Стоимость услуг окажется выгодной для любого предприятия и рассчитывается индивидуально.

Если у вас остались вопросы или вы хотите сделать заказ на составление заголовков, воспользуйтесь контактами в соответствующем разделе сайта.