Рубрика: Статьи

В последние несколько лет архивные услуги в Москве пользуются все более высоким спросом. И в этом нет ничего удивительного, ведь многие компании стремятся к расширению своей деятельности, увеличению штата, получению большей прибыли. Но здесь есть одна серьезная проблема: с расширением предприятия в колоссальных темпах увеличивается поток обрабатываемой и сохраняемой документации. Выход – обработать, систематизировать и передать в архив часть бумаг, при том что цены на архивные услуги более чем доступны. Как еще сократить стоимость архивных услуг? Быстрее перейти на электронное обслуживание архива, то есть все печатные документы обработать и внести в единую электронную базу. Если вас заинтересовала эта услуга, мы с удовольствием распишем ее преимущества.

Хотите сэкономить на архивных услугах? Вы обратились по адресу!

Наши специалисты не только помогут в решении актуальных вопросов, но и детально опишут, из чего состоит стоимость архивных услуг. Это поможет вам сделать правильный выбор!

На самом деле здесь 3 наиболее важных момента, которые нельзя оставить без внимания:

• Ознакомление с предстоящим объемом работ
• Составление детального технического задания (ТЗ)
• Предоставление рекомендаций по возможному сокращению расходов.

Мы уверены, что следование строгому плану всегда оптимизирует не только временные затраты, но и финансовые расходы. Вызов специалиста для определения точной цены на архивные услуги осуществляется абсолютно бесплатно.

Озвученная сумма в процессе работы может немного корректироваться в ту или иную сторону в зависимости от:

• возникновения новых задач, которые требуют вмешательства со стороны сотрудников нашей компании
• изменения объема архивного фонда
• состояния отдельных документов;
• увеличения или уменьшения сроков работ.

Нами архивные услуги в Москве оказываются уже ни первый год, потому мы предлагаем наиболее рациональный сценарий сотрудничества.

Если вас немного смущает стоимость архивных услуг, есть ряд моментов, которые изменят ваше мнение по этому поводу:

• вам не придется отвлекать от основной работы собственных сотрудников
• не нужно будет ежемесячно выплачивать зарплату штатному архивариусу
• не придется организовывать для него рабочее место, оснащать оборудованием
• не потребуется вносить взносы в пенсионный фонд, налоговую службу.

Как узнать стоимость архивных услуг

Предварительные цены на архивные услуги вы узнаете по телефону. Сделайте всего один звонок по номеру (495) 227-04-94, и у вас не останется сомнений в том, что нам можно доверять, что мы работаем по демократичной цене. Архивные услуги в Москве еще никогда не были столь доступными, при этом качество работы – всегда на высоте.

Наша компания предлагает профессиональные услуги по систематизации дел до проведения экспертизы ценности документов. Конечно, эту задачу можно выполнить и собственными силами, то есть подключить сотрудников своей фирмы. Но данная процедура требует профессиональных навыков, повышенного внимания со стороны исполнителя и значительных временных затрат. Потому оптимальный выход – доверить это дело квалифицированным специалистам.

Что входит в услугу?

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов подразумевает выполнение целого комплекса действий:

• упорядочение документации, причем здесь мы разграничиваем дела на три основные группы – по личному составу, по сроку хранения: временное и постоянное хранение
• составление описи дел, оформление согласно требованиям и стандартам
• обработка документации, включая не только текстовые, но и графические материалы
• работа с делами управленческой и бухгалтерской направленности, предназначенными для временного хранения (не более 5 лет).

Это далеко не весь перечень манипуляций, выполнение которых подразумевает систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов.

Почему обращение в нашу компанию — правильное решение?

Любые действия с важной документацией лучше всего поручать опытным специалистам, ведь такой шаг – гарантия качественного и ответственного выполнения поставленной задачи.

Например, если систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов выполняется нашими сотрудниками, то вы получаете:

• строгое соблюдение оговоренных в договоре сроков
• правильную группировку документации по нескольким параметрам (хронология, алфавит, структура)
• создание удобной картотеки, которая не вызовет даже малейших трудностей при дальнейшем использовании
• учет спецификации дел и документов.

Кстати, систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов осуществляется нами с учетом целой группы признаков: хронологических, структурных, функциональных, авторских, географических, корреспондентских.

Нужна экспертиза ценности документов? Обращайтесь к нам!

После систематизации дел, до проведения экспертизы ценности документов, нашим клиентам нередко требуется определить ценность документации. Наша компания поможет и в этом вопросе. Взяв за основу критерий ценности дел, мы определим сроки их хранения, отберем те документы, которые требуют постоянного размещения в архиве. Такая услуга избавляет вас от множества проблем и хлопот. Удостовериться в этом можно, ознакомившись с отзывами наших клиентов.

Всего один телефонный звонок по номеру (495) 227-04-94, и систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов будет выполнена в кратчайшие сроки.

Вам надоело тратить время на поиск нужного документа? Вы хотите систематизировать бумаги? Вам необходимо подготовить документацию для сдачи в архив?

Электронная архивация документов

Упростить работу с большим количеством бумаг вы легко сможете, заказав такую услугу, как электронная архивация документов. Воспользовавшись помощью специалистов и создав электронный архив, ваша компания сможет:

• Ускорить поиск документов;
• Сэкономить площадь помещений;
• Облегчить работу сотрудникам.

Многие предприятия давно уже заказали архивацию документов в электронном виде. Сотрудники этих фирм успешно пользуются электронными архивами, которые представляют собой грамотно отсортированные отсканированные документы.

Преимущества электронной архивации

Стоит отметить, что, благодаря такой услуге, как электронная архивация документов на предприятии, все важные бумаги, независимо от их количества, в электронном виде находятся в одном месте. При помощи современного программного обеспечения организовывается удобный для каждого пользователя поиск документов. После того, как архивация документов в электронном виде будет закончена, для поиска нужного документа потребуется всего лишь несколько секунд.

Что нужно знать

Электронная архивация документов давно уже регламентирована законодательством. Однако до сих пор многие документоведы не доверяют бумагам в электронном формате: им проще работать с документами, которые можно «потрогать». Для того чтобы электронная архивация документов была стопроцентно безопасной, необходимо устанавливать только лицензионное программное обеспечение. Да и доступ к архиву в электронном виде придется ограничить.

Затраты на самостоятельную работу

Конечно, архивация документов на предприятии может быть выполнена силами сотрудников компании. Однако для того чтобы оцифровать большое количество бумаг придется покупать дорогую оргтехнику. Также необходимо будет оторвать работников от выполнения их обязанностей. К счастью, всех сложностей можно избежать в том случае, если электронная архивация документов будет проводиться настоящими профессионалами!

Сэкономить время и деньги

Мы поможем вам сэкономить время и деньги. Наши грамотные специалисты, оказывающие такую услугу, как электронная архивация документов, ответят на любые вопросы/

По всем вопросам электронного архивации документов вы можете связаться по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

Скорее всего, вам необходимо передать документацию на архивное хранение.

Подготовка документов к архивному хранению

Возможно, вы уже знаете о том, что бумаги нужно подготовить:

• заранее отсортировать и сшить в дела,
• с учетом законодательства РФ оформить сопутствующую документацию,
• на все личные дела, а также на дела со сроком хранения, превышающим 10 лет, составить оформленные по определенной форме описи,
• выполнить такую работу, как считка описей.

Конечно, вы можете попытаться самостоятельно подготовить документацию к архивному хранению. Но стоит ли тратить время, если вы можете доверить эту работу грамотным архивариусам, например, сотрудникам нашей компании.

В чем заключается считка описей?

Опись дела – это документация, в которой, начиная с самых важных, согласно степени значимости, отсортированы единицы хранения дела. Главными частями считаются годовые разделы, которые включают в себя имеющиеся заголовки, различные индексы и порядковые номера. Также в описи указываются даты и сроки хранения. Последней единицей по значимости считается количество листов каждого дела. Итоговая опись состоит из номеров, количества дел и особенностей их нумерации. Именно считка описей позволяет выяснить все указанные данные для того, чтобы передать документацию в архив. Если считка описи, проверка соответствия описи и соответствующей документации выявляет расхождения, то их придется устранить.

Почему считку описи стоит доверить нашей компании?

Считка описей представляет собой достаточно кропотливый процесс, который требует повышенной внимательности. Специалисту, который выполняет эту работу, необходимо разбираться в нюансах архивного делопроизводства.

Самостоятельная считка описей

Поэтому если доверить считку описей одному из сотрудников организации, которой необходимо подготовить документацию к передаче в архив, можно потерять и время, и деньги. Незамеченные ошибки в оформлении описи приведут к неприятным последствиям. Сотрудник, не имеющий достаточных навыков и знаний, будет оторван от выполнения своих непосредственных обязанностей. Да и опись, скорее всего, придется переделывать. Так, зачем рисковать, проверяя соответствие фактического содержания и дел и их описи, если считка описи – это услуга, которую оказывают профессиональные архивариусы нашей компании.

Позвоните нашим сотрудникам, и мы грамотно и быстро подготовим документацию вашей организации к передаче в архив!

Возникла необходимость в сдаче в архив документации временного или постоянного хранения? Но при этом ваши сотрудники не до конца знают все тонкости законодательства РФ и правил делопроизводства? Не стоит рисковать, лучше сразу довериться квалифицированным специалистам нашей компании. Мы гарантируем, что абсолютно все манипуляции, включая оформление ярлыков дел и составление заверительной надписи в делах, будут выполнены на высоком профессиональном уровне.

Что такое ярлык дела, и для чего он нужен?

Некоторые считают оформление ярлыков дел – несущественным направлением в архивной работе, но наш практический опыт показывает кардинально противоположное. Это максимально ответственная задача, которая не терпит ошибок.

В ярлык обязательно должна входить следующая информация:

• наименование организации, имеющихся подразделений, филиалов
• номера дел, которые входят в связку (как правило, указывается первый и последний номер)
• заголовок, который содержится в описи дел
• номер связки и архивного фонда.

Оформление ярлыков дел – обязательное условие размещения документации в папках или специальных коробках. Надпись на ярлыке выполняется типографским способом. Также рационально использовать водостойкие чернила или специальную тушь.

Составление заверительной надписи необходимо для:

• учитывать количество страниц в конкретном деле
• фиксировать особенности нумерации страниц
• в дальнейшем работать с ними быстро и результативно.

Составление заверительной надписи в делах – это заполнение специального листа, который впоследствии размещается в самом конце папки или подшивки с документами. Нельзя делать заверительную надпись на оборотной стороне последнего листа или на обложке дела.

Особенности нумерации документов:

• номера крупноформатных листов
• номера страниц с документами или фотографиями
• пропущенные номера листов и пр.

Мы с максимальной ответственностью подойдет к оформлению ярлыков дел любого характера, а также осуществит составление заверительной надписи в делах, к которой не будут предъявляться даже малейшие претензии со стороны проверяющих или архивных служб. Для оформления заявки достаточно связаться с нами по телефону (495) 227-04-94.

В процессе работы любой компании, вне зависимости от масштабов ее деятельности, образуется достаточное количество первичной бухгалтерской документации. В определенный момент встает вопрос о ее хранении. Во-первых, ее становится достаточно много. Во-вторых, необходимо обеспечить сохранность важных документов. В-третьих, хранить документацию в электронном виде значительно удобнее.

Архивация бухгалтерских документов

Наша компания предлагает квалифицированные услуги архивации бухгалтерских документов в соответствии с положениями законодательства. Мы работаем в данной сфере на протяжении многих лет, что позволяет нам предлагать эффективные и рациональные решения для каждой компании.

Архивация документов для бухгалтерии включает в себя целый комплекс услуг.

Сюда входят:

• Сканирование документов
• Экспертиза ценности и определение срока хранения для разных категорий документации
• Должное оформление в архив
• Отбор документов, уже не представляющих ценности и их грамотная утилизация

В процессе архивирования мы работаем также с кадровыми документами, обрабатываем документы по личному составу, выполняя упорядочивание, составление описи дел и прочие работы.

В итоге вы получаете удобный архив, где в надлежащем порядке хранятся все бухгалтерские документы.

Цена архивации документов в бухгалтерии

Стоимость услуг архивации бухгалтерских документов определяется индивидуально для каждой компании, в зависимости от объема предстоящих работ. Для этого нашим специалистом выполняется оценка объема работ, после чего согласовывается цена. Отметим, что организация архива окупается в течение 6 месяцев. При этом вы затрачиваете гораздо меньше средств, чем если бы самостоятельно нанимали в штат архивариуса, выделяли место под архив, выполняли контроль над правильностью ведения архива.

Гарантируем правильность оформления документов

Для этого есть специалисты нашей компании, которые возьмут всю работу на себя, гарантируя правильность оформления всех документов. Богатый опыт работы и знание всtх нюансов законодательства гарантирует высокое качество услуг.

Таким образом, цена архивации документов в бухгалтерии полностью оправдана, ведь вы получаете:

• Грамотно структурированный архив.
• Удобный и быстрый поиск нужной документации.
• Возможность в любое время получить необходимый документ.
• Гарантию правильного оформления документации, архивирования и утилизации.
• Экономию на содержании архива.

Нуждаетесь в услугах профессионалов? Звоните.

Если вы все еще не знаете, как организовать архив и нуждаетесь в услугах профессионалов? Звоните нам прямо сейчас. Специалисты нашей компании готовы принять ваши документы для архивной обработки и обеспечения их полной сохранности.

Наша компания поможет вам решить любые задачи, связанные с собиранием, сортировкой, описью документации, а также касающиеся формирования дел и их каталогизации. В частности, обратившись к нашим грамотным специалистами, вы сможете воспользоваться такой услугой, как составление актов перечней на недостающие документы. Профессиональная работа наших архивариусов позволит вам сократить затраты на оплату архивного обслуживания, избавившись при этом от достаточно нудной работы и наслаждаясь безупречным результатом.

Огромное количество документов

Успешная деятельность любой компании сопровождается составлением огромного количества документов, содержащих в себе информацию о продаже товаров или услуг, о найме или увольнении сотрудников, о состоянии бухгалтерии и о сотрудничестве с партнерами, а также о других делах организации. Эти бумаги необходимо вести грамотно, с учетом требований законодательства. В противном случае, во время очередного аудита могут быть выявлены нарушения, которые негативно отразятся на имидже организации.

Что необходимо сделать в случае утери или порчи документов?

Срок хранения каждой бумаги определен законодательством РФ и зависит от вида документа. Отсутствие важной документации обнаруживается во время аудита или при передаче бумаг в архив, недостача документов может привести к неприятностям.

Зафиксировать недостачу документации

В случае утери или порчи документа необходимо грамотно зафиксировать недостачу документации. Только, грамотно оформляя составление актов перечней на недостающие документы и соблюдая законодательство РФ, можно снизить ущерб от происходящего.

Очевидно, что составление документов стоит поручить профессионалу с большим опытом работы. Этот специалист сможет, соблюдая законодательство, выполнить порученную ему работу грамотно и быстро.

Почему составление актов перечней на недостающие документы стоит поручить именно нам?

Во-первых, стоимость любых предоставляемых услуг у нас доступна. Поэтому своевременное обращение в нашу компанию практически не повлияет на бюджет вашей организации. При этом, заказывая наши услуги именно тогда, когда они требуются, вы сможете сэкономить на зарплате штатного архивариуса.

Во-вторых, мы имеем большой опыт работы. Поэтому легко справимся с любыми поставленными задачами.

В-третьих, мы гарантируем, что составление актов перечней на недостающие документы будет выполнено безупречно.

Если выявлена недостача документов, позвоните опытным архивариусам нашей компании, и мы решим ваши проблемы

Цифровые технологии проникают во все сферы современной жизни, и в первую очередь это касается рабочих процессов на предприятиях. Все больше компаний переводят информацию с бумажных носителей в электронный вид, что значительно ускоряет ее поиск и обработку. Однако для создания электронного архива может понадобиться достаточно много времени.

Ручная обработка документации

Существуют и другие причины, требующие ручной обработки документации. Для того чтобы ускорить и облегчить этот процесс для сотрудников вашей компании мы предлагаем наши услуги по разброшюровке дел и удалению скрепок. Мы работаем по налаженной системе, исключающей потери и гарантирующей правильное упорядочивание всей информации.

Сэкономьте силы и время для более важных задач

Производственные и организационные процессы не должны останавливаться — доверьте кропотливую работу с бумагами нашим специалистам. Мы наработали огромный опыт работы с документами всех форматов, поэтому гарантируем правильное обращение с бумагами и конфиденциальность вашей информации. Наши специалисты работают быстро и аккуратно, поэтому повреждения дел во время изъятия элементов крепления исключены.

Эффективная обработка документации

Кадровые и учетные дела останутся в том же виде, только без брошюровки и скрепок, с минимальным воздействием на внешний вид и целостность материалов. Опыт работы квалифицированных специалистов позволяет эффективно обрабатывать документацию различного предназначения государственных и коммерческих организаций.

Выгодное делегирование обязанностей

Стоимость наших услуг окажется значительно доступнее, нежели цена рабочего времени ваших сотрудников. А результат будет профессиональным и более быстрым. Поэтому современному предприятию гораздо выгоднее доверить процедуру разброшюровки дел специалистам. Работая с разными объемами материалов, мы предлагаем индивидуальные ценовые решения в зависимости от количества документов — свяжитесь с нами, чтобы узнать стоимость услуг для вашей компании.

Осуществление разброшюровки

Мы осуществляем разброшюровку бумаг с извлечением скрепок в любом объеме и можем упорядоченно обработать дела разных категорий архивов. Наши услуги позволят вам привести в порядок важную документацию с гарантированным сохранением каждой бумаги.

Если вы хотите проконсультироваться или оставить заявку на разброшюровку дел и изъятие скрепок, свяжитесь с нами удобным способом через раздел “Контакты”.

Техническая документация — неотъемлемая составляющая деятельности любой производственной компании. Она представляет собой ряд документов, которые образуются на различных стадиях производственного процесса.

Требования по работе с технической документации

За определенный период времени может накапливаться достаточное количество технической документации, которая требует:

• надлежащей обработки,
• создания специализированного пространства для архива,
• ответственного хранения,
• определения сроков утилизации и своевременного уничтожения.

Затраты на работу с технической документацией

Все это отнимает время сотрудников компании, нерационально используя рабочий потенциал, замедляя процесс деятельности различных отделов. При этом архив постоянно расширяется, что требует дополнительного места для его хранения. А это — еще большие затраты со стороны руководства. Причем, эти затраты компания несет постоянно, так как техническая документация образуется с регулярной периодичностью.

Наше решение — электронный архив технической документации.

Для того чтобы оптимизировать процесс хранения данной категории документов, мы предлагаем создать электронный технический архив. Это удобное средство, которое позволяет на протяжении любого количества времени хранить документацию, не неся при этом значительных затрат. По сути, вы платите один раз за создание архива, который окупает себя в течение 6 месяцев. Далее — оплачиваете только услуги наших специалистов. А это — гораздо выгоднее, чем держать штат сотрудников, занимающихся архивом, или поручать эту работу другим специалистам, отвлекая их от непосредственных обязанностей.

Работы по созданию электронного архива

Создание электронного архива технической документации подразумевают выполнение следующих работ:

• сбор всех документов технического характера, который образовался у вас за время деятельности компании;
• сканирование всей документации — поточное или персональное сканирование, в зависимости от состояния каждого документа;
• интеграция программного обеспечения с операционными системами, использующимися в вашей компании;
• обучение ваших сотрудников работе с ПО и непосредственно электронным техническим архивом, поиску информации по справочнику.

Преимущества электронного архива

Электронный архив технической документации со специальным справочником позволяет не вводить одну и ту же информацию много раз, а использовать уже введенную в программу. Это значительно экономит время и ускоряет, оптимизирует рабочий процесс.

Услуги по созданию электронного архива

Все используемое ПО — наша собственная разработка, используемая годами и зарекомендовавшая себя как надежное и эффективное средство хранения информации. Услуги по созданию электронного архива технической документации от компании «Архивный Сервис» сделают ваш бизнес лучше, эффективнее, проще.

По всем вопросам электронного архива документов вы можете связаться по телефону: 8 (495) 227-04-94

Деятельность любой компании предполагает заключение договоров, каждый из которых несет определенную юридическую силу даже после завершения партнерских отношений, сотрудничества с наемными работниками или клиентами. Поэтому архивация подобной документации должна вестись в обязательном порядке. Именно в архивах хранится основное правовое оружие, которое защищает ваш бизнес от незаконных нападок со стороны третьих лиц.

Основные виды договоров:

• контракты;
• договора с поставщиками;
• сведенья о заключении договора с наемными работниками;
• расходные бумаги.

Инструкция по ведению архива

Любые вопросы со стороны других юридических, физических лиц или государства могут быть решены, если предоставить соответствующие документы, поэтому любой предприниматель старается «подшить в папку» абсолютно все, что может понадобиться. Инструкция по ведению архива обязывает вести строгую очередность, учитывать даты, важность, объем договора. Вот почему выполнение такой работы налаживает определенную ответственность на исполнителя, обязует его соблюдать строгий порядок ведения архива договоров.

Кому доверить такую работу?

Чтобы ведение архива договоров осуществлялось правильно, эту функцию должен выполнять опытный специалист, но на практике подобную деятельность доверяют малоквалифицированным специалистам, что влечет за собой неприятные последствия. Ведение архива на предприятии – это не то, на чем можно нарабатывать опыт. Такая работа требует усердия, внимания и квалификации, но самое главное – знания законов и отслеживания любых изменений в законодательстве.

Новый сотрудник

К тому же, каждый новый сотрудник обязывает предприятие открывать новую штатную единицу, предоставлять отпуска и пособия, оплачивать налоги. Именно поэтому все больше владельцев компаний прибегают к помощи профессиональных аутсорсеров. Они знают порядок ведения архива договоров от «А» до «Я», делают это быстро и качественно.

Наша компания предоставляет полный пакет услуг:

• инструкция по ведению архива;
• экспертиза;
• утилизация бумаг, у которых истек срок хранения;
• систематизация;
• стеллажирование;
• преобразование в электронный формат и т.д.

Наши особенности и преимущества:

Мы соблюдаем строгий порядок ведения архива договоров. Сотрудничество с нами выгодно по ряду причин:

1. вам не нужно нанимать нового сотрудника, платить за него в пенсионный фонд 34% и тратить лишние деньги на социальную поддержку, выделять ему рабочее место на территории компании;
2. вы освобождаетесь от обязанности регулярно контролировать ведение архива на предприятии;
3. мы легко можем перевести всю документацию в электронный вид, если компания планирует модернизироваться и сделать поиск более практичным, быстрым;
4. если требуется, проводится инструкция по ведению архива.

Правильно ведите архив договоров

Договора являются основой коммерческой деятельности, и их сохранность во многом определяет судьбу предприятий. Поэтому ведение архива договоров является одним из ключевых моментов успешного функционирования компаний, независимо от объемов производства и количества заключенных договоров.