Рубрика: Статьи

Весь документооборот в России регламентируется законодательно, следовательно, для всех действий, связанных с хранением, уничтожением или какой-либо иной работой с архивами, существуют жёсткие правила. Не стало исключением и оформление обложек дел, к которому предъявляется множество специфических требований, досконально известным лишь практикующим специалистам. Соблюдая правила, касающиеся простановки архивных шифров на обложках дел, можно легко добиться порядка и простоты обращения даже с самой крупной базой документов.

Помощь по обработке информации в любых объёмах

Наша компания готова взять на себя помощь по обработке информации в любых объёмах. Решив заказать такую услугу, как оформление обложек дел, уже в ближайшее время вы оцените все выгоды. Во-первых, архивы компании, учреждения или предприятия будут находиться в идеальном порядке. Во-вторых, исчезнет необходимость оплачивать услуги большого числа работников, которым вы поручали простановку архивных шифров на обложках дел ранее.

Мы даём гарантии

Мы даём гарантии того, что наши сотрудники не допускают ошибок или помарок, а также несут личную ответственность за каждую папку.

Действия при оформлении обложек

Несмотря на то, что услуга, о которой сейчас идёт речь, называется довольно кратко, на самом деле при оформлении обложек дел работникам приходится выполнять довольно много разнообразных действий:

— проставлять номера фондов;

— сверять и обозначать номера архивных описей, дел;

— шифровать информацию на обложках.

Внесение информации в компьютер

При обработке архивов подобным образом не допускается ни единой помарки, иначе потом нужную папку и документ будет очень сложно найти. Помимо этого после простановки архивных шифров на обложках дел вся информация вносится в компьютер, чтобы вы могли найти нужные данные за пару секунд. Оформление архивов считается сложной работой даже для опытных специалистов, поэтому к заданиям подобного рода допускаются лучшие сотрудники «Архивного сервиса», не первый год занимающиеся простановкой архивных шифров на обложках дел и выполнением иных сложных задач.

Требование законодательства к оформлению

Помимо непосредственной работы с данными, наши работники вынуждены следить за малейшими изменениями в законодательстве, что касаются правил оформления папок (причём, в каждой сфере — свои требования). Перед тем, как приступить к оформлению обложек дел, представители «Архивного сервиса» ещё раз сверяют свои знания с текущими правилами и только потом принимаются за дело.

Обращайтесь в нашу компанию

Обратившись к нам за помощью по поводу простановки архивных шифров на обложках дел, вы можете быть спокойны за качество работы и соблюдение сроков вне зависимости от объёма информации, которую предстоит обработать нашим сотрудникам.

Для того, чтобы заказать оформление обложек дел или обсудить какие-либо нюансы, связанные с простановкой архивных шифров, звоните по телефону: 8 (495) 227-04-94.

Составление и печать описи дел – один из важнейших этапов упорядочения документов при архивной обработке. Данная процедура не только обеспечивает сохранность документации, но и позволяет компании значительно облегчить поиск нужной информации за счет грамотного оформления и систематизации документов. Наша компания предлагает организациям полный комплекс услуг по составлению рукописных описей и гарантирует, что все работы будут проведены оперативно, качественно и с точным соблюдением законодательства РФ.

Что представляет собой рукописная опись дел?

Опись дел – это систематизированный справочник, включающий в себя полный и точно оформленный список единиц хранения. Его составление осуществляется перед передачей дел в архив и, как правило, предусматривает обработку документации, относящейся к одному отчетному периоду. Все документы располагаются в порядке их значимости, а каждому делу присваивается индивидуальный номер, который затем прописывается на обложке.

Особенности составления рукописной описи дел:

• опись составляют на фирменном бланке предприятия, если таковой имеется, с обязательным указанием названия компании;
• описи присваивают заголовок, который отражает принадлежность документов в деле;
• при последовательном внесении в перечень документации с одинаковыми заголовками указывают только заголовок первого дела, а на остальных может быть прописано «То же»;
• сводную информацию вносят в таблицу, в нижней части которой указывается общее количество документов в деле;
• рукописную опись составляют в двух экземплярах, из них один отправляется по месту требования, другой остается на предприятии;
• на титульном листе справочника прописывается наименование архива, куда будут передаваться дела, название организации, номер и название описи.

Заказ составления рукописной описи дел в «Архивный Сервис»?

Владельцам компаний хорошо известно, что составление рукописной описи дел – это трудоемкий процесс, требующий всеобъемлющих знаний в области архивного законодательства. Мало того, для печати описи дел организация должна иметь необходимую материально-техническую базу, что для большинства компаний затратно и нецелесообразно. Некоторые предприятия стараются выполнять архивную обработку самостоятельно, но зачем тратить свое драгоценное время, если заботы по подготовке документов можно доверить нашей компании?

Владение всеми тонкостями архивного делопроизводства

Наши сотрудники владеют всеми тонкостями архивного делопроизводства и выполняют свою работу на высоком профессиональном уровне. Обратившись к нам, вы можете быть уверены, что опись дел будет составлено грамотно и в полном соответствии с российскими стандартами. Звоните нам прямо сейчас или вызывайте специалиста в офис – мы справимся со всеми поставленными задачами!

Если организация функционирует больше года и более, коллектив начинает сталкиваться с неизбежной проблемой — переизбытком документации, которая уже практически не используется, но все еще продолжает занимать полезное место в кабинетах. Большинство производственных документов, которыми уже никто не пользуется, просто выбросить невозможно — существуют нормы и обязанности по хранению различных бумажных дел.

Создание специального положения по правильному хранению дел

В этом случае есть удобное решение — отправить кадровые и другие дела в архив. Но перед этим необходима важная и кропотливая процедура по созданию специального положения по их правильному хранению. Если вы столкнулись с такой ситуацией, наша компания поможет вам быстрее и эффективнее обеспечить процедуру передачи бумаг в архив.

Наши услуги обеспечат правильное архивирование

Мы осуществляем профессиональную разработку положений об архивах организаций. Это позволяет освободить офисное пространство от накопившихся бумаг и воспользоваться возможностью архивирования, соблюдая законодательные нормы. Они подразумевают создание положения по установленному стандарту, которое должно содержать ряд важных пунктов, обуславливающих правильное архивирование бумаг.

Обычно вместе с этой процедурой требуется также разработка положений ЦЭК и ЭК.

Это целый комплекс организационных мероприятий, которые регламентируют создание на предприятий специальных комиссий для экспертизы документации. Это значительно затрудняет выполнение задачи с целью архивирования документов, поскольку требует знания схемы процедуры и особенностей ее реализации на определенном предприятии.

Учесть все требования к правильному оформлению положений

Как правило, рядовые сотрудники из штата организации впервые сталкиваются с подобными нормативами и могут не учесть всех требований к правильному оформлению положений. Положения об архивах должны содержать ряд пунктов об организации работа архива, его составе, задачах и правах. А при создании положения ЦЭК необходимо предварительное подписание определенного приказа руководителем. Поэтому все эти нюансы могут вызвать затруднения у персонала, который никогда не занимался подобным документооборотом.

Доверьте разработку положений профессионалам

Мы помогаем нашим клиентам в сжатые сроки разработать положения и отправить документы в архив, избежав при этом опасных ошибок. Доверяя нам эту работу, вы можете быть уверены в том, что этот процесс будет завершен быстро, компетентно и конфиденциально. Для этого у нас работают специалисты с опытом обслуживания государственных и коммерческих организаций во всех отраслях. Это позволяет предоставлять нашим клиентам положения, полностью соответствующие общепринятым нормам оформления такой документации.

Чтобы дополнительно проконсультироваться или оставить заявку на обслуживание, позвоните нам по телефону: 8(495) 227-04-94

Любая предпринимательская деятельность связана с подписанием и хранением договоров и прочих документов. Особенной популярностью такое хранение пользуется среди производственных предприятий и компаний, предоставляющих различного рода услуги. Каждый договор, который заключается между двумя фирмами, играет очень важную юридическую и экономическую роль, также этого рода документы крайне важны для бухгалтерии и финансистов. Почти на каждом среднем и крупном предприятии возникает вопрос: где хранить договоры и прочие документы, как их систематизировать и учитывать, нужно ли создавать специальный архив?

Создание и ведение электронного реестра документов – непростая задача 

Для решения этой проблемы в наши дни часто применяются компьютерные программы, с помощью которых можно регистрировать, согласовывать и хранить документацию в электронном виде. Эта программа называется реестром документов и договоров. 
Наша компания archiv-s.ru оказывает услуги по внедрению в делопроизводство электронный реестр договоров и документов, настраивает процесс перенесения документации с бумажного носителя в электронный резерв, тем самым, заметно упрощая «жизнь» предприятия.

Плюсы обращения в нашу компанию для создания и ведения единого электронного реестра

Благодаря созданному нами электронному реестру договоров, вы сможете значительно упростить такие процедуры, как подготовка и согласование документов вне зависимости от их местонахождения. Установленная нами программа дает возможность свободного доступа к следующей информации:

• К реквизитам договоров и документов – их номерам и адресам, где они были составлены и заключены.
• К условиям оплаты.
• К наименованиям контрагентов;
• К точным срокам действия документов и договоров.
• К предметам договоров, которыми могут являться: услуги или товары, объекты продажи или площади, сдаваемые в аренду.
• К срокам и формам платежей.

Большой опыт работы в данной сфере

Наша компания имеет большой опыт работы в данной сфере и гарантирует максимально качественное оказание услуг и 100%-е исполнение взятых на себя обязательств.

Разработка уникального реестра документов и договоров

Нашими программистами будет разработан для вашей организации уникальный реестр документов и договоров, программа будет установлена на все компьютеры предприятия, мы ограничим или, наоборот, откроем доступ к информации для тех или иных сотрудников. 
Удобство программы «Единый электронный реестр»

Удобство программы

Удобство устанавливаемой нами программы заключается в ее многофункциональности. К примеру, программа может вовремя посылать вам сообщение с напоминанием о просроченных датах платежей и о сроках, в рамках которых действуют договоры.

Электронный реестр договоров

Электронный реестр договоров – отличная возможность упорядочить и систематизировать документооборот компании, не привлекая для этой работы дополнительную штатную единицу. Реестр архива формируется за счет не удаленных исполненных договоров, которые остаются в базе данных.

Наша компания оказывает услугу упорядочивания личных дел (нарядов) сотрудников каких бы то ни было компаний, предприятий, учреждений. Личное дело непременно заводится на каждого работника вне зависимости от должности человека и ведётся на протяжении всего времени, пока физическое лицо занимает пост. Оформление нарядов осуществляется согласно требованиям, прописанным в законодательстве.

Цель упорядочивания личных дел

Упорядочивания личных дел (нарядов) позволяет собирать и структурировать всю информацию о сотруднике, а также получать быстрый доступ к ней по мере необходимости. Сделать запрос в архив может и директор компании, и представитель отдела кадров, и правоохранительные органы, т.е. любое уполномоченное лицо. Сам сотрудник при этом не обязан быть в курсе происходящего.

Работа по упорядочиванию личных дел

Упорядочивания личных дел (нарядов) — работа хлопотная, кропотливая и очень ответственная. Мало того, что компании вынуждены подбирать подходящий квалифицированный персонал, ещё и приходится заботиться о сохранности данных. Следующая сложность состоит в том, что для архивов необходима немалая площадь, оборудованная по правилам. Год за годом личные дела в хранилищах только накапливаются, т.к. наряды хранятся более 70 лет.

Папка «личное дело»

В папку «личное дело» в обязательном порядке попадают заявления сотрудников о приёме на работу или увольнении с должности, медкарточки, договоры, лицевые счета и многое другое. Чем больше работников в фирме или на предприятии — тем больше места необходимо отводить под папки.

Услуга по упорядочиванию личных дел

Для того, чтобы снять с себя лишние хлопоты, многие компании давно заказывают услугу упорядочивания личных дел (нарядов) со стороны специалистов. Мы готовы взять на себя все обязательства, связанные с упорядочиванием, хранением, проверкой, сортировкой документов и своевременным их уничтожением.

Техническая обработка нарядов

Техническая обработка нарядов позволяет пронумеровать и систематизировать архивы, а также вносить информацию о документах в компьютерную базу. Достаточно сделать запрос на получение данных о сотруднике или какой-либо справки, как работник «Архивного сервиса» быстро найдёт то, что необходимо, а затем аккуратно вернёт на место.

Научная обработка документов и проведение экспертизы ценности

Помимо этого, упорядочивание личных дел (нарядов) может включать в себя научную обработку документов и проведение так называемой экспертизы ценности. Представители нашей компании грамотно делают описи, составляют отчёты, выполняют прошивку протоколов, оформляют папки, а также выполняют с десяток иных рутинных, но очень важных задач. Мы вовремя вносим все изменения в личные дела и отвечаем за каждый документ лично.

Для того, чтобы проконсультироваться по вопросу упорядочивания личных дел (нарядов) или заказать услугу, звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94.

Ведение архива — непростая задача, которая предполагает множество нюансов, а также большую ответственность. Архивирование документов должно происходить в установленном законодательством порядке.

Передача дел в архив

Любые манипуляции в архивном делопроизводстве должны выполняться в строгом соответствии с установленными нормами действующего законодательства. При передаче дел в архив необходимо производить обязательную опись всех передаваемых документов. Составляется акт приема-передачи архива, прием дел в архив ведется в строгом порядке. Все эти процессы отнимают немалое количество времени. Кроме того, для организации архива, обеспечения его работоспособности компания вынуждена нести немалые затраты. Одна из статей расходов — наем штатного архивариуса.

Как оптимизировать затраты на передачу дел в архив?

Вы можете самостоятельно организовать архив, изучив все положения законодательства по этому вопросу, нанять специалистов по архивным делам, отвести для архива отдельное помещение или приобрести серверы для хранения электронного архива. Однако это отнимет немало времени и средств. При этом нет гарантии, что все выполняемые процедуры архивирования документов будут выполнены в строгом соответствии с законодательством.

Доверить прием дел в архив специалистам

Но можете поступить проще: доверить прием дел в архив специалистам в этой области. Профессионалы, на протяжении многих лет работающие с архивами, способны грамотно организовать хранение дел, составить акт приема-передачи архива в соответствующем законодательству порядке. Это избавит вас от ненужных забот. Вы будете уверены, что все ваши документы в полной сохранности, а порядок приема дел в архив, их хранение и уничтожение выполняются в соответствии с законом.

Лучший помощник в ведении архива

Мы не один год работаем в области ведения архива и архивации документов для компаний разного калибра. Наши сотрудники обладают полными знаниями законодательства по этому вопросу, и готовы обеспечить полноценное соблюдение всех действующих норм. Мы грамотно составляем акт приема-передачи архива, прием дел в архив, а также обеспечиваем соблюдение сроков хранения всех видов документации.

Создание электронного архива

Наша компания также предлагает создание электронного архива. Это возможность исключить необходимость хранения документов и дел в бумажном виде, значительно сократить расходы на организацию архива, ускорить поиск нужных документов, когда они необходимы.

Обращаясь за услугами к нам

Обращаясь за услугами к нам, вы отдаете предпочтение профессионалам своего дела, которые смогут обеспечить грамотное хранение документов. Вы также снимаете с себя все заботы по вопросам архивного хранения документации.

Большинство архивов хранятся десятилетиями, пока не выйдет положенный срок, после чего папки отправятся на уничтожение. Для того, чтобы документы не теряли вид, были в полном порядке как внешне, так и по содержанию, специалисты ООО «Архивный сервис» делают профессиональный переплёт с реставрацией, восстанавливая даже самые запущенные материалы.

Переплёт с реставрацией выполняется согласно определённым требованиям.

Прежде всего, обработке подлежат ведомости, личные дела сотрудников, договора, различные финансовые отчётности. Папки сшиваются специалистами вручную, проклеиваются, подписываются, шифруются.

Прошивка книг

Для того, чтоб архивы не распадались, а также были собраны по схожести содержания, папки подшиваются в большие книги с жёсткой обложкой из картона. Так называемые блоки, скреплённые шёлковыми нитями, дополнительно оклеиваются прочным материалом.

Преимущества прошивки

Заказав один раз переплёт с реставрацией, можно быть уверенным в том, что ваши архивы будут выглядеть аккуратно даже спустя десятилетия. Кроме того, с прошитыми файлами — очень легко работать. Взяв в руки тяжёлую книгу, можно листать папки так же, как страницы, а затем, найдя нужное вложение, уже осуществлять поиск конкретной справки, договора, документа.

Снятие ксерокопии

Так как переплёт с реставрацией выполняется согласно определённым требованиям, даже ксерокопию с документа можно снять в считанные секунды, не выронив остальных документов их тяжёлого архива.

Заказ переплета с реставрацией

Обычно переплёт с реставрацией заказывается действующими фирмами, предприятиями, учреждениями, однако и при закрытии компании также не обойтись без этой услуги.

Архивный переплет

В том случае, если организация сворачивает свою деятельность, все документы отправляются на архивный переплёт, а затем сдаются на государственное хранение. Логично, что такие папки также оформляются согласно стандартам, установленным законодательством. Специалистам «Архивного сервиса» прекрасно известны все правила, поэтому проблем с хранением документов у вас не будет.

Услуга по переплету с реставрацией

Упорядочивание бумаг позволяет добиться более быстрой и удобной работы с документами, в разы сокращает площадь, отведённую под хранение данных. Решив заказать переплёт с реставрацией у профессионалов нашей компании, вы не только решите вопрос оптимизации пространства, но и добьётесь идеального порядка в документах и полной сохранности информации.

Для заказа переплёта с реставрацией звоните по телефону: 8 (495) 227-04-94.

Ведение архива — процесс непростой и трудоёмкий, он требует не только знания нормативно-правовых актов, но и компетентного подхода, особых навыков. И они есть у наших специалистов.

Профессиональное управление архивом

Профессиональное управление архивом позволяет навести полный порядок в документации, а значит — расставить приоритеты на будущее и определить наиболее значимые участки текущей работы. Доверяя управление архивом нам, вы можете быть уверены, что необходимые меры по обеспечению сохранности документов будут предприняты своевременно, и доступ к ним для сотрудников компании будет простым.

Заказав услуги по управлению и ведению архива, вы:

• обеспечиваете систематизацию всех документов;
• предупреждаете нарушения в хранении;
• своевременно избавляетесь от утративших значение бумаг.

Команда наших сотрудников в сжатые сроки проведёт систематизацию всех дел, обеспечит правильное хранение архивных документов в соответствии с нормативными актами.

Создание базы с электронными копиями

Наши специалисты умело применят современные цифровые технологии, создадут базу с электронными копиями:

• отсканируют уже имеющиеся документы
• внедрят программное обеспечение
• для тех сотрудников вашей компании, которым будет необходим оперативный доступ к электронной базе, проведут обучающий семинар.

Звоните. Менеджер-консультант ответит на интересующие вас вопросы, подробно расскажет об услугах, поможет сформулировать область задач. Мы ждём вашего звонка.

С развитием новых технологий и компьютеризацией делопроизводства использование электронных документов становится неотъемлемой частью рабочего процесса. Их создание позволяет обеспечить высокую сохранность информации и значительно облегчить труд сотрудников организации.

Порядок учета и комплектования архива электронными документами.

Порядок учета и комплектования архивов электронными документами определяется регламентом отраслевого законодательства и требует грамотного подхода на всех этапах данной процедуры. Выполнить столь трудоемкую работу способны только профессионалы своего дела, какими являются наши специалисты. В чем заключается процедура комплектования архивов электронными документами? Цель комплектования архивов электронными документами состоит в полной концентрации в хранилищах профильной документации, которая образуется в процессе деятельности компаний и предприятий.

Процедура проводится согласно российским стандартам и включает в себя несколько этапов:

• Экспертиза ценности электронных документов с учетом их содержания, степени сохранности, происхождения, а также возможности длительного хранения.
• Сохранение информации в специальном формате архивного хранения и резервное копирование на оптические диски.
• Проверка и составление сопроводительной документации.
• Передача в архив.

Преимущества сотрудничества с нашей компанией:

Процесс комплектования архивов электронными документами – задача не из легких. Он требует от работника не только внимания и повышенной ответственности, но и глубоких знаний архивного законодательства РФ. Попытка некоторых руководителей возложить эту процедуру на плечи собственных сотрудников нередко приводит к необоснованным трудозатратам и не всегда заканчивается достижением конечной цели. Хотите избежать простоев на работе и исключить вероятность финансовых убытков? Добро пожаловать к нам! Профессиональные услуги по проведению архивных работ Наша компания предлагает профессиональные услуги по проведению архивных работ и гарантирует индивидуальный подход к каждому клиенту. Наши специалисты обладают богатым опытом в работе с документацией, хорошо знакомы с нормативно-правовыми актами и рекомендациями по комплектованию архивов электронными документами. Все этапы данной процедуры будут реализованы нами в короткие сроки и с безупречным качеством. Заинтересованы? Тогда звоните уже сейчас!

Передача договоров в архив, равно как и приказов производится в соответствии с архивным законодательством. Регулируют такие процедуры как сдача приказов в архив Федеральный Закон 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а также ряд подзаконных нормативных актов.

Сдача в архивную службу договоров и приказов

На первый взгляд сдача договоров в архив или других документов – приказов, например – не является сложной процедурой. При наличии четкой и ясной номенклатуры дел и выделенного под архив помещения достаточно просто ввести график сдачи документов из отделов и структурных подразделений в корпоративный архив. Но – на практике многие организации испытывают трудности со сдачей в архивную службу договоров и приказов.

Хуже всего то, что последствия ошибок при организации передачи договоров и приказов в архив проявляют себя далеко не сразу.

Сдача приказов в архив и типовые ошибки

Перечень типовых ошибок, возникающих, когда организуется передача приказов в архив, возглавляет неправильное оформление передачи документов. Опись, обязательная к составлению при организации передачи, заполняется некорректно. Кроме того неправильно формируются дела, оформляются подшивки с документами. неправильно рассчитываются сроки хранения документов в отделах (в результате, как правило, нет проведенной экспертизы ценности документов). Аналогичны и ошибки, которые возникают, если в организации своими силами проводится передача договоров в архив.

Последствия ошибок

Мы уже говорили, что последствия ошибок неправильно организованной передачи договоров и приказов в архив проявляются далеко не сразу. И тем не менее они весьма критичны:

• затрудняется поиск нужных документов;
• договоры и приказы, которые должны находиться в архиве отделов и подразделений, пропадают;
• теряется часть документов из-за неправильно оформленной описи.

Передача договоров и приказов в архив

Передача приказов и договоров в архив в электронной форме оказывается процедурой более простой – в том смысле, что нет нужды выделять время на организацию движения документов от отделов в архив. Но проблемы при организации передачи остаются: по-прежнему не проведенная экспертиза ценности или неверное распределение документов по тематикам, отсутствие выходных данных и индексирования приводят к ошибкам.

Как избежать ошибок

Оптимальный вариант, который позволит избежать сложностей в организации передачи приказов в архив, а также договоров и иных документов – заключение договора на архивные услуги со специализированной компанией. Такой как наша компания.

Мы поможем любой организации

Мы поможем любой организации – независимо от формы собственности и рода деятельности – в обеспечении передачи договоров в архив, приказов и иной документации, проведем экспертизу ценности документов, установим сроки хранения приказов и договоров и составим опись в полном соответствии с архивным законодательством РФ.