Рубрика: Статьи

Один из самых распространенных вопросов от индивидуальных предпринимателей является, чем отличается архив ИП от архива юридических лиц. Некоторые из них полагают, что обязательства по корректному комплектованию, использованию, учету и хранению документов, актуальные для юридических лиц, на ИП не распространяется. Ведь предприниматель – физическое лицо. Соответственно и спроса с него меньше.На самом деле это не так.

ИП обязаны также хранить  документы

По сути архив ИП отличается от архива юридических лиц только масштабом – обычно у предпринимателей меньше документов, чем у крупных фирм. Но и здесь есть исключения. В любом случае, ИП обязаны соблюдать те же требования к организации архива, что и юридические лица. В частности, учитывать сроки хранения конкретных документов, установленные законодательством.

Как и сколько хранить документы

Индивидуальные предприниматели, как и юридические лица, хранят документы временно или постоянно. Это зависит от требований, установленной к конкретной документации. Сроки временного хранения могут быть разными – от 1 года до 75 лет. Так, например, накладные и квитанции нужно хранить не менее 5 лет, а вот трудовые договора 50 лет

Учтите, что при хранении документов необходимо обеспечить их сохранность. Архивы ИП и юридических лиц должны быть оборудованы, в помещениях должна быть установлена система пожаротушения. При этом документацию защищают от воздействия ультрафиолета, поддерживают комфортную температуру воздуха в районе 19 С при влажности воздуха порядка 50%. Если организовать такое хранение самостоятельно сложно, то можно заключить договор с аутсорсинговой компанией или перейти на электронный документооборот. Однако если документы изначально были созданы на бумаге, то просто оцифровать и уничтожить их нельзя.
Помните, что вы всегда можете обратиться к нам за профессиональной консультацией по вопросам организации архива,– мы будем рады помочь.

Все ли документы можно  автоматически обработать? Или для бумажных версий всё же придётся оставить стеллаж-другой для обработке их в ручном режиме? Исчезнут ли бюрократические хлопоты при поступлении «первички», если полностью автоматизировать обработку документов?

Давайте разбираться

Современные технологии позволяют внести в электронный архив фактически всё. . Существует даже планетарный сканер, который легко справится с нерасшиваемыми брошюрами и бумагами больших размеров – планами, схемами, чертежами. Если автоматизировать обработку документов, бизнес-процессы пойдут быстрее, у сотрудников высвободится время и творческая энергия. Легче будет и с вновь поступающими данными – когда система уже создана и работает, алгоритм внесения нового предельно прост. Несколько движений компьютерной мышью – и обработка завершена. Но все это хорошо работает для типовых документов и одинаковых форм

А на практике

Справедливости ради скажем: даже если автоматизировать обработку документов, их составление и хранение, то некоторые бумаги всё же придётся оставить и обрабатывать в ручном режиме.  Например входящие   акты приемки услуг или работ  где вид документов один а формы могут быть разные .

Как видим, автоматизировать обработку документов и их хранение – означает избавиться от массы хлопот. Электронный архив гарантирует постепенный рост производительности труда и снижение затрат. А число безвозвратно утерянных документов и «головной боли» уменьшается, но при этом полностью автоматизировать обработку нельзя.

По закону руководитель фирмы должен в случае введения в отношении компании процедуры банкротства передать документы конкурсному управляющему в течение определенного срока. При этом важно правильно составить опись и максимально конкретизировать ее.

К чему могут привести ошибки

Игнорирование обязательств по передаче документов конкурсного управляющему может дать суду основания подозревать руководителя компании в сокрытии информации об имуществе фирмы, подлежащем передаче в конкурсную массу. В результате повышается риск привлечения к субсидиарной ответственности.
Обратите внимание: смена руководства компании не избавляет его от обязанности своевременно передать документы. Процедура неактуальна только в случае, если бумаги уже были изъяты государственными органами и службами – например, налоговой.

Как правильно при банкротстве передать документы арбитражному управляющему

Руководитель компании передает все документы, касающиеся деятельности фирмы. В частности, бухгалтерскую и иную отчетность, а также все печати и штампы. Это необходимо сделать в течение определенного срока с момента утверждения конкурсного управляющего.
На все передаваемые документы составляется внутренняя опись. Она должна быть максимально конкретизированной. Важно указать наименование и назначение документов,  номера, даты контрагенты, и прочие значимые сведения.

Доверьте опись и передачу документов нам

Предлагаем профессиональные услуги по подготовке документов для передачи конкурсному управляющему. Проводим инвентаризацию, составляем подробную опись, указываем все значимые сведения.

 3 причины для сотрудничества:

• обладаем колоссальным опытом;
• не нарушаем сроки;
• адекватные цены.

Наша компания располагает широким штатом сотрудников – архивистов, переплетчиков, операторов по работе с данными. Мы действуем в строгом соответствии с требованиями нормативов. Свяжитесь с нами, чтобы получить консультацию или заказать услугу.

После окончания делопроизводства по документам, имеющимся в организации, их передают на хранение в государственный или муниципальный архив. Существует порядок передачи документов на архивное хранение, установленный отраслевыми нормативными актами — Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими. Эксперты нашей компании знают и неукоснительно соблюдают этот порядок.

Экспертиза ценности

На этом этапе специалисты определяют ценность документов, необходимость и сроки их архивного хранения. Назначают экспертную комиссию, которая анализирует документы и оценивает их по нескольким критериям.

В соответствии с установленным порядком передачи документов бумаги компании, прошедшие экспертизу, направляют на комплектацию, не прошедшие — на оперативное уничтожение с обязательным составлением соответствующего акта.
Комплектация дел
Документы, которые прошли экспертизу ценности, комплектуют в дела, которые будут переданы в архив. Порядок передачи документов подразумевает выполнение на этом этапе нескольких действий.
Документы группируют по их признакам и объединяют в дела — помещают в мягкие картонные папки или защищают твёрдым переплётом. Дела подшивают на четыре прокола — этот способ обеспечивает сохранность документов. Листы в делах нумеруют арабскими цифрами.
Оформляют обложки дел, содержание которых описано в установленном порядке передачи документов. На обложках указывают номенклатуру (тома и порядковые номера дел), наименование организации, архивные шифры, сроки хранения, количество листов, при необходимости делают дополнительные отметки.
Составляют листы-заверители и внутренние описи каждого дела. Включают в них перечни документов, содержащихся в делах, описывают их физическое состояние.

Заключительный этап

На заключительном этапе передают сформированные дела на хранение в государственный или муниципальный архив. В обязательном порядке составляют и подписывают акт передачи дел на архивное хранение. Уполномоченный сотрудник архива проверяет соответствие акта фактическому содержанию переданных дел и подписывает документ со своей стороны.

Обратитесь в «Архивный Сервис», и вам не придётся изучать порядок передачи документов на архивное хранение. Все необходимые работы выполнят наши специалисты, а вы сэкономите ценное время и предотвратите возможные штрафные и другие санкции.

Какой документ можно назвать первичным? Может ли таким быть электронный файл? И что будет, если в «первичку» закрадётся ошибка? Сегодня мы поговорим об обработке первичных бухгалтерских документов.

Согласно закону, под определение «первичный» подпадает всё, что отражает хозяйственные операции. Это накладные, акты выполненных работ, банковские выписки, путевые листы, бухгалтерские справки. Первичный документ непременно заверяется подписью, а вот проставление печати на нём – не обязательно. И да, «первичкой» может считаться и электронный файл, при том условии, что он заверен цифровой подписью уполномоченного лица. В остальном требования к электронному документу – те же, что и к бумажному: указание реквизитов предприятия, описание хозяйственной операции, контрагента, даты и т.д.

Кто обрабатывает первичку

Бремя обработки первичных документов ложится на сотрудников. Они проверяют форму и содержание: присутствуют ли реквизиты фирмы, верно ли отражена хозяйственная операция, отвечает ли она текущему законодательству. Чтобы документ не был использован повторно, на него ставится особая отметка.

Проверяющие органы вправе запросить первичные документы по той или иной хозоперации, либо за целый период. В этом случае составляется реестр изъятых документов, а все сведения о проверке фиксируются.

За ошибки и неверную информацию, обнаруженную в «первичке», отвечают сотрудники, составлявшие документ. А вот за ведение бухучёта в целом – владелец компании. Именно ему предстоит отвечать перед законом, если проверка выявит неточности: перепутанные даты, отсутствие подписи уполномоченного лица и прочее. Человеческий фактор никто не отменял, поэтому лучший способ перестраховаться от неприятностей – доверить обработку первичных бухгалтерских документов профессионалам. Они дадут гарантии соблюдения действующих стандартов и примут на себя колоссальный пласт работы, освободив коллектив от рутины.

Наши клиенты избавлены от волнений, потери времени и сил. Мы полностью берём на себя обработку первичных бухгалтерских документов – их классификацию, кодировку, внесение в электронный архив и прочие операции. Силами наших профи вся деятельность фирмы отражена чётко и ясно.

Любая компания ежемесячно получает несколько тысяч почтовых отправлений – как бумажных, так и электронных. А ведь каждое из них нужно рассмотреть, классифицировать, доставить нужному сотруднику или направить на хранение. Порой на обработку почты уходит ¼ времени рабочего дня. Не самое рациональное распределение рабочего времени в 21 веке!

Решение задачи

Предлагаем современное и разумное решение этой проблемы – Digital Mailroom (оцифровку бумажной почты). Это система сортировки получаемых писем, их сканирования и перенаправления именно туда, где их ждут. Заказ отправится свободному менеджеру, претензия – в отдел работы с клиентами, выставленный счёт – в бухгалтерию, пришедшее резюме кандидата на должность – в отдел кадров и т.д. Невероятное удобство! При оцифровке бумажной почты используются все форматы, от Word до PDF.

Заказывая услугу Digital Mailroom, компания получает:

— существенную экономию времени. Фактически вся обработка и отсылка происходит автоматически – «умная система» распознаёт содержание письма и перенаправляет его в нужное подразделение;
— быстрое принятие решений. Поскольку актуальная информация доставляется мгновенно, паузы в бизнес-процессах сокращаются. А время, как известно, деньги. Так что преобразование «сырых» данных в полезные сведения – это ещё и рост доходов предприятия;
— более качественное обслуживание клиентов. Файл клиента (заказ, вопрос, отзыв) мгновенно поступает в отдел обслуживания. Консультанты быстро реагируют на запросы, что день за днём повышает лояльность клиентов;
— отслеживание каждого документа. При оцифровке бумажной почты получается не просто изображение, а файл с записью всех выполненных с ним действий. К примеру, документ поступил в бухгалтерию такого-то числа, в этот же день открыт таким-то сотрудником и перенаправлен в такой-то отдел;
— простота работы «на удалёнке». Как бы далеко ни находились сотрудники от главного офиса, они будут вовремя получать нужные сведения;
— снижение риска потерять данные – Digital Mailroom ведёт строгий учёт поступающей корреспонденции.

К вашим услугам –  наш опыт по оцифровке бумажной почты и её маршрутизации. Будьте уверены: важные данные окажутся в нужное время в нужном месте. Больше никакой потери времени, досадной путаницы и простоев в работе. Когда у вас на службе Digital Mailroom, всё просто и быстро.