Создание электронного архива – не самое простое мероприятие.

Электронный архив: проблемы создания

Необходимо правильно организовать сканирование, ввод данных и хранение электронных документов с удобной системой поиска и работы с ними. Сейчас, в период кризиса, особенно остро встает вопрос повышения эффективности деятельности предприятия. Создание электронного архива – путь инновационных компаний. После окончания кризиса, компании, задумавшиеся и создавшие электронный архив, будут иметь неоспоримые конкурентные преимущества. В этой статье мы разберемся с основными сложностями и проблемами, которые могут возникнуть при создании электронного архива своими силами. 

Создание электронного архива делится на несколько взаимосвязанных этапов.

Сканирование документов

Первый этап – это сканирование документов, то есть перевод бумажного архива компании в электронный вид. Перед началом сканирования следует провести экспертизу ценности документов, которая выявит, какие документы необходимо сканировать, а какие документы пойдут на уничтожение . Проблемы при сканировании возникают в двух случаях. Во-первых, какое-то количество документов может быть плохого качества (ветхие документы). Такие документы сканируются вручную, что естественно увеличивает время работы. Во-вторых, проблемой может стать обратной комплектование архива. Необходимо четкое взаимодействие операторов сканирования и архивариуса. Перед сканированием происходит расшивка документов, следовательно, после сканирования документы следует снова переплести и передать на хранение в надлежащем виде.

Создание базы данных

Второй этап включает в себя создание базы данных, в которой будет происходить поиск. Для удобства поиска необходимо выбрать реквизиты, по которым и будет производиться поиск (например, «дата», «тип документа», «имя», «номер» и т.д.). Далее программисты компании создают удобный интерфейс и саму базу данных.

Ввод данных

Третий этап – это ввод данных. Реквизиты карточки поиска должны быть заполнены, а отсканированные документы привязаны к своим реквизитам. Здесь мы и подошли к главной сложности создания электронного архива: людской ресурс. Ввод данных осуществляется только людьми. Системы распознавания текста находятся еще в зачаточном состоянии и не дают 100%-ного результата. Поэтому приходится ввод данных осуществлять операторам. Поскольку работа операторов при создании электронного архива довольно монотонная и скучная, неизбежны ошибки. Во избежание попаданий множества ошибок в конечный вариант электронного архива необходимо проводить верификацию, т.е. проверку введенных данных. Уже после проведения верификации документ может быть добавлен в электронный архив.   

Целесообразно воспользоваться услугами специалистов

Как видно, простая на первый взгляд идея создания электронного архива в процессе реализации обрастает большим количеством сложностей. Поэтому, для создания электронного архива целесообразно воспользоваться услугами сторонней архивной компании.

Специалисты «Архивный Сервис» обладают опытом создания электронных архивов любой сложности

Получить консультации, а также узнать любую интересующую Вас информацию по электронным архивам, Вы можете по телефону (495)-227-04-94 или е-mail: info@archiv-s.ru

Хотя мы очень быстро движемся к «безбумажному» миру, существует еще много документации, которая должна храниться в течение определённого времени. Традиционный ответ этой проблеме это передача на хранении документации в архив. Это становится надежным, эффективным и простым решением для хранения большого объема документации.

Условия для хранения

В дополнение к вашей собственной личной документации, много документов которые хранятся у Вас в офисе также требует определенных условий для хранения. Некоторые государственные и правовые акты, требуют хранение документации на весь срок действия Вашей организации. Хранение документации внутри может стать очень дорогим и неэффективным занятием. 

Сопутствующие услуги

• поиск;
• опись;
• доставка;
• уничтожение;
• архивирование;
• электронный архив.

Задачи внеофисного хранения документов? 

Нашей основной задачей при внеофисном хранение документов является оптимизация процессов приемки, обработки — это целый комплекс мероприятий посохранности документов. 

Наши преимущества

• Консультации по всем вопросам архивного дела и делопроизводства;
• Наличие необходимых площадей, оборудования и официальных разрешений, необходимых для ведения данного вида деятельности;
• Фиксированные тарифы;
• Возможность оперативного (в течение 24 часов) получения документов;
• Собственная архивная служба;
• Наличие средств контроля температуры.

 При приеме документов нам хранение мы составляем опись передаваемых документов, с указанием всех необходимых реквизитов для дальнейшего поиска документов.

Как рассчитать стоимость услуг внеофисного хранение документов? 

Вам просто нужно позвонить по телефону: (495) 227-04-94

Как известно, каждый документ имеет свой «срок хранения». И кадровые документы не исключение. При этом сроки хранения кадровых документов, в данном случае, имеют особое значение. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение, не знают точные сроки хранения кадровых документов.

Закон о хранении кадровых документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу . Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков хранения кадровых документов», установленных законодательством.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется кадровой документацией.

К кадровым документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате.
• личные дела

Определение сроков хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения кадровых документов. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Нормативно-правовые акты в отношении хранения кадровых документов 

Кроме того сроки хранения кадровых документов определяются не только перечнем. Другие законодательные акты также регулируют данный вопрос. Например, пункт 342 Перечня устанавливает, что трудовые книжки хранятся до востребования, а невостребованные — не менее 50 лет. Так же, требования к учету и хранению трудовых книжек установлены в пункте 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Хранить документы с соблюдением норм хранения

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.

Сканирование документов плотно вошло в нашу повседневную жизнь. Мы сканируем документы, чтобы отправить их по электронной почте, сканируем паспорт, чтобы поехать за границу. Современные студенты больше не переписывают лекции, а пользуются сканированием. Но в данной статье речь пойдет не о таком сканировании, а о сканировании больших массивов информации. Такое сканирование необходимо, как этап подготовки к созданию электронного архива организации. 

Сканирование документов и электронный архив

В любой организации с течением времени накапливается большое количество документов, которые необходимо хранить. Для уменьшения площади архива в офисе, некоторые компании пользуются услугой внеофисного хранения документов . Другие пытаются самостоятельно сканировать документы и создавать электронные архивы. 

Проблемы при сканировании больших массивов документов.

Рассмотрим, какие подводные камни поджидают вас при сканировании больших массивов документов.

Оборудование для сканирования

Необходимо правильно подобрать оборудование для сканирования. При этом нужно учитывать, что одним мощным сканером с автоподатчиком документов не обойтись. Всегда в архиве существуют сшитые и переплетенные документы, которые нельзя раскреплять, а также ветхие документы. Для сканирования массива этих документов необходим ручной сканер.

Неправильно организовать сканирование

При сканировании большого массива документов очень важно следить за обратным комплектованием архива. Если неправильно организовать сканирование, многие архивные документы могут быть утеряны. Такой поворот событий будет очень нежелателен, например, при создании электронного архива кадровой документации, ведь архив некоторых кадровых документов должен храниться в организации до 75 лет (Сроки хранения документов определены ст. ст. 16 — 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»)

Обучение сканированию персонала

Необходимо обучить сканированию персонал. Люди, выполняющие сканирование, должны быть внимательны, усердны и исполнительны. Сканирование документов не очень быстрый процесс, поэтому необходимо также позаботиться о надлежащем помещении для проведения архивных работ.

Провести экспертизу ценности документов после сканирования

После сканирования документов (или во время сканирования) стоит провести экспертизу ценности документов, чтобы узнать, какие документы после сканирования можно будет уничтожить (способам и правилам уничтожение документов будет посвящена отдельная статья)

Услуги по сканированию документов

ООО «Архивный Сервис» предлагает услуги по  сканированию, копированию документов, изображений, архивов, текстов. Современные технологии позволили нам упростить сканирование и копирование  в несколько раз. Мы используем высокоскоростные сканеры, копировальные машины и современные программы сетевого распознавания текста. Это в свою очередь позволяет незамедлительно получать электронную версию Ваших документов.

 Экономия при обращение к нам

Сканирование формата А4 происходит за 5 секунд! Но мы экономим не только Ваше время, но и  Ваши деньги. Так как стоимость потокового сканирования стоит  значительно дешевле, чем сканировать документы вручную.  ООО «Архивный сервис» гарантирует качественные работы по сканированию и копированию документов.

Деятельность организации  связана с созданием огромного количества бумажных документов, которые необходимо обрабатывать и хранить. Последние виды работ не являются бизнес-образующими, поэтому их вполне можно доверить профессиональным архивным компаниям, предлагающим услуги депозитарного хранения документов.

Возможности депозитарного хранения 

Депозитарное хранение документов — хранение в архиве архивных документов  на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Проблемы хранения документов

В бухгалтерии всегда скапливаются горы документов, которые необходимо где-то хранить. Какое же количество шкафов, стеллажей, и какого размера помещение вам потребуется в ближайшем будущем? Выход из этого положения — депозитарное хранение документов.

Преимущества депозитарное хранение документов

Депозитарное хранение архивных документов подразумевает обеспечение рационального размещения, сохранности документов в архивохранилище — специально оборудованном помещении для хранения архивных документов. В архивохранилище соблюдается режим хранения архивных документов — это совокупность температурных влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых для обеспечения сохранности документов.

Экономия затрат на собственное хранилище

Кроме того услуги по депозитарному хранению являются гораздо менее затратными, по сравнению с организацией своего собственного склада для хранения документов. Необходимо учитывать, что организации, занимающиеся депозитарным хранением документов, предоставляют дополнительно широкий спектр архивных услуг, которыми при необходимости так же можно воспользоваться, не прибегая к помощи других организаций.

Архивохранилище

Территория архивохранилищ круглосуточно охраняется. В работе используется специальное программное обеспечение, которое позволяет быстро находить именно ваши документы. Архивохранилища имеют безупречное техническое оснащение, которое варьируется в зависимости от погоды и времени года. Помещения в обязательном порядке снабжены системами сигнализации и автоматического пожаротушения. При хранении документов гарантируется соблюдение конфиденциальности хранения ваших документов. Это является неотъемлемой частью служебных обязанностей и профессиональной этики.

Оценка преимуществ депозитарного хранения

Воспользовавшись депозитарным хранением Вы, непременно, оцените все его преимущества, это действительно удобно, надежно и безопасно. Ваши документы могут успешно пребывать вне вашего офиса, вы в любой момент можете забрать их оттуда, для этого существует служба доставки, или проводить необходимые работы с документами в специально отведенном помещении на территории архивохранилища.

По законодательству Российской Федерации предприятия обязаны хранить бухгалтерские документы. Для некоторых документов этот срок совсем небольшой (первичная документация), а другие документы, например, по личному составу должны храниться 75 лет. Чтобы документы не приходили в негодность, осуществляется архивный переплет. Переплет бухгалтерских документов  не только увеличивает надежность хранения документов, но и максимизирует возможности их поиска в архиве. 

Переплет бухгалтерских документов позволяет:  

• Сэкономить место в архиве
• Сократить до минимума время поиска нужного документа
• Структурировать бухгалтерскую документацию
• Хранить документы без боязни их порчи и утери ценной информации

Требования к качественного переплета бухгалтерских документов 

Для качественного переплета бухгалтерских документов необходим навык и хорошее оборудование. Также немыслим переплет бухгалтерских документов без соответствующих материалов: переплетного картона и др. Стоимость переплета документов, как правило, не очень высока, поэтому имеет смысл обращаться в архивную компанию. Даже, если Вы запланировали произвести переплет Ваших бухгалтерских документов собственными силами – проконсультируйтесь с архивариусом. Специалисты ООО «Архивный Сервис» с радостью ответят на любые Ваши вопросы, связанные с переплетом бухгалтерских документов. 

Сложности переплета бухгалтерских документов:

• Нельзя менять порядок документов
• Возможен только ручной переплет
• Большое количество неструктурированной документации

Необходимость переплета

Существуют ситуации, когда переплет бухгалтерских документов не только полезен, но и необходим. Например, при ликвидации предприятия. В этом случае документы должны быть переданы в архив. Для того, чтобы избежать проблем с архивными работниками, следует провести процедуру переплета бухгалтерских документов в соответствии со стандартами Росархива. Также переплет бухгалтерских документов будет затребован при запросе судебных, исполнительных и других административных органов власти.

Памятка заказчику

Что необходимо помнить при заказе услуги переплета бухгалтерских документов? Во-первых, переплет бухгалтерских документов производится на территории Заказчика, следовательно, необходимо будет предоставить рабочую площадь. Во-вторых, перед переплетом документов необходимо четкое понимание целей: необходима ли просто брошюровка и сшивка документов или полная архивная обработка с составлениями архивных описей.

Подводя итоги, отметим, что переплет бухгалтерских документов экономит Ваше время, а также позволяет структурировать большие объемы информации.

Каждая организация располагает информацией, которая требует утилизации документов, эту информацию содержащих. Редко какое-то предприятие имеет возможность отказаться от конфиденциальных данных. Клиентские списки, прайс-листы, статистика продаж, проекты, предложения и деловая переписка, и даже служебные записки, содержащие информацию о деятельности – все это может интересовать конкурентов. Часто предприятию вверена информация, которая не должна быть разглашена. Сотрудники же этого предприятия и его клиенты имеют законное право требовать, чтобы эта информация была защищена.

Проблемы при неправильном уничтожении документов 

Без надлежащей процедуры уничтожения документов эта информация попадает в мусор, где становится легко и на законных основаниях доступна кому угодно. Не редко именно мусор используется в бизнес-шпионаже как наиболее доступный источник частной информации и данных о конкурентах. Более того, любое учреждение, которое избавляется от информации, не прибегая к утилизации документов, подвергает себя риску гражданского и уголовного преследования, не говоря уже о больших убытках в бизнесе.

Накопленные бумаги должны подвергаться процедуре утилизации документов регулярно. 

  Период времени, в течение которого должны храниться бумаги, определяется их ценностью для бизнеса, а также действующим законодательством. По истечении этого срока, и не позже, должна производиться утилизация документов. При невыполнении условия регулярного уничтожения документов компания может быть заподозрена в неправомерных действиях, что будет негативно истолковано в случае судебного разбирательства или аудита.

Приемлемый способ отказаться от хранения документов 

С точки зрения управления рисками, единственным приемлемым способом отказаться от хранения документов, которые не предполагается больше использовать, является утилизация документов. Запротоколированные точные данные о том, что данные уничтожены, — это наиболее разумная и адекватная с правовой точки зрения мера предосторожности.

Утилизация документов как защита конфиденциальности

Бумаги, ежедневно накапливающиеся и выбрасываемые сотрудниками компании, должны быть надежно защищены. Без утилизации этих документов конкуренты без труда получат подробную информацию о текущей деятельности предприятия. Во многих фирмах опасаются, что некоторые их деловые записи могут быть позже использованы им во вред. Таким образом, сбор и утилизация документов – единственный возможный способ минимизировать подобные риски.

В любой организации после нескольких лет работы накапливается огромное количество различной документации. Это и первичные документы, и бухгалтерские документы, документы кадрового делопроизводства и другая архивная документация. У многих из этих документов уже истекли сроки хранения, и они требуют списания и последующего уничтожения. Позволить себе держать в штате архивариуса могут немногие компании.

Работа по списанию документов

Слежение за списанием документов с истекшими сроками хранения ложится на плечи руководителей подразделений, бухгалтеров и других сотрудников, у которых хватает и своей профильной работы. Поэтому целесообразно примерно раз в год прибегать к услугам архивных компаний, специализирующихся на списании документов и последующем конфиденциальном уничтожении документов . 

Почему важно вовремя проводить списание:

• меньше дорогостоящей офисной площади занимает архив;
• легче найти необходимую документацию, т.к. количество документов с каждым годом не возрастает;
• после списания документов происходит их конфиденциальное уничтожение на промышленных шредерах.

Экспертиза ценности документов

В ходе экспертизы выявляются документы с истекшими сроками хранения для списания и уничтожения, а также формируется архив документов, которые нужно хранить более долгое время. Например, некоторые кадровые документы должны храниться 75 лет. Как правило, под списание документов попадает первичная бухгалтерская документация. В соответствие с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» эти документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет. После окончания сроков хранения документов эти бухгалтерские документы подвергаются процедуре шредирования.

Выгода от списания документов

Многие руководители организаций склонны недооценивать важность списания документов. Но, если подойти к вопросу математически станет ясно, что раз в год обратиться в архивную компанию и уничтожить накопившиеся документы будет гораздо выгоднее, чем хранить, по сути дела, макулатуру у себя в офисе. Сейчас, в непростые кризисные времена, очень важно оптимизировать работу компании. Списание документов с последующим их уничтожением позволяет сократить затраты на хранение ненужных документов. Кроме того, после списания документов упрощается поиск более необходимых документов. 

Порядок списания документов следующий

В первую очередь  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению, т.е. те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется акт об уничтожении документов не подлежащих хранению.

Уничтожение документов

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.

Документы к архивному хранению нужно готовить. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов. Однако подготовка документов к архивному хранению освещена не так обширно. В этой статье мы попытаемся по возможности устранить эти пробелы.

Экспертиза ценности документов

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия. На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы. 

Хранение документов в офисе

В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а  наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.

Сдача документов на внеофисное хранение

Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются. 

Создание электронного архива

Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере. Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

Архивы России

В сегодняшней публикации мы бы хотели затронуть тему Федеральных архивов России. Надеемся, что наша краткая справочная информация на тему: Федеральные архивы России поможет Вам отыскать необходимые хранящиеся документы .

1. Федеральная Архивная Служба России с 2004 года Федеральное Архивное Агентство (Росархив) 
Телефон: +7 (495) 606-35-31
2. Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ):
Телефон: (495) 245-12-82
3. Российский государственный архив древних актов (РГАДА):
Телефон: (495) 245-83-23, 
4. Российский государственный исторический архив (РГИА):
Телефон: (812) 311-09-26, 315-54-35.
5. Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА):
Телефон: 261-20-70, 
6. Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ):
Телефон: (812) 312-11-37,
7. Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ):
Телефон: 159-75-13.
8. Российский государственный военный архив (РГВА):
адрес: 125212, г.Москва, ул.Адмирала Макарова, 29.
тел.: (095) 159-80-91, читальный зал 159-85-23.
9. Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД):
Телефон: 335-00-95
10. Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД):
Телефон: 261-13-00
11. Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ):
Телефон: 229-97-26.
12. Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ):
Телефон: 299-52-17, 
13. Центр хранения документов молодежных организаций (ЦХДМО):
Телефон: 921-42-45. 
14. Архив внешней политики Российской империи:
Телефон: 236-52-01. 
15. Государственный музей истории религии:
Телефон: (812) 312-35-86.
16. Российский государственный архив экономики (РГАЭ):
Телефон: 245-26-64, 
17. Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ):
Телефон:: (4232) 41-21-29.