Автор: konst_archiv_s

Передача документов в архив на хранение проводится с соблюдением процедуры, независимо от того, речь о государственном или ином архиве. Процедура разделена на три подготовительных этапа: экспертиза и отбор, подготовка, составление описи. Если архивариус обнаружит нарушения, документы не примут, поэтому проще и быстрее не заниматься подготовкой внутри компании, а передать эта на аутсорсинг нам.

Основной вопрос

Как проводятся экспертиза и подготовка документов для передачи на архивное хранение?

Подготовка документов — это действия, направленные на обеспечение сохранности носителей в течение всего срока хранения. Так как сроки определяют соответствующие законодательные акты, существуют некоторые нормативы и в вопросах подготовки. Так, архивируемые дела нумеруют, сшивают без применения металлических скрепок и люверсов, составляют обложку с указанием на ней в форменной карточке важных данных и идентификаторов.

Экспертизу, отбор передаваемых, обработку документов для передачи в архив проводит штатный или нанятый специально для этого архивист. Суть процедуры заключается в том, чтобы правильно установить сроки хранения и актуальность бумаг и электронных фактов, приравненных к ним.

Как и для чего составляют опись

Описи архивных документов составляют в нескольких экземплярах. В нее вносят данные о документах, владельце, сроках хранения с указанием ссылок на источники ограничений.

Опись составляют для того, чтобы была возможность в любой момент уточнить местонахождение того или иного документа, а также определить дату его архивирования и оставшийся срок хранения. Проверять то, где находится документ, могут контрольные органы. Если какой-то бумаги не окажется в наличии и в архиве, могут наложить штрафные санкции. Ведение документооборота с соблюдением всех норм и должной тщательностью помогает избежать штрафов и пристального внимания со стороны проверяющих.

Как упростить процесс передачи документов на архивное хранение

Обработка документов для передачи в архив — экспертиза, отбор, подготовка — не быстрый процесс. Поэтому зачастую бизнесу выгоднее нанимать для него сторонних специалистов.

Мы  оказываем полный цикл услуг по передаче документов в архив с соблюдением все этапов процедуры и составлением детального отчета о проделанной работе для заказчика. Это проще и удобнее: не нужно отвлекать штатных сотрудников от работы, понятна стоимость и сроки каждого этапа, вы получаете уверенность, что специалисты должной квалификации сделают все правильно и архив, в том числе государственный, примет все с первого раза — не потребуются доработки описей и пр.

Цифровизация документов дает немало преимуществ в работе. Большие архивы хранятся в нужном месте и всегда удобны для быстрого поиска и работы. Существует также ряд требований от определенных организаций о подаче документации в электронном виде. Таким образом, сканирование документов для подачи ФНС — не только важный процесс оптимизации работы, но и требование к документообороту.

Требования к сканированию

Для подачи документов в ФНС в сканированном виде необходимо учитывать ряд требований и правил:

• текст должен быть хорошо читаем и не размыт;
• разрешение 150 DPI или 300 DPI ;
• формат сканирования — PDF и TIFF;
• черно-белые фотографии сканируются в режиме 8-bit Grayscale;
• цветные фото и изображения сканируются в разрешении 150 DPI или 300 DPI в режиме RGB;
• если документ располагается на нескольких страницах, он сканируется в многостраничном режиме TIFF.

Для корректного открытия отсканированных документов не должны появляться всплывающие окна, также стоит помнить о том, что они должны открываться на стандартных платформах операционных систем.

Если документ состоит из одного листа, его можно сканировать в разрешении JPEG.

Каждый документ сохраняется под своим определенным номером и названием. Это удобно для поиска необходимых файлов и правильной отправки.

Стоимость услуги

Некоторые документы требуют выставление специального режима в процессе сканирование, особенно если текст рукописный, блекло выглядит на бумаге. Эти нюансы учитываются при формировании стоимости услуги. В цену сканирования документов для подачи ФНС входят:

• количество страниц;
• состояние документа (необходима ли дополнительная обработка);
• сроки выполнения заказа;
• общий объем документов;
• периодичность оказания услуги.

Документы для сканирования можно отправить курьером в наш офис или привезти лично. Также есть возможность выезда нашего специалиста непосредственно по адресу организации или юридического лица.

Наши специалисты соблюдают полную конфиденциальность и анонимность, гарантируют, что доступ к базе данных будет иметь только заказчик. Компания знает все нормы и требования, предъявляемые к сканам документов, и выполняет все законодательные акты по данному вопросу. По заявке клиентов можно составить опись отправляемых документов.

При необходимости специалисты могут дать подробную консультацию по данному вопросу.

Расходы на хранение документов растут вместе с вашим бизнесом. Со временем небольшой стеллаж с компактно размещенной отчетностью могут заменить гигантские шкафы с нагромождением огромных коробок и ящиков. Месте для хранения документов с каждым годом будет становиться все меньше. Равно как и свободного пространства для работы сотрудников.

В этой ситуации есть несколько вариантов: организовать хранение на территории собственного склада или офиса с расширением площади, заказать соответствующие услуги в аутсорсинговой компании, либо организовать работу электронного архива. Поговорим о том, какие расходы придется понести в каждом конкретном случае, как их правильно рассчитать и сопоставить.

Из чего складываются расходы на хранение документов

В каждом конкретном случае расчеты производятся индивидуально, потому как значения будут меняться – например, стоимость аренды помещения, необходимого для хранения документов, в Москве будет выше, чем в отдаленном от центра регионе.

В случае с заказом аутсорсинговых услуг все зависит только от их стоимости. Однако необходимо учитывать состав конкретного предложения. В частности, в него может не входить доставка документов – заранее уточните цены на нее, так как теоретически переданная на хранение документация может потребоваться вам в любой момент.

Альтернативой может стать электронный архив. Часто это автоматическая экономия средств на аренде помещения, его оборудовании. Более того, он значительно снижает трудозатраты. Многие процессы становятся автоматизированными, поэтому для корректного оформления и учета документации больше не требуется работа множества сотрудников.

Подберем самый выгодный вариант для вас

Каждый случай индивидуален. Расходы на электронное хранение документов преимущественно связаны только с их подготовкой и оцифровкой, а также с приобретением программного обеспечения. Для одного предприятия будет выгоднее организовать архив на своей территории, а другое сможет сэкономить только в случае перехода на электронный архив. Наши специалисты готовы проанализировать специфику вашего документооборота и провести все необходимые расчеты.

Мы помогаем клиентам подбирать оптимальные решения и экономить. Чаще всего наши специалисты рекомендуют именно организацию электронного архива – это прогрессивное решение, которое не только предполагает наименьшие затраты для вашего бизнеса, но и исключает многие риски. Свяжитесь с нами, чтобы получить профессиональную консультацию и узнать, как вы можете сократить расходы на хранение документов.

При смене руководителя организации, главного бухгалтера и иных должностных лиц выполняется передача бухгалтерских документов. Крайне важно правильно провести эту процедуру.

Нормативное регулирование

Передача бухгалтерских документов предусмотрена ч. 4 чт. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этой норме, она происходит при смене генерального директора. Порядок процедуры определяется организацией самостоятельно — то есть оговаривается в локальных нормативных актах. На практике передача также производится при смене главного бухгалтера и иных должностных лиц.

Как происходит передача документации

При передаче бухгалтерских документов от одного должностного лица к другому составляется акт. Действующим законодательством он не предусмотрен, однако это единственный способ зафиксировать факт перехода бумаг к другому сотруднику.

Акт должен содержать следующуие реквизиты:

• наименование документа;
• дату и место его составление;
• название организации;
• перечень передаваемых документов;
• данные о лице, которое передает бумаги;
• сведения о сотруднике, который их принимает;
• подписи передающего и принимающего.

При составлении акта надо уделить особое внимание документам, которые передаются в оригинале — об этом делается особая отметка.

Акт составляется в печатном виде на компьютере или пишется от руки. Скреплять его печатью организации не требуется, но при желании можно это сделать.

Комиссия по передаче документов

Если это предусмотрено локальными нормативными актами организации или требуется исходя из фактических обстоятельств (например, при большом объеме бухгалтерских документов), для передачи составляется специальная комиссия. Она проверяет наличие документации и контролирует проведение процедуры. При наличии комиссии ее члены ставят подписи на оригинале и копиях передаточного акта. Сам он должен включать сведения о ее членах (ФИО, должность).

Услуги передачи бухгалтерских документов

Если не хотите тратить время на организацию передачи бухгалтерских документов и составление сопутствующих бумаг, возьмем это на себя. Проведем процедуру в соответствии с внутренними нормативными актами вашей компании, а если они не регламентируют этот вопрос, поможем разработать соответствующие изменения. Чтобы заказать услугу, оставьте заявку на обратный звонок или свяжитесь с нами любым удобным способом.

Зачем нужна систематизация документов внутри дела? Это процедура, которая позволяет оптимизировать доступ к данным, содержащимся в документообороте организации. Систематизация выполняется и при организации электронных баз данных, и при создании бумажных архивов.

Существует несколько уровней систематизации документов. В общем виде систематизация подразумевает распределение документов по определенным признакам и формирование предметных комплексов, дел. В результате облегчается и ускоряется поиск информации. Еще один уровень распределения — систематизация документов внутри дела, она также осуществляется по определенным правилам.

Как выполняется систематизация документов внутри дела

Если говорить про этапы организации хранения бумаг, алгоритм систематизации документов внутри дела выглядит так:

• Необходимо оформить папку для будущего дела.
• Далее документы распределяются по делам, папки подшиваются в хронологической либо вопросно-логической последовательности.
• Дело оформляется — создается обложка, выполняется опись.

В зависимости от типа бумаг систематизация документов внутри дела может выглядеть по-разному:

• протоколы в делах распределяют по номерам в хронологическом порядке, при этом сгруппированные в самостоятельные дела документы к протоколам, распределяют по номерам протоколов;
• в личных делах документация располагается в соответствии с датой документов. Личные дела государственных служащих оформляются и ведутся в соответствии с Указом Президента РФ №609 от 30 мая 2005 года;
• лицевые счета служащих и рабочих также группируют в самостоятельные дела;

Переписку группируют обычно за календарный год, в таком случае систематизация документов внутри дела осуществляется в хронологической последовательности: сначала документ-запрос, затем документ-ответ. Если по какому-то вопросу возобновляется переписка, которая была начата в прошлом году, в дело текущего года включают новые документы и указывают индекс дела предыдущего года.

Нюансы

Как видно, нюансов немало. Если вы хотите понимать, что систематизация документов внутри дела выполнена в соответствии с российским законодательством и не противоречит здравому смыслу а значит, действительно облегчает поиск того или иного документа доверьте задачу профессионалам.

Быстрое сканирование документов направлено на то, чтобы в минимальные сроки перевести информацию с бумаги в электронный формат.  Мы оказываем такие услуги на высоком уровне с использованием современного оборудования.

Таким образом наши клиенты решают комплекс задач: снижают расходы на ведение бумажного документооборота, меньше тратят времени на систематизацию информации, повышают уровень ее защищенности, обеспечивают удаленный доступ к данным.

Как осуществляется быстрое сканирование документов

Процедура сканирования начинается с консультации. На этом этапе менеджер «Архивного Сервиса» согласует объемы предстоящей работы, ознакомится с форматом документов, рассчитает сроки и стоимость реализации проекта. Также быстрое сканирование документов подразумевает:

• комплексную подготовку бумаг (сортировку, разброшюровку, создание описей дел);
• непосредственную работу с документацией (оцифровку, распознавание текста);
• систематизацию информации (загрузку базы данных в корпоративную информационную систему).

Санирование документов включает в себя и такую услугу, как постобработка электронного архива. При необходимости в систему вносятся изменения для устранения возможных недостатков и повышения эффективности функционирования архива.

Секрет быстрого сканирования документов — использование профессиональных сканеров. Мырегулярно обновляет свое техническое оснащение, учитывая тенденции рынка и потребительские задачи клиентов. Отдаем предпочтение оборудованию зарубежного производства и современному программному обеспечению. Востребованные сканеры для быстрого сканирования документов:

Быстрое сканирование документов: на что обратить внимание

При быстром сканировании документов можно провести оцифровку не только стандартных действующих и архивных документов, но и различных схем, чертежей, цветных и черно-белых каталогов. Высокая скорость сканирования вовсе не говорит о том, что во время работы будут допущены ошибки или возникнут какие-то неточности. Все действия будут выполнены максимально профессионально, а заказать услугу можно по телефону +7 495 227 04 94.

Работа с корпоративными документами долгое время осуществлялось традиционным способом, подразумевающим использование бумажных носителей. Для создания таких архивов требовалось дополнительное помещение в офисе, а уровень удобства оставлял желать лучшего.

Однако, благодаря развитию технологий, стали появляться электронные документы. Это серьезно упрощало процесс работы и решало множество проблем. Создав корпоративный электронный архив, организация избавлялась от огромного количества бумаг и высвобождала часть рабочего пространства для других нужд.

Актуальность

На первый взгляд может показаться, что создание электронного архива не представляет каких-либо сложностей. Достаточно собрать файлы с документацией и объединить их в общую папку.

Однако все оказывается гораздо труднее. Электронный архив – это целая система хранения, в которой учитывается множество нюансов. При выполнении такой работы необходимо соблюсти требования законодательства и не допустить ошибок.

Поэтому для решения данной задачи лучше обращаться к профессионалам с опытом в этом деле. Корпоративный электронный архив может быть создан на сервере компании, в облаке или на съемном носителе. Однако в любом случае работу необходимо выполнить качественно.

Процесс создания

Для создания архива потребуется осуществить следующие действия:

• проверка имеющейся документации и отбор бумаг для перевода в электронный вид;
• оцифровка документов и их систематизация;
• подготовка системы электронного архива;
• создание описи;
• организация хранения документов.

Простота и удобство электронного архива делает его особенно актуальным для современных организаций и предприятий. Однако перед его созданием нужно учесть нормативно-правовую базу, чтобы исключить каких-либо проблем, связанных с незнанием в этой сфере.

Например, электронный документ должен быть в формате PDF/A. Также необходимо иметь копию, находящуюся в другом месте, соблюдать правила безопасности в течение всего срока хранения.

Специалисты компании имеют большой опыт работы с бумажной и цифровой документацией, благодаря чему окажут вам необходимую помощь. Для клиентов компании доступны и другие архивные услуги – будем рады видеть вас в их числе!

Порядок хранения и уничтожения документов в 2024 году радикально не изменится. По крайней мере состоянием на сентябрь 2023 законодательных актов и постановлений на этот счет не подписывали, что не исключает такую возможность до конца текущего года. Рассказываем, как трактовать существующие нормы и ограничения.

Для каких документов существуют сроки хранения

Сроки хранения определены для каждого вида документа, независимо от формы его составления — в электронном виде или на бумажном носителе. Разные законодательные акты и постановления вполне могут устанавливать отличающиеся ограничения на сроки хранения документов, поэтому принято ориентироваться на самый длительный — так безопаснее.

Прежде чем принимать решение об утилизации первичных, предпринимательских, бухгалтерских и иных видов документов, бизнесу полезно получить консультацию квалифицированного специалиста по документообороту и свериться с актуальными нормами. Например, до 2023 года счет-фактуры и связанные с ними учетные бумаги хранили 4 года, теперь — 5 лет.

Как рассчитывать срок хранения документов в 2024 году

В общем виде датой начала срока хранения считается первый день года, следующего за последним, в которой документ использовали в делопроизводстве. Например, если документ  датирован августом 2023 года, срок его хранения лучше отсчитывать от 1 января 2024 года.

Терминология обозначения сроков архивного хранения документов включает понятия: «до ликвидации организации», «постоянно», «до замены», «до минования надобности».

• «До ликвидации организации» — уничтожаются после ликвидации, но только по результатам прохождения экспертизы на необходимость их включения в государственный архив.
• «Постоянно» — не менее 10 лет, причем срок не уменьшается даже при условии ликвидации организации до прошествия указанного срока.
• «До замены» — такие документы уничтожают после того, как их заменили новыми.
• «До минования надобности» — не менее года с момента, когда потребность в конкретном документе была исчерпана, причем сроки в этом случае может определять сама организация.

Чем чревато нарушение сроков хранения документов

За уничтожение документов раньше срока или за их утерю индивидуальных предпринимателей и организации штрафуют. Чаще всего документы, которых при проверке не оказалось, приходится восстанавливать, что не исключает необходимость оплаты штрафов. Поэтому, чтобы не было проблем по части документооборота, обращайтесь к нам за помощью в организации и ведении архива — гарантируем строгость, внимательность, сохранность документов и сведений о них.

 

Кадровый учет включает разработку и ведение документации, связанной с движением персонала внутри организации, расчетами и фиксированием рабочего времени. Документы по личному составу со сроком хранения более 10 лет отдел кадров передает в архив. Дальнейшая обработка документации архивистами производится как вручную, так и при помощи автоматизированных систем.

Хранение кадровых документов

Когда делопроизводство завершено, отдел кадров должен переместить документацию длительного хранения в архив в течение 3 лет. Передаче подлежат:

• распоряжения руководства, касающиеся перемещения сотрудников внутри организации (прием, перевод, увольнение);
• приказы о предоставлении премий, длительных отпусков и поощрений;
• личные дела, карточки временных и постоянных работников;
• документация по заработной плате (лицевые счета, ведомости);
• списки личного состава и трудовые договоры;
• акты несчастных случаев, случившихся на производстве.

Документы формируются в дела и передаются в архив по сдаточной описи. Там кадровая документация проходит экспертизу ценности, оформляется, учитывается и хранится.

Автоматизация в архиве

Для увеличения производительности в работу архива может быть внедрена автоматизированная система. Автоматизация учета кадров с помощью архивистов позволяет:

продублировать документацию в электронном виде и предотвратить потери;

быстро получить доступ к сведениям о трудовом стаже работников и прочей информации социально-правового характера;

оперативно искать и просматривать любой документ или тематическую подборку;

повысить эффективность работы в архиве и сократить издержки (штат, площади для хранения);

организовать моментальный обмен кадровой информацией между архивным и другими отделами.

Если у ваших компании или предприятия возникла необходимость в упорядоченном хранении кадровых документов в электронной форме, автоматизация учета кадров – именно то, что нужно.

С внедрением поможет Архивный Cервис

• переведем кадровую документацию в электронный вид;
• организуем работу с документами по учету кадров в архиве;
• при необходимости возьмем архивную обработку на себя.

Свяжитесь с нами по телефону, электронной почте или через форму обратной связи на сайте, чтобы оставить заявку, задать вопрос или проконсультироваться.

Кадровое делопроизводство включает в себя не только документирование трудовых отношений с сотрудниками, но также хранение документов, их использование в деятельности компании, экспертизу ценности, сдачу документации на архивное хранение. Правила и сроки хранения трудовых договоров прописаны в ФЗ от 22.10.2004 года №125 «Об архивном деле в РФ». Ст. 17 этого закона описывает процесс обеспечения сохранности документов, в том числе, по личному составу.

Важный документ

Итак, трудовой договор — это документ, подтверждающий, что человек становится сотрудником организации. Трудовой договор действителен весь период работы сотрудника, после чего его необходимо направить в архив организации. Пока же сотрудник работает в организации, его трудовой договор будет находиться в отделе кадров, так как не завершен делопроизводством и пока еще рано думать об архивном хранении.
Если в организации ведут личные дела сотрудников, договор должен храниться в личном деле вместе с остальными бумагами, которые касаются конкретного сотрудника. Если же в компании не принято вести личные дела, то в номенклатуре дел отдела кадров будет фигурировать отдельно дело «Трудовые договоры», которое будет постоянно дополняться и поселится в отделе кадров на долгие годы.

Про сроки хранения трудовых договоров

Один из важнейших факторов, касающихся правил хранения трудовых договоров — это срок. Если договор был заключен делопроизводством до 1.01.2003, срок его хранения составляет 75 лет. В ином случае — 50 лет. Очевидно, что весь этот срок документ будет храниться не в отделе кадров, а в архиве организации.

Срок хранения трудового договора зависит от разных факторов. Например, влиять на срок хранения дел может степень важности штатного расписания, графика отпусков и так далее. Минимальный срок — 50 лет. Мы рекомендуем придерживаться этого минимума, чтобы обезопасить себя от претензий со стороны уволившегося (или уволенного сотрудника). В течение этого срока нужно хранить и сам трудовой договор, и все соглашения к нему, если они оформлялись. До истечения сроком хранения не допускается уничтожать бумажные документы.
Остались вопросы?  Наши специалисты проконсультируют вас и выполнят все необходимые работы, связанные с оформлением документации на хранение. Обращайтесь!