Рубрика: Статьи

Ревизия архива — процесс, при котором проверяются документы с разным сроком хранения, уточняется состав дел и наличие документации

В каких случаях требуется ревизия архива?

Процедура инвентаризации (ревизии) актуальна в следующих случаях:

• при проверке соответствия записей фактическому наличию документации;
• при формировании состава архива и оценке его структуры;
• для оценки состояния архива после чрезвычайных происшествий или инцидентов;
• для регистра утерянных документов;
• при реструктуризации, объединении, поглощении компаний;
• при передаче фондов для контроля физических носителей;
• при переводе документации в электронный вид;
• при передаче формирования и ведения архива сторонней организации на аутсорсинг.

Любые другие манипуляции с архивом или значительные изменения в структуре компании также могут потребовать проведения ревизии.

Результаты ревизии

Процедура инвентаризации архива должна проводиться квалифицированными специалистами. В противном случае есть риск утери документов или нарушения целостности и структуризации после этого процесса. Что в свою очередь повлечёт серьёзные последствия, вплоть до крупных штрафов. Поэтому важна предельная внимательность и соответствие действий законодательным нормативам.При грамотном и профессиональном подходе по результатам ревизии вы получаете полное заключение о состоянии архива, его фондов, наличии или отсутствии документов. При обнаружении документации, подлежащей ликвидации, она уничтожается надлежащим способом. При выявлении отсутствия каких-либо документов предпринимаются меры по их восстановлению.

Цели ревизии архива:

• проверке наличия всех необходимых документов;
• проверке сроков хранения и при необходимости уничтожению документов с истёкшим сроком;
• анализу удобства структуры и системы поиска в электронном архиве.

Типы ревизии архива

Существует несколько разновидностей ревизионной проверки архивных документов:

• локально: отдельные виды документов или в определённых частях архива;
• по времени: для контроля значимых фондов с установленной периодичностью;
• по главным фондам: для оценки их состояния.

Ревизия может проводиться незапланированно после непредвиденных обстоятельств или планово (тип проверки по времени).

В соответствии с законом «О бухгалтерском учете» все компании обязаны обеспечить хранение финансовой отчетности, регистров бухгалтерского учета, первичных учетных документов в течение установленных сроков (не менее пяти лет). Как правило, первые два или три года первичная документация хранится непосредственно в бухгалтерии в специальных шкафах или в помещении, после чего документы систематизируются и передаются в архив — компании или государственный частный архив. В любом случае систематизация первичных документов — та задача, которую необходимо регулярно решать в каждой компании.

О порядке систематизации первичных документов

Как уже было сказано выше, систематизация первичных документов — обязанность бухгалтера. Именно бухгалтер отвечает за хранение первичной документации,  и исходя из востребованности документов должен их систематизировать самостоятельно или нанять специалистов. Нужно помнить, что даже те бумаги, которые при обычной работе компании не нужны, могут потребоваться при разрешении спорных вопросов в суде или при проверке.

Не стоит забывать

Систематизация первичных документов может проводиться различным образом: например, счета, выставленные в адрес компании, можно комплектовать с договорами, можно складывать их в папку с платежными документами или вовсе отвести под них отдельную папку. Главное, обеспечить надежное хранение документов в соответствии с законодательством РФ и возможность в случае необходимости их быстро найти.

Кому доверить систематизацию первичных документов

Систематизация первичных документов — процедура сложная,  и отнимающая много времени, также требующая предельной внимательности. С каждым годом все больше компании предпочитает обращаться к профессионалам в этой области — к архивистам, «убивая» таким образом сразу несколько «зайцев»: экономя время (которое бухгалтер сможет потратить более плодотворно, решая важные вопросы для компании), обретая уверенность, что все документы обработаны должным образом и будут храниться в точном соответствии с требованиями законодательства РФ.

Обращайтесь к профессионалам

Наша компания предлагает своим клиентам широкий спектр архивных услуг, в частности, нами осуществляется систематизация первичных документов на выгодных для заказчиков условиях — мы гарантируем безупречное качество и скорость работы, радуем вас низкими ценами, обращайтесь!

Организация архива — трудоёмкий и кропотливый процесс, связанный со многими нюансами работы архивариуса. Современные возможности позволяют оказывать архивные услуги с ориентацией на максимальное удобство для клиента.

Архивные услуги:

• сортировка документации по заданным параметрам;
• оцифровка в электронный архив;
• подшивка бумажных документов и организация их в электронном архиве;
• ликвидация при истечении срока хранения;
• ревизия архива (плановая или экстренная);
• а также любые другие манипуляции с архивными документами.

Наша компания оказывает архивные услуги на протяжении многих лет и имеет богатый опыт в этом направлении. Мы ориентируемся на максимальное удобство для клиента и можем оказывать услуги как на территории клиента, так и на территории исполнителя. В разных случаях оба способа имеют свои преимущества.

Оказание архивных услуг на территории клиента

Такой способ предполагает работу с выездом в вашу компанию наших специалистов. При необходимости мы берём с собой все атрибуты для организации архива, что избавляет вас от необходимости их приобретения. В этом случае все работы проводятся на территории клиента, в том числе организация бумажного архива (если это необходимо). Такой подход рационален в том случае, когда у клиента достаточно пространства для работы и создания архива. В случае с цифровым документооборотом архив может быть организован как на серверах клиента, так и на наших (с предоставлением круглосуточного доступа).

Оказание архивных услуг на территории исполнителя

В этом случае все работы проводятся в нашей компании. Для этого вся документация вывозится нашими курьерами. Вам не придётся заботиться о том, как организовать доставку. Этот способ позволяет освободить место на территории клиента, а также устранить любые неудобства для вашей деятельности, связанные с работами по организации архива. В нашем распоряжении имеется всё необходимое оборудование для выполнения необходимых архивных услуг. Если требуется физическое хранение бумажных документов, мы также можем предоставить в распоряжение помещение со всеми необходимыми условиями. Выбор определённого способа оказания архивных услуг исключительно индивидуален. Свяжитесь с нами для того, чтобы оценить возможности и масштаб работ, и мы подберём для вас подходящий вариант сотрудничества.

Любая компания должна передавать определённую документацию на архивное хранение. Это делается как при ликвидации, так и при продолжении деятельности. В этих случаях стоимость сдачи документов в архив различается. Задача руководителя — обеспечить грамотный расчёт при вашей ситуации. В чём разница передачи дел в архив при действующей или ликвидирующейся компании? Существуют принципиальные отличия в процедуре передачи дел в архив. 

Сдача в архив при ликвидации:

• приказы по личному составу сотрудников;
• личные дела уволенных сотрудников;
• трудовые договоры с работниками;
• расчётно-платёжные ведомости по зарплате сотрудников;
• акты о несчастных случаях (если таковые имелись);
• документы о праве на льготы для сотрудников вредных производств;
• реестр о доходах;
• данные сотрудников о трудовом стаже и прочая индивидуальная информация;

Что входит в архивные услуги?

Вне зависимости от того, продолжается деятельность организации или нет, в обоих случаях оплачивается следующий состав архивных услуг:

• подготовка документов для архивирования;
• экспертиза ценности и выявление сроков хранения;
• оформление дел с подшивкой в отдельные папки по определённым параметрам;
• составление описи передаваемых на архивное хранение документов.

Эти функции выполняются во всех случаях. Окончательная стоимость сдачи документов в архив зависит не только от количества документации, но и от сроков хранения, который определяется при проведении экспертизе. Как правило, осуществляется годовая оплата за определённый объём документации.

Каждый день различная бумажная документация используется в повседневной работе. Однако частое использование документов приводит к тому, что бумага теряет свои внешние качества и плотность. Даже архивное хранение документов приводит к утрате их качества, а при разрозненном хранении документации велика вероятность их утери. Наша компания оказывает такую услугу, как подшивка документов или архивный переплёт, которая позволяет максимально доступным методом защитить ваши документ, а также упорядочить их.

Виды бухгалтерских документов:

• научно-техническая документация;
• юридическая документация;
• бухгалтерские, кадровые документы и так далее.

Мы гарантируем высокое качество услуг, поэтому ваши документы будут надёжно защищены в архиве и готовы как к длительному хранению, так и к частой и удобной эксплуатации.

Процесс подшивки документации

Специалисты нашей компании выполняют подшивку документов в соответствии со всеми нормативными требованиями оформления архивной документации. При выполнении этой процедуры мы используем сшивку, брошюровку, а также твёрдый переплёт с укреплением корешков специальной тканью — бумвинилом. Для обложки мы применяем односторонний мелованный картон. В конечном результате мы имеем удобный и надёжный архив, который готов к комфортному повседневному использованию или передаче на архивное хранение. Мы также выполняем подшивку документов на постоянное хранение. Знайте, что своевременно подшитые документы, позволяют существенно сократить временные затраты на работу с ними. Пожалуй, качественная подшивка документов в бухгалтерии, необходима, не столько для хранения, сколько для постоянного удобного использования. Наши специалисты составят подробное описание архива, чтобы ваши сотрудники легко и быстро находили необходимые документы. Это крайне выгодно особенно в тех случаях, когда архив состоит из большого количества дел. Поэтому к нам так часто обращаются за помощью крупные предприятия и многоструктурные корпорации.

Обратившись в нашу компанию, вы получите:

• выгодные цены;
• возможность оплаты различными способами;
• наши специалисты могут выполнить подшивку документов на территории вашей компании;
• скорость, качество исполнения, аккуратность.

Мы работаем с документами в любом состоянии, даже когда кажется, что они непригодны к прошивке. Специалисты нашей компании уже не раз разбирались с самыми сложными случаями и успешно выполняли подшивку документов, делая архив доступным и надёжным.

Массив документов растёт параллельно развитию дела и течению времени. Вот почему грамотное и своевременное уничтожение документов остаётся вопросом исключительной важности в делопроизводстве компаний.

Акт о выделении к уничтожению документов

Акт на уничтожение являет собой документальный результат экспертизы ценности документов. Для включения в акт на уничтожение срок хранения дела должен завершиться к 1 января года, когда акт составляется. Так, дело 2012 года с установленным законом пятилетним сроком хранения попасть в акт может не ранее 2018 года. Важный момент — акт требует обязательного утверждения руководителем компании. Руководитель передающей документы в госархив организации подписывает акт на уничтожение после того, как его утвердит экспертная комиссия архивного учреждения. Есть вероятность, что государственный архив найдёт в документах историко-научную ценность и затребует некую часть подготовленных к уничтожению бумаг для постоянного хранения. В этом случае делать опись документов, подлежащих уничтожению, было бы преждевременной мерой. В ситуациях, когда компания дела в госархив не передаёт, акт на уничтожение руководитель подписывает после приведения в соответствие с нормативами документов по личному составу, охватывающих соответствующий период.

О заполнении акта

Акт на уничтожение — это документальный результат экспертизы ценности документов, анализа ценности документов и отбора подлежащих уничтожению.

1. В акте о выделении дел к уничтожению фиксируется порядковый номер дела и заголовок. Заголовки дел вносятся в акт в точном соответствии с указанным на обложке названием. Нормативы, согласно которым составляется опись документов, подлежащих уничтожению, допускают фиксацию обобщённых названий для сформированной группы документов.
2. Указываются крайние даты для группы документов (самая ранняя и самая поздняя).
3. В акт вносится номер описи дел. Графа остаётся пустой, если описи нет.
4. Прописывается индекс дела по номенклатуре. Графу следует оставить незаполненной, если номенклатура отсутствует.
5. Указывается количество подлежащих к уничтожению единиц.
6. Приводятся сроки хранения дел и номера статей по перечню.
7. В итоговой записи фиксируется общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению.

Составленный акт согласуется с комиссией и заверяется руководителем

Если сотрудники архива организации испытывают затруднения в экспертной оценке дел и составлении акта о выделении дел к уничтожению, рекомендуем обратиться за помощью к специалистам. Квалифицированные архивисты возьмут на себя весь цикл работ: от экспертизы — до уничтожения документов на шредере.

Современные предприятия с целью обеспечения максимального удобства в документообороте организуют СЭД. Для каждого документа в такой системе имеются четкие законодательные нормы, а также правила самого предприятия, предписывающие условия его использования и хранения. В связи с этим разработка положений и инструкций об электронном архиве – важная задача, сопровождающая создание и последующую грамотную эксплуатацию СЭД.

В положении об электронном архиве прописывается:

• цель создания положения;
• статус архива: является частью службы делопроизводства или выступает в качестве самостоятельного структурного подразделения;
• структура и состав архивной документации;
• юридические аспекты, указывающие на что опирается и чем руководствуется СЭД в своей работе.

Положение об электронном архиве компании – документ, содержащий в себе широкий спектр важнейшей информации. С положением об электронным архивом ознакомляются все сотрудники компании, имеющие непосредственное или косвенное отношение к работе с документацией.

Инструкция об электронном архиве

Инструкция – документ, несущий в себе несколько отличную от положения информацию, однако являющийся при этом не менее значимым документом. Инструкция разрабатывается и создается с целью указания единого порядка работы с документацией предприятия. В ней описываются правила подготовки документации перед введением ее в электронный архив, правила использования, а также действия с документацией, срок хранения которой истек.

Обращайтесь к профессионалам

Если Вы планируете создание или уже создаете электронный архив, то без грамотно составленных положений и инструкций об электронном архиве Вам не обойтись. Наши сотрудники помогут составить все необходимые документы и окажут индивидуальный подход к решению любых поставленных задач. Наличие большого количества практического опыта в данной сфере позволяет нам гарантировать безупречный результат. Если у вас возникли какие-либо вопросы, касающиеся подготовки инструкций и положений об электронном архиве для Вашей компании, или интересуют цены и условия предоставления данных услуг – воспользуйтесь профессиональной консультацией нашего менеджера.

Фундаментом динамичного развития организации, внутреннего контроля над качеством рабочего процесса выступает квалифицированное архивирование документации. Для облегчения бухгалтерского, кадрового документооборота необходимо систематически проводить разбор архива.

Зачем это нужно

Главная задача систематизации, разбора бумаг – формирование дел, подлежащих архивированию спустя установленное регламентом время нахождения на предприятии. Практическая ценность систематизированных дел влияет на вид их сохранности: государственный или собственный архив фирмы.

Для передачи документации в электронном виде на архивное хранение ее следует грамотно оформить (разобрать, пронумеровать, отсканировать и описать по реквизитам). Данную процедуру должны осуществлять компетентные специалисты.

Разбор архива профессионалами

Наша компания помогает исключить необходимость в задействовании персонала для обработки документации. Поскольку использование трудовых резервов сулит компании непредвиденные затраты в качестве пенсионных перечислений (34%), начислений отпускных пособий, иных издержек. В дополнение контроль над деятельностью уполномоченного сотрудника пополняет список обязанностей управляющего. Оказываем комплексные услуги по разбору пакетов документов в области организации бумажного делопроизводства, внедрения электронного архива.

В рамках договора берем на себя ряд обязанностей:

• сортировка, анализ, разбор архива;
• поиск, оценка документов с целью выявления периода их хранения;
• уничтожение документации, утратившей ценность;
• упорядочение кадровой, управленческой, бухгалтерской документации;
• составление внутренних описей дел;
• оцифровка документов;
• архивный переплет;
• оформление обложек с простановкой штампов.

Делегируя полномочия относительно разбора архива профессионалам, клиенты обеспечивают себе беспрецедентный, оперативный доступ к ценным бумагам по необходимости. Звоните, гарантируем высокую конфиденциальность, качество работы с учетом актуальных поправок, дополнений в российском законодательстве.

Грамотно налаженное делопроизводство, прежде всего, заключается в корректном формировании, учете, хранении, а также уничтожении документов, утративших ценность. В этой статье расскажем о правильной обработке документов для передачи в архив.

Экспертиза ценности

Каждая организация, предприятие или учреждение имеет дело с десятками и сотнями видов различной документации. После окончания их использования в бизнес-процессе каждый из них требует профессиональной оценки. Цель проведения экспертизы:

• определить государственную, научно-культурную ценность каждого документа;
• установить сроки их хранения.

Группировка документов

После экспертной оценки документация должна быть распределена и упорядочена для:

1. Дальнейшего хранения в структурном подразделении предприятия;
2. Передачи в государственный или муниципальный архив;
3. Оперативного уничтожения.

Следует учитывать, что экспертную оценку и группировку документов должны осуществлять лица, знакомые с нормативными актами о делопроизводстве и архивировании. Несоблюдение норм и требований, ненадлежащее хранение и уничтожение документов – являются основанием для административных санкций.

Составление описи

Все дела постоянного и временного хранения (свыше десяти лет), особые документы, свойственные только этой компании, а также по личному составу описываются в архивных описях. В дальнейшем они будут служить справочной базой для работы с архивом. Документы временного хранения передаются на депозитарное хранение. При ликвидации компании документация передается в государственный архив. Передача дел новому правообладателю понадобится при реорганизации предприятия или смене генерального директора.

Согласование описей

Необходимо также учитывать индивидуальные условия передачи документов в федеральный или государственный архив. Неверно сформированные дела или сопроводительные документы частая причина отказа принимающей стороной, и как следствие потеря времени и денег организацией. Уполномоченный сотрудник, архивист в обязательном порядке согласовывает с принимающей стороной порядок и время передачи дел. Это делается для того, чтобы организовать передачу документов в архив в максимально короткие сроки и на выгодных предприятию условиях. В результате вместо огромных кип неструктурированных документов, где трудно что-либо найти на руках будет Акт приема-передачи с подписями сдающей и принимающей стороны.

Без создания архива сегодня никак не обойтись. За год-два горы папок и листов заполонят все рабочее пространство организации, а поиск нужного документа превратится в увлекательный квест. Как происходит организация архивной работы в государственных и коммерческих компаниях читайте далее.

Создание подразделения архива?

Для хранения архивных дел предприятию необходимо выделить отдельное помещение – хранилище документов. Обеспечить его защитой от влаги, холода и огня. Нужно найти и оплачивать работу специалистов архивного отдела. Дополнительные затраты также понадобятся на покупку оборудования. Это устройства для прошивки дел, оцифровки бумажных носителей (если требуется создание электронного архива). Все это требует времени, сил и, безусловно, денег.

Какие задачи возлагаются на архивный отдел?

Основные функции, которые выполняет сотрудник или сотрудники архива – это:

1. Сбор документов и создание архива;
2. Учет и надлежащее хранение каждой единицы;
3. Формирование справочной базы для быстрого доступа к нужному документу;
4. Работа с документацией, в том числе учет и анализ документов, выданных по запросу;
5. Ведение отчетности и планирование;
6. Проверка дел на предмет окончания срока хранения согласно правилам работы архивного подразделения;
7. Брошюровка и документальное сопровождение дел для дальнейшей передачи в муниципальный или государственный архив.
   Работники архива – архивариусы, должны знать и соблюдать все Правила работы с архивами, установленные действующим законодательством РФ, а также соответствующие Положения самой компании.

Доверьте работу профессионалам

Можно изучить требования и правила и организовать архивный отдел собственными силами, но тут требуется запастись временем и упорством. Оптимальный вариант – привлечь надежного и опытного помощника компанию «Архивный сервис». Поручите нам работу в документацией и Вы гарантированно:

• будете защищены от утери, порчи документов, разглашения информации;
• избавлены от финансовых затрат на оплату заработной платы работникам подразделения, покупку ПО и оборудования;
• освободите площади для ведения бизнеса и другой оперативной деятельности.

Мы начинаем работу уже на следующий день после подписания договора и выполняем свою работу быстро, качественно и профессионально. Если нужно, создадим электронный архив или обеспечим удаленное хранение Вашей документации!