Рубрика: Статьи

Многие компании, выходящие на рынок, совершенно не принимают во внимание необходимость правильного ведения архива в полном соответствии с нормативами, установленными законодательством Российской Федерации и различными правовыми актами, действующими в каждой конкретной сфере. 

На что же надо ориентироваться

Перечень типовых управленческих документов устанавливает сроки хранения для всех документов, образующихся в процессе работы бухгалтера. Но и здесь есть свои нюансы и подводные камни. Кстати, если ваш руководитель настаивает на уничтожении бухгалтерской документов, не обращая внимания на «всякие там непонятные лично ему перечни…», доведите до его сознания, следующую мысль: пункт 3 статьи 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» говорит,  что «ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации».

Уничтожение текущих бухгалтерских документов

Уничтожать бухгалтерские текущие документы нельзя даже если предприятие ликвидировано, минимальный срок хранение бухгалтерских документов 5 лет.

Как правило, обращение во внешнюю архивную компанию производится в тот момент, когда необходимо выполнить либо массовое уничтожение бухгалтерской документации, утратившей актуальность, либо же разобрать архив и провести его классификацию. В любом из подобных случаев общий порядок работы следующий:  

Процесс уничтожения

• Просмотр документов;
• Акт;
• Утилизация.

Что показывает практика?

Практика показывает, что во время проведённые работы по уничтожению бухгалтерских документов нашими специалистами, избавляет предприятие от санкций, убытков и иных проблем. Наши специалисты выполнят экспертную оценку ценности и состава документов. Можно быть абсолютно уверенным в том, что отбор документов на уничтожение будет проведен на законных основаниях, при этом будут просмотрены все документы, для того, чтобы не пропустить те, у которых истек срок хранения. Далее в соответствии с требованиями налогового и архивного законодательства наши сотрудники составят акт о выделении дел к уничтожению.

Вы только начинаете свой бизнес или давно и стабильно работаете. У вас маленькая компания с пятью сотрудниками или огромная, с филиалами по всему миру. Все это несущественно. В любом случае вы сталкиваетесь с такой проблемой, как необходимость систематизации и хранения документов.  Выход есть. И этот выход называется «бизнес-архив».  

Бизнес-архив  совмещает в себе несколько функций.

Самой поверхностной и явной для всех является элементарное упрощение работы с большим количеством бумаг. Систематизированные, каталогизированные и сформированные  по определенным признакам в дела документы — при необходимости — намного легче найти. Но на этом полезные функции его не заканчиваются, а даже, наоборот, только начинаются. 

Сроки хранения

Различные документы имеют различный срок хранения.  При этом  храниться они должны в соответствии с определенными законодательными нормами. Бизнес-архив является как раз той самой системой хранения документации, которая отвечает требованиям закона. Но и это еще не все. 

Бизнес-архив  нужный и  полезный инструмент

В работе любой организации бизнес-архив является нужным и очень полезным инструментом. Помимо экономии времени и сил сотрудников, он обладает рядом свойств. Бизнес-архив помогает осуществлять контроль над  деятельностью компании, например, над  экономической и маркетинговой политикой,  в течение определенного количества времени.

Бумажные и электронные архивы 

В настоящее время бизнес-архив может существовать как в привычном бумажном варианте, так и в электронном. Последний, хоть и не имеет пока еще широкого распространения, но заметно выигрывает по многим показателям у «бумажного» вида. 

Его преимущества заключаются в следующем: 

• лучшая сохранность документов,
• оперативный поиск информации,
• высокий уровень контроля безопасности,
• снижение затрат на содержание архива благодаря отсутствию необходимости в больших площадях.  

Какой вид архива выбрать – решать, конечно же, вам. Главное, помните, что бизнес-архив будет прекрасным помощником в ваших делах. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве. Ведение архива нашими специалистами производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам.

Архивные работы по научно-технической обработке документов с последующей передачей в архив — одна из наиболее важных процедур в архивном деле. Практика показывает, что качественные и вовремя проведенные архивные работы позволяют значительно упростить документооборот в организации. На основании архивного законодательства главным критерием для документов является срок их хранения. Документы бывают постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного хранения (до 10 лет). ООО «Архивный Сервис» предлагает Вам все виды необходимых архивных работ в соответствии со сроками хранения документов.

Услуги по научно-технической обработке документов:

• Комплексное обследование архивного фонда клиента нашими специалистами.
• Систематизация документов до экспертизы ценности документов.
• Проведение экспертизы научной и практической ценности документов с полистным просмотром документов.
• Научно-техническая (архивная) обработка документов постоянного долговременного хранения и дел по личному составу — это систематизация и нумерация листов в деле, оформление дел, простановка архивных штампов и шифров, составления листа-заверителя.
• Переплёт документов со стандартными и не стандартными листами.
• Составление научно — справочного аппарата (опись дел).
• Выделение документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
• Составление Акта об уничтожение документов не подлежащих хранению.

Обработка документов в электронном виде:

• подготовка документов к сканированию;
• сканирование всех бумажных документов;
• индексирование отсканированных документов в учетную программу;
• проверка введенной информации;
• обратная укладка документов в дела. 

Архивная обработка позволит Вам обеспечить:

• своевременное комплектование документами;
• учет и сохранность документов;
• эффективное использование хранящихся в архиве документов. 

Услуги по научно-технической обработке документов

Научно-техническая обработка документов — это один из самых важных этапов работы с документами в архиве любой организации.
Качество научно-технической обработки документов в  «Архивный Сервис» устанавливается согласно всем стандартам архивного дела в Российской Федерации.

Преимущество обработанных документов

Преимущество архивной обработки документов заключается в оптимизации и ускорении всех бизнес-процессов, а к преимуществам автономных архивных систем следует отнести такие аспекты. Обеспечение полного контроля над всеми запросами пользователей к архиву, то есть повышение норм безопасности и защиты данных. Основанная на предыдущем пункте возможность введения строгой политики безопасности, в частности, ведения отчётности по доступу к данным. Обеспечение соответствия нормативным документам, действующим в сфере. Возможность независимой реализации системы электронного документооборота и системы архивной обработки документов.Повышение уровня стабильности и безопасности системы архивной обработки документов; 

По всем вопросам научно-технической обработки звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94

Предприятия и организации переплетают бухгалтерские и кадровые документы, проектную и техническую документацию, медицинские карты, отчеты и др. виды документов.

Преимущества переплета документов

Качественный архивный переплёт документов, прежде всего, обеспечивает сохранность документов, защищает их от физических повреждений и от негативного воздействия времени. Также архивный переплёт не позволяет бумагам потеряться: в течение всего срока хранения (или использования), в процессе транспортировки или при передаче другим лицам ваши документы останутся целыми и невредимыми. Кроме того, в организациях переплёт документов  позволяет существенно оптимизировать пространство архивных помещений, помогает систематизировать всю документацию компании.    

Заказать услуги переплета

Каждая компания может заказать у специалистов-архивариусов услуги по переплётным работам, которые будут наилучшим образом подходить данной фирме по соотношению цены, качества и срокам выполнения заказа. Фирма может выбрать для собственной документации именно тот тип архивного переплёта, который подойдёт ей наилучшим образом и будет наиболее удобен. 

Технологии изготовления переплёта

Сегодня существуют различные технологий, по которым изготавливаются переплёты, несколько способов сшивки документов; переплёты различаются по материалу, форме и художественному воплощению. Современные архивные переплёты позволяют не только надёжно хранить документы, но и способствуют комфортному использованию документации. Конструкция современного архивного переплёта позволяет папке с делом легко открываться, а процессы сканирования или копирования документов не требуют расшивки дела. 

Необходимость архивного переплёта документов

Однако зачастую организации задумываются о необходимости архивного переплёта документов только тогда, когда этого начинают требовать государственные органы. Чаще всего это происходит в двух случаях: при ликвидации организации, когда архив документов с длительным или постоянным сроком хранения необходимо сдать в государственный архив, и в случае необходимости передачи документов в органы государственной власти, например, в суд или в налоговую инспекцию. Стоит отметить, что у большинства государственных структур существуют свои собственные требования к архивным переплётам. Разобраться в этих требованиях и в огромном количестве государственных стандартов самостоятельно бывает крайне затруднительно. Поэтому мы советуем вам обращаться за помощью к специалистам-архивариусам, которые смогут не только быстро и качественно осуществить переплётные работы, но и сделают это в соответствии с государственными или частными требованиями и стандартами.

Услуги по переплёту документов

Специалисты ООО «Архивный Сервис» с радостью ответят на любые Ваши вопросы, связанные с переплетом документов. ООО «Архивный Сервис» оказывает услуги по переплёту документов , включающие в себя также последующую архивную обработку дел (опись на переплетённые документы, оформление обложек, нумерацию листов, составление заверительных листов, простановка архивных штампов и шифров).

Метод классического архивного переплёта документов

Наш метод классического архивного переплёта документов, а также наше оборудование полностью отвечает всем стандартам и в дальнейшем позволяет передавать документы в любые архивы. Исторические традиции в архивном деле сложились так, что переплет документов осуществляется вручную. Переплет (сшивка, брошюровка) документов выполняется в основном на 4 прокола с оклейкой корешка дела, что позволяет безболезненно открывать, копировать и сканировать документы. Также ручной переплет документов обеспечивает надежную сохранность документов и позволяет значительно сэкономить площадь.   

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.

Первый стандарт в области методик уничтожения архивных документов  в нашей стране был принят в девятнадцатом веке.

Сжигание документов на бумажных носителях 

В это время  по различным ведомствам скопилось большое количество бумаг, требующих уничтожения. Учитывая, что срок актуальности данных уже был исчерпан, и требовалось уничтожение бумажных носителей в достаточно больших количествах, было принято решение о допустимости сжигания архивных документов. Напомним: речь об экологичности в те годы даже не шла, а огонь давал достаточно быстрое и достаточно конфиденциальное решение. 

Cжигание документов сегодня? 

Сегодня сжигание архивных документов — один из «запрещённых приёмов» их утилизации. Дело в том, что во многих ситуациях требуется экологическое заключение о путях и конкретных методиках утилизации документов. Выполняя сжигание архивных документов вы не только обеспечиваете невозможность получения такого разрешения (что позже может считаться нарушением), но и наносите вред экологии нашей страны и планеты. Таким образом, сжигание архивных документов не представляет разумным вариантом по их утилизации — гораздо разумнее использовать шредирование или химическую переработку. Кстати, обратите внимание, что продажа бумаги носителей означает появление уязвимости, так как ваши документы могут быть доступны третьим лицам: компания, осуществляющая уничтожение документов, должна производить все работы в присутствии вашего сотрудника.

Сжигание документов на электронных носителях 

Для того, чтобы разрушить информационный слой жесткого диска, требуется температура около 1000 градусов по Цельсию. Обратите внимание, такая температура необходима на поверхности слоя, то есть на корпусе диска она должна быть минимум в два раза выше. Это означает, что обычные пожары средней длительности и целенаправленное уничтожение жестких дисков в кострах не ведут к результату: данные могут быть относительно легко восстановлены на стенде. Рекомендованный способ уничтожения — сжигание архивных документов на электронных носителях — может быть реализован в специальной печи и использован только для данных, представляющих повышенную секретность. Обычный способ уничтожения — это намагничивание и размагничивание, либо систематическое неоднократное механическое повреждение накопителя. 

Шредирование документов

 Для небольшого объема документации сжигание документов еще годится, но пламя всегда может оставить некоторую часть документа нетронутой, повредив лишь края бумаги или добравшись до первых и последних страниц. Да и как сжечь аккуратно большие объемы бумаг в офисе? С учетом всего технического оснащения современных зданий следует признать, что возможности для этого просто нет. Так что шредирование документов становится основным методом уничтожения важных бумаг.

Специальные устройства — шредеры

Шредирование документов — это процесс уничтожения документа посредством его разрезания на мелкие полосы либо кусочки в специальном устройстве — шредере. Такие аппараты постоянно совершенствуются, ведь за восстановление уничтоженных бумаг заинтересованные лица предлагают порой невероятные суммы. Коммерческими предприятиями, опасающимися попадания данных относительно их деятельности к конкурентам, спецслужбам или политическим организациям, шредеры используются очень активно. По принципу действия и результату работы выделяют несколько типов конструкций шредеров. 

Это выгодно, быстро (скорость шредера до 1 тонны/10 минут), безопасно и недорого. 

К тому же, сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в соблюдении всех процессуальных, законодательных норм, избежите штрафов и наладите документооборот (при желании заказчика мы проведем постановку или аудит документооборота предприятия). Мы сбережем время ваших сотрудников для выполнения ими более важных рабочих функций, освободим хранилища предприятия от негодной документации и поможем оптимизировать документооборот. 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем уничтожить  документы правильно

Составление архивных описей представляет собой создание справочника, который содержит в себе систематизированный список архивного фонда и коллекции. Архивная опись необходима для учета единиц сохранения, а также раскрытия их содержания. Она является главным, базовым архивным справочником. Именно к нему обращаются исследователи, как только попадают в архив.

Опись дел архивного фонда

Опись дел архивного фонда — это самая настоящая основа для создания других справочников архива, а именно: указателей, обзоров, каталогов и путеводителей. Именно поэтому составление архивных описей должно быть выполнено качественно и безупречно, так как это определяющий фактор при различных проверках.

Для составления описи обратитесь к профессионалам

Многие компании пытаются составить архивную опись, полагаясь только на свои силы, что в конечном результате приводит к серьезным негативным последствиям. Чтобы архивная опись имела правильную структуру и содержимое, понадобятся профессионалы экстра-класса. Простые работники не в состоянии этого сделать по ряду очевидных причин: отсутствие опыта и практики, недостаток знаний и умений правильно разбираться в тонкостях процесса. 

Описи дел делятся на 2 вида:

-опись документов постоянного хранения ,

-опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ). 

Опись дел постоянного хранения 

Опись дел постоянного хранения – это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

Составление описи дел 

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Описи дел в поиске информации

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации  среди большого количества документации. 

Нормы составления описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Пункты описательной статьи

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

• порядковый номер дела по описи
• индекс дела
• заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела
• дату дела
• число листов в деле
• примечание (если таковое существует)

Сдача описи в архив 

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. 

При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией. 

Возможности опись дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом. 

Услуги по составлению описи дел с последующей передачей документов (дел) в архив

Наша компания предлагает услуги по составлению описи дел с последующей передачей документов (дел) в архив. При передаче в архив на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (3 года, 5 лет, ДМН) хранения составляются описи  дел, где указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел. При составлении описи дел мы соблюдаем необходимые  следующие требования: Заголовки дел включаются в опись после проверки правильности формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в нем. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Нумерация дел в описи — валовая.

 Звоните нам по телефону:8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.

Любая компания вынуждена иметь свой архив. А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива.

Организация архива в работе  компании

Организация архива — вынужденный и очень важный процесс в работе любой компании. В независимости от сроков существования, любая организация должна сохранять ряд документации: например, кадровые документы, бухгалтерские документы. А это значит, что необходимо правильно организовать работу архива.

Варианты работ по организации архива 

В большинстве случаев, за такой процесс, как организация архива, отвечает отдел делопроизводства компании. Но есть еще несколько вариантов решения данной проблемы. Некоторые организации создают отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит организация и ведение архива компании. При таком выборе стоит помнить, что организация архива фирмы должна быть осуществлена при соблюдении некоторых правил. 

Правила организации архива 

• выделение отдельного помещения для размещения архива, состояние которого будет отвечать нормам хранения архивных документов,
• назначение ответственных сотрудников архива приказом руководителя организации,
• соблюдение всех законодательных норм архивного дела, принятых в Российской Федерации (причем не только при создании архива, но и при дальнейшем его ведении).

Организация архива специализированной фирмой

Однако, существует еще один способ, при котором все трудности, связанные с такой процедурой, как организация архива компании, значительно сокращаются. И этим способом является обращение в специализированную архивную фирму. Профессионалы не только ответят на все вопросы, связанные с данным процессом, но и предоставят возможность хранения архива на своей территории, помогут в ведении архива и в утилизации документов, срок хранения которых уже истек.

Выберете оптимальную форму создания архива

Организация архива — трудоемкий процесс. В независимости от того, какой из вариантов создании архива выбрала компания, не стоит забывать, что архив существует не только для того, чтобы хранить документацию, но и для того, чтобы периодически работать с ней. А это значит, что необходимо не только выбрать оптимальную форму создания архива, но и установить четкие правила работы с ним. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве. Ведение архива специалистами ООО «Архивный Сервис» производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту. 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО «Архивный Сервис»  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел. Все  проблемы связанные с этими вопросами, ООО «Архивный Сервис» способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.

Организация делопроизводства. В соответствие с российским законодательством сторонние компании в праве, предоставлять свои архивные услуги по организации делопроизводства . У любой организации должен быть необходимый минимум кадровых документов для делопроизводства. Однако такой список ни в одном законе не указан, равно как отсутствуют и единые правила по организации делопроизводства, сведения о них содержатся в различных нормативных актах.

Профессиональная постановка делопроизводства

В настоящее время профессиональная постановка делопроизводства — вопрос не легкий, поэтому лучше обратиться к специалистам, умеющим разобрать все старые архивные документы, накапливающиеся годами. Обращаясь в компанию «Архивный Сервис», вы можете воспользоваться приездом специалиста в офис вашей компании, который оценит состояние документооборота на месте, изучит ваши схемы делопроизводства и предложит пути по их оптимизации. Мы систематизируем хранящиеся на вашем предприятии документы, сделаем новый переплет и выполним архивную обработку, а после систематизации всей отчетности создадим электронный архив, хранящийся как в компьютерах вашей организации, так и на съемных носителях.

Кадровое делопроизводство

Другая услуга компании «Архивный Сервис» — быстрая постановка кадрового делопроизводства, выполняемая как разово, в случае смены вашего кадровика или его продолжительной болезни, так и на постоянной основе.

Помощь в делопроизводстве

Компания «Архивный Сервис» в случае необходимости возьмет на себя кадровый учет, а специалисты выполнят поставленные задачи с учетом отличного знания постоянно изменяющегося архивного законодательства. Помните, что постановка делопроизводства предусматривает создание электронного архива путем их сканирования и последующего ввода в базу, а затем необходимо подключение специальной программы, позволяющей работать с архивными документами в электронном режиме.

Основы делопроизводства. Примеры:

Основные документы кадрового делопроизводства предусмотрены ТК РФ. К ним, в частности, относятся: трудовой договор, приказы о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о предоставлении отпуска и др.; трудовая книжка заявления работника; график отпусков, командировочные документы, положения по защите персональных данных, об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 189 ТК РФ); табель учета рабочего времени инструкция по охране труда  и т.п.  При этом процедуру, в соответствии с которой должно осуществляться делопроизводство, ТК РФ не содержит. 

Делопроизводство в бухгалтерии

Делопроизводство в бухгалтерии В соответствии со ст. 9 ФЗ РФ от 21.11.96 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухучете) Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в т.ч. формы приказов о приеме на работу, о предоставлении отпусков; формы графика отпусков, штатного расписания и других документов. Причем в подпункте. «в» п. 2 ст. 6 Закона о бухучете руководители организаций прямо наделены правом передавать на договорных началах ведение бухгалтерского делопроизводства специализированной организации. Учитывая изложенное, ни ТК РФ, ни Закон о бухучете не запрещают организациям заключать договоры о ведении делопроизводства со сторонними организациями.                

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94

Основанием для того, чтобы уничтожение информации стало наиболее приемлемым выходом для организации, является, в основном, потеря ее актуальности, а так же возможность ее утечки третьи лицам.  

Способы уничтожения носителей информации

Носители информации бывают различными, соответственно способы уничтожения тоже рознятся.

Уничтожение информации с электронных носителей осуществляется двумя способами:

— физический способ уничтожения, (это ни что иное, как механическое уничтожение электронного носителя. Данная мера применяется при необходимости полной и необратимой ликвидации информации и незаменима в таких ситуациях, как, например, инсайдерская атака. )

— программный способ уничтожения информации осуществляется при помощи специального программного обеспечения. Он не дает стопроцентной гарантии того, что данные не будут  подлежать восстановлению. Еще один минус этого способа в том, что уничтожение информации происходит не мгновенно. Поэтому он не подходит для ситуаций, в которых исход дела зависит от быстроты ликвидации сведений.   

Уничтожение информации с бумажных носителей так же возможно двумя способами:

— самостоятельное уничтожение информации с бумажных носителей хоть и выглядит на первый взгляд элементарной задачей, на самом деле таит в себе много «подводных камней». Во-первых, существует различная документация, которая может быть уничтожена  лишь по истечении сроков хранения и только при соблюдении определенных законодательных норм. Во-вторых, большой объем документов невозможно уничтожить простым  офисным шредером или сжиганием где-нибудь в поле. Соответственно, этот процесс или займет очень много времени, или может привести к различным негативным последствиям: начиная от ожогов, которые так легко получить при сжигании большого объема документации, заканчивая штрафом от экологической милиции. 

— уничтожение информации с бумажных носителей при помощи профессионалов оберегает от лишних проблем, экономит силы и время. Все документы будут уничтожены с соблюдением нормативных актов, а так же других необходимых формальностей. К тому же, этот способ дает стопроцентную гарантию того, что информация действительно будет уничтожена. В штатной эксплуатации все операции от подготовки документов для архивного хранения до уничтожения  проводятся подготовленной командой специалистов нашей компании.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем вам грамотно уничтожить документы.

Уничтожение банковских документов — это услуги по вывозу и конфиденциальному уничтожению данных документов на промышленных шредерах. Благодаря использованию современной техники и новейших технологий процесс утилизации или уничтожения быстрый и экологически безопасный. Промышленные шредеры или архивные уничтожители документов способны обслуживать нужды крупных компаний при утилизации различных источников информации. Наши шредеры могут уничтожать бумажные листы вместе с металлическими вставками и внутренним содержимым. Являясь самыми большими и мощными, такие установки используются для уничтожения банковских документов, книг, банкнот, ценных бумаг.

Состав работ по уничтожению банковских документов

Конфиденциальное уничтожение банковских документов включает в себя погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента.

ООО «Архивный Сервис» производит уничтожение банковских документов на следующий день, после заключения договора, а также предоставляет клиенту полный набор сопроводительных документов (договор на выполнение работ по уничтожению банковских документов, счет, счет-фактуры, акт приёмки работ, акт уничтожения документов). 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО «Архивный Сервис»  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Вывоз и утилизация

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.

Акт уничтожения документов

ООО «Архивный Сервис»  предлагает вам  два варианта составление Акта уничтожение документов. 

1. Акт уничтожения для документов с истекшими сроками хранения 

Для начала мы проводим провести экспертизу ценности документов и отбираем дела, предназначенные для дальнейшего хранения или уничтожения. Для этих целей создается экспертная комиссия, состав которой утверждает директор предприятия. По результатам проведенной работы составляется акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Документы включаются в него, если их срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. После того как руководитель компании утвердит вышеупомянутый акт, включенные в него документы уничтожаются на шредере.  

2. Вывоз документов,  составление Акта об  уничтожение документов 

ООО «Архивный Сервис» предлагает  также услуги по вывозу и уничтожению документов, включающие в себя:  погрузо-разгрузочные работы, предоставление необходимого автотранспорта, экспедирование документов и их утилизацию на промышленных шредерах в присутствии клиента. 

Все  проблемы связанные с этим вопросы, ООО «Архивный Сервис» способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов.Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.